Кадровый аудит: зачем, для чего и как?
Зачастую работа с кадровыми документами в компаниях находится в крайне запущенном состоянии. Руководство вспоминает, что надо привести документы в порядок, лишь тогда, когда обнаруживается перспектива контрольно-надзорных мероприятий; для этого «быстренько» организуют внутренний аудит и исправляют все обнаруженные ошибки. Однако аудит проводится не только в подобных случаях. Часто данное мероприятие является инициативой новых руководителей кадровой службы, которые обнаруживают ошибки и планируют их исправить. О том, как проводится кадровый аудит и что при этом проверяется, вы узнаете из данной статьи.
Как известно, любой аудит — это проверка и оценка деятельности организации специалистом-профессионалом или независимой организацией на предмет выявления существующих рисков возникновения конфликтных ситуаций, например трудового спора или претензий ГИТ.
Кадровая документация в компании играет далеко не последнюю роль: она требуется бухгалтерии для расчета заработной платы, отпускных, работнику — для представления в органы ПФР или иные организации, например, для использования каких-либо льгот. Поэтому такие документы нужно вести в строгом соответствии с требованиями законодательства.
Кто проверяет кадровую документацию?
Вариантов немало. В больших компаниях для проведения аудита возможно создание специальных подразделений — отделов внутреннего аудита. Если компания не настолько велика, можно пригласить аудиторов по гражданско-правовому договору — проверяющие кадровую документацию специалисты представляют отчет о выявленных нарушениях, дают рекомендации по их устранению и предотвращению. Однако в большинстве компаний малого бизнеса кадровый аудит можно провести своими силами. В этом случае его проведение рекомендуется поручать сотруднику, хорошо знающему трудовое законодательство и обладающему навыком оформления кадровой документации. Таким специалистом может стать начальник отдела кадров или юрист. Кроме того, при смене лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, в комиссию можно включить и прежнего работника, и нового и таким образом осуществить передачу дел.
Чаще всего аудит кадрового делопроизводства проводят:
— при смене руководителя отдела кадров или кадрового работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства;
— при увольнении обиженного работника (не согласен с формулировкой увольнения, лишен премии и т. д.) и его обращении в трудовую инспекцию;
— при смене руководителя организации;
— при изменении законодательства, регламентирующего порядок ведения кадровой документации.
Служба кадрового аудита
Если вы решили провести кадровый аудит своими силами и у вас есть возможность создать отдел внутреннего аудита, лучше сделать это. Для этого необходимо разработать ряд локальных нормативных актов:
— положение об отделе внутреннего аудита (в нем закрепляются основные принципы работы отдела — цели и задачи, права и обязанности, процессы внутреннего взаимодействия отдела с другими структурными подразделениями, организация работы отдела);
— должностные инструкции сотрудников отдела (устанавливаются наименование должности, подчиненность, порядок назначения и замещения в случае временного отсутствия, квалификационные требования, функционал, права и должностные обязанности);
— инструкцию о порядке проведения внутреннего аудита (подробно излагается технология проведения аудита и приводятся образцы рабочих и отчетных документов).
Следует помнить, что сотрудники, чьей задачей станет внутренний аудит, должны быть беспристрастны, — если в организации несколько структурных подразделений, стоит создать специальный отдел, который будет проверять все прочие.
Порядок проведения кадрового аудита
Если отдела внутреннего аудита в компании нет, для проверки правильности ведения документации в отделе кадров можно создать комиссию, которая оценит:
— полноту состава кадровой документации;
— систему регистрации и хранения документации;
— локальные нормативные акты;
— трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним, гражданско-правовые договоры;
— порядок ведения трудовых книжек и документации по охране труда;
— иные аспекты работы, актуальные для компании.
Технология проведения внутреннего кадрового аудита такова:
V Определяем цели и задачи проведения кадрового аудита.
─────────────────────────────────────────────────────────────────────
V Создаем комиссию.
─────────────────────────────────────────────────────────────────────
V Определяем перечень документов, подлежащих проверке.
─────────────────────────────────────────────────────────────────────
V Сверяем и проверяем документы.
─────────────────────────────────────────────────────────────────────
V Оформляем отчет.
К сведению. В состав комиссии по проведению аудита рекомендуется включать юриста, бухгалтера и сотрудника отдела кадров (или иного специалиста, разбирающегося в кадровом делопроизводстве).
Первый этап — издание приказа о проведении проверки. Он доводится до сведения руководителя отдела кадров, чтобы тот смог подготовить и представить необходимые документы по теме проверки. Приказ может выглядеть следующим образом.
Общество с ограниченной ответственностью «Санита»
14 февраля 2012 г. г. Норильск
Приказ N 31
о проведении кадрового аудита
Для улучшения работы отдела кадров и минимизации рисков, связанных с неправильным ведением кадровой документации,
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Провести внутренний кадровый аудит по теме «Оформление приема на работу» с 27 февраля по 5 марта 2012 г.
2. Назначить председателем комиссии по проведению аудита заместителя директора Закрашного Р. Д.
3. Включить в состав комиссии:
— юрисконсульта Брунина В. Л.;
— инспектора отдела кадров Морозову О. Ю.;
— бухгалтера по заработной плате Комарову Ю. С.
4. Представить отчет о проведенной проверке до 14.03.2012.
5. Контроль исполнения настоящего приказа возложить на заместителя директора Закрашного Р. Д.
Директор Васин /П. В. Васин/
С приказом ознакомлены:
Закрашный Р. Д. 15.02.2012, Закрашный
Брунин В. Л. 15.02.2012, Брунин
Морозова О. Ю. 15.02.2012, Морозова
Комарова Ю. С. 15.02.2012, Комарова
Если тематика проверки определена приказом, необходимо подготовить документы в соответствии с ней. А если аудит кадровой документации проводится, например, для передачи дел, требуется определить перечень документов, подлежащих проверке. Отметим, что законодатель не установил единый перечень документов, которые должна вести кадровая служба, однако есть обязательные для любой организации. Перечислим их.
1. Трудовые договоры (ст. 56 ТК РФ). Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение экземпляра работником должно подтверждаться его подписью на экземпляре, хранящемся у работодателя (ст. 67 ТК РФ).
2. График отпусков (ст. 123 ТК РФ). Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работников. Форма графика (Т-7) унифицирована Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
3. Штатное расписание. Обязательность данного документа законодательно не установлена, но его практически всегда спрашивают контролеры ГИТ, потому что он содержит перечень структурных подразделений, должностей, специальностей, профессий, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Форма штатного расписания также унифицирована Постановлением N 1 — Т-3.
4. Трудовые книжки (ст. 66 ТК РФ). Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Форма, порядок ведения и хранения книжек утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (далее — Правила ведения и хранения трудовых книжек). Работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовую на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.
В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, увольнении, основаниях прекращения трудового договора и награждениях за успехи в работе.
5. Табель учета рабочего времени (формы Т-13, Т-12). В соответствии со ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником, для чего и применяется табель.
6. Личные карточки (формы Т-2, Т-2ГС(МС)). Данные формы также утверждены Постановлением N 1. Обязательность их ведения следует из п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек: с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.
7. Приказы по личному составу:
— о приеме на работу (формы Т-1, Т-1а);
— о переводе на другую работу (формы Т-5, Т-5а);
— о предоставлении отпуска (формы Т-6, Т-6а);
— о направлении в командировку (формы Т-9, Т-9а);
— о поощрении (формы Т-11, Т-11а);
— о прекращении (расторжении) трудового договора (формы Т-8, Т-8а).
Данные унифицированные формы должны применять все организации, осуществляющие деятельность на территории РФ, независимо от формы собственности (п. 2 Постановления N 1).
8. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Обязательность ведения данных книг установлена в п. п. 40, 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек. Формы книг утверждены Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (далее — Постановление N 69).
9. Личные дела работников. Для коммерческих организаций обязательность их ведения не установлена, но большинство организаций их оформляют, так как это удобный способ систематизации информации о работнике. А вот в некоторых ведомствах личные дела сотрудников вести необходимо. Например, в силу ст. 24 Федерального закона от 21.07.1997 N 114-ФЗ «О службе в таможенных органах Российской Федерации» в личном деле сотрудника таможенного органа отражается прохождение службы.
10. Локальные нормативные акты. В силу ст. 8 ТК РФ работодатели, за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями. Положения таких актов не должны ухудшать положение работника по сравнению с тем, что установлено трудовым законодательством.
К локальным нормативным актам можно отнести, в частности:
— правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ), регламентирующие порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя;
— инструкцию по охране труда (разрабатывается на основе Методических рекомендаций <1> и типовых инструкций по охране труда и включает требования охраны труда перед началом работы, во время нее и по окончании, а также порядок действия в аварийных ситуациях);
— положение об оплате труда и премировании, если соответствующего раздела нет в правилах внутреннего трудового распорядка (на основании ст. 135 ТК РФ системы оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, должностных окладов, доплат и надбавок компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, системы доплат и надбавок стимулирующего характера и системы премирования, устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с трудовым законодательством);
— положение о хранении и защите персональных данных работников (порядок их хранения и использования устанавливается работодателем на основании ст. 87 ТК РФ).
———————————
<1> Утверждены первым заместителем Министра труда и социального развития РФ 13.05.2004.
Кроме вышеперечисленных документов, в компании могут оформляться:
— коллективный договор (если между работодателем и работниками достигнуто соглашение об этом);
— должностные инструкции (если должностные обязанности не включены в трудовые договоры);
— перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем;
— график сменности;
— договор о коллективной материальной ответственности;
— договоры о полной индивидуальной материальной ответственности;
— положение об охране коммерческой тайны;
— положение об адаптации работников;
— положение о порядке прохождения испытательного срока;
— положение о проведении аттестации работников.
Для систематизации информации по кадровому учету в компаниях создаются и ведутся:
— журнал учета трудовых договоров. Он полезен, если на работу принимается большое количество сотрудников, а также при заключении срочных трудовых договоров, чтобы можно было отследить даты их окончания. Это необходимо в связи с требованием, установленным ст. 79 ТК РФ, согласно которой о прекращении срочного трудового договора в связи с истечением срока его действия работник должен быть предупрежден не менее чем за три календарных дня до увольнения. В противном случае условие о срочном характере трудового договора утрачивает силу и он считается заключенным на неопределенный срок (ст. 58 ТК РФ);
— журнал учета приказов по личному составу. Необходим для точного учета порядковых номеров кадровых приказов. Если компания небольшая, можно вести один журнал на все приказы — о приеме, переводе, увольнении и т. д. Если же работников достаточно много, лучше разделить приказы и для каждого их вида вести отдельный журнал;
— журнал ознакомления с локальными нормативными актами. Он необходим для соблюдения требований о подтверждении ознакомления сотрудников с локальными актами (ст. 68 ТК РФ): при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.
Это далеко не полный перечень журналов учета, используемых кадровой службой, — могут вестись журналы учета личных дел, выдачи командировочных удостоверений, учета листов нетрудоспособности, выдачи справок, прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования, выдачи полисов медицинского и пенсионного страхования и др. Формы таких журналов не унифицированы, работодатель самостоятельно их разрабатывает. Единственное требование — все страницы журнала должны быть пронумерованы, прошиты, скреплены печатью организации и подписью руководителя организации или ответственного за ведение кадровых документов лица.
Проверку документов лучше оформить на бумаге, сделать это можно, используя следующую таблицу.
| Перечень необходимых документов | Наличие документа | Примечание |
| Штатное расписание | + | |
| График отпусков | + | |
| Трудовые договоры | + | Трудовой договор от 12.03.2007 N 3 (Петров Иван Сергеевич) — отсутствует запись о получении второго экземпляра трудового договора. Выдать второй экземпляр и получить роспись работника в этом |
| Положение об оплате труда и премировании | + | В связи с изменением трудового законодательства разработать проект новой редакции положения, утвердить в соответствии со ст. 135 ТК РФ. Ознакомить работников с новой редакцией положения под роспись |
| Положение о защите персональных данных | — | Разработать |
| Журнал по учету трудовых договоров | — | Разработать форму журнала |
| Личные карточки | + | |
| … | … | … |
Особое внимание стоит уделить проверке ведения, хранения и оформления трудовых книжек. Необходимо уточнить, назначено ли лицо, ответственное за их ведение, все ли трудовые книжки зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним; проверить записи в трудовых — они должны быть внесены на основании соответствующих приказов.
Обратите внимание! Записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Например, не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен» (п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением N 69).
Проверьте, все ли записи продублированы в личных карточках работников (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Хранить трудовые книжки и вкладыши к ним нужно в несгораемом сейфе.
После сверки наличия документов необходимо проверить качество их составления с точки зрения требований законодательства. Так, все приказы проверяются на наличие подписей руководителя компании и работника, в отношении которого издан приказ, виз согласования. Напомним, что приказы по основной деятельности должны храниться отдельно от приказов по личному составу.
Подводим итоги
Оформление отчета — заключительный этап аудита кадровой документации. В отчете описывают текущее состояние дел, выявленные проблемные зоны и возможные риски и дают рекомендации по решению обнаруженных проблем и минимизации рисков.
Если аудит проводился в ситуации смены руководителя отдела кадров или специалиста по кадровому делопроизводству, кроме аудиторского заключения нужно составить акт приема-передачи дел и отметить в нем, какие документы были проверены, какие обнаружены несоответствия и недочеты. К акту прилагается перечень трудовых книжек (с указанием Ф. И.О. владельца, серии и номера трудовой книжки и вкладышей (при их наличии)).
Аудит кадровой документации — мероприятие, не обязательное для компаний, в отличие, например, от аудиторских проверок для некоторых субъектов бизнеса. Помните: чьими бы силами аудит ни проводился, это в любом случае отвлечет сотрудников организации от исполнения их основных обязанностей. Поэтому важно следить, чтобы аудит не приостанавливал основные процессы в организации, а период проверки был минимальным (при растягивании сроков ситуация в отделе кадров может измениться к моменту формирования отчета).
Источник: hr-portal.ru
