Электронный документооборот: идем в ногу со временем
Что такое отдел кадров лет эдак двадцать назад? Небольшой кабинет, заставленный шкафами с ворохом бумажных документов и папок, трескающихся от объема разлинованных листов. Согласитесь, сегодня уже трудно представить себе кадровую службу, которая ведет делопроизводство только в традиционном бумажном виде. Век развития информационных технологий и автоматизации бизнес-процессов диктует свои условия.
Так что агитировать за переход на альтернативные носители информации, наверное, нет необходимости. Преимущества электронного документооборота очевидны. Вот только на практике то и дело возникают вопросы: имеет ли электронный документ юридическую силу, и если да, то при каких условиях? Допустимо ли вести в электронном виде учетные документы, например Книгу учета движения трудовых книжек? Какие документы могут быть переведены в электронный вид, а какие живут только на бумаге? Давайте разбираться.
Любая компания, независимо от численности работников, сферы деятельности и организационно-правовой формы, нуждается в своевременном и качественном ведении кадровой документации. Вся текущая деятельность, связанная с приемом, переводом или увольнением сотрудников, оформлением отпусков, направлением работников в служебные командировки и другими вопросами, сопровождается кадровыми документами: издаются приказы и распоряжения по личному составу, ведутся учетные документы, вносятся записи в трудовые книжки работников.
Кадровое делопроизводство — рутинная, но совершенно необходимая деятельность, требующая безупречной точности и полного соответствия положениям трудового законодательства.
АВТОМАТИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА: ЕСТЬ ЛИ НЕОБХОДИМОСТЬ?
В настоящее время большая часть российских предприятий уже завершила автоматизацию основных подразделений и теперь вплотную подошла к необходимости внедрения новых технологий в службах персонала. И это диктуется отнюдь не модой, а растущей конкуренцией, необходимостью быстрого принятия решений, потребностью в оптимизации персонала и т. д.
Ведение личных дел, к примеру, давно уже разделяется на оформление и хранение соответствующей информации в компьютерной базе данных и хранение личных дел работников в бумажном виде. Причем, как правило, бумажные документы хранятся только для должного обеспечения правовых взаимоотношений работника и работодателя. Непосредственная же работа ведется с электронной версией личного дела, хранящейся в базе данных.
Хранение и ведение документов в электронных базах данных очень удобно. Все современные средства автоматизации кадрового учета поддерживают эти технологии и формируют по требованию пользователя документы на основе уже существующих: например, копии приказов и различного рода выписки.
В настоящее время появились и такие средства, которые позволяют сохранять в электронном виде копии рукописных первичных документов, хранение которых предусмотрено законом: личные заявления, анкеты, автобиографии, служебные записки и пр.
Безусловным преимуществом электронного хранения документов является быстрый поиск информации в базе.
Так, поиск по базе данных (БД) с последующим выводом на печать или отправкой работнику по электронной почте копии приказа о приеме на работу выполняется значительно быстрее, чем поиск в бумажном архиве, снятие и отправка бумажной копии.
Таким образом, электронный кадровый документооборот призван:
• оптимизировать работу отдела кадров;
• обеспечить доступность и быстроту поиска документов;
• уменьшить затраты на содержание персонала;
• усилить контроль правильности оформления и хранения документов;
• обеспечить конфиденциальность данных, содержащихся в документах (персональных данных работников);
• сделать работу отдела современной, профессиональной и продуктивной.
ТРЕБОВАНИЯ к ДОКУМЕНТИРОВАНИЮ ИНФОРМАЦИИ
Квалифицированное ведение кадрового делопроизводства предполагает документирование всех вопросов с соблюдением установленных правил оформления документов. И внедряя в организации систему кадрового электронного документооборота, в первую очередь необходимо позаботиться о соблюдении требований нормативных актов к ведению и хранению документации.
Чтобы правильно оформить документ, прежде всего нужно определить, к какой группе документов или системе документации он относится.
В соответствии с ОКУД кадровое делопроизводство включает две системы документов:
1. Унифицированную систему организационно-распорядительной документации.
Обратите внимание!
Правильно оформить документ — значит, придать ему юридическую силу. Необходимо уделять достаточное внимание не только содержанию, но и форме документа
2. Унифицированную систему первичной учетной документации (группа документации по учету труда и его оплаты).
Правила оформления документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации, определены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст. Названный стандарт устанавливает требования к оформлению реквизитов документов, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительной документации, и требования к бланкам.
НА № 6,7‘2004Унифицированные формы (19 форм по учету личного состава и 11 форм по учету использования рабочего времени и расчетам с персоналом по оплате труда) первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, а также указания по применению и заполнению этих форм содержит постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
Обратите внимание!
Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов и оформлением на бланке, соответствующем стандарту
Необходимо помнить, что различные документы состоят из разного набора реквизитов и при составлении одного документа, конечно же, не нужно использовать все 30, описанных в ГОСТ Р 6.30-2003.
Например, реквизит «Справочные данные об организации» указывается только в письмах, при этом на бланке письма не приводится реквизит «Наименование вида документа».
В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен и другими, если того требует назначение документа, его обработка и т. д.
Какие реквизиты придают документу юридическую силу?
ГОСТ Р 6.30-2003 ограничивается перечнем реквизитов, содержащим 30 надписей, к сожалению, не указывая, какие именно надписи придают документу юридическую силу.
Полагаем, что для определения реквизитов, придающих юридическую силу документу, можно использовать положения ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники», утв. постановлением Госкомстата СССР от 06.10.1984 № 3549. Данный стандарт устанавливает требования к составу реквизитов, придающих юридическую силу документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники.
Толковый словарь Реквизит — это обязательный элемент оформления официального документа
Это следующие реквизиты:
• наименование организации — создателя документа;
• местонахождение организации — создателя документа или почтовый адрес;
• наименование документа;
• дата изготовления документа.
Однако документ может содержать целый ряд дополнительных реквизитов, которые для отдельных видов документов могут становиться обязательными в силу требований закона или иных нормативных актов.
Например, обязательным реквизитом заявления является личная подпись заявителя.
Помимо традиционных документов, составленных на бумажном носителе, в системе современной кадровой службы используются и электронные документы.
НА № 1‘2007Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (далее — Закон о защите информации) устанавливает специальные требования к таким документам (ст. 11).
Обратите внимание!
Юридическая сила электронного документа подтверждается электронной цифровой подписью
Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования. Положения Закона о защите информации не запрещают использование в электронных документах в качестве реквизитов, идентифицирующих информацию, иных аналогов собственноручной подписи.
В настоящее время широко применяются электронные архивы, электронные документы (ЭД), электронные цифровые подписи (ЭЦП), но у участников электронного документооборота нередко возникают вопросы, касающиеся правового значения их использования.
Толковый словарь
| Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной цифровой подписью и сохранен на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.Электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, признается электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, в случаях если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе.В целях оформления правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи | отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами.Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.Электронный архив — система структурированного хранения электронных документов, позиционируемая как основа документооборота, обеспечивающая надежность хранения, конфиденциальность и разграничение прав доступа к документам.Электронный документооборот (ЭДО) — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства». |
Основные требования, предъявляемые к электронным документам, состоят в следующем.
Требование 1. Соблюдение требуемой письменной формы юридических действий, совершаемых с использованием электронных документов.
Требование 2. Правовое признание электронных документов или сообщений, подписанных ЭЦП или иными аналогами собственноручной подписи.
Требование 3. Соответствие электронных документов или сообщений процессуальным требованиям к доказательствам и средствам доказывания (при рассмотрении соответствующего спора в суде).
Обратите внимание!
Электронный документ должен обладать всеми реквизитами «обычного» документа и формой, доступной для непосредственного восприятия человеком
Вместе с тем очевидно, что некоторые кадровые документы невозможно вести в электронной форме.
Например, строго регламентировано ведение трудовых книжек. Эти документы оформляются, заполняются и хранятся исключительно в бумажной форме.
Обратите внимание!
Если документ должен содержать личную подпись работника, то обязательно его оформление в бумажном виде
Невозможность отказа от бумажной формы ряда видов кадровых документов обусловлена тем, что в них необходимо оформлять личные подписи.
Личную карточку работника (унифицированная форма № Т-2) очень удобно вести именно в электронной форме, поскольку в нее постоянно вносится информация о работнике и его работе. Однако требование в определенных случаях оформлять в личной карточке подписи сотрудника кадровой службы и самого работника, на которого заведена карточка, объясняет необходимость ведения этого документа в традиционном бумажном виде.
В электронном делопроизводстве используются как электронные документы, созданные непосредственно с помощью средств компьютерной обработки информации и подписанные электронной цифровой подписью, так и те, которые создавались как бумажные документы, а затем были переведены в электронный вид.
ДОСТУП К КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
Ежедневно кадровая служба обрабатывает множество разнообразных документов и информации. В частности:
• личные документы работников;
• документы, содержащие подписи, визы, резолюции, листы ознакомления и оттиски печатей;
• заявления и служебные записки;
• трудовые книжки;
• справки и выписки;
• оценочные и опросные формы, отчеты;
• электронные письма, запросы и медиа-файлы.
Современные ERP — и HRM-системы (1С, «Парус», SAP R/3) позволяют только создавать документы и учитывать данные — вся остальная работа ложится на сотрудника кадровой службы. В результате, как это часто бывает на практике, часть информации по конкретному работнику хранится в электронном виде, часть — в личном деле (если оно ведется), часть — в различных делах в соответствии с номенклатурой дел. И поиск той или иной информации по отдельному работнику может занять значительное время, даже в таком подразделении, где делопроизводство ведется по всем правилам, а все документы «разложены по полочкам».
Давайте посмотрим, как можно облегчить процесс поиска конкретного документа и определенной информации в случае, когда кадровая документация ведется и хранится в электронном виде. Обычно процедура включает ряд этапов.
Этап 1. Рукописные или напечатанные документы со всеми необходимыми реквизитами переводятся в электронный вид, например сканируются.
Этап 2. Электронные образы документов соединяются с файлами любого другого формата: от электронного письма и таблицы Excel до фотографии.
Этап 3. Файлы интегрируются с электронной базой данных.
Этап 4. Полученный массив электронных документов хранится в структурированной, защищенной и зашифрованной электронной базе данных.
Обратите внимание!
При ведении электронного кадрового делопроизводства необходимо обеспечить защиту персональных данных работников, содержащихся в кадровых документах
В результате мы получаем оперативный доступ ко всей кадровой документации, а также контроль составления, заполнения, исполнения, согласования, подписания, ознакомления и хранения кадровых документов в любом офисе, обособленном структурном подразделении, из любой точки мира и в любой момент.
Преимущества хранения кадровых документов в электронном виде очевидны.
Во-первых, разнородная информация структурируется по вопросам, процессам, процедурам, сотрудникам, подразделениям — по любому выбранному пользователем критерию.
Во-вторых, права доступа к различной информации регулируются, что приобретает особое значение для кадровой документации, содержащей персональные данные работников.
В-третьих, сокращаются временные и трудозатраты на рутинную работу: подборка документов по запросам уполномоченных органов и должностных лиц, в т. ч. и в целях предоставления документов при проверках, для подготовки статистических отчетов или аудита кадровых документов.
В-четвертых, есть возможность восстановить утраченные бумажные документы на основе их электронных образов.
Наконец, мы используем катастрофоустойчивую систему высокой надежности с шифрованием и кодированием данных, ограничением доступа к частям архива или даже к фрагментам документов для различных групп пользователей, что позволяет выполнять все требования законодательства в части защиты персональных данных.
РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
Движение кадровых документов (получение, создание) сопровождается их регистрацией. Процедура регистрации обязательна для всех документов, требующих учета, исполнения и использования в справочных целях. Она представляет собой запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующую факт его создания, отправления или получения.
Традиционно используется два способа регистрации документов.
Способ 1. В специальных регистрационных журналах (книгах учета).
Регистрационный журнал — это книга с разграфленными страницами, в каждую графу которой заносится определенная информация о документе.
Способ 2. На регистрационно-контрольных карточках.
Этот вариант регистрации предполагает, что данные о документе записываются на специальную карточку, которая затем помещается в картотеку.
Каждый из этих способов регистрации имеет свои преимущества и недостатки.
Так, в журнале все сведения о документах компактно сгруппированы, а сам журнал удобно хранить в ограниченном доступе. Поэтому в журналах обычно регистрируют документы, требующие особо тщательной охраны, например трудовые книжки, договоры, счета.
С помощью карточек удобно регистрировать документы, требующие исполнения и контроля, — письма, приказы, инструкции. Карточки можно размножить и передать в структурные подразделения. К тому же их легко систематизировать в любой последовательности и по разным признакам — по авторам, по содержанию, по алфавиту и т. п.
Какие регистрационные формы ведутся отделом кадров?
Обязательно нужно вести Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, поскольку ее ведение предусмотрено законодательством и есть утвержденная форма (приложение 3 к Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России 20 10.10.2003 № 69).
Кроме того, начиная с 13 ноября 2009 г. каждый работодатель обязан вести учет своих работников, которые направлены в служебные командировки как на территории России, так и на территории иностранных государств, а также учет работников других организаций, которые командированы к нему. Для осуществления такого учета предназначены две специальные формы учета командированных сотрудников:
1. Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации (журнал выбытия);
2. Журнал учета работников, прибывающих в организацию, в которую они командированы (журнал прибытия).
НА № 12‘2009Формы этих журналов утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н.
Обратите внимание!
Если регистрационная форма предусматривает личные подписи работников, то обязательно ее ведение в бумажном виде
Традиционно кадровики также ведут следующие журналы:
• регистрации трудовых договоров и изменений к ним; • регистрации приказов по личному составу с различными сроками хранения;
• учета личных дел, личных карточек;
• выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы;
• выдачи командировочных удостоверений;
• приема, перевода, увольнения сотрудников;
• учета отпусков.
НА № 12‘2010Большинство указанных учетных форм перечислены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).
При автоматизации кадрового делопроизводства логично предположить, что регистрация электронных документов будет вестись также в электронном виде.
Всегда ли можно ли вести учетные формы в электронном виде?
В электронном виде можно вести те регистрационные (учетные) формы, которые не предполагают наличия собственноручных подписей сотрудников или исполнителей.
Например, Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них обязательно должна быть на бумажном носителе, поскольку содержит графу 10 «Расписка ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку» и графу 13 «Расписка работника в получении трудовой книжки».
Обратите внимание!
О способах внедрения системы электронного документооборота иоповышенииегоэконо-мического эффекта см. на сайте HR-Portal
А вот журнал регистрации трудовых договоров можно вести в электронном виде с помощью компьютера.
Обычно в организации параллельно существуют две базы данных — электронная и обычная «бумажная». Работодатель «подстраховывается» на тот случай, если в ходе контрольного мероприятия проверяющий (инспектор ГИТ, налоговый инспектор и т. п.) попросит предъявить традиционные регистрационные формы с подписями сотрудников и, возможно, скептически отнесется к тому, что большинство регистрационных форм ведется в электронном виде.
Источник: hr-portal.ru
