Кадровое делопроизводство: анализ грубых ошибок
При оформлении кадровой документации нужно быть внимательным. Порой небольшая ошибка может иметь крупные негативные последствия…
Кадровое делопроизводство — это деятельность, обеспечивающая создание официальных документов по учету кадров и фиксации трудовых отношений, а также организацию работы с ними на предприятиях. Кадровое делопроизводство — кропотливая работа, требующая не только четкого знания трудового законодательства, но и внимательности при оформлении документов, понимания негативных последствий ненадлежащего оформления и хранения кадровой документации. В предлагаемой статье основой обсуждения станут именно делопроизводственные ошибки, а не намеренное нарушение прав работника путем неправильного оформления документации, хотя и этот вопрос в статье тоже затронем. Разделим виды ошибок в соответствии со стадиями развития трудовых отношений.
1. Ошибки при заключении трудового договора
Стороны, вступив в трудовые отношения, начали исполнение своих обязательств. При этом оформление данных отношений оставили «на потом» или же оформили неправильно. Результатом такой беспечности могут стать следующие ситуации:
— полное отсутствие трудового договора;
— наличие «липового» трудового договора или дополнительных соглашений к нему (созданных работодателем, но не подписанных и даже не предъявленных работнику для ознакомления);
— существование экземпляра трудового договора, не подписанного со стороны работодателя (в том числе с наличием печати без подписи).
Все указанные ситуации могут обернуться против сотрудника, т. е. нарушить его права.
На практике. Работник обратился в суд с иском к работодателю о взыскании заработной платы, указав, что полмесяца работал у ответчика в должности водителя-экспедитора, потом болел. После предъявления больничного листка обратился к работодателю с просьбой уволить его по собственному желанию, однако работодатель запись в трудовую книжку внести отказался, заработную плату не выдал и больничный не оплатил. По процессуальным причинам суд отказал работнику в вызове 9 свидетелей, и тот не смог использовать их показания в качестве доказательства допуска его к работе. На руках у работника оказался трудовой договор, подписанный только им; со стороны же работодателя в трудовом договоре отсутствовала подпись руководителя, хотя имелась печать предприятия. Иными доказательствами работник не располагал. Суд пришел к выводу, что работник не доказал возникновение между ним и ответчиком трудовых отношений — ни юридически оформленных, ни фактических. Отсутствие данных доказательств, по мнению суда, служит основанием для отказа в иске о взыскании заработной платы и компенсации морального вреда. Решением суда в удовлетворении исковых требований работнику было отказано (Решение Московского районного суда Санкт-Петербурга от 30.09.2010, Определение Санкт-Петербургского городского суда от 17.01.2011 N 33-329/2011).
Вывод: отсутствие надлежаще заключенного трудового договора, незнание гражданского процесса могут помешать обычному работнику доказать возникновение трудовых отношений (особенно на стадии до получения первой заработной платы).
2. Несоблюдение уведомительного порядка
В редких случаях законодатель требует от работодателя соблюдения определенного уведомительного порядка. Его несоблюдение, как правило, выражается в следующем бездействии работодателя:
— несообщение о приеме на работу бывшего госслужащего (несоблюдение требования ст. 64.1 ТК РФ, ст. 12 Федерального закона от 25.12.2008 N 273-ФЗ «О противодействии коррупции», далее — Федеральный закон «О противодействии коррупции»);
— несообщение о приеме/переводе/увольнении военнообязанного (несоблюдение требований Федерального закона от 28.03.1998 N 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе», Методических рекомендаций по ведению воинского учета в организациях, утв. Генштабом Вооруженных Сил РФ);
— несогласование кандидатуры на прием с ведомством или структурой при требованиях закона о согласовании (такого согласования требует, например, кандидатура руководителя структурного подразделения банка, которая согласовывается с Банком России, — гл. 3 Инструкции Банка России от 02.04.2010 N 135-И «О порядке принятия Банком России решения о государственной регистрации кредитных организаций и выдаче лицензий на осуществление банковских операций»).
Забывчивость при выполнении данных требований, как правило, впоследствии оборачивается привлечением работодателя к административной ответственности. При этом следует отметить, что санкции за подобные нарушения весьма высоки (за исключением нарушения в виде несоблюдения уведомительного порядка в области воинского учета, малая цена штрафа за которое даже не порождает и минимального количества дел об административном правонарушении).
Пример санкции по ст. 19.29 КоАП РФ. Постановлением мирового судьи юридическое лицо было признано виновным в совершении административного правонарушения, предусмотренного ст. 19.29 КоАП РФ, и ему назначено административное наказание в виде административного штрафа в размере 100 тыс. руб. Представленными нарушителем документами были подтверждены факт приема бывшего госслужащего на работу, факт замещения им на предыдущем месте работы должности госслужбы, факт осуществления им в должности госслужащего проверок соблюдения действующего законодательства нынешнего работодателя, а также факт отсутствия надлежащего уведомления (в порядке, установленном Постановлением Правительства РФ от 08.09.2010 N 700) ответчиком бывшего работодателя госслужащего о приеме последнего. Таким образом, суд установил факт административного нарушения, предусмотренного ст. 19.29 КоАП РФ, наличие вины юридического лица в его совершении и назначил ему наказание в минимальном пределе санкции, предусмотренной законом. Вышестоящая судебная инстанция постановление судьи оставила в силе (Постановление мирового судьи судебного участка N 3 г. Лабытнанги Ямало-Ненецкого автономного округа от 30.03.2012, Решение Лабытнангского городского суда Ямало-Ненецкого автономного округа от 06.06.2012) <1>.
———————————
На полях. Статья 19.29 КоАП РФ о привлечении работодателем либо заказчиком работ (услуг) к трудовой деятельности на условиях трудового договора либо к выполнению работ или оказанию услуг на условиях гражданско-правового договора государственного или муниципального служащего, замещающего должность, включенную в перечень, установленный нормативными правовыми актами, либо бывшего государственного или муниципального служащего, замещавшего такую должность, с нарушением требований, предусмотренных Федеральным законом «О противодействии коррупции», предусматривает наложение административного штрафа на граждан в размере от 2000 до 4000 руб., на должностных лиц — от 20 тыс. до 50 тыс. руб., на юридических лиц — от 100 тыс. до 500 тыс. руб.
3. Ошибки при ведении штатного расписания
В области ведения штатного расписания допускается много видов ошибочных действий (бездействия):
— отсутствие штатного расписания вовсе;
— неутверждение штатного расписания (существование некоего «черновичка»);
— наличие двух и более вариантов штатного расписания;
— подделка штатного расписания, в том числе в виде несоответствия окладов и надбавок реальности или должностям;
— прием на несуществующие должности, на не соответствующие штатному расписанию оклады;
— все виды изменений штатного расписания, направленные на мнимое сокращение штата.
В большинстве случаев на практике последствия ошибок при ведении штатного расписания ложатся на плечи сотрудников: в случае спора работодатель представляет в суд то штатное расписание, которое ему наиболее выгодно, пользуясь тем, что документ является локальным актом предприятия, документом ограниченного пользования. Суд, беря его за основу, может прийти к необоснованному выводу о надуманности требований работника. А они в большинстве случаев просто оказываются недоказанными.
От неправильного оформления штатного расписания может пострадать — хоть это случается и нечасто — и сам работодатель. Например, в ситуации неправильного начисления заработной платы из-за неверных сведений в штатном расписании. К сожалению для работодателя, суд придерживается мнения об отсутствии в данном случае счетной ошибки, которая в соответствии со ст. 137 ТК РФ давала бы работодателю право обратного взыскания (удержания) с работника излишне перечисленных сумм. Продемонстрируем это ярким примером.
Пример. В соответствии с судебным решением Александрово-Заводского районного суда Забайкальского края <2> работодатель не смог взыскать с сотрудницы сумму переплаты заработной платы, т. к. в штатном расписании была ошибочно указана завышенная сумма по сравнению с той, которая предполагалась изначально. Суд в данном случае исходил из следующего: основанием к взысканию излишне выплаченной заработной платы является только счетная ошибка, т. е. неверно произведенное математическое действие, повлекшее излишнюю оплату. В ходе же рассмотрения дела достоверно установлено, что заработная плата сотруднице начислялась в соответствии со штатным расписанием. А его ошибочность основанием для взыскания излишне выплаченного в силу закона не является.
———————————
Чуть реже работодатель сталкивается с предписаниями контролирующих органов, выявивших недостатки в ведении предприятием штатного расписания. Однако поскольку с 01.01.2013 форма штатного расписания N Т-3, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», перестала быть для предприятий обязательной к применению унифицированной формой первичной учетной документации, то и данные предписания скоро станут редкостью. Также известны случаи споров, в которых прокурор в судебном порядке требует привести штатное расписание в соответствие с законом, отраслевым соглашением.
На практике. Прокурор обратился в суд в интересах неопределенного круга лиц с иском к ООО об обвязывании приведения штатного расписания в соответствие с требованиями закона в части установления ставки рабочего 1-го разряда не ниже 1,15 величины прожиточного минимума трудоспособного населения в соответствующем субъекте РФ. В обоснование иска указал, что штатным расписанием ответчика, утвержденным с нарушением процедуры, заработная плата рабочего 1-го разряда предусмотрена в размере ниже установленной 1,15 величины прожиточного минимума трудоспособного населения в соответствующем субъекте РФ (которая по Красноярскому краю для трудоспособного населения за IV квартал 2011 г. установлена в размере 7523 руб.). Суд установил, что при заключении коллективного договора работодатель взял обязательства по соблюдению условий коллективного договора, ТК РФ, Федерального отраслевого соглашения на 2008 — 2010 годы, отраслевых, регионального, территориального соглашений и трудовых договоров. Согласно Постановлению Правительства РФ от 21.12.2011 N 1068 за III квартал 2011 г. величина прожиточного минимума в целом по РФ для трудоспособного населения составила 6792 руб. Отраслевым соглашением предусмотрено, что базовая (минимальная) тарифная ставка рабочих 1-го разряда в организациях дорожного хозяйства при работе в нормальных условиях труда, полной отработке месячной нормы рабочего времени и выполнении нормы труда устанавливается с 1 января 2011 г. в размере не ниже 1,15 величины прожиточного минимума трудоспособного населения в соответствующем субъекте РФ. Суд, рассмотрев дело, пришел к выводу о распространении действия отраслевого соглашения на ответчика и, соответственно, о возникновении у ООО обязанности по выполнению его требований. Суд, удовлетворяя требования прокурора, обязал ООО привести штатное расписание в соответствие с законом, отраслевым соглашением (Решение Ачинского городского суда Красноярского края от 01.06.2012, Определение Красноярского краевого суда от 06.08.2012 по делу N 33-6684/12) <1>.
———————————
4. Ошибки при увольнении
В области прекращения трудовых отношений встречаются самые разнообразные ошибки кадрового делопроизводства, но практически всегда они связаны с материальным нарушением прав работника. В число ошибок на данной стадии можно включить:
— увольнение без оснований, т. е. применение статьи для ситуаций, когда основание на самом деле отсутствует. Например, увольнение по п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ при отсутствии неоднократности неисполнения работником своих обязанностей;
— увольнение в период отпуска или болезни. Как правило, это формальная ошибка, когда работодатель не знал, что сотрудник болеет или находится в отпуске. Распространена ситуация увольнения за прогул в то время, когда человек отсутствует на работе по уважительной причине — по болезни;
— увольнение при наличии запрета на увольнение. Например, увольнение беременной женщины, или женщины, имеющей детей в возрасте до трех лет, или иных лиц, защищенных от увольнения по инициативе работодателя ст. 261 ТК РФ;
— несоблюдение процедуры увольнения. Данная ошибка может стать фатальной при несоблюдении процедуры увольнения по инициативе работодателя — по сокращению штата (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ), в связи с неудовлетворительным результатом испытания (ч. 1 ст. 71 ТК РФ). Чуть менее негативные последствия влечет увольнение по инициативе работника при несоблюдении сроков предупреждения, даты выдачи трудовой книжки и полного расчета при увольнении и пр.
Так, самая обыкновенная формальная ошибка при выдаче трудовой книжки в день увольнения (не успели сделать запись в отделе кадров, или подписать у уполномоченного лица, или поставить печать и попросили прийти завтра, например) может обернуться судебным спором с неблагоприятным для работодателя судебным решением: его обяжут не только выдать трудовую книжку, но и взыскать компенсацию за задержку выдачи данного документа — в соответствии с положениями ст. 234 ТК РФ.
На практике. Сначала суд обязал работодателя-ответчика выдать работнику-истцу трудовую книжку, а затем, после несвоевременного исполнения данной обязанности и заявления работником новых требований, — взыскать в пользу работника компенсацию за задержку выдачи трудовой книжки. Как установлено судебными постановлениями, обязанность работодателя о направлении истцу уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на направление ее по почте возникла у работодателя 02.04.2012 — в день увольнения сотрудника, однако работодатель данную обязанность не исполнил, в связи с чем суд на основании ст. 234 ТК РФ взыскал с ответчика компенсацию за невыдачу трудовой книжки за период с 02.04.2012 по 29.06.2012 (с даты увольнения по дату вступления в силу решения суда), обязал выдать трудовую книжку. Судом установлено, что трудовая книжка была передана работнику представителем ответчика лишь 11.10.2012 в судебном заседании вышестоящей судебной инстанции. Данное обстоятельство подтверждается протоколом судебного заседания, распиской работника о получении им трудовой книжки. Таким образом, ответчик стал обязанным возместить истцу не полученный им заработок за весь период задержки выдачи трудовой книжки — с 30 июня по 11 октября 2012 г. С учетом изложенного суд исковые требования работника удовлетворил, взыскав с работодателя компенсацию за невыдачу трудовой книжки (Решение Питкярантского городского суда Республики Карелия от 19.11.2012) <1>.
———————————
5. Ошибочные действия с гарантиями и компенсациями
Нельзя не отметить также и допускаемые работодателями ошибки, связанные с предоставлением работникам гарантий и компенсаций, предусмотренных законом. К ним можно причислить:
— неоформление гарантий и компенсаций при наличии права на них;
— фактическое непредоставление гарантий и компенсаций.
Оба этих действия нельзя в прямом смысле признать ошибками. В большинстве случаев они носят преднамеренный, умышленный характер и направлены на непредоставление гарантий и компенсаций. Например, неоформление и, соответственно, неприменение при начислении заработной платы «северных» надбавок или непринятие бухгалтерией предприятия заявления о предоставлении стандартного налогового вычета, в том числе в повышенном размере, ликвидаторам аварии на ЧАЭС и пр.
Вот, например, какие выводы о намеренном непредоставлении работнику гарантий, установленных ТК РФ, сделал суд при рассмотрении дела, выяснив факт отсутствия многих документов, требуемых для оформления при вступлении работника и работодателя в трудовые отношения.
На практике. Сотрудница, работавшая продавцом корпусной мебели, после увольнения обратилась к работодателю с иском о взыскании задолженности по заработной плате, денежной компенсации за несвоевременную выдачу трудовой книжки, компенсации морального вреда, взыскании судебных расходов. В ходе судебного разбирательства установлено, что истица реально выполняла обязанности продавца-консультанта по продаже мебели, при осуществлении трудовой деятельности подчинялась правилам внутреннего трудового распорядка, действующим в организации, получала до апреля 2012 г. заработную плату. Поэтому при возникших трудовых отношениях отказ ответчика оформить трудовой договор в письменной форме суд расценивает как злостное нарушение последним трудовых прав истицы. Это обусловлено в первую очередь стремлением работодателя избежать необходимости предоставлять работнику гарантии, предусмотренные трудовым законодательством, и свести отношения сторон к гражданско-правовому регулированию. Однако суд счел, что доказательств, доподлинно свидетельствующих о работе истицы у ответчика по гражданско-правовому договору, не имеется. На основании установленных обстоятельств дела суд исковые требования работницы удовлетворил согласно произведенным судом расчетам, а также обязал ответчика выдать истице трудовую книжку с записью о работе (Решение Свердловского районного суда г. Красноярска от 23.10.2012 по делу N 2-2906/2012) <1>.
———————————
6. Выводы
1. Многие формальные, нечаянные, непреднамеренные ошибки в кадровом делопроизводстве не только ведут к нарушению прав работника, судебным разбирательствам и восстановлению сотрудника на рабочем месте по решению суда, но и заканчиваются для работодателя административной ответственностью за те или иные деяния, которые закон квалифицирует как административные правонарушения.
2. Выявляются ошибки не только собственными силами организаций (системой последующего контроля, проверками внутреннего контроля) или со сторонней помощью по инициативе работодателя (аудиторами), но и контролирующими органами при плановых и внеплановых проверках и при рассмотрении споров в суде.
3. Данные ошибки влекут за собой судебные споры и ответственность для работодателя, а также предписания контролирующих органов (и даже судебные решения) об устранении нарушения и приведении неправильно оформленных документов в соответствие с законом.
Таким образом, «нестрашные» на первый взгляд ошибки кадрового делопроизводства могут обернуться вполне осязаемыми негативными последствиями, например довольно внушительными суммами штрафов. Именно поэтому для работы в области кадрового делопроизводства требуются грамотные специалисты, а документы следует оформлять правильно и надлежащим образом хранить.
Источник: hr-portal.ru
