Как оформить отзыв из отпуска или его перенос?
Как оформить отзыв из отпуска или его перенос?
Право работников на отдых закреплено в Конституции и ТК РФ. Всем известно, что очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем (ст. 123 ТК РФ). Но, к сожалению, нередки ситуации, которые требуют отзыва сотрудника или перенесения его ежегодного оплачиваемого отпуска. Как правильно разрешить такую ситуацию без возникновения конфликтов между работниками и администрацией организации и как оформить документально — расскажем в данной статье.
Каждый работник имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. Минимальная продолжительность отпуска установлена ст. 115 ТК РФ и составляет 28 календарных дней. Вместе с тем он может быть поделен на части, причем одна из них должна быть не менее 14 календарных дней.
Иногда работникам помимо основного отпуска могут предоставляться дополнительные оплачиваемые отпуска. Основанием для их предоставления являются обстоятельства, которые связаны с выполнением конкретной трудовой функции. Такие отпуска предназначены для компенсации воздействия неблагоприятных факторов на здоровье в процессе труда. Перечень категорий работников, которым предоставляется отпуск этого вида, приведен в ст. 116 ТК РФ. К ним относятся работники:
— занятые на работах с вредными или опасными условиями труда;
— имеющие особый характер работы;
— с ненормированным рабочим днем;
— работающие в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.
Некоторым категориям работников, если их работодатель относится к определенной отрасли (например, в сельском хозяйстве, на железнодорожном транспорте и др.), дополнительные отпуска предоставляются на основании нормативных актов бывшего СССР.
На основании ст. 123 ТК РФ очередность предоставления отпуска определяется ежегодно и оформляется документом по форме N Т-7 <1>. Причем данный документ обязателен как для работника, так и для работодателя.
———————————
<1> Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
Трудовое законодательство предоставляет работодателю право отказать в отпуске работнику, если его отсутствие может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации. В таком случае отпуск должен быть использован работником не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется.
Как оформить перенос ежегодного отпуска?
Ежегодный оплачиваемый отпуск можно перенести или продлить в случаях, установленных ст. 124 ТК РФ. В частности, сделать это можно в случае временной нетрудоспособности работника или исполнения работником во время отпуска государственных обязанностей.
Перенос ежегодного отпуска может произойти по производственной необходимости и по желанию работника. Перенести отпуск по инициативе работодателя можно только в том случае, если:
— отпуск конкретного работника в текущем рабочем году неблагоприятно скажется на ходе работ в организации;
— возникла необходимость отзыва работника из отпуска.
Если своевременно не была произведена оплата за ежегодный отпуск или работник был предупрежден о времени начала отпуска позднее, чем за две недели до его начала, работодатель обязан перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником. Об этом говорится в ч. 2 ст. 124 ТК РФ. Для этого работник пишет заявление в свободной форме. Например:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Директору ООО «Принт-М»│
│ А.В. Любимову│
│ от менеджера отдела продаж С.В. Зимина│
│ │
│ Заявление о согласии на перенос отпуска │
│ │
│ Я, Сергей Владимирович Зимин, согласен на перенос части моего│
│ежегодного оплачиваемого отпуска с периода с 14.06.2009 по 27.06.2009 на│
│период с 13.07.2009 по 26.07.2009. │
│ │
│ 26.05.2009 │
│ Зимин │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Но если отпуск захотел перенести сам работник, он должен выразить свое желание в письменной форме в виде заявления:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Директору│
│ ООО «Принт-М»│
│ А.В. Любимову│
│ от менеджера по продажам│
│ С.В. Зимина│
│ │
│ Заявление о переносе ежегодного отпуска │
│ │
│ Прошу Вас перенести начало ежегодного оплачиваемого отпуска с│
│14.06.2009 на 13.07.2009 по семейным обстоятельствам. │
│ │
│ 26.05.2009 │
│ Зимин │
│ │
│С переносом отпуска согласен. Смолькин 27.05.2009 │
│Начальник отдела продаж ——————— /А.С. Смолькин/ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
В случае согласия руководителя организации с переносом отпуска отдел кадров издает приказ по основной деятельности. Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, приведенным в Постановлении N 1, при переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего график, или лица, уполномоченного им на это. Перенос отпуска производится в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, на основании документа, составленного в произвольной форме. В таких случаях целесообразно издать приказ руководителя организации о переносе срока отпуска и внесении изменений в график отпусков. Поскольку унифицированной формы данного приказа не существует, приведем образец:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Общество с ограниченной ответственностью │
│ «Принт-М» │
│г. Нижний Новгород 26 мая 2009 г.│
│ │
│ ПРИКАЗ N 41 │
│ о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска │
│ │
│ На основании заявления менеджера отдела продаж │
│ ПРИКАЗЫВАЮ: │
│ 1. Перенести часть ежегодного оплачиваемого отпуска│
│продолжительностью 14 календарных дней менеджеру отдела продаж Сергею│
│Владимировичу Зимину с периода с 14.06.2009 по 27.06.2009 на период с│
│13.07.2009 по 26.07.2009. │
│ 2. Начальнику отдела кадров П.Р. Малышевой внести соответствующие│
│изменения в график отпусков N 6, утвержденный 10.12.2008. │
│ │
│ Любимов │
│Директор ——— /А.В. Любимов/│
│ │
│С приказом ознакомлены: │
│ │
│Начальник Малышева 26.05.2009 │
│отдела кадров ——————- /П.Р. Малышева/│
│ Зимин 26.05.2009 │
│Менеджер —————- /С.В. Зимин/│
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
В случае изменения сроков предоставления отпусков конкретным работникам в графике отпусков необходимо заполнить графы 7, 8 и 9, которые при утверждении документа были пустыми.
А как быть, если приказ о предоставлении отпуска уже издан?
Унифицированная форма N Т-6
┌───────┐
│ Код │
├───────┤
Форма по ОКУД │0301005│
ООО «Принт-М» ├───────┤
———————————————— по ОКПО │ │
наименование организации └───────┘
┌─────────┬───────────┐
│ Номер │ Дата │
│документа│составления│
├─────────┼───────────┤
│ 24-к │ 06.05.2009│
ПРИКАЗ └─────────┴───────────┘
(распоряжение)
о предоставлении отпуска работнику
┌───────────────┐
Предоставить отпуск │Табельный номер│
├───────────────┤
Смолькину Александру Сергеевичу │ 10 │
————————————————-└───────────────┘
фамилия, имя, отчество
отдел продаж
——————————————————————
структурное подразделение
начальник отдела
——————————————————————
должность (специальность, профессия)
2 октября 08 1 октября 09
за период работы с «—» ——— 20— г. по «—» ——— 20— г.
А. ежегодный основной ┌─────────────┐ календарных
оплачиваемый отпуск на │ 21 │ дней
└─────────────┘
12 мая 09 1 июня 09
с «—» ——— 20— г. по «—» ———- 20— г.
и (или)
Б. _______________________________________________________________
ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, учебный,
без сохранения заработной платы и другие (указать)
на ┌─────────────┐ календарных
│ │ дней
└─────────────┘
с «__» _________ 20__ г. по «__» __________ 20__ г.
В. Всего отпуск на ┌─────────────┐ календарных
│ 21 │ дней
└─────────────┘
12 мая 09 1 июня 09
с «—» ——— 20— г. по «—» ———- 20— г.
директор Любимов А.В. Любимов
Руководитель организации ———— ——— ——————-
должность личная расшифровка подписи
подпись
С приказом (распоряжением) Смолькин 06 мая 09
работник ознакомлен —————— «—» ——— 20— г.
личная подпись
Если приказ о предоставлении отпуска (форма Т-6) уже издан, но затем достигнуто соглашение сторон о перенесении отпуска, данный приказ должен быть отменен. Для этого необходимо издать новый приказ (в произвольной текстовой форме на бланке приказов, использующихся в организации для оформления приказов по основной деятельности).
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Общество с ограниченной ответственностью │
│ «Принт-М» │
│ │
│г. Нижний Новгород 8 мая 2009 г.│
│ ПРИКАЗ N 37 │
│ │
│ На основании заявления менеджера отдела продаж и на основании ст. 124│
│Трудового кодекса РФ │
│ │
│ ПРИКАЗЫВАЮ: │
│ 1. Перенести ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью│
│21 календарный день начальнику отдела продаж Александру Сергеевичу│
│Смолькину с периода с 12.05.2009 по 01.06.2009 на период с 17.08.2009 по│
│06.09.2009. │
│ 2. Отменить приказ о предоставлении отпуска от 06.05.2009 N 24-к│
│начальнику отдела продаж А.С. Смолькину по его просьбе. │
│ 3. Начальнику отдела кадров П.Р. Малышевой внести соответствующие│
│изменения в график отпусков N 6, утвержденный 10.12.2008. │
│ │
│ Любимов │
│Директор ——— /А.В. Любимов/│
│ │
│С приказом ознакомлены: │
│ │
│Начальник Малышева 08.05.2009 │
│отдела кадров ——————- /П.Р. Малышева/│
│ Смолькин 08.05.2009 │
│Менеджер ——————- /А.С. Смолькин/│
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
В дальнейшем работнику предоставляется отпуск в обычном порядке в соответствии с новым сроком, указанным в графе 9 графика отпусков.
Оформляем отзыв из отпуска
Статья 125 ТК РФ допускает отзыв работника из отпуска с момента возникновения исключительных обстоятельств, причем не использованная в связи с этим часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год. К сожалению (а может быть, и к счастью работодателя), перечень обстоятельств, позволяющих отозвать работника из отпуска, законодательно не установлен. Единственное требование ТК РФ — согласие работника.
Трудовой кодекс не допускает отзыв из отпуска следующих категорий персонала (ст. 125):
— лица моложе 18 лет;
— беременные женщины;
— лица, занятые на работах с тяжелыми и вредными условиями труда.
При этом следует учитывать, что запрет на отзыв работников данных категорий действует даже при получении их письменного согласия. Если работодатель все же отзовет их из отпуска, он при обнаружении данного факта контролирующими органами может быть подвергнут административному наказанию в виде штрафа на основании ст. 5.27 КоАП РФ.
Учитывая, что законом предусмотрено право работодателя досрочно отозвать работника из отпуска на работу только с его согласия (ч. 2 ст. 125 ТК РФ), отказ работника (независимо от причины) от выполнения распоряжения работодателя о выходе на работу до окончания отпуска нельзя рассматривать как нарушение трудовой дисциплины <2>.
———————————
<2> Пункт 37 Постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 N 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации».
Для прерывания отдыха работника необходимо составить ряд документов.
При возникновении причин, требующих присутствия работника на рабочем месте, непосредственный руководитель составляет служебную записку.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Директору ООО «Принт-М»│
│ А.В. Любимову│
│ от финансового директора│
│ О.И. Мошковой│
│ │
│ СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА N 7 │
│ от 20.05.2009 │
│ │
│ В связи с получением решения от 19.05.2009 N 10235 ИФНС Ленинского│
│района г. Н. Новгорода о проведении выездной налоговой проверки нашей│
│организации с 25 мая 2009 г. прошу Вас отозвать из ежегодного│
│оплачиваемого отпуска главного бухгалтера Е.П. Полетаеву. │
│ │
│ Мошкова │
│Финансовый директор ——— /О.И. Мошкова/│
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Обычно руководитель на служебной записке пишет резолюцию, например: «П.Р. Малышевой подготовить приказ об отзыве из отпуска главного бухгалтера Е.П. Полетаевой с 22.05.2009», ставит свою подпись и дату. Уже на основании такой записки издается приказ в свободной форме на бланке организации. С таким приказом работник должен быть не только ознакомлен. Он должен выразить свое согласие на окончание или прерывание отдыха.
Поскольку получение согласия работника на отзыв может занять достаточно долгое время, а порядок получения такого согласия законом не установлен, мы рекомендуем издать приказ об отзыве из отпуска в день выхода работника на работу. Работник, в свою очередь, ознакомится с приказом, собственноручно подтвердит свое согласие на отзыв и укажет предполагаемую дату использования оставшейся части отпуска.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Общество с ограниченной ответственностью «Принт-М» │
│ │
│г. Нижний Новгород 20 мая 2009 г.│
│ │
│ ПРИКАЗ N 36 │
│ об отзыве из ежегодного оплачиваемого отпуска │
│ │
│ В связи с предстоящей выездной налоговой проверкой Общества с 25 мая│
│2009 г. и на основании ст. 125 ТК РФ │
│ │
│ ПРИКАЗЫВАЮ: │
│ 1. Отозвать из ежегодного оплачиваемого отпуска главного бухгалтера│
│Полетаеву Елену Петровну с 22 мая 2009 г. │
│ 2. Предоставить возможность Е.П. Полетаевой использовать оставшуюся│
│часть отпуска по ее выбору в удобное для нее время в течение текущего│
│рабочего года или присоединить к отпуску за следующий рабочий год. │
│ │
│Основание: служебная записка финансового директора от 20.05.2009 N 7. │
│ │
│ Любимов │
│Директор ——— /А.В. Любимов/│
│ │
│ С отзывом из отпуска согласна. Прошу предоставить оставшуюся часть│
│отпуска с 03.08.2009. │
│ Полетаева 21.05.2009 │
│Главный бухгалтер ——————— /Е.П. Полетаева/│
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Внимание! Работник не может по собственному желанию прервать отпуск и выйти на работу раньше, так как это приведет к нарушению утвержденного графика и, следовательно, производственного процесса.
Затем необходимо внести коррективы в график отпусков (форма Т-7). Пример приведен на с. 50. Кроме этого, в личную карточку работника (форма Т-2) вносятся изменения: в специальном разд. VIII «Отпуск» указывают вид отпуска (ежегодный основной оплачиваемый отпуск); период работы, за который предоставлен отпуск (рабочий год); количество календарных дней отпуска, даты его начала и окончания; основание предоставления отпуска (например, заявление сотрудника).
Унифицированная форма N Т-7
┌───────┐
│ Код │
├───────┤
Форма по ОКУД │0301020│
Общество с ограниченной ответственностью «Принт-М» ├───────┤
————————————————— по ОКПО │ │
наименование организации └───────┘
Мнение выборного профсоюзного УТВЕРЖДАЮ
органа Директор
от «__» ________ 20__ г. N ___ учтено ┌─────────┬───────────┬─────┐ Руководитель —————
│ Номер │ Дата │ На │ должность
│документа│составления│ год │ Любимов А.В.Любимов
├─────────┼───────────┼─────┤ ——- ——————-
ГРАФИК ОТПУСКОВ │ 6 │ 10.12.2008│ 2009│ личная расшифровка подписи
└─────────┴───────────┴─────┘ подпись
10 декабря 08
«—» ——- 20— г.
| Структурное подразделе- ние | Должность (специаль — ность, про — фессия) по штатному расписанию | Фамилия, имя, отчество | Табель- ный номер | ОТПУСК | Примечание | ||||
| коли — чество кален — дарных дней | дата | перенесение отпуска | |||||||
| запланиро — ванная | факти- ческая | основание (документ) | дата предпола — гаемого отпуска | ||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
| Дирекция | Директор | Любимов Алексей Викторович | 01 | 28 | 01.06.2009 — 28.06.2009 | ||||
| Секретарь | Орлова Анастасия Ивановна | 07 | 28 | 12.05.2009 — 08.06.2009 | |||||
| Отдел продаж | Начальник отдела продаж | Смолькин Александр Сергеевич | 10 | 21 | 12.05.2009 — 02.06.2009 | ||||
| Менеджер | Зимин Сергей Владимирович | 04 | 14 | 14.06.2009 — 27.06.2009 | |||||
| Зимин Сергей Владимирович | 14 | 10.10.2009 — 23.10.2009 | |||||||
| Бухгалтерия | Главный бухгалтер | Полетаева Елена Петровна | 08 | 28 | 12.05.2009 — 09.06.2009 | Приказ от 20.05.2009 N 36 | 03.08.2009 | Отпуск перенесен в связи с производственной необходимостью |
Руководитель кадровой Начальник отдела кадров Малышева П.Р.Малышева
службы ————————- ——— ———————
должность личная расшифровка подписи
подпись
Если работника в связи с производственной необходимостью на основании приказа отозвали из отпуска, то бухгалтерии необходимо пересчитать отпускные. Заработная плата ему будет начисляться уже с первого дня работы. Отпускные за дни нахождения в отпуске остаются у работника, а другая часть отпускных с момента официального вызова из отпуска подлежит возврату, поскольку с этого момента в табель учета рабочего времени ставятся рабочие дни.
Возврат может быть произведен как в кассу предприятия, так и путем зачета в счет начисленной заработной платы с согласия работника.
Источник: hr-portal.ru
