Эволюция тайм-менеджмента на собственной шкуре

Пожалуй, все статьи, повествующие о том или ином способе управления временем, начинаются с повествования о том, как работа поглотила все доступное время. Я — не исключение. Работы постепенно становилось все больше, и в какой-то момент оказалось, что расти мне дальше некуда, просто потому, что на жизнь уже времени не осталось.

Наверное, через подобный этап проходят все, кто по каким-то причинам старается заработать больше, чем имеет. В этот момент логичным действием является структуризация собственного времени с поиском для этого подходящего инструмента. Большинство восторженных обзоров сервисов и приложений, которые мне доводилось видеть, рассчитывают заполучить очередного клиента для своего инструмента именно на такой стадии жизни, когда он беспомощен и ищет опору, центр, вокруг которого можно построить будущую работу со временем.

Функции решений для тайм-менеджмента можно перечислять достаточно долго. Я долгое время просто рисовала структуру из дел на бумажке (распределяя их по порядку и приоритету), потом использовала представление Mozilla Sunbird, а затем и список задач — Remember The milk и его клоны. На мой взгляд, суть всех этих инструментов в том, что они помогают нам структурировать свое время, наглядно увидеть, что на работе мы не просто «переливаем из пустого в порожнее», а справляемся с конечным набором дел в конечный срок. Более того, зная, сколько примерно времени занимает каждое конкретное дело (для любой работы можно собрать статистику с помощью соответствующих сервисов, например, Toggl), с их помощью можно оптимизировать потраченное время, сделать за рабочий день больше. «Такая оптимистичная оптимизация» — следующий логичный этап эволюции управления личным временем.

Интересно, что доходят до этого этапа на самом деле не те, кто используют какой-то конкретный инструмент, а те, кто смогли внедрить понимание структуры в собственную голову. Если в голове хаос, не помогут никакие визуальные решения. В собственном представлении необходимо создавать своего рода баланс целей и работ по их достижению. Если его нет, то либо человек сам не знает, зачем работает, либо слишком много времени уделяет мечтам о моменте достижения цели: «Выполню этот проект, потом такой же следующий, потом куплю машину» и т.п. Лично я в свое время много работала над тем, чтобы мысленно отделить одно от другого. Цепочка «конкретная выполненная работа» — «деньги» — «цель» сознательно разрывалась, чтобы, во-первых, не тратить лишнее время на мысленное смакование гипотетических последствий успеха, и, во-вторых, не убеждать себя в том, что неудача с данным проектом будет означать конец цели. Неудачи случаются у всех, и такая «страховочная мера» позволяет воспринимать их проще.

Однако на деле и этот этап структуризации не ведет ни к чему хорошему. Так уж устроен человек: если ему кажется, что зарплата прямо пропорциональна потраченному времени (а в простейшем приближении так кажется любому адепту веры в структурированное время), работа постепенно будет отнимать все больше и больше. На практике ситуация сложнее, и ее на мой взгляд не отражает ни один из существующих инструментов тайм-менджмента из тех, что в больше степени ориентированы на работу одного человека (Sunbird, Google Calendar, Remember The Milk, Outlook и т.п.).

Интеллектуальная работа имеет ряд особенностей, о которых, кстати, много говорят на различных семинарах и конференциях, но почему-то не вспоминают при создании профильных инструментов:

• Производительность труда зависит от огромного количества факторов, которые невозможно учесть в деталях. В том числе:

1. Степени эмоционального возбуждения (больше возбуждение — ниже производительность);
2. Окружающих факторов (от погоды до настроения коллег);
3. Степени аврала и давления сверху (чем больше давления — тем ниже производительность);
4. Усталости (не всегда большая усталость означает меньшую работоспособность);
5. и т.п.

• У каждого человека существует собственное «время переключения» с одной задачи на другую. Сходные задачи требуют меньшего времени переключения, принципиально различные — большего, т.е. и этот фактор непостоянен.
• Вокруг непосредственного решения задач есть набор обязательных действий (звонки, переписка, догадки за сигаретой или чашкой кофе), которые приходится совершать вне отведенного на это дело времени. Например, при выполнении следующего дела из списка кто-то может позвонить и уточнить детали предыдущего. Порой, чтобы вынудить исполнителя заново распутывать клубок проблемы, достаточно звонка продолжительностью 10 секунд.
• Если «душа не лежит» к работе, мозг сам будет искать дела, чтобы отвлечься. При этом закрывать себе социальные сети, средства общения и т.п. бесполезно. Даже в чужом офисе без интернета можно просто подумать, уставившись в стену. При этом производительность по неинтересной задаче будет равна нулю. Если к другим какие-то меры (вроде упомянутого выше закрытия ресурсов) можно применять «насильно», то с собой придется договариваться, учиться держать внимание на проблеме. К сожалению, концентрация совершает беспорядочные флуктуации, которые надо учитывать, планируя время на решение задач.

На мой взгляд, ко времени скорее подходят статистические численные методы, чем жесткая структуризация. В свое время на статистическом подходе построили гидродинамику, социологию и бог знает, сколько еще направлений. Почему бы теперь не построить теперь на нем тайм-менеджмент, заложив изначально в модель факторы, которые не дают воплотиться в жизнь более жестким моделям? Получается своего рода инструмент управления рисками, применительно к себе. Можно спорить о том, насколько автоматизация распределения дел входит в задачу перечисленных выше инструментов (вроде как для автоматизации можно перейти на средства управления проектами), но все инструменты развиваются. Идея применения статистического подхода — лишь одно из возможных направлений развития, альтернатива 15-ой переделке интерфейса. Да и зачем мощный инструмент управления проектами для себя лично? Ведь общие пожелания после исследования своей личности можно сформулировать в 10-ти предложениях. В моем случае модель базируется на следующих измышлениях:

1. Цель управления временем — не выжать из себя все соки, разово заработав 2 месячных зарплаты, а создать стабильную систему распределения задач, которая обеспечит максимум по деньгам при затраченном времени не менее N часов и не более M часов в неделю. Соответственно, в рамках системы работник должен хорошо спать, нормально питаться и тратить Z часов в месяц на семью, отдых и хобби, не связанные с работой. Схемы «я вот годик поработаю, а потом…» изначально считаем невозможными.
2. Сбор статистики показал, что для меня оптимально выделать 6 часов на непосредственное решение рабочих задач в день (сюда не входят телефонные переговоры, рабочая переписка, время переключения и т.п.). В зависимости от собственного состояния и других факторов, это эквивалентно в среднем 8 — 12 часам «офисного» рабочего времени.
3. Время переключения, перекуры, обеды, кофе с коллегами и прочие отвлекающие факторы необходимы. Я вычислила, как и сколько мне нужно «проветривать мозг» для повышения производительности. А чтобы контролировать потраченное таким образом время используется 2 «индикатора»: для обеспечения нужного мне дохода в неделю необходимо зарабатывать не менее X тыс. р. (это побуждает работать больше, но динамически распределять нагрузку по дням), после определенного часа, вне зависимости от времени начала работы, приоритет на мое внимание отдается семье (это побуждает работать меньше, даруя искомый баланс). К слову, неделя в качестве «опорного периода» была выбрана не случайно. Практика показала, что этот период в моем случае значительно больше периода колебаний производительности (выход из строя меня, как инструмента, возможен на 1, максимум 2 дня).

В итоге получается следующая схема:

• Дела дробятся на часовые составляющие. На день не планируется более 6 деловых часов, даже если они все однородны и на, первый взгляд, кажется, что они будут выполнены быстрее (предпочтительна именно оценка сверху с точностью до 15 — 20 минут). Лишнее время позволяет справляться с авралами, неожиданно длительными переговорами и т.п.
• Звонки, переписка и прочие «сопутствующие» дела, источником которых являюсь я, собираются в «пакеты» и выполняются в запланированных промежутки между основными делами. Желательно, там, где ожидается большое «время переключения». Понятно, что для срочных входящих звонков и писем приходится делать исключение, но их обычно не много.
• Используется электронный список дел, позволяющий расставлять приоритеты и задавать время, к которому дело должно быть сделано. Это дает необходимую гибкость, но не является основой всего тайм-менджмента. Соответственно, легко можно переключиться с него на использование принципиально другого сервиса или даже бумажек с заметками. Когда инструмент является ядром личного тайм-менеджмента, легкая миграция была просто невозможна. Любое падение продукта (выход из строя железа, отсутствие интернета и т.п.) вело к остановке рабочего процесса.
• Хотя я работаю на фрилансе, выходные условно признаны «особенным» временем, которое отдается задачам, только при высокой степени аврала. Деньги в данном случае редко являются определяющими, т.к. за работу в выходные фрилансеру не доплачивают. Возможно, при наличии «бонусов» за работу в выходные, взгляд был бы иной.
• Существует особая категория «плавающих» задач (которые формируются, например, за месяц до момента их сдачи при требуемой длительности работы не более 5 — 6 часов). Ими можно заполнить время, если «работа пошла» и останавливаться не хочется. Такое при воплощении в жизнь «стабильной системы» подразумевающей отдых для мозга, тоже бывает.

А что вы думаете о статистических методах работы со временем?

Источник