В статье изложены основные принципы организации труда государственных служащих и их мотивации, рассмотрен пример целей и показателей эффективности в области развития государственного управления из зарубежного опыта, даны рекомендации по развитию персонала и его адаптации в коллективе.

Для чего нужны KPI государственной службе?

В настоящее время ключевые показатели эффективности в управлении персоналом государственных структур — один из передовых инструментов управления, активно внедряемый за рубежом. Но в России практика деятельности органов государственной власти далека от того, что принято называть высокоэффективной организацией. Успешная реализация государственной стратегии развития вряд ли возможна без повышения эффективности управления на всех уровнях государственной власти. В этой связи важнейшей задачей является создание системы сквозных сбалансированных показателей (Balanced Scorecard сокр. BSC) эффективности деятельности, министерств и ведомств, а также конкретных чиновников (персональных критериев успеха), которая должна быть интегрирована в стратегию развития государственной службы.

Словарь управления персоналом. Ключевые показатели эффективности (Key Performance Indicator, KPI) — это система измерений конкретных показателей эффективности деятельности отдельных субъектов (организаций, отделов, сотрудников) по выделенным направлениям, увязанная со стратегическими целями компании.

KPI — это количественные параметры, заранее выявленные, согласованные и отражающие главные факторы успеха ведомства или министерства. В стратегии управления персоналом эти показатели включают в себя результативность работы государственных структур, их подразделений, эффективности работы государственных служащих, удовлетворенности персонала выполняемой им работой. Актуальность применения технологии KPI обусловлена необходимостью формирования понятной и прозрачной для общества системы показателей эффективности работы государственных служащих.

Для того чтобы выстроить систему KPI с учетом российской специфики, очень важно научиться оценивать факторы, которые оказывают на нее влияние. В данном случае система показателей должна строиться на предположении о том, что государственные органы функционируют в системе определенных внешних и внутренних ограничений и обладают определенными возможностями для осуществления своей деятельности, характеризуемыми показателями процесса и показателями результативности.

Стратегия в области управления персоналом государственных структур, определение целей ее деятельности входят в зону ответственности представителей высшего руководства министерств и ведомств, но реализуют намеченное именно сотрудники. Отсутствие конкретных задач и соответствующей системы оценки и мотивации приводят к тому, что исполнители не координируют свои действия с задачами ведомства и не имеют возможности ориентироваться в стратегических приоритетах. Для решения вопросов управления персоналом государственных структур такие показатели должны быть подобраны системно и сбалансированы относительно целей и стратегии того или иного государственного органа, поскольку результат деятельности государственного служащего невозможно адекватно оценить, не имея четкого представления о том, для чего он нужен.

Основными целями внедрения ключевых показателей эффективности в государственном секторе являются:

— стимулирование эффективности и качества работы органов, их подразделений и отдельных служащих;

— анализ соответствия функций служащих общественным потребностям;

— создание системы обратной связи чиновников с «клиентами» (потребителями государственных услуг);

— повышение прозрачности деятельности государственных органов.

В ряде субъектов Федерации по инициативе Минэкономразвития России (Самарская и Саратовская области, Краснодарский край, Таймырский АО, Республика Чувашия) уже проходят первые эксперименты по внедрению ключевых показателей эффективности.

Внедрение KPI позволяет увеличить контроль за деятельностью госслужащих со стороны общества, т.к. позволяет выстроить эффективную систему управления, направленную на результат. Результат должен быть обозначен в рамках измеримых обществом целей, поставленных Правительством РФ перед государственными служащими.

Кадровая составляющая реформирования системы государственного управления закономерно считается центральной. Внедрение технологии KPI позволяет определить результативность ведомств и министерств, их подразделений и отдельных работников. Как мы уже отмечали, технология KPI основывается на стратегических целях государства в области управления кадрами, под которые подводятся конкретные показатели на заданный период времени. При этом цели, как и наборы показателей, могут меняться. Понятие эффективности формируется, например, с помощью таких показателей, как рейтинги органов власти, доля выполненных в установленный срок заданий и поручений, доля госслужащих, повышенных в должности по итогам аттестации, отношение суммы выплаченной премии к штатной численности, соотношение расходов на государственное управление и осуществляемых им функций.

Приведем пример целей и показателей эффективности в области развития государственного управления, закрепленных за Секретариатом Кабинета министров в Великобритании (рис. 1).

Зарубежный опыт использования KPI

Цели и показатели эффективности деятельности

Секретариата Кабинета министров Великобритании

Стратегическая цель Секретариата Кабинета: поддержка деятельности Правительства и реализации программы реформ.

Цель 1: поддержка деятельности Правительства.

Показатель эффективности: повышение качества разработки политики министерствами путем:

— полного соблюдения требований процесса Оценки эффекта от введения правовых актов (ОЭВПА);

— исполнения Плана действий реформы регулирования, включая подготовку более 60 нормативных актов в рамках реформы регулирования к 2005 г.

Результаты, достигнутые к 1 января 2003 г.:

— оценка соблюдения ОЭВПА на декабрь 2002 г. составляет 92%;

— с 2001 г. введены в действие 12 нормативных актов в рамках реформы регулирования.

Цель 2: обеспечение достижение целей, поставленных премьер-министром в области развития электронных государственных услуг: 100% услуг предоставляются в т.ч. электронным способом к 2005 г., с существенным ростом электронных транзакций по ключевым услугам.

Показатели эффективности:

— доля государственных услуг, доступных в режиме реального времени;

— доля взрослого населения, получающая информацию о государственных услугах или пользующаяся ими.

Результаты:

— 54% государственных услуг доступны в режиме реального времени (март 2002 г.);

— 10,4% взрослого населения получают информацию о государственных услугах или пользуются ими (IV квартал 2002 г.).

Данные веб-сайта Казначейства Великобритании http://www.hm — treasury.gov.uk//performance//Cabinet_Office.cfm.

Рис. 1

Проблемы управления персоналом государственной службы

и использование KPI

В настоящее время многочисленные проблемы с управлением кадрами государственной службы можно сгруппировать в несколько основных блоков.

Первый блок проблем — недостаточная квалификация государственных служащих. Чиновники часто не в состоянии решать задачи, которые ставит перед ними общество, особенно в условиях реформирования системы государственного управления. Сказывается недостаток профильного образования и опыта, не хватает профессиональных знаний, умений и навыков, на низком уровне остается владение компьютерными технологиями и иностранными языками. Депрофессионализация чиновников особенно ярко выступает на фоне старения кадрового состава, уменьшения состава среднего звена управления в госорганах. Наиболее дееспособные кадры уходят из государственной службы в бизнес-структуры. При этом существующая система подготовки, переподготовки и повышения квалификации госслужащих, по мнению экспертов, не только не способствует изменениям на государственной службе, но и часто, напротив, тормозит развитие кадрового потенциала государственной службы. Система подготовки госслужащих требует модернизации, привлечения к преподавательской работе действующих профессионалов-практиков. Необходим пересмотр образовательных стандартов и создание условий для развития конкуренции на рынке образовательных услуг для государственных служащих.

Вторая общая проблема — проблема корпоративной культуры государственной службы. Ценности и нормы, морально-этические установки чиновников часто несовместимы с представлением об эффективной государственной службе. Таким образом, с одной стороны, чиновники, как правило, не удовлетворены положением дел, с другой стороны, они же негативно воспринимают любые изменения. Внедрение кадровой технологии ключевых KPI позволит реализовать главную задачу в области управления персоналом, основными ценностями которой являются самостоятельное достижение целей и вознаграждение в соответствии с полученными результатами. KPI могут найти свое выражение во внедрении дифференцированной оплаты труда, вознаграждении по результатам деятельности, открытых кадровых конкурсах — тех элементов реформы, которые могут положительно повлиять на изменения в традиционно сложившейся структуре управления кадрами.

Третий блок проблем связан с привлекательностью государства как работодателя на рынке труда. Труд государственного служащего существенно недооценен, особенно что касается среднего руководящего состава органов власти. Согласно Указу Президента РФ от 10.04.2004 N 519 «О совершенствовании оплаты труда лиц, замещающих отдельные государственные должности Российской Федерации и лиц, замещающих отдельные должности федеральной государственной службы», размер денежного содержания гражданских служащих был увеличен. Тем не менее для квалифицированных специалистов он по-прежнему оставался явно занижен по сравнению с аналогичными позициями в бизнес-структурах. В то же время, как показала практика, не стоит ожидать, что механическое повышение денежного содержания чиновников без обновления кадрового состава даст соразмерное увеличение эффективности труда. Определенные шаги в реформировании оплаты труда госслужащих предпринимаются, о чем свидетельствует Постановление Правительства РФ от 05.08.2008 N 583 (ред. от 29.09.2008) «О введении новых систем оплаты труда работников федеральных бюджетных учреждений и федеральных государственных органов…», но насколько они окажутся эффективными, покажет время.

Решение описанных групп проблем предполагает следующие направления действий:

— разработка и внедрение кадровой технологии KPI в государственную кадровую стратегию;

— реализация единой кадровой политики с использованием ключевых показателей эффективности (KPI);

— модернизация кадровых служб государственных органов и повышение квалификации кадровиков;

— реформирование системы оплаты труда государственных служащих на основании ключевых показателей эффективности.

Первым шагом на пути к разработке и внедрению ключевых показателей эффективности, т.е. достижению желаемого результата, является определение государственными структурами основополагающих задач. Отделы кадров государственных структур могут использовать различные способы для определения важнейших направлений работы и показателей для этих направлений. Однако стоит учитывать, что для каждого министерства и ведомства KPI уникальны; они могут меняться по мере продвижения организации к намеченной цели.

На уровне отдельного государственного служащего и на уровне организации в целом используются одни и те же принципы и критерии определения ключевых показателей эффективности, но акцент и параметры измерения различны. Однако все они должны базироваться на принципах SMART.

Словарь управления персоналом. Термин SMART представляет собой аббревиатуру и означает следующий набор критериев для определения целей. То есть цели должны быть:

— Specific — конкретными,

— Measurable — измеримыми,

— Achievable — достижимыми,

— Realistic — реалистичными,

— Time bounded — ограниченными во времени.

Несмотря на то что процесс разработки ключевых показателей несложен, многие государственные структуры все равно будут испытывать определенные затруднения при их определении в связи с отсутствием достаточного опыта и практики. Причиной этого может служить тот факт, что они не концентрируются на основных факторах, влияющих на функционирование предприятия, и не назначают ответственных лиц для каждого из ключевых показателей эффективности; для решения подобных проблем при использовании методики KPI необходимо учитывать следующие правила:

— KPI должны измеряться по одной схеме;

— KPI должны основываться на достоверных данных;

— KPI должны быть понятны и просты в использовании;

— KPI должны соответствовать тому, что они измеряют.

При реализации кадровой технологии KPI очень важно, чтобы используемые показатели были понятны всем государственным служащим, участвующим в процессе. KPI позволяет свести представления о том, как нужно функционировать, в частности, исполнять проект, к единому пониманию, придать целевую направленность деятельности сотрудников и подразделений. Общая для всех система координат позволяет ориентироваться в процессе принятия и исполнения решений, повысить эффективность деятельности госоргана и направить усилия государственных служащих на достижение стратегических целей организации.

Рассмотрим вариант определения группы ключевых показателей эффективности для деятельности служб по управлению персоналом государственных органов. Реализация единой кадровой политики в государственных структурах с использованием KPI поможет обеспечить своевременный, объективный и всесторонний анализ работы кадровой службы и измерение ее эффективности и позволяет:

— выделить в работе отдела кадров приоритетные направления, обеспечивающие реализацию стратегии министерства или ведомства;

— оценить вклад отдела управления персоналом в ее осуществление;

— контролировать затраты на персонал;

— измерять не только итоговые показатели деятельности, но и опережающие, по которым можно судить, в правильном ли направлении происходят изменения.

KPI и функции управления персоналом государственных служб

Как правило, в ведомствах в разработанной системе ключевых показателей эффективности все сбалансированные показатели соответствуют функциям, за которые отвечают структурные подразделения службы персонала. Традиционно к ним относятся: реализация политики управления кадрами; организация труда государственных служащих и их мотивация; обеспечение потребности в персонале; управление составом сотрудников; адаптация персонала государственных структур; развитие персонала; оценка персонала, обучение персонала. Рассмотрим их по порядку.

Реализация политики управления кадрами. Фактором успеха в государственных структурах считается совершенствование системы управления персоналом. Она обеспечивается за счет проводимой кадровой политики, представляющей собой комплекс мероприятий, нацеленных на решение кадровых проблем и формирование коллектива, который способен адекватно реагировать на меняющуюся политическую ситуацию и обеспечивать эффективное функционирование отдела. В качестве исходных элементов формирования и реализации кадровой политики выделяются пять основополагающих направлений: стандартизация процессов управления персоналом, подбор, адаптация, развитие, мотивация.

Ключевыми показателями эффективности планируемого успеха в данном случае являются рейтинг удовлетворенности государственных служащих работой службы персонала и количество реализованных в ведомстве стратегических проектов в области управления персоналом.

Совершенствование системы управления персоналом в государственных органах должно заключаться в регулярном проведении исследований удовлетворенности внутренних потребителей работой кадровой службы.

Организация труда государственных служащих и их мотивация. Обеспечение высокой эффективности выполнения планов и применения установленных систем оплаты и стимулирования труда становятся основными целями работы по организации труда кадровыми службами.

Ключевыми показатели эффективности могут быть:

— средний уровень заработной платы по категориям. Он должен быть конкурентоспособным, что подтверждается текучестью кадров (например, ее средний уровень в Министерстве атомной промышленности РФ за последние три года составляет 5,5 — 6%);

— средний уровень выплат по компенсациям и социальным льготам;

— отклонение среднесписочной численности персонала от плановой;

— отклонение фонда оплаты труда от бюджета.

Совершенствование системы организации труда и мотивации предполагает обеспечение конкурентного уровня оплаты труда в государственных структурах по сравнению с бизнес-структурами, а также проведение мониторинга и прогнозирование необходимой численности кадров. Для этого ежедневно должны учитываться сотрудники, принятые на работу (в том числе внешние совместители), и уволенные, переведенные в другое ведомство, ушедшие в декретный отпуск (вышедшие из него). Расчет и прогнозирование в данном случае осуществляется с учетом влияния предыдущего месяца на отчетный. Обеспечение конкурентного уровня оплаты труда достигается организацией системы материального стимулирования по основным показателям результатов работы. Каждое подразделение госструктур имеет возможность получать дополнительный доход в зависимости от эффективности своей деятельности.

Обеспечение потребности в персонале. Ключевые факторы успеха в данной области могут быть выражены в своевременном восполнении потребности государственных структур в персонале необходимого качества и снижении финансовых затрат на привлечение сотрудников.

Ключевые показатели эффективности:

— рейтинг привлекательности министерства или ведомства как работодателя на рынке труда;

— процент внутреннего заполнения вакансий;

— процент сотрудников, принятых в соответствии с заявками руководителей структурных подразделений;

— средние расходы на наем одного работника.

Управление составом сотрудников. Ключевые факторы успеха заключены в поддержании качественного и количественного состава персонала на оптимальном уровне.

Ключевые показатели эффективности:

— средний возраст сотрудников;

— образовательный уровень;

— средний стаж работы;

— коэффициент текучести (по категориям государственных служащих) — отношение уволенных по собственному желанию или за нарушения трудовой дисциплины к среднесписочному числу работников.

Адаптация персонала государственных структур. Ключевые факторы успеха должны быть выражены в повышении производительности труда за счет быстрой и безболезненной интеграции сотрудника в трудовой коллектив и в создании благоприятного социально-психологического климата.

Ключевые показатели эффективности:

— процент уволившихся работников со стажем менее 3 лет;

— процент сотрудников, довольных проводимыми социальными программами.

Развитие персонала государственных структур. Ключевой фактор успеха в развитии персонала государственных структур состоит в формировании коллектива высококвалифицированных сотрудников, способных достичь целей организации.

Ключевые показатели эффективности:

— процент сотрудников, включенных в оперативный и стратегический кадровый резерв;

— процент уволившихся из числа кадрового резерва;

— процент назначений сотрудников из числа кадрового резерва;

— процент текучести кадров среди государственных служащих с высоким потенциалом.

Оценка персонала государственных структур. Ключевой фактор успеха заключается в поддержании состава квалификационного сотрудников на оптимальном уровне.

Ключевые показатели эффективности:

— процент специалистов, прошедших аттестацию;

— процент специалистов, получивших повышение квалификационного разряда.

Обучение персонала в государственных структурах. Ключевой фактор успеха состоит в поддержании квалификации сотрудников на оптимальном уровне.

Ключевыми показателями эффективности могут являться:

— процент тех, кто прошел обучение (по видам курсов);

— средний объем затрат на развитие одного человека (по категориям).

Таким образом, реализация единой кадровой политики в государственных структурах с использованием ключевых показателей эффективности (KPI) сможет обеспечить своевременный, объективный и всесторонний анализ работы кадровой службы и измерение ее эффективности.

В то же время данная технология соответствует требованиям, предъявляемым к кадровым технологиям в системе государственной службы. Нормативные правовые акты в развитие Федерального закона «О государственной гражданской службе Российской Федерации» фактически определяют те требования к управлению персоналом, применение которых необходимо на государственной службе.

Среди них выделяют следующие элементы:

— эффективность;

— экономичность в использовании;

— унифицированность и адаптированность к специфике государственной службы;

— открытость для контроля со стороны общества.

На данный момент ключевые показатели эффективности используются в ряде министерств и ведомств и являются одним из возможных эффективных вариантов оценки работы государственных служащих. Оценка деятельности службы персонала государственных структур базируется на определении того, насколько кадровая составляющая способствует достижению целей организации и выполнению соответствующих задач. Результаты оценки служат итоговыми индикаторами, фокусирующими внимание на основных проблемах работы с персоналом и помогают вовремя скорректировать выявленные несоответствия.


Источник: hr-portal.ru

Похожая запись

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *