Как построить эффективную систему бухгалтерского контроля
Чем больше сотрудников, тем сложнее главному бухгалтеру их контролировать. Нужно уследить за десятком людей, которые каждый день обрабатывают большое количество первички. А при этом постоянно появляются новые хозяйственные операции, непрерывно изменяется законодательство. Да еще и документы от контрагентов либо неправильно оформлены, либо опаздывают, либо вообще не приходят, пока не напомнишь. А если в бухгалтерии работает не 10, а 50 или 100 человек?
К сожалению, главные бухгалтеры зачастую контролируют подчиненных не системно, а хаотично, обнаруживая те или иные ошибки совершенно случайно. О том, как наладить систему внутреннего контроля, поговорим в этой статье.
С чего начинается система контроля
Дело мы имеем с людьми, поэтому построение системы контроля начинается именно с них. Об этом нужно помнить всякий раз, когда вы подбираете нового сотрудника. Ведь от того, какого человека вы возьмете, будет зависеть, сколько времени придется тратить на проверку его работы. Одно дело — инициативный, неравнодушный человек, который, например, не пожалеет времени, чтобы досконально разобраться в новой, нестандартной хозяйственной операции. Если нужно, не поленится открыть договор и проверит соответствие первичного документа и условий контракта. И совсем другое дело, когда бухгалтер сидит, что-то делает, и вроде бы все в порядке. А присмотришься повнимательнее: мало того, что ошибка на ошибке, так еще и первичные документы в ужасном состоянии. И ни на один вопрос не может дать вразумительный ответ.
Поэтому очень важно еще во время испытательного срока понять, можно ли положиться на нового сотрудника, или придется постоянно за ним приглядывать. Кроме того, необходимо создать механизмы обратной связи. И очень четко донести до каждого бухгалтера, что при любых затруднениях или сомнениях нужно обязательно обращаться к руководителю. Подчиненные должны понимать, что лучше лишний раз спросить, чем допустить ошибку, которая может оказаться очень серьезной.
Почему не нужно бояться ошибок
Главбухи неохотно делегируют свои полномочия, потому что волнуются за результаты. И действительно, дают ли проверки сотрудника во время испытательного срока полную гарантию того, что в дальнейшем он не будет ошибаться? Конечно, нет. Но это и не повод делать все самим. Наши силы не безграничны, да и в сутках только 24 часа.
Расскажу один случай. Однажды директор мебельной фабрики сказал на производственном совещании: «Ну вот, совсем другое дело! По итогам марта у нас всего 15 рекламаций!». Казалось бы, чему радоваться: целых 15 жалоб? Но для предприятия, которое выпускает свыше 1000 комплектов мягкой мебели в месяц, это действительно хороший показатель. Если бы начальник производства стал сколачивать диваны сам, они наверняка были бы наивысшего качества. Но сколько он бы успел сделать в одиночку?
Важно понять, что ошибки будут всегда. Главное, чтобы их процент был допустимым. А чтобы подчиненные чувствовали персональную ответственность за свои действия, нужно четко распределить между ними участки работы. Допустим, у вас работают два бухгалтера, которые отвечают за расчеты с поставщиками. Тогда всех контрагентов разобьем на две группы. И первому бухгалтеру отдадим поставщиков материалов, а второму — поставщиков услуг.
Каким ошибкам надо уделять внимание
Один главный бухгалтер рассказал мне, что проверяет налоговую отчетность, откручивая каждую цифру на один шаг назад. Что это дает? Вместо 10 цифр у него получается 50. Но следующим шагом, по-хорошему, нужно уже каждую из 50 цифр открутить еще на шаг назад. Потом еще и еще, пока не дойдем до каждой проводки и каждого первичного документа. А это просто нереально.
Доскональный контроль — это в лучшем случае попытка психологической атаки на своих сотрудников: «Высоко сижу, далеко гляжу!» Но они-то как раз очень хорошо понимают, что проверить все до мелочей невозможно. После того, как бухгалтерские участки делегированы надежным сотрудникам, не стоит контролировать каждый их шаг. Так мы обижаем адекватных людей, показывая им свое недоверие. Поэтому выявлять текущие ошибки, перепроверяя расчеты на калькуляторе, — неправильно.
Главному бухгалтеру достаточно замечать только системные ошибки. К примеру, посмотреть отчетность, перед тем как подписывать. И увидеть, что налога на имущество компания в этом квартале должна заплатить в два раза больше, чем в прошлом. Задать вопрос исполнителю: «Почему так?» А он ответит: «Ой, извините, ошибся» и пойдет исправлять. Или напомнит вам, что в этом квартале компания приобрела крупную партию оборудования, отсюда и рост налога. Либо, наоборот, вы помните, что купили оборудование на большую сумму, а налог не изменился, и опять-таки задаете вопрос: «Почему?». То есть отлавливаете только явные, бросающиеся в глаза несоответствия, и просите расшифровать не все цифры, а только те, которые вам кажутся сомнительными.
Что можно контролировать самому, а что лучше поручить другим
Если сотрудников в бухгалтерии больше десяти, держать их всех в поле зрения становится затруднительно. В этом случае функцию контроля следует частично делегировать заместителям или старшим бухгалтерам. После чего проверять работу рядовых бухгалтеров вы уже не должны. Контролировать «через голову» недопустимо. Помимо того, что вы потратите на это лишнее время, вы еще и дискредитируете своих замов в глазах подчиненных.
Чем крупнее компания, тем больше должно быть промежуточных точек контроля между главным бухгалтером и непосредственными исполнителями (см. рисунок ниже). А чем больше промежуточных точек, тем глобальнее может мыслить главный бухгалтер. Бессмысленно главбуху в компании с миллиардными оборотами пытаться отловить ошибки на сотни тысяч рублей. Такие ошибки — уровень его заместителей.
Главный бухгалтер сосредотачивается, прежде всего, на участках, обороты по которым в стоимостном выражении составляют основной процент в структуре доходов или расходов компании. Ведь и налоговая инспекция, проводя проверку, в первую очередь обращает внимание именно на них.
Как уменьшить количество ошибок и меньше тратить времени на контроль.
Самая лучшая система — та, которая работает сама. Чем меньше зависимость результатов от человеческого фактора — тем лучше. Задача главного бухгалтера заключается в том, чтобы постоянно эту зависимость снижать. Тогда качество результата будет выше, а времени на текущий контроль будет тратиться меньше.
Во многих компаниях до сих пор четко не регламентирована процедура закрытия отчетного или налогового периода. Это неправильно, так как каждый раз существенно увеличивается риск возникновения критических ошибок. И, соответственно, требуется пристальное внимание главного бухгалтера.
В одной организации главбух принципиально отказалась автоматизировать процедуру заполнения налоговых регистров и деклараций, так как не хотела упускать контроль над процессом. Но одно другому не мешает. Более того, автоматизированное формирование значительно снижает риск случайных ошибок и позволяет облегчить функцию контроля. Если где-то в отчетности выявляется неправильная цифра, значит ошибка в первичных документах, так как расчет делает программа по четкому алгоритму. А когда регистры и декларации заполняются вручную или в Excel, неточности могут быть и в первичке, и где-нибудь в многочисленных промежуточных расчетах. И тогда найти их гораздо сложнее. Другой распространенный случай — когда платежные поручения бухгалтеры перебивают вручную из бухгалтерской программы в «Банк-клиент» и обратно. Мало того, что это бесполезная трата времени, это еще и потенциальные ошибки. Между тем расходы на программистов, которые автоматизируют процедуру обмена информацией, очень быстро окупятся.
В бухгалтерской программе также стоит настроить возможность формирования различных отчетов, которые бухгалтеры будут использовать для промежуточного самоконтроля. Так, бухгалтеру, ответственному за Книгу покупок, можно настроить аналитический отчет по остаткам на счете 19. Это поможет проверить: действительно ли все то, что должно было закрыться на счет 68, закрылось корректно.
Везде, где можно переложить контроль на бухгалтерскую программу, лучше это сделать. Тогда в отделе будет гораздо больше порядка. А главный бухгалтер станет спокоен: основные участки под контролем.
Источник: hr-portal.ru
