FAQ про электронные трудовые книжки для кадровиков

По итогам многочисленных статей и вебинаров, а также консультаций читателей помещаю здесь свой собственный FAQ для коллег-кадровиков.

1. КОГДА УВЕДОМЛЯТЬ РАБОТНИКОВ ОБ ИЗМЕНЕНИЯХ В ЗАКОНАХ, СВЯЗАННЫХ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ТРУДОВЫМИ КНИЖКАМИ?

«Торопиться не надо!» (с) тов. Саахов. Согласно п.4 ч.1 ст.2 ФЗ № 439 от 16.12.2019, работников мы уведомляем по 30.06.2020 включительно. Впрямую не сказано, но логика закона подразумевает, что работники сначала информируются работодателем об изменениях, а потом подают заявления о сохранении бумажной или переходе на электронную книжку. Поскольку на сегодняшний день (10.02.2020) ещё полно пробелов и в законодательной базе, и в практике её применения, то спешить с уведомлением работников и последующим сбором с них заявлений не стоит. В течение следующего квартала пробелов станет меньше, вот тогда, в начале июня, и уведомляйте работников уже более предметно и информированно.

2. РАБОТНИК УЖЕ ПОДАЛ ЗАЯВЛЕНИЕ О ПРЕДОСТАВЛЕНИИ ЕМУ СВЕДЕНИЙ (ПЕРЕХОДЕ НА «ЭЛЕКТРОННУЮ ТРУДОВУЮ КНИЖКУ»). В КАКОЙ СРОК ПОСЛЕ ЭТОГО ВЫДАТЬ ЕМУ НА РУКИ БУМАЖНУЮ ТРУДОВУЮ КНИЖКУ И ЧТО В НЕЙ ПИСАТЬ?

Как говорилось в ответе №1, работников не стоит пока официально уведомлять об изменениях и собирать с них заявления. Если всё же находится упорный активист, стоит мягко, но твёрдо объяснить, что настаивая на выдаче бумажной книжке и переходе на сведения уже «вотпрямщас», он обрекает самого себя на вероятные проблемы в будущем, связанные с тем, что:

• форма записи в бумажную книжку при выдаче на руки детально не утверждена;
• порядок выдачи бумажной книжки на руки при переходе на «сведения» не утверждён;
• форма СТД-Р для выдачи «сведений» работнику на руки не утверждена.

Если работник всё же настаивает, см. вторую часть ответа №3 

3. КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ ТЕПЕРЬ ВЫДАВАТЬ НА РУКИ РАБОТНИКУ ПРИ УВОЛЬНЕНИИ?

Те же, что и всегда (если мы не спешили с уведомлением работников об изменениях и сборе с них заявлений). Согласно ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ работодатель обязан предоставить работнику сведения о трудовой деятельности как по его заявлению, так и при увольнении за исключением случаев, если на работника ведется бумажная трудовая книжка. Как объяснялось в ответе №1, уведомления мы выдаём в июне, а до июня спокойно продолжаем вести на всех бумажные книжки. А раз ведём бумажные книжки, значит, и сведения работнику, согласно ч. 5. ст. 66.1 ТК РФ, предоставлять не надо.

Если уведомления вы уже выдали, и работник подал заявления о переходе на сведения, и вы отразили этот факт в СЗВ-ТД, и работник теперь увольняется (т.е. вариант с уговорить работника забрать заявление не прокатывает), то ничего не остаётся, как выдать работнику сведения по неутверждённой пока форме СТД-Р, в книжку внести запись «Работником подано заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации», указав основанием заявление работника, и выдать книжку в том же порядке, в каком она выдаётся уволенным.

4. КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ ТЕПЕРЬ ТРЕБОВАТЬ ПРИ ПРИЁМЕ НА РАБОТУ?

Следует исходить из здравого смысла. Работодателю нужно считать стаж работника, без этого никуда. А также неплохо бы видеть места работы, должности и причины увольнения. Поэтому вам нужны документы, из которых однозначно будет виден весь стаж работника. Таким документом являются сведения по форме СТД-ПФР (пока по состоянию на 10.02.2020 не утверждённой), выданной ПФР или МФЦ или распечатанной с «Госуслуг». Вот эту форму и требуйте, когда её, наконец, утвердят и она станет доступна для запроса работником в перечисленных выше местах.

СТД-ПФР надёжнее, чем бумажная книжка, потому что книжек может быть несколько, книжку можно «потерять», а вот со сведениями такой номер не пройдёт. Поэтому предъявляя СТД-ПФР, работнику не удастся скрыть некие тайные страницы своей трудовой биографии. Впрочем, пока СТД-ПФР официально не утверждена, работодателю ничего не остаётся, как по-прежнему требовать бумажную книжку.

5. А МОЖНО ПРИ ПРИЁМЕ НА РАБОТУ ТРЕБОВАТЬ И СВЕДЕНИЯ, И БУМАЖНУЮ КНИЖКУ?

Можно, такое право работодателю предоставляют ст. 65 и 66.1 ТК РФ:

Лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности. 

При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю сведения о трудовой деятельности вместе с трудовой книжкой или взамен ее. 

Собственно, если «лицо, поступающее на работу» в недалёком будущем предъявляет вам полные сведения по форме СТД-ПФР, и там отмечен вариант «Подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности», то требовать вдобавок и бумажную книжку резона нет – СТД-ПФР более надёжный документ, чем книжка (см. ответ №4), от которой работник, вдобавок, уже официально отказался. Ну, если только мы не подозреваем соискателя в подделке этой формы и не собираемся кропотливо сличать бумажную книжку и сведения.

Если же соискатель предъявляет бумажную книжку, и в ней видны какие-то подозрительные разрывы в стаже, или только сведения с последнего места работы по форме СТД-Р, то определённо имеет смысл запросить недостающие звенья: либо СТД-ПФР, либо бумажную книжку. В общем, для надёжности можете прописать в ПВТР:

В связи с тем, что 2020 год является переходным периодом, и в целях предотвращения ненамеренного нарушения Работодателем трудового законодательства Российской Федерации в части, связанной с расчётом страхового стажа работников, Работодатель имеет право требовать у лиц, поступающих на работу, трудовую книжку и сведения о трудовой деятельности за весь период работы по трудовым договорам (за исключением случаев, если данное лицо ранее не работало по трудовым договорам, то есть трудовой договор заключается им впервые). 

Источник: hr-portal.ru