График отпусков на 2014 г. необходимо утвердить не позднее 17 декабря 2013 г. Вы узнаете, как собрать сведения с сотрудников о желаемых отпусках на следующий год; как их систематизировать и состыковать; по какой форме составлять график отпусков (ведь унифицированная форма N Т-7 Госкомстата больше не является обязательной); в каком порядке заполняются сведения в графике и как они потом корректируются, если сотрудники фактически уходят в отпуск не в запланированные периоды.

Но самым распространенным видом отпуска, который касается всех работников, является ежегодный оплачиваемый отпуск. Каждый сотрудник вашей организации должен (в идеале) уйти в ежегодный оплачиваемый отпуск в следующем году. Понятно, что большинство хотят отдохнуть летом. Но не могут же все разом уйти в отпуск — кому-то надо остаться и поддерживать работоспособность организации. Вот и приходится договариваться между собой: кто идет летом в этом году, а кто в следующем, в какой очередности взаимозаменяемые сотрудники будут уходить в отпуск, успевая передавать дела друг другу, и чтобы это было максимально удобно всем. Результаты таких договоренностей фиксируются в графике отпусков, который должен быть составлен на следующий год не позднее, чем за 2 недели до его начала (в 2013 г. дата утверждения графика отпусков на 2014 г. должна быть не позднее 17 декабря). При этом стоит учитывать, что:

— сначала подготовленный проект графика должен пройти согласование с выборным профсоюзным органом вашей организации, если таковой имеется (см. дату, отмеченную цифрой 1 в примере 4);

— далее документ подписывает руководитель кадровой службы (цифра 2) и

— только после этого он утверждается руководителем организации (цифра 3).

Хотя даты оформления этих реквизитов могут и совпадать.

Если в организации отсутствует график отпусков или он создан с нарушением действующего законодательства, то работодатель может быть привлечен к административной ответственности согласно ст. 5.27 КоАП РФ (о ее санкциях мы расскажем далее).

Кто не сможет попасть в график отпусков?

Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется всем сотрудникам, работающим по трудовому договору, независимо от срока, на который он заключен (неопределенный срок или срочный). На него имеют право также сезонные работники и те сотрудники, чьи трудовые отношения оформлены по совместительству.

Лицам, с которыми заключен договор гражданско-правового характера, ежегодный оплачиваемый отпуск не предоставляется, так как трудовое законодательство и иные акты, содержащие нормы трудового права, на них не распространяются (ст. 11 ТК РФ).

Допустим, в декабре 2013 г. в вашей организации утвердят график отпусков на 2014 г., а в январе 2014 г. или позже будут приняты на работу новые сотрудники. У них в 2014 г. в вашей организации будет идти только первый год работы — отпуска именно этих работников в графике не могут быть отражены при его составлении. Поэтому алгоритм оформления документов на предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска имеет 2 варианта (см. схему 1):

— для предоставления отпуска за 2-й и последующие годы работы у данного работодателя на основании утвержденного графика отпусков и

— за 1-й год работы — на основании заявления работника и с одобрения руководства (в нестандартных случаях, которые не могли быть заранее запланированы в графике отпусков, например, при переносе отпуска у давно работающих сотрудников его новые даты тоже определяются по данному алгоритму).

Комплект документов для оформления

ежегодного оплачиваемого отпуска

Отпуск предоставляется Отпуск предоставляется

по согласованию с работодателем согласно графику отпусков

(за 1-й год работы и в некоторых (за 2-й и последующие годы работы)

других случаях)

┌────────────────────────────────────┐┌───────────────────────────────────┐

│Заявление работника о предоставлении││ Заявление работника о планировании│

│ ему отпуска ││ его отпуска на следующий год │

│ ││ (для отражения в графике отпусков)│

└──────────────────┬─────────────────┘└─────────────────┬─────────────────┘

│ \│/

│ ┌───────────────────────────────────┐

│ │ График отпусков (по форме N Т-7) │

│ └─────────────────┬─────────────────┘

│ \│/

│ ┌───────────────────────────────────┐

│ │ Извещение о начале отпуска │

│ └─────────────────┬─────────────────┘

\│/ \│/

┌────────────────────────────────────┐┌───────────────────────────────────┐

│ Приказ о предоставлении отпуска ││ Приказ о предоставлении отпуска │

│ (по форме N Т-6 или N Т-6а) ││ (по форме N Т-6 или N Т-6а) │

└──────────────────┬─────────────────┘└─────────────────┬─────────────────┘

\│/ │

┌────────────────────────────────────┐ │

│Приказ о внесении изменений в график│ │

│ отпусков │ │

└──────────────────┬─────────────────┘ │

\│/ \│/

┌────────────────────────────────────┐┌───────────────────────────────────┐

│ Записка-расчет о предоставлении ││ Записка-расчет о предоставлении │

│ отпуска работнику (по форме N Т-60)││отпуска работнику (по форме N Т-60)│

└──────────────────┬─────────────────┘└─────────────────┬─────────────────┘

\│/ \│/

┌────────────────────────────────────┐┌───────────────────────────────────┐

│ Личная карточка работника ││ Личная карточка работника │

│ (по форме N Т-2 или N Т-2ГС(МС)), ││ (по форме N Т-2 или N Т-2ГС(МС)), │

│ лицевой счет (по форме N Т-54 или ││ лицевой счет (по форме N Т-54 или │

│ N Т-54а) ││ N Т-54а) │

└──────────────────┬─────────────────┘└─────────────────┬─────────────────┘

\│/ \│/

┌────────────────────────────────────┐┌───────────────────────────────────┐

│ Фактическое нахождение в отпуске ││ Фактическое нахождение в отпуске │

│ отражается в табеле учета рабочего ││ отражается в табеле учета рабочего│

│времени (по форме N Т-12 или N Т-13)││ времени (по форме N Т-12 или │

│ и в графике отпусков (по форме ││ N Т-13) и в графике отпусков (по │

│ N Т-7) ││ форме N Т-7) │

└────────────────────────────────────┘└───────────────────────────────────┘

Схема 1

Ключевые аспекты

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется работникам продолжительностью 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Причем нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного оплачиваемого отпуска, в число его календарных дней не включаются (ст. 120 ТК РФ). Поэтому многие стараются «захватить» такие дни в свой отпуск (см. пример 1).

Пример 1. Нерабочие и праздничные дни в период отпуска не включаются

Допустим, работник берет отпуск продолжительностью 14 календарных дней начиная с 03.03.2014. Период отпуска выделен на календаре оранжевой заливкой.

Если бы в этот период не входил праздничный день, то выйти на работу человек должен был бы 17.03.2014 в понедельник.

Но 10 марта — нерабочий день (на него перенесен Международный женский день с 8 марта, которое в 2014 г. приходится на субботу), поэтому он в число 14 календарных дней не входит и человек может выйти на работу на день позже — во вторник 18.03.2014.

Но при этом надо быть очень осторожным. Чтобы продлить свой отпуск за счет праздничных дней, в заявлении лучше укажите не только период отпуска (даты его начала и окончания), но и количество календарных дней. В рассматриваемом случае следует написать: «Прошу предоставить мне очередной отпуск с 03.03.2014 по 17.03.2014 включительно на 14 календарных дней».

В трудовом законодательстве предусмотрены категории работников, которым установлена иная продолжительность отпуска:

— инвалиды — не менее 30 календарных дней;

— педагогические работники — от 42 до 56 календарных дней;

— работники в возрасте до 18 лет — 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ);

— работники, заключившие трудовой договор на срок до 2 месяцев, получают оплачиваемые отпуска или компенсацию при увольнении из расчета 2 рабочих дня за 1 месяц работы (ст. 291 ТК РФ);

— сезонные работники — 2 рабочих дня за каждый месяц работы (ст. 295 ТК РФ).

По общему правилу право на отпуск у сотрудника возникает, если он проработал в организации непрерывно не менее 6 месяцев. Причем в ТК РФ не предусмотрено предоставление неполного ежегодного оплачиваемого отпуска, то есть пропорционально отработанному времени. Он предоставляется в полном объеме, установленной продолжительности (Письмо Роструда от 24.12.2007 N 5277-6-1). Таким образом, если работник, отработав полгода, просит отпуск в размере 28 календарных дней, которые полагаются за целый год работы, работодатель должен его дать.

Право на следующие 28 календарных дней отпуска возникает у работника после начала 2-го рабочего года, а не с 1-го января ближайшего календарного года. Такой порядок закреплен в ст. 122 ТК РФ, потому что рабочий год начинается со дня поступления человека на работу на основании трудового договора (это наглядно показано в примере 2). Однако отпуск за 2-й и последующие годы работы может предоставляться в любое время года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленных в графике у конкретного работодателя.

Пример 2. Определяем год работы у конкретного работодателя

Сотрудник был принят на работу 01.08.2010, тогда годы его работы в этой организации будут выглядеть следующим образом (по общему правилу, если нет исключений, предусмотренных ст. 121 ТК РФ):

Год работыПериод
спо
1-й01.08.201031.07.2011
2-й01.08.201131.07.2012
3-й01.08.201231.07.2013
4-й01.08.2013еще не закончился

Для исчисления стажа работы, дающего право на ежегодный оплачиваемый отпуск, следует руководствоваться ст. 121 ТК РФ. При этом если какие-либо периоды времени в соответствии с данной статьей не включаются в стаж работы для отпуска, то окончание рабочего года отодвигается на число дней отсутствия работника, исключенных из стажа работы для отпуска.

Пример 3. В стаж, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включается время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.

Если у сотрудника общая продолжительность отпусков без сохранения заработной платы в течение рабочего года составила 19 календарных дней, то при расчете стажа, дающего право на ежегодный оплачиваемый отпуск, не учитываются календарные дни начиная с 15-го дня. Такие разъяснения даны в Письме Роструда от 14.06.2012 N 854-6-1.

В то же время по соглашению сторон оплачиваемый отпуск сотруднику может быть предоставлен и до истечения 6 месяцев работы.

Кроме того, работодатель обязан предоставить его ряду категорий работников по их заявлению в любом случае (ст. 122 ТК РФ):

— женщинам — перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;

— работникам в возрасте до 18 лет;

— работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до 3 месяцев;

— в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

Что касается женщин, собирающихся в декрет, то независимо от стажа работы по их желанию предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск. Для этого женщине необходимо написать заявление и приложить документы, подтверждающие беременность, и работодатель обязан такой отпуск предоставить (Письмо Роструда от 18.03.2008 N 659-6-0).

Следует помнить, что запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд, а также непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в возрасте до 18 лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ст. 124 ТК РФ).

В противном случае работодателю грозят санкции в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ:

— штраф для должностных лиц составляет от 1000 до 5000 руб., а за повторное нарушение — дисквалификация на срок от 1 до 3 лет;

— штраф для ИП — от 1000 до 5000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;

— штраф для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

По соглашению сторон отпуск может быть разделен на две части, одна из которых (любая по порядку) не может быть менее 14 календарных дней. В то же время законодательно не установлено, на какое количество частей может быть разбит отпуск. Поэтому если достигнуто соглашение между работником и работодателем, то продолжительность отдельной части отпуска может быть любой (хоть два дня).

Обратите внимание на нижеследующую позицию Федеральной службы по труду и занятости, изложенную в Письме от 17.07.2009 N 2143-6-1 (далее — Письмо):

— работодатель не вправе самостоятельно решить вопрос не только о разделении ежегодного оплачиваемого отпуска на части, но и о продолжительности этих частей (в частности, в обязательном порядке требовать от работника включения в отпуск выходных дней), этот вопрос решается только по соглашению сторон трудового договора;

— таким образом, при предоставлении работнику части отпуска, например, продолжительностью 2 календарных дня (четверг и пятница) в соответствии с его заявлением выходные дни в него (в отпуск) не включаются.

Но на практике очень часто именно эта ситуация и встречается, когда работодатель, предоставляя отпуск на 5 календарных дней (с понедельника по пятницу), в обязательном порядке приплюсовывает к ним еще 2 календарных дня (субботу и воскресенье). Итого получается, что работник уходит в отпуск на 7 календарных дней (и драгоценные для человека 28 дней отпуска тают на глазах).

Если вам потребуются аргументы для защиты своих прав в отношении продолжительности отпуска, можете воспользоваться вышеуказанным Письмом в свою защиту.

Как учесть мнения работников?

График отпусков составляется для всех структурных подразделений на год. При его составлении учитываются положения законодательства РФ, особенности деятельности организации и пожелания работников. Подчеркнем, что пожелания сотрудников учитываются по мере возможности (законодатель четко оговорил, чьи просьбы и в каких случаях становятся для работодателя обязательными, например супруге военнослужащего необходимо предоставить отпуск одновременно с ее мужем).

Чтобы легче было собрать пожелания работников, вы можете разработать для них форму заявления или опросного листа, на котором легче отображать мнения согласующих лиц и решение руководителя. Лучше составлять опросный лист:

— 1 вариант — для отпуска каждого работника — отдельный опросник:

сотрудник выражает свое намерение;

далее его оценивает непосредственный руководитель, знающий ситуацию в отделе в целом, и, если нужно, корректирует запрошенный период отпуска. Свое мнение могут вносить на опросный лист не только непосредственный руководитель, но и управленцы более высокого уровня либо смежных подразделений;

мнение самого высокопоставленного руководителя (если их несколько на опроснике) является окончательным;

если оно отличается от первоначального запроса работника на свой отпуск, то важно, чтобы работник письменно на этом листе отразил свое ознакомление (а лучше — согласие) на изменения, проставив дату и подпись;

— 2 вариант — на 1 листе собирается информация об отпусках всех сотрудников подразделения: по каждому оформляется своя строка в таблице.

Опросный лист вы можете сделать любым, опираясь на предложенные нами наработки. Если у вас на руках будут заполненные документы, из которых видно, кто когда хочет уйти в отпуск, это значит, что вы провели работу по учету мнения работников при подготовке графика отпусков (именно этого требует ТК РФ от работодателя).

Когда пожелания всех работников собраны в таблице одного документа либо отдельными опросными листами, руководителю легче анализировать информацию и увидеть, какие пожелания легко выполнимы, а какие — взаимоисключающие и требуют корректировки.

Результат анализа заносится в проект графика отпусков.

По какой форме составлять график отпусков?

Напоминаем, что форма N Т-7 графика отпусков была утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. Но в связи со вступлением в силу с 01.01.2013 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» согласно его ст. 9 формы первичных учетных документов коммерческой организации теперь утверждает ее руководитель, они лишь должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в этой статье.

На практике легче воспользоваться проверенной временем и всем знакомой формой N Т-7 и утвердить ее в организации (если нужно, то немного подкорректировать).

Как заполнять график?

Табличная часть графика (мы говорим о привычной форме N Т-7) может быть составлена как в алфавитном порядке, так и в порядке подчиненности. Возможно принять порядок заполнения по очередности запланированных дат отпусков. В графе «Количество календарных дней» указывается общее количество календарных дней ежегодного оплачиваемого отпуска, при этом суммируются основной и дополнительный отпуска.

Отпуск включает в себя не только основной и дополнительный оплачиваемые отпуска, но и не использованные работником календарные дни за предыдущие периоды. При этом ежегодные отпуска за предыдущие рабочие периоды (которые ранее не удалось отгулять) могут предоставляться либо в рамках графика отпусков на очередной календарный год, либо по соглашению между работником и работодателем (оба алгоритма показаны в схеме). Такие разъяснения дает Роструд в Письме от 01.03.2007 N 473-6-0.

Но следует помнить, что согласно ст. 124 ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется.

На момент утверждения в табличной части графика отпусков должны быть заполнены графы с 1-й по 6-ю: структурное подразделение, должность (специальность, профессия) по штатному расписанию, Ф. И. О., табельный номер (в случае его присвоения), количество запланированных дней отпуска и запланированная дата его начала (см. пример 4).

Пример 4. График отпусков организации на 2013 г.

┌────────┐

│ Код │

├────────┤

Форма по ОКУД │ 0301020│

Общество с ограниченной ответственностью «Трэвэл» ├────────┤

———————————————— по ОКПО │76065777│

наименование организации └────────┘

Мнение выборного профсоюзного УТВЕРЖДАЮ

органа генеральный

09 декабря 13 7 директор

от «—» ——— 20— г. N — учтено ┌─────────┬───────────┬─────┐ Руководитель —————

┌─┐ │ Номер │ Дата │ На │ должность

│1│ │документа│составления│ год │ Песков А. В. Песков

└─┘ │ │ │ │ ——- ——————-

├─────────┼───────────┼─────┤ личная расшифровка подписи

ГРАФИК ОТПУСКОВ │ 1 │ 10.12.2012│ 2013│ подпись

└─────────┴───────────┴─────┘ 11 декабря 12

┌─┐ «—» ——— 20— г.

│2│ ┌─┐

└─┘ │3│

└─┘

Структурное подразделениеДолжность (специальность, профессия) по штатному расписаниюФамилия, имя, отчествоТабельный номерОТПУСКПримечание
количество календарных днейдатаперенесение отпуска
запланированнаяфактическаяоснование (документ)дата предполагаемого отпуска
12345678910
Отдел экстремального туризмаНачальник отделаАлексеев Владимир Иванович1301408.04.2013 — 21.04.2013Приказ от 22.03.2013 N 49-к11.11.2013
1401.07.2013 — 14.07.201301.07.2013 — 14.07.2013
Заместитель начальника отделаБугульмиев Умар Рашидович1342828.10.2013 — 25.11.201302.09.2013 — 29.09.2013Приказ от 22.03.2013 N 49-к02.09.2013
МенеджерСеливерстов Святослав Александрович1351413.05.2013 — 26.05.201313.05.2013 — 26.05.201314 к. дн. отпуска предоставлены в 2012 г.
Менеджер по работе с привилегированными клиентамиСветлояров Олег Анатольевич1363304.03.2013 — 05.04.201304.03.2013 — 05.04.201328 к. дн. основного и 5 к. дн. дополнительного отпуска
<…>

Руководитель кадровой Начальник

службы отдела

кадров Степанова С. С. Степанова

———— ——— ———————

должность личная расшифровка подписи

подпись

Следующие графы (7 — 10) заполняются по мере использования сотрудниками отпуска. Так, фактическая дата отпуска (графа 7) заполняется после его окончания.

Графы 8 и 9 (документ-основание переноса отпуска и новая дата его начала) заполняются на основании приказа о переносе отпуска в рамках того же года. Если же отпуск вовсе не предоставлялся или смещен на другой год, то такие сведения отражаются в последней 10-й графе «Примечание». Сюда могут вноситься и иные сведения, например почему ежегодный отпуск у работника более 28 календарных дней или почему в данном году ему предоставляется менее 28 календарных дней отпуска.

Как уведомлять работников о предстоящем отпуске?

Работодатель обязан предупредить работника под подпись о времени начала отпуска не позднее чем за 2 недели до его начала (ст. 123 ТК РФ). Для этого можно завести журнал, в котором отражается факт уведомления.

В некоторых организациях сразу ознакамливают всех сотрудников с графиком отпусков после его утверждения, но к такому варианту проверяющие органы относятся скептически — ведь если отпуск у человека в ноябре 2014 г., а уведомляют его путем ознакомления под подпись с графиком в конце 2013 г., то он вполне может об этом забыть. Кстати, обязанность знакомить работников с самим графиком отпусков организации или отдела на законодательном уровне не установлена. Такое решение может быть принято внутри организации путем внесения дополнительной графы в график отпусков, где сотрудники поставят подпись об ознакомлении под своими данными об отпуске, — и тут важно:

— рядом с подписью об ознакомлении ставить дату ознакомления;

— ознакамливать сотрудников с графиком не сразу после его утверждения, а каждого отдельно недели за 2 — 3 до даты начала его отпуска.

Тем самым они будут своевременно уведомлены о времени начала своего отпуска.

Третий способ уведомления — направлять работнику не позднее двух недель до его отпуска отдельный документ. Этот вариант по сравнению с предыдущими имеет ряд преимуществ:

— работник получает информацию о себе и не видит «лишнего»;

— если обстоятельства у человека изменились и он хотел бы перенести свой отпуск, то в данном документе он сможет это отразить;

— более того, можно разработать форму извещения так, чтобы уведомлять об отпуске и непосредственного руководителя будущего отпускника, который тоже сможет оценить перспективы скорой потери бойца и успеть внести свои коррективы;

— кто бы ни был инициатором переноса отпуска, другая сторона должна иметь возможность обозначить письменно свою позицию.

Ведь утвержденный график отпусков обязателен как для работника, так и для работодателя. Поэтому возможность отступления от него в большинстве случаев допустима лишь с согласия обеих сторон (если особый порядок не прописан законодателем для данного случая, ведь работник, например, может быть необходим организации для устранения последствий аварии на производстве, которые грозят жизни и здоровью других членов коллектива).

Когда выгоднее идти в отпуск в 2014 году?

Чтобы удлинить свой отпуск, вы можете подбирать его даты так, чтобы они примыкали к выходным и нерабочим праздничным дням либо захватывали праздники (как в примере 1). Поэтому многие стараются присоединить к отпуску такие длительные праздники, как майские или новогодние.

Но тут нужно понять, что для вас важнее. В месяца, щедрые на праздничные дни, размер отпускных будет меньше, чем в другие. Рассмотрим это наглядно.

Пример 5. Соотношение стоимости рабочего дня и отпускного в разных месяцах 2014 г.

Допустим, оклад работника — 40 000 руб. и он работает полностью расчетный период. Тогда легко рассчитать стоимость его рабочего дня, а также среднедневного заработка для оплаты отпускных. Воспользуемся данными нижеследующей таблицы. Например, в январе:

— стоимость рабочего дня: 40 000,00 руб. / 17 рабочих дней месяца = 2352,94 руб.;

— стоимость отпускного дня: 40 000,00 руб. x 12 мес. / 12 мес. x 29,4 = 1360,54 руб.

По разнице этих двух показателей (см. последнюю графу) видно, в каком месяце, идя в отпуск, работник больше теряет.

Месяцы 2014 г.Количество рабочих днейСумма зарплатыСтоимость рабочего дняСтоимость отпускного дняРазница
Январь1740 000,002352,941360,54992,40
Февраль2040 000,002000,001360,54639,46
Март2040 000,002000,001360,54639,46
Апрель2240 000,001818,181360,54457,64
Май1940 000,002105,261360,54744,72
Июнь1940 000,002105,261360,54744,72
Июль2340 000,001739,131360,54378,59
Август2140 000,001904,761360,54544,22
Сентябрь2240 000,001818,181360,54457,64
Октябрь2340 000,001739,131360,54378,59
Ноябрь1840 000,002222,221360,54861,68
Декабрь2340 000,001739,131360,54378,59

Чем меньше отклонение между стоимостью рабочего дня и стоимостью отпускного дня, тем меньше работник теряет, уходя в отпуск в этом месяце.


Источник: hr-portal.ru

Похожая запись

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *