Кадровое делопроизводство: журналы учета
Для учета кадров, их движения, а также для учета кадровой документации используются специальные журналы (книги) учета. Они ведутся работниками отдела кадров. Организации могут использовать формы как утвержденные министерствами и ведомствами Российской Федерации, так и разработанные непосредственно специалистами отдела кадров. В настоящее время законодательно утвержденных унифицированных форм журналов учета приема, перевода, увольнения работников нет, поэтому организации вправе разработать их самостоятельно в произвольной форме. Об этом подробнее читайте в представленном материале.
Журналы учета приема, перевода, увольнения работников
Прежде чем приняться за изготовление обложки, нужно решить, как будут расположены страницы журнала — вертикально или горизонтально. Вертикальное расположение подходит для журналов с небольшим количеством граф. А горизонтальное применяется, если на странице журнала требуется отразить много разных сведений. Например, журнал регистрации переводов лучше сделать в виде альбома — ведь в нем на одной странице нужно зафиксировать прежнее и новое места работы сотрудника, старое и новое наименование его должности. Все это может не поместиться на вертикально расположенной странице.
Обложки журналов изготавливаются на плотной бумаге преимущественно формата А4 по следующей форме (см. ниже).
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ ─────────────────────────────────────────────── │
│ (наименование организации) │
│ │
│ ОТДЕЛ КАДРОВ │
│ │
│ ЖУРНАЛ │
│ │
│ УЧЕТА_____________________________________ │
│ │
│ │
│ │
│ │
│ Начат «__» _________ 20__ г. │
│ │
│ Окончен «__» _________ 20__ г. │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
С момента заведения журнала учета на лицевой стороне в соответствующей графе делается запись о дате его заведения и первом порядковом номере данного журнала. Графы на последующих страницах разрабатываются с таким расчетом, чтобы была возможность отразить в них требуемые сведения. В зависимости от того, сколько граф на последующих страницах журнала, применяется книжная или альбомная ориентация обложки и листов.
Данные о работнике, ответственном за ведение журнала, могут приводиться на обложке журнала (лицевой или оборотной стороне) либо на каждой странице журнала. Они также могут оформляться на последней странице.
Форма подачи таких сведений следующая:
Лицо, ответственное за ведение журнала
______________________________________ ________________________
должность фамилия, имя, отчество
Страницы журнала должны быть защищены от изъятия и вложений. Для этого используются следующие способы:
1. Журнал нумеруется, шнуруется, скрепляется печатью (сургучной, мастичной) и заверяется начальником отдела кадров или заместителем руководителя организации по управлению персоналом либо самим руководителем организации.
2. Листы журнала нумеруются по порядку и шнуруются. На узел шнуровки листов на последней странице делается наклейка с оттиском печати отдела кадров или организации. При этом на последней странице делается заверительная надпись по следующему образцу:
В настоящем журнале пронумеровано, прошнуровано
и скреплено печатью ____________________________ листов
Начальник отдела кадров ____________________________
________________________ _______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
«__» _____________ 20__ г.
Все записи в журнале учета делаются чернилами (пастой) синего, фиолетового или черного цвета.
Фамилию, имя, отчество в журналах следует указывать полностью, а наименование должности, специальности, профессии — в соответствии со штатным расписанием.
Подчистки, исправления или удаление сделанных ранее записей при помощи корректирующих средств не допускаются.
Если все же необходимо сделать исправления, то ошибочно сделанные или неправильные записи зачеркиваются одной чертой так, чтобы ранее написанный текст четко читался. Новая запись делается в той же графе. Это допустимо в том случае, если в журнале есть графа «Примечание». Тогда в нее вносится следующая запись:
Исправлено в графе 6
___________________________ __________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
00.00.0000
Если графа «Примечание» в журнале учета отсутствует, то ошибочно внесенные сведения не зачеркиваются, а под ними делается такая же отметка, как в трудовой книжке («запись N ______ в графе N _______ недействительна»), и указываются новые сведения.
Журналы учета являются документами внутреннего пользования и не могут передаваться работникам иных, кроме отдела кадров, подразделений без соответствующего распоряжения начальника отдела кадров.
Ознакомление руководителей подразделений или иных должностных лиц организации с журналом учета должно производиться в присутствии лица, ответственного за его ведение.
Журналы с определенной регулярностью, устанавливаемой в отделе кадров, представляются начальнику отдела для проверки своевременности и правильности принятых решений, для подготовки отчетов, докладов, анализа кадровой работы.
В процессе ведения журнал хранится у лица, ответственного за его ведение. По окончании журнала учета на лицевой стороне обложки делается запись о дате окончания журнала.
Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием срока хранения, утвержденным Приказом Росархива от 6 октября 2000 г., установлены следующие сроки хранения:
| Наименование | Срок хранения |
| Книги, журналы приема, перемещения (перевода), увольнения работников | 75 лет |
Пример.
Журнал учета приема работников:
| N п/п | Ф. И.О. | Табельный номер | Дата поступления на работу | Структурное подразделение | Должность (профессия) | Трудовой договор, приказ о приеме (дата, номер) |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| 12 | Тищенко Ольга Николаевна | 34 | 13.09.2010 | Отдел сбыта | Менеджер | Трудовой договор от 13.09.2010 N 75-ТД, Приказ от 13.09.2010 N 56-ок |
| 13 | Корнев Владимир Алексеевич | 35 | 20.09.2010 | Секретариат | Делопроизводитель | Трудовой договор от 20.09.2010 N 76-ТД, Приказ от 12.09.2010 N 57-ок |
Журнал учета перевода работников:
| N п/п | Ф. И.О. | До перевода | Дата перевода | После перевода | ||||
| табельный номер | должность (профессия) | табельный номер | должность (профессия) | структурное подразделение | ||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
| 41 | Лещев Евгений Сергеевич | 65 | Кладовщик | Склад N 1 | 26.10.2010 | 65 | Кладовщик | Склад N 2 |
| 42 | Иващенко Сергей Иванович | 124 | Водитель | Административно- хозяйственный отдел | 28.10.2010 | 124 | Вахтер | Технический отдел |
Журнал учета увольнения работников:
| N п/п | Ф. И.О. | Табельный номер | Дата увольнения | Структурное подразделение | Должность (профессия) | Трудовой договор, приказ о приеме (дата, номер) |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| 24 | Кузьмичев Анатолий Сергеевич | 26 | 21.10.2010 | Отдел сбыта | Менеджер | Трудовой договор от 11.04.2008 N 64-ТД, Приказ от 12.08.2010 N 58-ок |
| 25 | Авдеева Ирина Николаевна | 53 | 03.11.2010 | Рекламный отдел | Менеджер | Трудовой договор от 22.11.2008 N 32-ТД, Приказ от 03.08.2010 N 59-ок |
Журнал учета приказов о предоставлении отпусков
и командировании работников
Для оформления и учета отпусков, предоставляемых в соответствии с законодательством коллективным договором, локальными нормативными актами организации и трудовыми договорами, применяются приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-6) и приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма N Т-6а), утвержденные Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление N 1).
При оформлении форм приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска работнику в них указываются:
— наименование организации-работодателя;
— код по ОКПО;
— регистрационный номер документа;
— дата составления документа;
— фамилия, имя, отчество работника(ов), его (их) табельный номер;
— наименование структурного подразделения;
— должность (специальность, профессия);
— продолжительность и дата начала и окончания ежегодного основного оплачиваемого отпуска (в календарных днях);
— в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации (далее — ТК РФ), иными федеральными законами, локальными нормативными актами, продолжительность и дата начала и окончания ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, учебного отпуска, отпуска без сохранения заработной платы и других;
— общая продолжительность отпуска (в календарных днях).
Указанные приказы (распоряжения) издаются на основании графика отпусков. В случае предоставления работнику отпуска, который не соответствует графику отпусков, работник должен написать заявление с просьбой о предоставлении отпуска.
Приказы о предоставлении отпуска составляются работником кадровой службы или уполномоченным на это лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным лицом и объявляются работнику под расписку. О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала (абз. 3 ст. 123 ТК РФ).
Приказ является основанием для расчета заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме N Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику». На основании приказа также делаются отметки в личной карточке и лицевом счете.
Печать на приказе (распоряжении) не ставится.
Работодатель по требованию работника согласно ст. 62 ТК РФ обязан предоставить ему заверенную копию этого приказа (распоряжения).
Заранее производится оплата отпуска, при этом не позднее чем за три дня до его начала.
Организации могут использовать формы журналов как утвержденные министерствами и ведомствами Российской Федерации, так и разработанные непосредственно специалистами отдела кадров.
В настоящее время законодательно утвержденных унифицированных форм журналов учета приказов о предоставлении отпусков и командировании работников нет, поэтому организации вправе разработать их самостоятельно в произвольной форме.
Приведем примерную форму журнала учета приказов о предоставлении отпусков работникам.
Пример.
Журнал учета приказов о предоставлении отпусков работникам:
| N п/п | Номер и дата приказа | Ф. И.О. работника | Период, за который предоставлен отпуск | Дата начала и окончания отпуска |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Для оформления и учета направления одного или нескольких работников в командировку применяется приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма N Т-9) и приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма N Т-9а), утвержденные Постановлением N 1.
Так же, как и предыдущие, эти формы заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем или уполномоченным им на это лицом. Основанием для заполнения является служебное задание (форма N Т-10а).
В приказе должны быть указаны:
— фамилия и инициалы командируемого работника;
— структурное подразделение;
— должность (специальность или профессия) командируемого лица;
— место, время командировки и ее цель.
При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.
Приведем примерную форму журнала учета приказов о командировании работников.
Пример.
Журнал учета приказов о командировании работников:
| Дата и N служебного задания | Приказ | Командировочное удостоверение | Фамилия, имя, отчество командируемого работника | Структурное подразделение | Должность | Место командировки | Организация | Цель командировки | Срок командировки (дней, не считая времени нахождения в пути) | |||
| N | Дата | N | Дата | N | Дата | |||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 |
Журнал учета приказов по личному составу
(других кадровых приказов)
Вначале напомним, что издание распорядительных документов по личному составу обязательно:
— при приеме на работу, изменении условий трудового договора, прекращении трудового договора;
— при поощрении и привлечении к дисциплинарной ответственности;
— при введении единых и типовых норм выработки (обслуживания), тарифно-квалификационных справочников, единых тарифных сеток, утверждении систем оплаты труда работников;
— в случаях премирования работников и выплаты единовременных денежных вознаграждений;
— при приобретении и повышении квалификации, присвоении разрядов, классности;
— при предоставлении отпуска;
— при перемене фамилии и в других случаях.
Большинство приказов по личному составу имеют унифицированные формы, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Это следующие формы:
— приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма N Т-1, индивидуальная);
— приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма N Т-1а, сводная);
— приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма N Т-5);
— приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма N Т-5а, сводная);
— приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-6);
— приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма N Т-6а, сводная);
— приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником (форма N Т-8);
— приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работниками (форма N Т-8а, сводная);
— приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма N Т-9);
— приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма N Т-9а, сводная);
— приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма N Т-11);
— приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма N Т-11а, сводная).
Особенность оформления данных приказов (распоряжений) обусловлена тем, что они являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет, и источником для налоговой отчетности. При их оформлении необходимо учитывать требования Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации», а также Федерального закона от 21 ноября 1996 г. 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Согласно ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
а) наименование документа;
б) дату составления документа;
в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц.
Формы первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также порядок их разработки и оформления могут быть разработаны организацией самостоятельно, но с учетом вышеуказанных требований об обязательных реквизитах, и закреплены в положении об учетной политике организации.
Рассмотрим порядок заполнения унифицированных форм приказов (распоряжений) по личному составу.
Все приказы по личному составу оформляются на бланках формата А4 и имеют следующий состав реквизитов:
— наименование организации — автора документа;
— наименование вида документа — «Приказ»;
— дата и номер приказа;
— место издания;
— заголовок к тексту;
— текст (распорядительная часть и основание издания);
— подпись;
— визы согласования;
— отметка об ознакомлении с приказом работника;
— отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (формы N Т-1, N Т-1а) применяется для оформления и учета принимаемых на работу работников и издается на основании трудового договора. Приказ о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).
Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора (ст. 68 ТК РФ).
В приказе указываются: фамилия, имя, отчество принимаемого на работу, наименование структурного подразделения, профессия (должность), размер тарифной ставки, оклада, надбавок, испытательный срок, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (в порядке перевода от другого работодателя, по совместительству, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и другое). На основании приказа заполняются: трудовая книжка, личная карточка (N Т-2), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (формы N Т-54 или N Т-54а).
Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (формы N Т-5, N Т-5а) применяется для оформления и учета перевода работника на другую работу у того же работодателя или в другую местность вместе с работодателем.
Содержит фамилию, имя, отчество работника, вид перевода, наименование структурного подразделения и наименование профессии (должности) — на прежнем месте работы; причину перевода (в полном соответствии с требованиями ТК РФ), наименование структурного подразделения, наименование профессии (должности), оклад (тарифную ставку), надбавку — на новом месте работы; изменение оплаты труда (если оно возникает).
Приказ (распоряжение) визирует начальник структурного подразделения прежнего и нового места работы и подписывает работодатель или уполномоченное им на это лицо. Приказ (распоряжение) объявляется работнику под роспись. На основании приказа заполняются: трудовая книжка, личная карточка (N Т-2), лицевой счет работника (N Т-54).
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (формы N Т-6, N Т-6а) применяется для оформления ежегодного и других видов отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с ТК РФ, действующими законодательными актами и положениями, коллективными договорами и графиками отпусков. В организациях заполняется, как правило, в двух экземплярах: один остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается работодателем или уполномоченным им на это лицом, объявляется работнику под роспись.
Содержит фамилию, имя, отчество работника; наименование профессии (должности); наименование структурного подразделения; вид отпуска (ежегодный оплачиваемый, учебный, без сохранения заработной платы и другие); период работы, за который предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск; продолжительность отпуска, дату его начала и окончания.
Приказ является основанием для расчета заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме N Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику». На основании приказа также делаются отметки в личной карточке (N Т-2) и лицевом счете (N Т-54).
Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (формы N Т-8, N Т-8а) применяется для оформления и учета увольнения работника. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежащим образом заверенную копию указанного приказа (распоряжения).
В организациях заполняется, как правило, в двух экземплярах: один экземпляр остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается работодателем или уполномоченным им на это лицом, объявляется работнику под роспись. В случае когда приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора невозможно довести до сведения работника или работник отказывается ознакомиться с ним под роспись, на приказе (распоряжении) производится соответствующая запись.
Содержит фамилию, имя, отчество работника, наименование структурного подразделения, наименование профессии (должности), основание увольнения.
На основании приказа делается запись в личной карточке (N Т-2), лицевом счете (N Т-54), трудовой книжке работника, а также производится расчет с работником по форме N Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)».
Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (формы N Т-9, N Т-9а) применяется для оформления и учета направления работника в командировку. Заполняется на основании служебного задания, подписывается работодателем или уполномоченным им на это лицом.
Содержит фамилию, имя, отчество работника, направляемого в командировку; наименование должности (специальности, профессии); наименование структурного подразделения; место назначения (страна, город, организация); срок командировки, даты ее начала и окончания и ее цель. При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.
Приказ (распоряжение) о поощрении работника (формы N Т-11, N Т-11а) применяется для оформления и учета поощрений за успехи в работе. Составляется на основании представления руководителя структурного подразделения, в котором работает работник, или работодателя. Подписывается работодателем или уполномоченным им на это лицом.
В приказе указываются мотив поощрения, вид поощрения, форма поощрения, а в случае награждения ценным подарком (премией) — также и его стоимость. Работодатель обязан ознакомить работника с данным приказом под роспись. Если поощрение работника не предусматривает денежного вознаграждения, то допускается исключение из формы реквизита «в сумме ______ рублей ______ копеек».
На основании приказа о поощрении работника делаются записи в личную карточку (N Т-2) и трудовую книжку работника.
Приказы по личному составу, не имеющие унифицированной формы, например об изменении биографических данных работника, о наложении дисциплинарного взыскания (замечание, выговор), могут составляться в произвольной форме с учетом обязательных реквизитов для данных документов.
Для оформления приказов по личному составу необходимо письменное обоснование, в качестве которого могут выступать: личное заявление работника, трудовой договор, докладная записка руководителя подразделения (например, о переводе работника или о направлении его в командировку), акт (например, фиксирующий нарушение трудовой дисциплины), служебное письмо от другого работодателя с запросом на перевод работника, свидетельство о заключении брака, отражающее изменение фамилии работника, и другие.
В организациях, как правило, приказы по личному составу составляются совместно отделом кадров и заинтересованными структурными подразделениями.
В целом порядок разработки и оформления приказов (распоряжений) по личному составу закрепляется в положении (инструкции) о делопроизводстве или ином локальном нормативном акте.
По структуре различают следующие виды приказов по личному составу:
— простые — содержат один распорядительный раздел, действие (принять, уволить, перевести и так далее);
— сложные — содержат в приказе несколько распорядительных разделов.
В зависимости от адресата различают:
— индивидуальные — содержат информацию только об одном работнике;
— сводные — содержат информацию о нескольких работниках.
В сводном приказе по личному составу каждый пункт должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия. Визы ознакомления работников в сводном приказе по личному составу могут располагаться либо непосредственно после текста каждого пункта приказа, либо после подписи работодателя или уполномоченного им на это лица.
Составляя сложные и сводные приказы, следует учитывать, что в один документ нецелесообразно включать информацию с разными сроками хранения. Рекомендуется выделять приказы о предоставлении отпусков и командировании работников, которые имеют сроки хранения 3 и 5 лет, в отличие от других кадровых приказов, хранящихся 75 лет. Приказы о поощрениях и дисциплинарных взысканиях, как правило, оформляют в индивидуальном порядке.
Формулировка приказа должна соответствовать действующему трудовому законодательству. Так, при увольнении причина увольнения обязательно указывается в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи ТК РФ или иного федерального закона. При поощрениях и дисциплинарных взысканиях в приказе обязательно указываются причина и вид поощрения или взыскания согласно ст. ст. 191, 192 ТК РФ.
Фамилию, имя, отчество в приказе по личному составу следует указывать полностью, а наименование должности, специальности, профессии — в соответствии со штатным расписанием.
Приказ по личному составу приобретает юридическую силу с момента его подписания.
Приказы по личному составу согласно требованию ТК РФ обязательно доводятся до сведения работника под роспись.
Кроме того, по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии приказов: о приеме на работу, о переводах на другую работу, об увольнении с работы и других документов, связанных с работой. Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно (ст. 62 ТК РФ).
Все приказы по личному составу обязательно регистрируются, причем отдельно от приказов по основной деятельности. Для этого используют одну из регистрационных форм: книгу (журнал) регистрации или регистрационные карточки. В регистрационной форме указываются: дата и номер приказа, содержание приказа, лицо, подписавшее приказ и номер дела, в которое приказ подшивается для оперативного хранения.
Учитывая различные сроки хранения приказов по личному составу, рекомендуется нумеровать их в соответствии со следующими правилами:
— обязательное отличие регистрационных индексов приказов по личному составу от индексов приказов по основной деятельности;
— применение буквенно-цифровой индексации приказов по личному составу (например, 1-к, или 1к, или 1л/с и тому подобное);
— при большом количестве работников, когда образуется много кадровых приказов, их можно делить по разновидностям (например, N 1у — об увольнении, N 1/км — о командировании, N 1/о — об отпуске, N 1/п — о поощрении);
— для приказов с разными сроками хранения должны использоваться различные буквенные обозначения.
Нумеровать все приказы по личному составу одинаково и подшивать в одно дело не рекомендуется. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 г., сроками их хранения — 5 и 75 лет.
Все изданные приказы по личному составу организации следует фиксировать в журнале учета приказов по личному составу.
Журнал учета приказов по личному составу должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписью руководителя и печатью организации.
Работник кадровой службы, ведущий журнал учета приказов по личному составу, должен заполнять графы в соответствии с текстами приказов по личному составу.
В настоящее время законодательно утвержденной унифицированной формы журнала учета приказов по личному составу нет, поэтому организации вправе разработать ее самостоятельно в произвольной форме.
Пример. Гражданином Королевым Д. П. на имя директора ОАО «Мираж» было написано заявление от 14 июля 2010 г. с просьбой о принятии его на работу с 17 июля 2010 г. на должность водителя с окладом согласно штатному расписанию. Между Королевым Д. П. и ОАО «Мираж» был заключен бессрочный трудовой договор от 15 июля 2010 г. N 65, на основании которого был издан приказ от 16 июля 2010 г. N 244к о приеме на работу Королева Д. П. с 17 июля 2010 г.
Предположим, что 20 июля 2010 г. водителя Иванова С. С. перевели на должность сторожа по состоянию здоровья. На основании этого был издан приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу от 20 июля 2010 г. N 245к.
Журнал учета приказов по личному составу следует заполнить следующим образом:
| Номер приказа | Дата издания приказа | Фамилия, имя, отчество | Структурное подразделение | Должность (профессия) | Табельный номер | Трудовой договор | Краткое содержание приказа | |
| дата | номер | |||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
| 244к | 16.07.2010 | Королев Дмитрий Петрович | Транспортный отдел | Водитель | 42 | 15.07.2010 | 65 | Принять на работу Королева Д. П. на должность водителя 1 класса с окладом согласно штатному расписанию |
| 245к | 20.07.2010 | Иванов Сергей Сергеевич | Транспортный отдел | Сторож | 49 | 01.02.2010 | 15 | Перевести на должность сторожа по состоянию здоровья |
Источник: hr-portal.ru
