Как помочь новичку быстро влиться в команду: практическое пособие
Так уж вышло, что я сменила довольно много компаний. И опираясь на свой личный опыт, а также используя мнение многих коллег, начальников и подчиненных, я составила следующие рекомендации, написанные от лица новичка (его «хочу» и «не хочу»), которые помогут ему быстро и грамотно влиться в вашу команду.
Не факт, что нужно использовать все из предложенных ниже советов. Но какая-то их разумная часть явно не помешает. Итак…
1. «Ху из мистер Пупкин», или Адресная книга компании
Мало кому из нас нравится, когда его в первый же день водят за ручку по кабинетам компании и представляют всем этим многочисленным сотрудникам, которые уже на первом десятке начинают сливаться в единую массу. Редко кто может запоминать имена и лица людей с первого раза. Я, например, иногда не могу после всего нескольких встреч узнать даже моего непосредственного начальника. С сопоставлением имени и внешнего вида тоже проблема. Я лучше запоминаю и различаю людей по голосам, причем по голосам из телефона. Ну, вот такая особенность мозга.
Также я не хочу, чтобы все одновременно узнали, что я это я. Они-то видят одного человека, им легко запомнить меня и идентифицировать. Я же рискую выглядеть глупо, когда кто-то из них подойдет и назовет меня по имени-отчеству, а я не смогу вспомнить, что вообще его видела.
Я не хочу, чтобы вокруг моего появления в компании была такая шумиха. Ну ладно в отделе продаж, в том, в котором я буду работать. Но зачем показывать меня в бухгалтерии или на производстве, если по делу реально мы можем столкнуться, дай бог, через год?
Еще я не хочу, чтобы моя фотография с краткой заметкой или вымученным интервью висели на внутреннем сайте или красовались в корпоративной газете в первый же день появления в офисе. Пока я ничем не заслужила такого внимания, да и вообще — могу просто стесняться.
Зато я хочу знать, кто есть кто в организации и к кому мне обратиться, чтобы получить канцтовары, веб-камеру или гарнитуру, мобильник. Хочу знать, кто такой это Виктор Петров, с которым я познакомилась на обеде в корпоративной столовой.
Для этого у меня с первого дня должен быть доступ к общей структуре компании, с фотографиями и кратким описанием выполняемой каждым работы. С телефонами, электронными адресами и точным месторасположением каждого из сотрудников, чтобы я не бегала по этажам в поисках нужного мне человека и не задавала глупых вопросов: «А вы случайно не кладовщик Иванов? Ой, извините».
А вот когда пройдет какое-то время, например, пара недель, я тоже буду не против, чтобы мое фото, внутренний мэйл и то, чем я занимаюсь, заняли свое место на сайте компании.
Либо если другим сотрудникам все-таки хочется знать, кто я такая, то можно заранее, но без моего личного «показа», разослать по компании письмо с моей фотографией, должностью и краткой анкетой. Так и люди будут предупреждены о моем появлении, и я не буду чувствовать себя глупо, переходя с одного этажа на другой, и никого не запоминая при этом. В одной из компаний, где работал мой муж, была такая практика: в первый же день выхода на работу нового сотрудника всем, кроме него, на внутреннюю почту приходило сообщение. Сам новичок его не получал, но, разумеется, был о нем предупрежден.
Содержало оно примерно следующий текст:
«Уважаемые коллеги, с ** числа в нашей компании приступает к работе <ФИО>. Трудиться он будет в отделе ***, на должности ***. В его обязанности будет входить ***. Ранее он занимался *** и *** в компаниях *** и ***.
Родился он в *** году, окончил ***.
Просим всех вас отнестись с пониманием к трудностям вхождения в новый для него коллектив и оказывать ему посильную помощь».
К сообщению прилагался файл с фотографией.
И часто уже в первый день в офисе находились люди, которые учились в том же вузе, родились в том же году или когда-то работали в тех же компаниях. У новичка находились общие точки соприкосновения со «старичками», и в неформальных беседах он узнавал много полезных вещей о компании и коллегах, что облегчало процесс адаптации.
2. «Без бумажки ты букашка», или План введения в должность
Прежде всего я хочу знать, что от меня ждет компания. Как правило, об этом говорится сложным и скучным бюрократическим языком в должностной инструкции. Так вот я хочу получить понятное описание моих обязанностей. Далее мне нужно видеть план своего развития в компании. Если фирма ждет от меня чего-то общего, то я хочу конкретного — как я буду дальше развиваться.
Если компания хочет получить хорошего специалиста, то я хочу знать, что она готова делать для этого:
- какие курсы повышения квалификации;
- какое повышение оплаты;
- какое продвижение в должности она готова мне предоставить и что именно хочет получить от меня, прежде чем выполнит свое обещание.
Я хочу узнать о компании все, что она готова мне рассказать. Для этого мне нужен четкий план лекций/ обзорных экскурсий либо конкретный список людей, от которых я имею право услышать о той или иной части бизнеса компании.
Я хочу знать, где находятся туалет, кафе, мой начальник, директор, бухгалтер и кладовщик, который выдаст мне канцтовары. И при этом не приставать с такими элементарными вопросами к не знакомым пока мне сослуживцам и отвлекать их от дела. Хороший вариант: приветственное письмо, содержащее FAQ по вопросам, которые вероятнее всего возникнут в первые недели. Потом оно будет использоваться в качестве «шпаргалки», если вдруг что-то забылось.
И самое главное — не нужно вываливать на меня всю информацию в первый же день! Я все равно ее не запомню. Лучше укажите мне путь, где ее можно найти и к кому обратиться.
3. «Плечо старшего брата», или Начальник — еще не значит «наставник»
Я хочу, чтобы у меня был наставник, куратор, старший товарищ — назовите это как вам угодно. Но это должен быть человек, к которому я могу обратиться с вопросом, — любым, даже с таким, какой не задашь начальнику.
С его помощью я хочу узнать, какие есть традиции в компании, к кому и когда обращаться можно, а когда — лучше не стоит. Мне необходимо из первых рук получить подтверждение, насколько обещания здесь не расходятся с делом. Насколько компания реально ценит сотрудников. Помогает ли она разделить радость и горе. Ценит ли она тех, кто работает с полной отдачей, или выжимает все соки и просто бросает.
Я хочу видеть глаза того человека, который расскажет мне обо всем. Это может быть неформальный лидер компании или отдела. Или один из них, главное, чтобы он пользовался уважением и доверием у сослуживцев. Тогда и я смогу ему доверять.
Об остальных составляющих успешной адаптации новичка в организации, вроде готового рабочего места, подробной и понятной должностной инструкции и совпадения реальной ситуации с той, что была обрисована ему на собеседовании, я даже не буду писать. Это просто должно быть по умолчанию. Иначе никак.
Особенности адаптации, если новичок — руководитель
Назначение нового руководителя — это стресс не только для подчиненных, но и для самого менеджера. Ведь фактически он выступает в роли человека, идущего со своим уставом в чужой монастырь.
Прежде всего, сотрудники сталкиваются с проблемами психологического характера. Их волнует неопределенность, и, пытаясь ее преодолеть, сотрудники делятся друг с другом своими страхами и домыслами, раздувая проблемы все больше.
Дальше самые «смелые» начинают «пробовать на зуб» новичка. Устраиваются провокации, саботажи, задается масса ненужных вопросов. Новый руководитель может занервничать и начать сомневаться в своем профессионализме. Если менеджер не чувствует в себе достаточной уверенности, не знает, с какой стороны взяться за дело и пока еще не пользуется уважением в коллективе, ему будет непросто.
Наиболее распространенные промахи, которые допускают новички, лежат в сфере межличностных отношений. Чтобы завоевать авторитет, руководитель порой прибегает к дешевым трюкам: пытается «подкупить» ведущих специалистов и неформальных лидеров, сулит им покровительство и возможное повышение по службе. Обычно это не приводит к росту авторитета. Скорее наоборот.
С первых же дней работы в компании нужно выбрать правильную линию поведения. Излишне дружественный тон и демонстративное панибратство с подчиненными, в конечном счете, приведут к тому, что вокруг вас соберутся подхалимы.
Большинство проблем возникает из-за недостатка коммуникаций между начальником и подчиненными. Новый руководитель обязан подробно объяснить значение предпринимаемых им шагов. Каждый сотрудник должен понимать, почему нужно работать по-новому. Рассказать о своих взглядах на будущее шеф может на собрании, организовать которое нужно как можно скорее.
Нередко руководитель приходит в уже сложившийся коллектив, со своей структурой и традициями, связями и отношениями. И его стиль работы могут не принять. Прежде чем ломать старую систему, ее надо изучить, и только потом принимать какие-либо решения.
Когда руководитель приходит в компанию со стороны, он, как правило, совершает одну из двух ошибок: быстро пытается изменить систему работы, не успев разобраться в ее специфике, или, наоборот, долго вникает в суть дела.
В первом случае — если он не объясняет подчиненным, почему новая система лучше старой, и они саботируют его начинания.
Во втором — когда человек слишком долго разбирается что к чему, боится совершать резкие движения, он сам становится частью системы, и никаких изменений не происходит.
Выход: в первые несколько дней новичку следует познакомиться с компанией, изучить текущую документацию, провести собеседования с подчиненными и попросить их предоставить краткий список обязанностей, которые они исполняют. Затем можно приступать к проектированию изменений, и уже потом, когда вы абсолютно уверены в том, что они необходимы, можно начинать «революцию».
Изменения надо вводить постепенно, иначе новые технологии не принесут желаемого эффекта. В любом случае, пришел ли шеф со стороны или вырос внутри компании, он должен быть лидером и не бояться брать на себя ответственность. Только тогда подчиненные его не отвергнут и будут готовы идти вслед за ним.
Источник: hr-portal.ru
