Как оптимизировать занудные встречи: метод Силиконовой Долины и ещё 5 лайфхаков
Продуктивность, время, гармония с собой, в конце концов, – всё это мы теряем в бесконечных и, давайте будем честными, абсолютно бесполезных (иногда) встречах. Мировые тенденции уже давно убежали вперед и предлагают способы, благодаря которым можно сократить продолжительность и встреч, и количество людей на них, и нервозатраты.
Противостояние конфликтам заложено в человеческой натуре. Мы довольно миролюбивые существа. Поэтому настоящая задача каждого менеджера – выявить главные “боли” коллектива и открыто их обсуждать. К сожалению, большинство встреч – не лучшие способ для этого. Типичные командные встречи нужны для планирования будущего – предстоящий проект, поставленные цели, показатели следующего квартала, ваши ожидания и все такое прочее. Но есть простая альтернатива, ориентированная на обзор ближайшего прошлого, которая может изменить работу вашей команды к лучшему.
Популярная среди компаний по разработке софта (Силиконовой долины), «ретроспектива» – встреча с невероятно простой целью: обсудить прогресс, достигнутый или упущенный. Это структурированное обсуждение для определения последних провалов и их устранения. Оно поможет улучшить командный дух и культуру внутри компании. То есть, прежде чем усердно бежать вперед, сначала оглянитесь назад.
Задайте себе и коллегам простые вопросы:
- Что на неделе нам удалось выполнить?
- Что из выполненного могло бы быть лучше?
- Что мы должны предпринять, чтобы справиться с задачей лучше?
Предположим, что проект, над которым так долго работала вся компания, вылетел в трубу, потому что лидер команды сменил приоритеты, свернул на полпути и решил начать все заново. Неудивительно, что команда расстроена — такой тяжелый труд насмарку! Коллектив может сплетничать о своем раздражающем боссе между собой, или они могут провести ретроспективу.
И вот инструкция, как же её проводить:
- Начните с того, зачем мы все здесь сегодня собрались. Поощряйте команду, воспринимайте любую беседу как возможность научиться (и самому в том числе), помочь каждому работать лучше. Общайтесь открыто и цените все идеи, которыми делятся с вами коллеги.
- Дайте каждому товарищу по команде время подумать о каждом из трёх вопросов выше. Вы можете заранее задать эти вопросы, чтобы коллеги пришли на брейншторминг с уже готовыми идеями. Это гарантия того, что каждый внесёт свой вклад, а не только те, кто активнее и громче.
- Выделите час. Да, это большой отрезок времени, отведенный на встречу. Но если каждая минута встречи тщательно распланирована, у вас не будет времени подумать о том, “какого черта я здесь делаю”. Лучше распишите каждую минуту:
15 минут на обсуждение того, что выполнено хорошо
15 минут на обсуждение того, что могло бы быть еще лучше
15 минут на брейншторминг
15 минут на командное обсуждение планов на неделю - Убедитесь в том, что у каждого есть работа, за которую они отвечают. Чтобы не упустить где-то дыру, грамотно распределите обязанности, даже если эти обязанности самые безобидные – это поможет сделать коллектив более организованным и сплоченным.
Мы собрали ещё 6 советов, которые помогут вам в проведении встреч:
Ставьте четкую и понятную цель
Сколько раз вы приходили на встречу и сталкивались с весьма расплывчатой повесткой дня? Самые эффективные встречи – те, на которых все прозрачно и понятно. Даже если вы просто назовете то, о чем собираетесь говорить, вы сэкономите 17 минут (согласно Марку Мёрфи). Если чувствуете, что начинает литься «вода» — заканчивайте встречу. Вернитесь к обсуждению на следующий день, иначе это непродуктивно.
Приглашайте только нужных людей
Перед тем, как пойти на встречу, аккуратно поинтересуйтесь, действительно ли вам нужно на ней присутствовать. У Amazon на этот счет есть “правило двух пицц” – собирайте только то количество людей, какое вы сможете накормить лишь двумя пиццами. Так что приглашайте на встречу только тех, кто и правда там необходим. Ну серьезно, хватит отрывать других от работы бестолку.
Сократите перемещения
Только представьте, сколько времени вы тратите, когда ходите из одного места в другое? Из опен-спейса в переговорку и обратно, из офиса в кафе (если вы проводите встречи вне офиса, это вообще криминал). Соберите самых важных и нужных для разговора людей за своим столом. Зачем совершать лишние телодвижения?…
Долой PowerPoint
Ну, то, что это – прошлый век, ни для кого не секрет. Уж если и делаете презентацию и вам прямо никак не обойтись без нее, используйте более продвинутые инструменты (например, Prezi). Есть даже практика делать презентации-лендинги. Чтобы все могли просто открыть на смартфоне презентацию и пролистать её. Тем более конструкторы лендингов сейчас доступны всем.
А вообще, можно и на доске нарисовать ручками, времени потратите в разы меньше, а наглядности не убавится.
Обходитесь без ноутбуков
Научно доказано, что студенты, которые используют ноутбук для учебы и конспектирования, наименее вероятно запомнят то, что они только что записали. Во-первых, “руки помнят” и то, что вы записали вручную, подключит и другие механизмы в мозге. А, во-вторых, если вы и вовсе не имеете ничего под рукой, то станете гораздо сильнее напрягаться, чтобы что-то все-таки запомнить.
Встречайтесь лицом к лицу
В одном исследовании выяснили, что 65% сотрудников во время видео или аудио конференций занимаются совсем другими делами, а 47% даже выходили из помещения, в то время, когда проходил звонок. Хорошая встреча удается только тогда, когда подключаются все умы и идеи компании, и встретиться лицом к лицу – это лучший способ сделать это. Это не всегда возможно, но ничего не заменит вам живой коннект.
Источник: blog.potok.io
