Как получить ценного специалиста-документоведа
В статье описаны основные характеристики адаптивной образовательной системы для корпоративной подготовки персонала, а также предложены модель специалиста и модель обучаемого, построенные на основе компетентностного подхода. Автором описан алгоритм формирования корпоративной и индивидуальной образовательной программы для подготовки персонала в сфере документационного обеспечения управления.
Постоянно растущая сложность задач, стоящих перед компаниями, обязательно приводит к возрастанию требований к квалификации персонала. Специалисты должны быстро и часто осваивать новые, в т. ч. и информационные, технологии для выполнения профессиональной деятельности [1]. А если говорить о специалистах по документационному обеспечению управления (ДОУ), то они еще должны знать и уметь использовать все изменения в нормативной законодательной базе ДОУ. Отклонение от норм может нарушить юридическую силу документа и помешать или сделать невозможным решение управленческой и производственной задач. Можно заметить, что в настоящее время квалифицированный персонал все более становится фактором стратегического преимущества компании.
Так, согласно модели источников корпоративного успеха (Kay, Oxford, 1993), архитектура организации, которая обеспечивает эффективную систему использования организационных знаний, является одним из трех стратегических источников конкурентного преимущества [2].
В связи с вышеизложенным многие компании начали активно развивать системы корпоративного обучения сотрудников. Однако даже крупнейшие корпорации не всегда разрабатывают политику и формулируют концепцию обучения или повышения квалификации персонала, наталкиваясь на существенные проблемы.
До последнего времени образование представляло собой достаточно сложную и консервативную структуру. Связь запросов компании с тем, что получит специалист, направленный учиться в вуз, а также влияние потребителя на состав предлагаемых программ были весьма условными.
Специфика обучения специалистов в сфере ДОУ
Ситуация осложняется тем, что ключевые вопросы работы с персоналом в условиях внедрения корпоративных систем и технологий электронного документооборота, прежде всего, связаны с признанием инновационных изменений в управлении документацией. Последние влияют, в свою очередь, на состав работников, участвующих в организации ДОУ, формирование новых квалификационных требований к работникам, организацию повышения квалификации руководителей и специалистов по вопросам применения корпоративных технологий электронного документооборота.
Применение технологий электронного документооборота следует отнести к радикальным управленческим нововведениям, вызывающим одновременно качественные изменения во всех областях современного управления документацией как сферы профессиональной деятельности (документы и информационные ресурсы, программно-техническое обеспечение, технология работы, нормативная база).
К числу важнейших особенностей современного документооборота, которые сохранятся и в обозримой перспективе, следует отнести [3]:
— использование корпоративных информационных систем, в т. ч. систем автоматизации документооборота, объединяющих информационные ресурсы в рамках всей организации и ее подразделений (в т. ч. территориально обособленных);
— расширение применения электронных документов в сфере управления;
— изменение акцентов и приоритетов в пользу оптимизации работы с документацией в организации в целом, т. е. на корпоративном уровне, а не на уровне отдельных подразделений;
— необходимость использования современных концептуальных подходов (кроме управления документацией также и информационного менеджмента, управления проектами, процессного подхода и др.).
Эти особенности все в большей мере проявляются в деятельности предприятий, использующих корпоративные технологии документооборота.
При организации переподготовки делопроизводственного персонала в конкретной организации необходимо, прежде всего, выявить факторы, влияющие на формирование адаптивной корпоративной программы обучения (рис. 1).
Основные группы факторов, влияющих на формирование
адаптивной корпоративной программы непрерывного образования
в сфере ДОУ
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Факторы, влияющие на разработку корпоративной программы непрерывного │
│ образования в сфере ДОУ │
└─────────────────────────────────────┬───────────────────────────────────┘
┌──────────┬─────────┬─────────┴────────┬──────────┬─────────┐
\│/ │ \│/ \│/ │ \│/
┌─────────────┐ │ ┌────────────┐ ┌────────────┐ │ ┌────────────┐
│Корпоративные│ │ │ Текущие │ │ Организация│ │ │ Ближайшие │
│ методы │ │ │ потребности│ │рабочих мест│ │ │ перспективы│
│ управления │ │ │ предприятия│ │специалистов│ │ │ предприятия│
└─────────────┘ \│/ └────────────┘ └────────────┘ \│/ └────────────┘
┌──────────────┐ ┌────────────────┐
│ Корпоративные│ │ Особенности │
│ технологии в │ │ корпоративного │
│ ДОУ │ │документооборота│
└──────────────┘ └────────────────┘
Рис. 1
Существенные характеристики непрерывного образования в сфере ДОУ, позволяющие выделить его среди других образовательных систем, следующие:
— содержание программ непрерывного образования по вопросам ДОУ определяется методами управления, используемыми на предприятии, задачами текущей деятельности предприятия и используемыми для их решения технологиями;
— непрерывное образование по ДОУ должно быть ориентировано на текущие потребности и ближайшую перспективу организации или предприятия, поэтому обучение имеет сугубо практическую направленность — выполнение конкретных операций в деловых процессах с использованием определенной технологии;
— содержание программ и результат непрерывного образования по ДОУ сохраняют актуальность меньший период времени по сравнению со временем активной профессиональной деятельности специалиста и временем существования организации или предприятия (кроме прочих причин этого явления, можно назвать регулярное обновление или изменение нормативных актов по ДОУ);
— изменение содержания деятельности предприятия или учреждения, а также применяемых методов управления влечет изменения в системе ДОУ и приводит к необходимости многократного обучения специалиста;
— разнообразие программ непрерывного образования по ДОУ соответствует разнообразию деятельности специалистов на рабочих местах;
— программы непрерывного образования в сфере ДОУ имеют небольшую продолжительность. Из приведенного перечня можно выделить наиболее существенные особенности программ подготовки и переподготовки специалистов по вопросам ДОУ (рис. 2).
Существенные особенности программ подготовки
и переподготовки специалистов по вопросам ДОУ
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Особенности программ подготовки и переподготовки в сфере ДОУ │
└────────────────────────────────────┬────────────────────────────────────┘
┌────────────────┬───────────┴───────┬──────────────────┐
\│/ \│/ \│/ \│/
┌────────────────┐┌────────────────┐┌──────────────────┐┌─────────────────┐
│ Сугубо ││ Актуальность ││ Востребованность ││ Сравнительно │
│ практическая ││ содержания и ││ зависит от ││ небольшая │
│ направленность ││ результатов ││ изменений в ││продолжительность│
│ ││ сохраняется ││ деятельности ││ │
│ ││ относительно ││ предприятий и в ││ │
│ ││небольшой период││ применяемых ││ │
│ ││ времени ││методах управления││ │
└────────────────┘└────────────────┘└──────────────────┘└─────────────────┘
Рис. 2
Еще одно осложняющее обстоятельство заключается в том, что обучение ДОУ принципиально отличается от других видов профессионального обучения по ряду позиций:
в отличие от обычного образовательного процесса, который направлен на передачу знаний и навыков, полученных в прошлом, ДОУ — это технология менеджмента, а менеджмент — это умение создавать будущее. Поэтому подготовка и переподготовка по ДОУ не могут базироваться на традиционной «знаниево-навыковой» концепции обучения и требуют перехода к формированию у обучаемых творческих и исследовательских навыков, умения решать проблемы, устойчивых профессиональных компетенций;
специалисты по ДОУ — это люди, обладающие бесценным практическим опытом, и процесс их обучения должен быть настроен на соединение этого опыта с новыми теоретическими концепциями, новыми нормативными актами и обогащение опытом других специалистов.
Однако традиционные методики обучения, базирующиеся на лекционной форме подачи материала, неудовлетворительно ориентированы на использование практического опыта. Нередко наблюдаются элементы антагонизма между обучением и профессиональной деятельностью.
Сложность вовлечения в образовательный процесс опыта специалиста связана также с тем, что это должно сопровождаться критическим переосмыслением устаревших ментальных моделей, стереотипных поведенческих реакций и решений, в частности, тех, которые возникли в период дорыночной экономики.
Поэтому специалист по ДОУ как организатор управленческого труда должен получить устойчивые навыки рефлексии умения выявлять и корректировать неадекватные ментальные модели на основе соотнесения реального и планируемого хода событий с привлечением новых данных и практического опыта.
И поскольку грамотно выстроенная система ДОУ призвана создавать фирме конкурентные преимущества, то она принципиально не может опираться только на застывшие теоретические истины. Система ДОУ — это динамичный, постоянно развивающийся организм, отдельные концепции которого довольно быстро устаревают. Поэтому в ДОУ логика науки не доминирует, а является органичной компонентой наравне с конкретным профессиональным знанием и инновационной управленческой деятельностью.
Наконец, службы ДОУ (чаще всего) очень малочисленны, а специалисты по ДОУ — это очень занятые люди. Для них время — более дефицитный ресурс, чем деньги. Поэтому желательно использовать для корпоративного обучения такие организационные формы, которые допускают определенную гибкость учебного графика.
Модель (профиль) специалиста
Приведенные выше отдельные квалификационные особенности при системном подходе к обучению специалистов по ДОУ должны быть сведены в так называемую модель (профиль) специалиста, которая во многом определяет цели образования, а следовательно, его содержание, методы и средства.
Согласно классическому подходу, необходимо сформулировать требования к знаниям, умениям, навыкам и личным качествам специалиста.
Одна из наиболее широко известных классификационных шкал (таксономия) в этой области была предложена Б. Блумом [4], принята в США в национальном масштабе и содержит следующие уровни владения знаниями: знание, понимание, применение, анализ, синтез, оценка.
Словарь управления персоналом. Таксономия — это теория классификации и систематизации сложно организованных областей действительности и знаний, имеющих иерархическое строение (в математике, ботанике, книговедении и пр.). Термины «систематика» и «таксономия» часто используют как синонимы. В применении к электронному документообороту т. — это процедуры структуризации и категоризации документов с помощью дерева папок, ключевых слов, метаданных.
Данная таксономия хорошо подходит для использования в учебной, познавательной деятельности и менее приспособлена для профессиональной или учебно-профессиональной. В частности, сложные познавательные и эмоциональные процессы, скажем, творческие или коммуникативные, выпадают при таком рассмотрении.
Вместе с тем широкое распространение данного подхода свидетельствует о наличии у него значительных достоинств. Среди них следует отметить его технологичность и деятельный характер.
Адаптированный к учебно-профессиональной деятельности в сфере ДОУ вариант таксономии может быть следующим:
1. Данные: умение механистически отображать (например, фиксировать и передавать) информацию или сведения о происходящих событиях, в первую очередь в грамотно оформленных документах.
2. Информация: упорядоченное, полное отображение (представление) знаний и явлений, фактов, в т. ч. документная коммуникация.
3. Знание: умение воспринимать, запоминать и владеть знаниями. В том числе умение анализировать документы, выявлять, распознавать свойства и отношения концепций, теорий, идей, реальных явлений и систем ДОУ.
4. Навыки и умения: умение овладевать и осуществлять (воспроизводить) известные способы деятельности — правила оформления документов, инструкции по делопроизводству, описания действий, алгоритмы, моторные навыки, стандартные методы принятия решений по организации документооборота и ДОУ в целом и т. д.
5. Понимание: умение применять концепции и теории к типовым задачам ДОУ, воспроизводить модели явлений (моделировать), анализировать, выявлять недостатки и совершенствовать алгоритмы и простые системы по стандартным правилам; умение репродуцировать.
6. Творчество: умение творить, создавать, синтезировать, принимать решения, проектировать, планировать изменения объективной реальности в нестандартных, проблемных ситуациях, возникающих в системе ДОУ организации.
7. Реализация: умение управлять на практике реализацией планов по созданию систем ДОУ, создавать будущее в условиях значительной неопределенности (продуктивность).
8. Развитие: умение выявлять и корректировать неадекватные ментальные модели (рефлексия) на основе соотнесения реального и планируемого хода событий с привлечением своего опыта, новых данных и результатов дискуссий с другими специалистами.
9. Видение: умение мыслить стратегически на уровне изменения целей и культуры, управлять поведением больших систем, снимать проблемы в самом начале их развития.
10. Провидение: умение устранять саму возможность возникновения серьезных проблем в системе ДОУ организации, предвидеть, менять «правила игры». Прообразом специалиста, который может оперировать знаниями на данном уровне, является член команды, умеющий работать с использованием корпоративных информационных систем.
В отличие от таксономии Блума в данном варианте степень владения знаниями на каждом уровне может варьироваться в значительно больших пределах, и развитие специалиста по ДОУ предполагает совершенствование его умения эффективно работать на все более высоких уровнях.
Приведенная таксономия дает вертикальный профиль специалиста по ДОУ.
Другой так называемый компетентностный, или «функционально-аналитический», подход базируется на конкретных функциях, которые должен уметь выполнять специалист по ДОУ соответствующего уровня или специализации. Если таксономия дает вертикальный профиль специалиста (развитие), то стандарты компетентности — в основном горизонтальный (репертуар).
Следует отметить, что в идеале каждая организация должна составить свой профиль компетентности специалиста по ДОУ, ориентированный на ее стратегические задачи. При этом в первую очередь дифференциация будет проходить по ориентации компании на проведение изменений, стабильное развитие или свое будущее.
Модель специалиста-документоведа
Модель специалиста-документоведа можно представить [5] в следующем виде:
Ms = F(O, N, I, C, P),
где O — множество, содержащее общие сведения о документоведе;
N — множество общенаучных компетенций, которыми владеет документовед;
I — множество инструментальных компетенций, которыми владеет документовед;
C — множество социально-личностных компетенций, которыми владеет документовед;
P — множество профессиональных компетенций, которыми владеет документовед.
Множество O может включать следующие элементы: пол, национальность, вероисповедание, место жительства, принадлежность к политической партии (общественной организации); согласие на командировки; наличие домашних вычислительных средств и оргтехники; различные психологические характеристики.
Элементами множеств N, I, C, P являются соответствующие компетенции. Каждое множество в зависимости от указанной степени важности компетенций вносит свою долю в параметры модели (участвует в расчетах с указанным относительным весом).
Для расчета функции F применяется аддитивная свертка показателей, хотя структура модели позволяет применять и другие (более сложные) методы, исходя из потребностей моделирования.
Модель обучаемого Mо можно представить несколькими множествами, характеризующими ту или иную группу его свойств:
Mо = F(Sл, Sн, Sф).
Элементами первого множества Sн = (sl… si) являются те свойства, которые характеризуют степень подготовленности (исходные компетенции — ИК) обучаемого. Кроме компетенций, базирующихся на исходных знаниях и умениях в сфере ДОУ, сюда входят компетенции, характеризующие готовность к обучению в вузе. К последним можно отнести следующие:
— умение учиться, т. е. активно осваивать новую информацию;
— умение жить и работать вместе, в команде, в группе;
— готовность принимать на себя ответственность;
— готовность к активному участию в социальных переменах общества.
Определить ИК позволит тестирование. Именно ИК в первую очередь необходимо использовать для выбора маршрута обучения. Состав элементов множества Sн будет меняться после изучения очередного модуля.
Элементами второго множества Sл являются те свойства обучаемого, которые влияют на выбор формы обучения (платное, бюджетное, очное, заочное, дистанционное, экстернат). К этим свойствам можно отнести желание обучаемого или работодателя-заказчика (перечень предпочтений и цель обучения), пол, место жительства, семейное положение, наличие домашних технических средств, занятость, платежеспособность. Состав элементов множества Sл влияет на скорость, качество и время обучения.
Элементами третьего множества Sф являются свойства обучаемого, которые он хочет приобрести (в т. ч. и целевые компетенции — ЦК). Эти свойства связаны с определенными знаниями и умениями в сфере ДОУ. Эти элементы входят во множества N, I, C, P. Можно привести пример ЦК, приобретаемых в процессе подготовки или переподготовки (они являются элементами множеств P и Sф одновременно).
Например, после освоения образовательной программы обучаемый (в связи с тем, что это будет нужно работодателю) сможет:
— провести анализ состояния ДОУ в организации;
— выполнить организационное проектирование системы ДОУ для конкретной организации;
— разработать инструкцию по делопроизводству;
— рассчитать и обосновать оптимальный состав службы ДОУ;
— разработать положение о службе ДОУ;
— оценить эффективность внедрения электронного документооборота на предприятии и т. д.
В зависимости от того, на какой стадии подготовки находится обучаемый, модель обучаемого меняет свое наполнение и приближается к модели специалиста.
Модель специалиста-документоведа и модель обучаемого являются тем важным инструментом, который можно использовать при выборе индивидуальной траектории обучения. При этом аппарат теории множеств позволяет на основе операций над множествами разработать алгоритмы управления образовательным процессом.
Одним из основных инструментов, используемых в корпоративном обучении, является андрагогический подход, который исходит из следующих характеристик обучающегося взрослого:
— потребности, мотивы и профессиональные проблемы взрослого играют ведущую роль в процессе его обучения. Взрослый человек стремится к самостоятельности, самореализации, самоуправлению во всех сферах жизни, включая учебную;
— взрослый обладает опытом, который может быть использован как при его обучении, так и при обучении его коллег;
— взрослый рассчитывает на немедленное применение результатов обучения;
— у взрослого студента много ограничений в учебе;
— процесс обучения взрослого человека организован в виде совместной деятельности обучающегося и учителя и носит характер партнерства;
— взрослый имеет ряд психологических барьеров, препятствующих эффективному обучению: стереотипы, установки, опасения.
Словарь управления персоналом. Андрагогический подход — системное использование особенностей обучения взрослых людей, которые уже обладают организационным опытом, сами выбирают, что им учить, и могут обеспечить самоконтроль процесса обучения.
В любой организации должна существовать четко выраженная политика совершенствования и обучения, направленная на то, чтобы работники знали, какого рода обучение поощряется и в связи с чем, как это связано с целями и стратегией фирмы. Организация обеспечивает, чтобы специалисты по ДОУ на всех уровнях делились тем, что они изучили с другими. Ответственность за обучение возлагается на руководителей службы ДОУ, которые отвечают за свое собственное обучение и совершенствование своей группы сотрудников.
При организации корпоративного обучения необходимо:
— выявить и структурировать запросы компании-заказчика и специалистов по ДОУ;
— выбрать и подготовить к использованию наиболее востребованные программы обучения;
— подобрать и обучить преподавателей:
— сформировать учебные группы;
— обеспечить учебный процесс аудиториями и другим оснащением;
— администрировать учебные мероприятия в соответствии с технологией и учебным планом и т. п.
После завершения обучения необходимо не только провести итоговое тестирование, но и проанализировать результаты обучения и сформулировать рекомендации по устранению проблемных мест в системе ДОУ предприятия.
Вторая, не менее важная, ступень в организации корпоративного обучения — поддержание освоенных компетенций.
Общий климат в организации, существующие в ней ценности и установки могут не только способствовать, но и препятствовать практическому применению результатов обучения, демотивации сотрудников, их нежеланию учиться.
Изменение управленческой культуры и ориентация компании на постоянное обучение — процесс длительный и противоречивый, но без долговременной целеустремленной деятельности в этом направлении переподготовка специалистов по ДОУ будет давать совсем не те результаты, которые хотелось бы получить.
Обобщая все вышесказанное, можно заметить, что сегодня становится ясно, что мало просто учить ДОУ, сегодня становится важно: чему учить и как учить.
Обучение, основанное на высоких, тщательно проработанных требованиях к компетентности и развитию специалистов по ДОУ, — вот путь к формированию конкурентоспособного управленческого корпуса, так как ДОУ — это технология управления.
Построение эффективной системы корпоративного обучения, в частности, специалистов по ДОУ — непростая задача, но если компания заинтересована в создании стратегического преимущества, основанного на компетентности своих сотрудников, она может рассчитывать на успех.
Библиография
1. Гришанова Н. А. Компетентностный подход в обучении взрослых: Материалы к третьему заседанию методологического семинара 28 сентября 2004 г. М.: Исследовательский центр проблем качества подготовки специалистов, 2004. 16 с.
2. Овчинникова Н. Н. Европейская и российская модели социального партнерства в сфере профессионального образования и обучения кадров: сравнительный анализ // Подготовка специалистов в сфере ДОУ и историко-архивоведения: актуальные вопросы: Сборник научных трудов. Саратов: ПАГС, 2008. С. 86 — 91.
3. Бобылева М. П. Кадровое обеспечение корпоративной системы электронного документооборота // Документация в информационном обществе: управление документацией как сфера профессиональной деятельности: Доклады и сообщения на XIV Международной научно-практической конференции 20 — 21 ноября 2007 г. / Росархив. ВНИИДАД. М. 2008. С. 71 — 77.
4. Bloom B. S. Taxonomy of educational objectives. The classification of educational Goals. Handbook: Cognitive Domain, N.-Y., 1956.
5. Фионова Л. Р. К вопросу построения современной модели специалиста-документоведа // Документация в информационном обществе: управление документацией как сфера профессиональной деятельности: Доклады и сообщения на XIV Международной научно-практической конференции 20 — 21 ноября 2007 г. / Росархив. ВНИИДАД. М., 2008. С. 54 — 59.
6. Фионова Л. Р. Разработка и использование электронных изданий в подготовке документоведов // Подготовка специалистов в сфере ДОУ и историко-архивоведения: актуальные вопросы: Сборник научных трудов. Саратов: ПАГС, 2008. С. 24 — 28.
Л. Фионова
К. т. н.,
профессор,
зав. кафедрой
информационного обеспечения
управления и производства
Пензенского государственного
университета
Подписано в печать
Источник: hr-portal.ru
