Электронный документооборот

Мнение эксперта

На вопросы CIO-World отвечает Михаил Потапенко , руководитель направления электронного документооборота компании Cognitive Technologies.

— В чем специфика внедрения системы электронного документооборота в государственных учреждениях?

— Специфика внедрения в государственных учреждениях заключается в том, что эти структуры принципиально подготовлены к использованию систем электронного документооборота. В этих учреждениях уже есть сложившиеся правила по делопроизводству и документообороту, которые определяются как соответствующим ГОСТом, так и внутренними инструкциями и положениями. В большинстве случаев руководство понимает преимущества упорядоченного делопроизводства, и все дополнительные возможности, которые дает использование электронного документооборота, для него очевидны. Но при этом коллектив государственных учреждений, в большинстве случаев, немолодой, и при внедрении СЭД могут возникнуть ряд проблем, связанных с обучением сотрудников работе с системой.

При работе с коммерческими организациями складывается обратная ситуация. Для них характерен более молодой, а следовательно, более компьютерно грамотный персонал. Но в большинстве организаций просто нет сложившихся понятий о делопроизводстве и документообороте, нет подготовленной методической базы. В основном, все делопроизводство сводится к учету входящей и исходящей корреспонденции и к учету финансовой документации на уровне бухгалтерии. Все остальные процессы носят спонтанный характер, привязанный к конкретному событию. В итоге, работа по внедрению СЭД в коммерческих организациях начинается с упорядочивания бизнес-процессов.

— Всегда ли заказчик осознает, что ему нужно?

— Нет. Эта проблема наиболее характерна для коммерческих организаций, то есть заказчик редко знает, что он хочет получить от СЭД. Большинство видят в использовании СЭД только автоматизацию работы канцелярии (учет входящей и исходящей корреспонденции), а также возможность осуществления контроля за исполнением поручений, выданных сотрудникам, но, как это происходит в СЭД, мало кто из них себе представляет. Не всегда также есть понимание того, какие преимущества дает компании автоматизация документооборота. Поэтому сейчас важно проводить активную образовательную работу, чем и занимаются многие производители СЭД.  

— Как встречает внедрение персонал компаний? Какие существуют методы решения возникающих при этом проблем?

При внедрении СЭД проблемы с сотрудниками возникают практически в любой организации, и они более или менее типовые. Во-первых, проблема, связанная с недостаточной степенью активности руководства компании, которое, в первую очередь, должно быть заинтересовано во внедрении подобной системы. Внедрение СЭД — дело не одного дня. В зависимости от степени готовности организации внедрение может длиться от одного до нескольких месяцев. В итоге, очень часто весь запал руководства, который возник на этапе принятия решения о внедрении СЭД, постепенно сходит на “нет”, и оно перестает контролировать процесс внедрения. Это, в свою очередь, приводит к снижению уровня дисциплины рядовых сотрудников. В итоге, процесс внедрения затягивается. Причина этого кроется часто еще и в том, что большинство первых лиц организации непосредственно не работают с системой — за них эту работу выполняют секретари-референты.

Вторая проблема — это зачастую низкая заинтересованность рядовых сотрудников. Несмотря на то, что использование СЭД существенно упрощает работу рядовому сотруднику (автоматизация целого ряда бизнес-процессов, система уведомлений и напоминаний о стоящих задачах, быстрый и удобный доступ к архиву документов), СЭД для сотрудников — еще и некое «зло». По сути, СЭД является фискальной системой, позволяющей руководству в любой момент времени получить информацию о степени радивости своих подчиненных. Подчиненные понимают, что система делает их работу прозрачнее, и это иногда приводит к «саботажу». Кроме того, чтобы работать с СЭД, ее, как и любой другой новый программный продукт, необходимо изучить, а это все требует дополнительных времени и усилий, которые сотрудники не очень стремятся выделять из своего рабочего графика. В коммерческих структурах это усугубляется тем, что темпы работы, степень занятости и активности сотрудников очень высокие, и изучение новых технологий откладывается на потом. В госструктурах жизнь размереннее, но там зачастую менее компьютерно грамотный и не очень молодой персонал, и для них новая программа — это новая головная боль.

На мой взгляд, для того чтобы процесс внедрения СЭД в организации шел более успешно, необходима, в первую очередь, активная позиция руководства в течение всего процесса. Должны быть также разработаны и доведены до подчиненных соответствующие приказы и распоряжения, обязывающие сотрудников, например, с такого-то числа предоставлять всю отчетность только средствами СЭД. В обязательном порядке должен быть разработан поэтапный план внедрения СЭД в бизнес-процессы организации, а также должен быть налажен контроль со стороны руководства за претворением в жизнь этого плана. Только в этом случае можно рассчитывать на успех.

Источник: hr-portal.ru