Инструкция для руководителя: как управлять удаленными сотрудниками
Популярность удаленной работы растет, и многие руководители хотят внедрить этот формат у себя в компаниях. Но боятся, что не смогут контролировать рабочие процессы. Можно начать с малого — прочитать эти советы
Совет № 1. Переходите к удаленной работе постепенно
Управление удаленной командой требует совершенного другого уровня доверия к своим сотрудникам. Если вы привыкли, что коллеги постоянно находятся в офисе, то для вас, скорее всего, станет большим стрессом, если перестанете их там видеть.
Отнеситесь с любовью к себе и подчиненным и перестраивайте процесс работы постепенно. Например, выберите один день на неделе, когда сотрудники могут по желанию работать из дома.
Эксперимент Стэнфордского университета показал, что продуктивность сотрудников, которым предоставили возможность работать откуда угодно, выросла на 17%. Тем не менее по окончании эксперимента половина из них предпочли вернуться в офис. Скорее всего, вы только выиграете, если разрешите сотрудникам иногда работать удаленно, — и располóжите к себе, и без рисков для проекта проверите, насколько они дисциплинированны.
Главное — сразу предупредить подчиненных, что дни недели для работы вне офиса не накапливаются, иначе однажды к вам может подойти сотрудник и попросить месяц поработать из дома в счет того, что ранее он такой возможностью не пользовался.
Совет № 2. Обеспечьте подчиненных всем необходимым
Этот пункт кажется очевидным, но недооценивать его нельзя. Если у ваших удаленных сотрудников возникают сложности с доступом к нужным ресурсам, на конференц-колах они слышат только помехи или постоянно получают приглашения на встречи ночью, значит ваша идея провалилась.
Прежде всего подберите решения для связи и командной работы, а потом разработайте четкие инструкции по их использованию. Главными требованиями к решениям должны быть надежность, доступность, простота в использовании и бесплатность для сотрудников, а также совместимость с другими продуктами.
Значительная часть времени руководителя уходит на обсуждение рабочих вопросов. Чтобы эффективно организовать этот процесс, лучше всего использовать одну платформу или мессенджер. В таком случае вам не нужно переключаться из одного рабочего окна на компьютере в другое, что позволит существенно сэкономить время и нервы.
Мы работаем в единой коммуникационной системе на базе собственных решений, что заодно помогает их тестировать. Новым сотрудникам обычно направляем «письмо новичка» с кратким описанием всех основных ресурсов и инструментов, которые могут понадобиться, инструкцией по пользованию и ссылкой на внутренний сайт, где указаны все сотрудники и их зоны ответственности.
Чтобы проверить, насколько хорошо сотрудники адаптировались к своей новой среде, нужно запрашивать у них обратную связь. К примеру, «Авито» ежеквартально проводит такие опросы: полученные данные позволяют сделать условия работы более комфортными.
Совет № 3. Продумайте стратегию общения
Согласно исследованию, которое мы провели в 2017 году, 66% респондентов переживают из-за того, что при работе вне офиса их не воспринимают как ответственных сотрудников. Ваша задача как руководителя убедить их в обратном.
1. Познакомьте сотрудников друг с другом
Познакомьте сотрудников друг с другом и постарайтесь наладить общение. Если они будут решать текущие вопросы, вы освободитесь от рутины и сможете посвящать больше времени решению стратегических задач.
2. Отправьте сотрудникам письмо-приветствие
Помогать сотрудникам влиться в коллектив нужно с самого первого дня. Отправьте всей команде письмо-приветствие с фотографией нового участника команды, способами связи, страничками в соцсетях, кратким описанием его зоны ответственности, увлечений и т.п. Это поможет ему быстрее найти единомышленников.
3. Поздравляйте сотрудников с важными датами и хвалите
Сами выступайте инициатором общения, поздравляйте сотрудников с важными датами, публично хвалите за успехи. У онлайн-школы английского языка SkyEng есть канал Inspiration, где коллеги могут узнать об успехах друг друга. Благодаря этому удаленные разработчики видят, что их личный небольшой участок ответственности — часть большого проекта, другими словами, что они важная часть большого механизма.
В компании ServiceGuru (мобильный сервис для управления персоналом) новым сотрудникам отправляют футболку, наклейку на компьютер или чашку с символикой компании, чтобы те чувствовали себя частью команды.
4. Пропишите правила коммуникации
Пропишите правила коммуникации, например, на все письма нужно отвечать в течение 24 часов, кроме выходных.
Выберите единую платформу для общения, создайте два чата — для рабочих вопросов и для флуда.
Продумайте, сколько отчетов сотрудники должны сдавать, постарайтесь, чтобы это составление не становилось их основной задачей (возможно, хватит просто письма).
Будьте готовы сами строго придерживаться этих правил: если вы не ответили на письмо сотрудника, может сложиться впечатление, что его работа не важна. Я взял за правило отвечать на письма, даже если пока нечего сказать: просто пишу, что видел письмо и отвечу при первой возможности.
Совет № 4. Используйте видеосвязь
По данным исследования компании PGI, глобального поставщика решений для конференций и совместной работы, 87% удаленных сотрудников чувствуют себя лучше, если участвуют в видеоконференциях. Скорее всего, причина заключается в том, что мы получаем значительное количество информации через невербальные сигналы.
Стоит взять за привычку общаться с коллегами один на один или устраивать групповые видеоконференции несколько раз в неделю. Тем более что возможности видеосвязи постоянно растут. Мы, к примеру, используем технологии для подавления посторонних шумов, таких как стук клавиш или шелест бумаги, и интеллектуальную камеру, которая работает как оператор, переключаясь между лицами говорящих и общими планами.
Я обычно совершаю по видеосвязи несколько звонков в день. Но некоторые компании пошли дальше. Например, сотрудники Buffer находятся на видеосвязи постоянно. Это упрощает их общение, создает ощущение работы из единого офиса и большей сплоченности.
Основатель школы Crimson Education рассказывал, как полтора года общался с коллегой из Австралии. За это время они стали лучшими друзьями, несмотря на то что ни разу не виделись вживую.
Совет № 5. Лидируйте, а не управляйте
Требования к коммуникативным навыкам лидера удаленной команды намного выше, чем к офисному менеджеру. Удаленные сотрудники часто бывают оторваны от основных информационных потоков внутри компании. Ваша задача — доносить до подчиненных информацию о глобальных целях и изменениях в проектах, чтобы те понимали свою роль и значимость своей работы, а главное, были в курсе всех важных изменений, в частности касающихся сроков выполнения задач и новых инструментов.
Каждый человек понимает слова «быстро» и «хорошо» по-своему. Убедитесь, что вы задаете своим сотрудникам четкие сроки и KPI. Если коллега работает из другого часового пояса, вполне возможно, что вы получите отчет, который должен быть готов в пятницу, только в субботу.
Например, в компании Zapier смотрят на то, указывает ли соискатель на вакансию даты и время с отметкой о часовых поясах, отправляет ли приглашения в календарь.
Пообщавшись некоторое время с удаленными сотрудниками, я понял, что следить за тем, как они выполняют работу, контрпродуктивно. Это вызывает недоверие и холод внутри команды, а кроме того, отнимает очень много сил. Пришлось переключиться с мониторинга процесса на отслеживание результатов. Если по каким-то причинам я не уверен, справится ли сотрудник с задачей, то делю ее на несколько этапов, по итогам каждого из которых прошу отчеты.
Важно также следить, чтобы нагрузка на сотрудников распределялась равномерно. Не видя, во сколько они уходят из офиса, делать это намного сложнее. Вы можете лучше контролировать время работы команды, используя программы учета рабочего времени и посещаемости. В таких программах сотрудники либо вносят количество отработанных часов раз в день, либо регистрируют начало и конец рабочего дня.
Источник: hr-portal.ru
