Как оформить дополнительное соглашение к трудовому договору?
Как оформить дополнительное соглашение к трудовому договору?
Оформляя трудовые отношения «как получится», кадровики и их руководство рискуют оказаться без доказательств в случае судебного разбирательства. Но работник в случае судебного разбирательства трудового спора находится в более выигрышном положении, т.к. обязанность оформления кадровой документации возложена ТК РФ исключительно на работодателя.
Часто у кадровиков возникает вопрос о том, как правильно оформить приложение или дополнительное соглашение (об изменении каких-либо условий первоначального трудового договора), которые являются неотъемлемой частью договора. Казалось бы, что тут сложного? Но не все так просто, как кажется с первого взгляда.
Во-первых, мало кто задумывается над тем, почему необходимо оформлять кадровую документацию с соблюдением определенных требований ГОСТ Р 6.30-2003 <1> (далее — ГОСТ Р 6.30-2003), который, вроде бы не имеет никакого отношения к кадровой документации. Ответ таков. В связи с отсутствием трудового процессуального кодекса РФ все дела, связанные и вытекающие из трудовых отношений, рассматриваются судами в соответствии с нормами Гражданского процессуального кодекса РФ. А ГПК РФ, говоря об обеспечении доказательств, требует соблюдения норм по оформлению документов именно для того, чтобы суд смог признать их документами и лишь после этого рассматривать по существу — т.е. читать содержание. Иначе кадровики и их руководство рискуют оказаться без доказательств в случае судебного разбирательства. А это, в свою очередь, означает, что Фемида будет на стороне работника (работодатель и работник не равны в процессуальных правах — в этом убеждают ТК РФ и ГПК РФ: работник находится в более выигрышном положении, т.к. обязанность оформления кадровой документации возложена исключительно на работодателя и в Трудовом кодексе РФ нет ни слова об обязанности и ответственности работника за неправильное оформление или за отказ от оформления трудовых отношений надлежащим образом).
———————————
<1> ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст).
Во-вторых, даже зная, как оформляются приложения в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003, кадровик часто допускает досадные ошибки, которые впоследствии могут сыграть весьма негативную роль.
С первого взгляда складывается впечатление, что приложение, а также реквизит «Отметка о наличии приложения» просто невозможно оформить неправильно. Ведь существует ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», в котором закрепляются правила оформления реквизитов организационно-распорядительных документов. Документы, оформляющие человека на работу, и есть те самые «организационно-распорядительные», которые необходимо оформлять в соответствии с ГОСТом. И если возникают какие-либо вопросы, связанные с оформлением приложений, то логично обращаться именно к тексту ГОСТ Р 6.30-2003 <2>.
———————————
<2> Внимание! Согласно ст. 46 Федерального закона от 27 декабря 2002 г. N 184-ФЗ с 1 июля 2003 г. впредь до вступления в силу соответствующих технических регламентов требования, установленные действующими национальными стандартами, подлежат обязательному исполнению только в части, обеспечивающей достижение целей законодательства Российской Федерации о техническом регулировании.
Этот фрагмент документа действительно может прояснить некоторые моменты, связанные с оформлением приложений. Но, к сожалению, на все вопросы в нем нельзя найти ответы. Например, остается непонятным:
1. Где именно в документах стоит располагать реквизит «Отметка о наличии приложения»?
2. В каких организационно-распорядительных документах можно использовать реквизит «Отметка о наличии приложения» и можно ли использовать данный реквизит в трудовых договорах?
3. Всегда ли на первом листе приложения в правом верхнем углу надо делать надпись «Приложение» с указанием документа, его даты и регистрационного номера?
4. Как технологически нужно оформлять приложения?
Ответы на эти вопросы можно найти, но уже в других документах.
Где располагать реквизит «Отметка о наличии приложения»?
Как известно, Приложение «А» к ГОСТу Р 6.30-2003 содержит схемы расположения реквизитов организационно-распорядительных документов. Если посмотреть на них, то можно прийти к выводу, что 21 реквизит «Отметка о наличии приложения» должен находиться в интервале 60 — 40 мм от границы нижнего поля (рис. 1). На самом деле это не так. Границы, которые на этих схемах отмечены пунктиром, допускается двигать и вверх, и вниз. Более того, бывают случаи, когда оформление реквизита «Отметка о наличии приложения» в интервале 60 — 40 мм от границы нижнего поля может привести к плачевным последствиям.
20 73 88 10
│<—->│<———————>│ │<————————>│<—>│
─┬─┼──────┴───────────────────────┴──┴─────────────────────────┴────┼─┬─
/│\│ │/│\
3 │ │ ─┬─┬─ — — — — — — — — — — ─┐ ┌─ — — — — — — — — — — — ─┐ │ │
\│/│ /│\ 01 02 19 │ │
─┼─┤ 17 │ │ │ │ │ │ │
/│\│ \│/ 03 │ │
│ │ ─┴─┼─ — — — — — — — — — — ─┤ ├─ — — — — — — — — — — — ─┤ │ │
│ │ │ 08 09 10 │ │ 15 16 │ │ │
51│ │ │ │
│ │ │ 04 05 06 07 │ │ │ │ │
│ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │
\│/│ │ │
─┼─┤ ├─ — — — — — — — — — — ─┤ │ │ │ │
/│\│ 11 12 17 │ │
│ │ │ │ │ │ │ │
22│ │ 13 │ │
│ │ │ │ │ │ │ │
\│/│ 14 │ │
─┼─┤ ├─ — — — — — — — — — — ─┤ │ │ │ │
/│\│ 18 │ │
18│ │ │ │ │ │ │ │
\│/│ │ │
─┴─┤ ├─ — — — — — — — — — — ─┴ ─┴─ — — — — — — — — — — — ─┤ │ │
│ │ │ │ │297
│ 20 │ │
│ │ │ │ │
│ │ │
│ │ │ │ │
│ │ │
│ │ │ │ │
│ │ │
─┬─┤ ├ — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — ─┐ │ │
/│\│ 21 22 25 │ │
20│ │ │ │ │ │
\│/│ │ │
─┼─┤ └ — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — ─┘ │ │
/│\│ │ 23 24 26 │ │ │
│ │ │ │
│ │ │ 27 │ │ │
40│ │ ─┬─┼ — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — ─┤ │ │
│ │ /│\ 28 30 29 │ │
│ │ 16 │ │ │ │ │
\│/│ \│/ │ │
─┼─┤ ─┴─┴─ — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — ──┘ │ │
/│\│ │ │
20│ │ │ │
\│/│ │\│/
─┴─┼────────────────────────────────────────────────────────────────┼─┴─
│<—————————————————————>│
210
Рис. 1. Схема расположения реквизитов и границы зон
на формате А4 углового бланка
Реквизиты, располагающиеся в нижней части документа:
20 — текст документа; 21 — отметка о наличии приложения; 22 — подпись; 23 — гриф согласования документа; 24 — визы согласования документа; 25 — оттиск печати; 26 — отметка о заверении копии; 27 — отметка об исполнителе; 28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 — отметка о поступлении документа в организацию; 30 — идентификатор электронной копии документа.
20 10
│<—->│ │<—>│
─┬─┼──────┴────────────────────────────────────────────────────┴────┼─┬─
/│\│ │/│\
3 │ │ ─┬─┬─ — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — ┐ │ │
\│/│ /│\ 01 02 03 19 │ │
─┼─┤ 17 │ │ │ │ │
/│\│ \│/ │ │
│ │ ─┼─┼─ — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — ┤ │ │
│ │ /│\ 08 09 10 16 │ │
│ │ 20 │ │ │ │ │
│ │ │ 04 05 06 07 │ │
│ │ \│/│ │ │ │
73│ │ ─┼─┼─ — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — ┤ │ │
│ │ 10/│\ 11 12 15 │ │
│ │ \│/│ │ │ │
│ │ ─┴─┴─ — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — ┤ │ │
│ │ │ 13 14 │ │
│ │ │ │ │
│ │ │ │ │
\│/│ │ │ │
─┼─┤ ├─ — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — ┤ │ │
/│\│ 18 17 │ │
18│ │ │ │ │ │
\│/│ │ │
─┴─┤ ├─ — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — ┤ │ │
│ │ │ │ │297
│ 20 │ │
│ │ │ │ │
│ │ │
│ │ │ │ │
│ │ │
│ │ │ │ │
│ │ │
─┬─┤ ├ — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — ─┤ │ │
/│\│ 21 22 25 │ │
20│ │ │ │ │ │
\│/│ │ │
─┼─┤ └ — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — ─┘ │ │
/│\│ │ 23 24 26 │ │ │
│ │ │ │
│ │ │ 27 │ │ │
40│ │ ─┬─┼ — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — ─┤ │ │
│ │ /│\ 28 30 29 │ │
│ │ 16 │ │ │ │ │
\│/│ \│/ │ │
─┼─┤ ─┴─┴─ — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — ──┘ │ │
/│\│ │ │
20│ │ │ │
\│/│ │\│/
─┴─┼────────────────────────────────────────────────────────────────┼─┴─
│<—————————————————————>│
210
Рис. 2. Схема расположения реквизитов и границы зон
на формате А4 продольного бланка
Пример. Представьте себе ситуацию, когда оформляется дополнительное соглашение об изменении условий трудового договора, состоящее из двух страниц, причем текст на второй странице занимает не более одной четвертой от общей площади листа. Соответственно, если реквизит «Отметка о наличии приложения» расположить в интервале 60 — 40 мм от границы нижнего поля, то между этим реквизитом и текстом остается много свободного места (рис.). Как раз в это свободное место «хитрые умельцы» как со стороны организации-работодателя (изготовителя документа), так и со стороны работника, могут, предварительно потренировавшись, добавить любой текст, который позволит им получить свою выгоду. При этом одна из сторон может даже и не узнать о внесении каких-либо добавлений в текст дополнительного соглашения.
Итак, чтобы никто не мог добавить какой-либо новый текст в уже подписанный документ, реквизит «Отметка о наличии приложения» стоит располагать не ближе к границе нижнего поля, а после текста документа. Причем отступ должен составлять 2 — 4 межстрочных интервала, размер отступа зафиксирован в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003, которые были изданы разработчиком ГОСТа — Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) <3>.
———————————
<3> Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТа Р 6.30-2003. — ВНИИДАД. — 2003.
Если еще раз посмотреть на схемы расположения реквизитов организационно-распорядительных документов (рис. 1), то можно отметить, что реквизит 21 — «Отметка о наличии приложения» и реквизит 22 — «Подпись» располагаются на одном уровне. Однако подпись стоит располагать под реквизитом «Отметка о наличии приложения» через 2 — 4 интервала. Это нужно делать для того, чтобы никто не смог добавить к документу еще какое-нибудь приложение после подписания документа.
┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 3.21. Отметку о наличии приложения, названного в тексте │
│ письма, оформляют следующим образом: │
│ Приложение: на 5 л. в 2 экз. │
│ Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то │
│ указывают его наименование, число листов и число экземпляров; │
│ при наличии нескольких приложений их нумеруют, например: │
│ │
│ Приложение: │
│ 1. Положение об Управлении регионального кредитования на │
│ 5 л. в 1 экз. │
│ 2. Правила подготовки и оформления документов Управления │
│ регионального кредитования на 7 л. в 2 экз. │
│ │
│ Если приложения сброшюрованы, то число листов не │
│ указывают. │
│ Если к документу прилагают другой документ, также имеющий │
│ приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим │
│ образом: │
│ │
│ Приложение: Письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и │
│ приложение к нему, всего на 3 л. │
│ │
│ Если приложение направляют не во все указанные в документе │
│ адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: │
│ │
│ Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес. │
│ │
│ В приложении к распорядительному документу (постановления, │
│ приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, │
│ решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут │
│ «Приложение N» с указанием наименования распорядительного │
│ документа, его даты и регистрационного номера, например: │
│ │
│ Приложение N 2 │
│ к Приказу Росархива │
│ от 05.06.2003 N 319 │
│ │
│ Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ N» печатать прописными │
│ буквами, а также центрировать это выражение, наименование │
│ документа, его дату и регистрационный номер относительно самой │
│ длинной строки, например: │
│ │
│ ПРИЛОЖЕНИЕ N 2 │
│ к Приказу Минздрава России │
│ от 05.06.2003 N 251 │
└────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Говоря о расположении реквизита «Отметка о наличии приложения», стоит отметить еще ряд моментов. Если вы посмотрите на фрагмент ГОСТа Р 6.30-2003 (см. выше), то увидите, что в ГОСТе приводятся примеры оформления, где четко видно, что рассматриваемый нами реквизит располагается от границы левого поля с отступом. При этом в тексте ГОСТа на это нет четких указаний. Но в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТа Р 6.30-2003 они есть, и вот что там написано (см. фрагмент документа).
┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Фрагмент документа │
│ Организационно-распорядительная документация. Требования к │
│ оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению │
│ ГОСТа Р 6.30-2003 │
│ Реквизиты документа, состоящие из нескольких строк, │
│ печатают через один межстрочный интервал. Составные части │
│ реквизитов «Адресат», «Гриф согласования» отделяют друг от │
│ друга 1,5 — 2 межстрочными интервалами… │
│ Рекомендуется при печатании документов соблюдать следующие │
│ отступы от левой границы текстового поля (количество печатных │
│ знаков): │
│ — 0 — для печатания реквизитов «Заголовок к тексту», │
│ «Текст» (без абзацев), «Отметка о наличии приложения»… │
└────────────────────────────────────────────────────────────────┘
В каких организационно-распорядительных документах можно использовать реквизит «Отметка о наличии приложения»?
В тексте ГОСТа Р 6.30-2003 говорится о том, что реквизит «Отметка о наличии приложения» может оформляться в письмах (см. п. 3.21, приведенный в начале статьи).
По отношению к кадровой документации — в трудовом договоре, если трудовой договор содержит какое-либо приложение, то и данный реквизит должен оформляться в обязательном порядке. Также реквизит «Отметка о наличия приложения», при необходимости, может присутствовать в следующих видах информационно-справочных документов: справках, докладных, объяснительных и служебных записках, упоминающих трудовой договор.
Реквизит «Отметка о наличии приложения» не оформляется и в распорядительных документах: приказах, распоряжениях, указаниях, постановлениях и решениях.
Обычно, если к распорядительному документу имеются приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы, списки), то в тексте в соответствующих пунктах распорядительной части даются ссылки: «(приложение N 1)», «(приложение N 2)» или «согласно приложению N 1», «согласно приложению N 2». Если приложением к распорядительному документу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: «(прилагается)».
Всегда ли на первом листе приложения — дополнительного соглашения к трудовому договору надо делать надпись «Приложение»?
Или на первом листе приложения в правом верхнем углу надо делать надпись «Приложение» с указанием документа, его даты и регистрационного номера?
С первого взгляда кажется, что «да». Но это не так. Поэтому многие делают ошибки, когда проставляют данную надпись на всех приложениях без разбора.
Рассмотрим случай, когда надпись «Приложение» с указанием документа, его даты и регистрационного номера не следует проставлять.
Не стоит делать надпись «Приложение» на документе, который утверждается распорядительным документом. Именно при оформлении таких приложений чаще всего делают ошибки.
К таковым, в частности, относятся должностные инструкции, утверждаемые отдельным приказом генерального директора. И очень часто эти самые должностные инструкции изменяются, дополняются, перерабатываются (т.к. сама по себе должностная инструкция отвечает на вопрос — с каким качеством должен работник исполнять свою трудовую функцию), т.к. все то, что касается самой трудовой функции работника и оплаты за ее исполнение, — закреплено в трудовом договоре.
Из вышеизложенного сделаем вывод, что утверждаемые документы должны содержать реквизит «Гриф утверждения документа», который оформляется по ГОСТу Р 6.30-2003, а не надпись «Приложение N» с данными распорядительного документа. Но если приложение носит справочный или аналитический характер (т.е. не утверждается), то в его правом верхнем углу должна делаться надпись «Приложение N» с указанием соответствующего документа, его даты и регистрационного номера.
Как технологически нужно оформлять приложения?
При оформлении приложений следует соблюдать следующие несложные правила:
1. Приложения всегда оформляются на стандартных листах бумаги, а не на бланках документов.
2. Так как приложения отдельно не регистрируются, на них не должны оформляться реквизиты «Дата документа» и «Регистрационный номер документа». Ведь дату и регистрационный номер документа, к которым относится приложение, можно посмотреть в верхнем правом углу на первой странице приложения в надписи «Приложение…» или в реквизите «Гриф утверждения документа».
3. Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом, в конце заголовка точка не ставится. Наименование вида приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами и может быть напечатано вразрядку (положение, перечень, список). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт.
Заголовок приложения располагается под надписью «Приложение…» или реквизитом «Гриф утверждения документа» и отделяется от них двумя — четырьмя межстрочными интервалами.
┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Фрагмент документа │
│ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. │
│ Унифицированная система организационно-распорядительной │
│ документации. Требования к оформлению документов» │
│ При утверждении документа постановлением, решением, │
│ приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова │
│ УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), │
│ наименования утверждающего документа в творительном падеже, │
│ его даты, номера. Например: │
└────────────────────────────────────────────────────────────────┘
4. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов документов.
5. Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. При этом номер пишется арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова «страница», его сокращенных вариантов «стр.» или «с.» и знаков тире.
6. Организационно-правовые документы — инструкции, правила, положения, регламенты, утверждаемые распорядительными документами и являющиеся приложениями к ним, — в обязательном порядке должны быть подписаны руководителем структурного подразделения, разработавшим данное приложение. Другие приложения при необходимости также могут быть подписаны уполномоченным на это должностным лицом. Если приложение не подписывается, то целесообразно его заканчивать горизонтальной чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина черты должна составлять несколько сантиметров. Этот нехитрый прием застрахует от добавления какого-либо текста в конец приложения после подписания основного документа.
7. И самое главное. Не забывайте сшивать (именно сшивать нитками — лучше «суровыми» (цвет значения не имеет)) текст трудового договора с приложениями/дополнительными соглашениями. Это очень просто — сначала сделайте две дырки обыкновенным дыроколом, затем в эти дырки пропустите нить, завяжите ее узелком и на «хвостики» приклейте кусочек бумаги, на который поставите штамп или напишите «от руки» — «В настоящем трудовом договоре пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью __ страниц», а после того как подошьете очередное дополнительное соглашение или приложение «В настоящем трудовом договоре пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью __ страниц и __ страниц приложений/дополнительных соглашений». Печать организации (или Отдела кадров) ставится на данный кусочек бумаги таким образом, чтобы захватить часть хвостика из ниток. Делается это для того, чтобы свести к минимуму возможность расшивания документа и замены одних листов на другие (что, к сожалению, довольно часто делается обеими сторонами трудовых отношений, если документ оказывается «сшит» степлером) <4>.
———————————
<4> Часто в суде стороны предъявляют оригиналы трудовых договоров, сшитые степлером, в которых первые и последние страницы одинаковы, а 2, 3 и т.д. — разные по содержанию. И вот тогда суду приходится просить стороны предоставить дополнительные — косвенные доказательства их позиций. Обнаружившаяся подмена, как правило, приводит к возбуждению уголовного дела по ст. ст. 307 и 309 Уголовного кодекса РФ, предусматривающим ответственность за дачу ложных показаний и/или предоставление ложных сведений, против той стороны, которая произвела такую подмену.
В заключение хотелось бы отметить, что при возникновении вопросов, связанных с оформлением кадровой документации или организацией работы с ними, лучше искать ответы сразу в нескольких нормативных документах или источниках, а не останавливаться только на одном. Только так можно получить максимально полный ответ на возникший вопрос.
Источник: hr-portal.ru
