Как рассчитывать численность службы персонала

Иногда количество сотрудников службы персонала, выполняющих примерно равный объем работы в разных компаниях, отличается в разы.

Неудивительно, что многие наши коллеги задаются вопросом, чем руководствоваться, рассчитывая численность и должностной состав службы персонала.

Попробую ответить на этот вопрос, используя актуальные нормативные и методические материалы и инструменты.

Вряд ли какой-либо из перечисленных в этом обзоре способов гарантирует стопроцентно достоверный расчет численности, но, как минимум, вы сможете выбрать удобный вам способ расчета.

Буду рад поделиться своим мнением относительно эффективности перечисленных способов, надеюсь, оно будет вам полезно.

Итак, приступим.

Способ 1. Расчет  численности специалистов службы персонала по «Укрупненным нормам численности специалистов по управлению персоналом»

Источник: «Типовые нормативы времени на работы по управлению персоналом в государственных (муниципальных) учреждениях» от 7 марта 2014 года.

Согласно этому документу «для специалистов по управлению персоналом государственных (муниципальных) учреждений, выполняющих работы по следующим направлениям деятельности: комплектование и учет кадров, подготовка и обучение кадров, нормирование труда, оплата труда и мотивация персонала, система социальной защиты и обеспечения, охрана труда (до 50 шт. ед.)  при наличии всех указанных направлений деятельности» устанавливается следующий норматив численности.

Похожий подход к определению численности специалистов по управлению персоналом я встречал в Постановлении Министерства Культуры Республики Беларусь 2 ноября 2012 г. № 74 «О типовых штатах и нормативах численности работников детских школ искусств». Там численность инспекторов отдела кадров устанавливалась по количеству личных дел сотрудников учреждения — при количестве от 50 до 150 личных дел – 0,5 ставки, при количестве от 151 и более личных дел – 1 ставка.

Мнение: расчетом численности службы персонала я бы это не назвал — если верить таблице, главным фактором, определяющим объем работы службы персонала, является численность сотрудников предприятия. Но если расценивать этот норматив как усредненный, то ему можно доверять — квалифицированный специалист по управлению персоналом вполне может справиться со штатом 100-150 человек.

Способ 2. Расчет  численности специалистов по «Межотраслевым нормативам численности работников кадровых служб коммерческих организаций» и «Межотраслевым норматива численности работников служб организации труда и заработной платы коммерческих организаций»

«Межотраслевые нормативы численности работников кадровых служб коммерческих организаций» утверждены постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 октября 2001 г.

Методика позволяет рассчитать численность работников по группе функций «Управление персоналом» и в отдельности по входящим в эту группу функциям «Комплектование кадров» и «Подготовка и переподготовка кадров» с помощью математических формул, в которых для расчета численности используются такие факторы, как списочная численность работающих в организации в среднем за год ); количество работников, принятых на работу и уволенных с работы в организации за год (Рт); количество работников, прошедших подготовку, переподготовку и повышение квалификации в организации за год (Рп).

Расчет производится следующим образом.

Сначала рассчитываем нормативную численность по группе функций «Управление персоналом» (Нчуп) и в отдельности по входящим в эту группу функциям «Комплектование кадров» (Нчкк) и «Подготовка и переподготовка кадров» (Нчпп).

Нчуп = 0,33 + 0,0019Р + 0,002Рт + 0,0016Рп.

Нчкк = 0,15 + 0,0019Р + 0,002Рт

Нчпп = 0,2 + 0,0001Р + 0,0014Рп

Далее рассчитываем поправочный коэффициент, позволяющий добиться того, чтобы сумма численности работников по отдельным функциям была равна численности работников, рассчитанной для группы функций «Управление персоналом». Поправочный коэффициент рассчитывается как отношение численности для группы функций «Управление персоналом» к суммарной численности  по функциям «Комплектование кадров» и «Подготовка и переподготовка кадров».

Кп = Нчуп/(Нчкк + Нчпп)

Далее для определения численности специалистов по управлению персоналом по функциям «Комплектование кадров» и «Подготовка и переподготовка кадров» умножаем рассчитанные по формулам значения на поправочный коэффициент.

Чкк=Нчкк*Кп

Чпп=Нчпп*Кп

Полученные значения численности по отдельным функциям (Чкк и Чпп) можно скорректировать, применяя поправочные коэффициенты из таблицы ниже. Значения поправочных коэффициентов, для которых задан диапазон, работодатель может определить самостоятельно.

По необходимости рассчитанные нормы численности можно дополнительно умножить на коэффициент невыходов (1,1). С помощью него численность специалистов по управлению персоналом корректируется с учетом времени отсутствия во время отпусков и больничных.

Для расчета численности работников служб организации труда и заработной платы  можно использовать «Межотраслевые нормативы численности работников служб организации труда и заработной платы коммерческих организаций» утвержденные Постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь 24.09.2007 N 117.

В указанных выше нормативах для расчета используются математические формулы, разработанные для трех групп коммерческих организаций и отражающие зависимость численности сотрудников ОТиЗ от факторов, оказывающих наибольшее влияние на трудоемкость выполняемых работ: среднесписочной численности работников организации за год (Ч) и численности рабочих-сдельщиков и работников, работающих по нормированным заданиям (Чсд).

Первая формула

Нч = 0,39 + 0,0061 Ч + 0,0049 Чсд

используется для расчета численности ОТиЗ в таких отраслях, как «Издательская и полиграфическая деятельность, тиражирование записанных носителей информации», «Производство фармацевтической продукции», «Металлургическое производство», «Производство готовых металлических изделий», «Производство резиновых и пластмассовых», «Производство машин и оборудования», «Производство офисной и вычислительной техники», «Производство электрических машин и оборудования», «Производство аппаратуры для радио, телевидения и связи», «Производство изделий медицинской техники и средств измерения, оптических приборов и аппаратуры, часов», «Производство автомобилей, прицепов и полуприцепов», «Производство прочих транспортных средств»

Вторая формула

Нч = 0,32 + 0,0047 Ч + 0,002 Чсд

позволяет рассчитать численность сотрудников ОТиЗ в следующих отраслях: «Сельское хозяйство, охота и предоставление услуг в этих областях», «Лесное хозяйство и предоставление услуг в этой области», «Текстильное производство», «Производство одежды, выделка и окраска меха», «Производство кожи, изделий из кожи и производство обуви», «Обработка древесины и производство изделий из дерева и пробки. кроме мебели, производство плетеных и соломенных изделий», «Производство прочих неметаллических минеральных продуктов», «Строительство».

Третьей формулой

Нч = 0,21 + 0,0037 Ч + 0,00152 Чсд

могут воспользоваться те, кто не нашел свою отрасль среди перечисленных выше.

Расчет прост — подставляете в формулы  значения среднесписочной численности работников организации за год (Ч) и численности рабочих-сдельщиков и работников, работающих по нормированным заданиям (Чсд) и получаете искомое значение, которое корректируете с помощью поправочных коэффициентов из таблицы ниже, и, по необходимости, умножаете на коэффициент невыходов (1,1).

Мнение:

Снимаю шляпу перед НИИ Труда Республики Беларусь — рассмотренные выше нормативы, как и многие другие разработки этого учреждения, которое, если вы не знали, является Базовой организацией государств СНГ в сфере методического и организационного обеспечения работ в области нормирования труда, безупречны с методической точки зрения, и выполненным по этим методикам расчетам вполне можно доверять и обосновывать с их помощью численность соответствующих подразделений. Другое дело, что я не склонен доверять расчетам, выполненным с использованием «волшебных формул» из области математической статистики — меня смущает то, что я не могу проследить ход расчетов и проверить их — такой вот у меня пунктик :-).

Способ 3. Расчет численности по «Типовым нормативам времени на работы по управлению персоналом в государственных (муниципальных) учреждениях» от 7 марта 2014 года.

Этот сборник норм, утв. Федеральным государственным бюджетным учреждением «Научно-исследовательский институт труда и социального страхования» Министерства труда и социальной защиты. «Типовые нормативы времени на работы по управлению персоналом в государственных (муниципальных) учреждениях» содержат нормативы времени в человеко-часах на единицы измерения объема следующих работ: документационные работы по оформлению и ведению персонала; подбор, укомплектование и учет кадров; подготовка кадров; формирование и ведение системы оплаты труда; формирование и ведение системы нормирования труда;  формирование и ведение системы охраны труда (до 50 шт. ед.).

В этом сборнике норм можно найти нормы времени на оформление документов на прием и увольнение работников, разработку систем оплаты труда, подготовку сметы на обучение сотрудников и даже разработку норм труда.

Для того, что рассчитать численность специалистов по управлению персоналом, потребуются Excel, мозг, две руки и терпение — сначала нужно найти и выписать из сборника те работы, которые служба персонала выполняет в вашей организации, вместе с нормативами времени на их выполнение, потом выяснить, как часто эти работы выполняются на вашем предприятии, рассчитать объем работы в часах, перемножив нормы времени и показатели частоты выполнения соответствующих работ, затем разделить полученное значение на фонд рабочего времени одного специалиста.

Честно скажу, я бы взялся рассчитывать численность специалистов по управлению персоналом «Типовым нормативам времени…» только по большой нужде, к примеру, если бы проверял корректность штатного расписания государственного (муниципального) учреждения с условием пользоваться только указанными нормативами. Некоторые нормативы в этом документе заслуживают внимания и кажутся вполне корректными, например, время на оформление приема на работу специалиста или руководителя (30 минут) и рабочего (20 минут), но многие вызывают большие сомнения в их достоверности, например, то, что разработка проекта норм численности для 10 должностей должна занимать не более 7200 минут.   К тому же многие нормативы, например, норматив времени на оформление документов для награждения работника медалью, вообще бесполезны.

Мнение: я бы не взялся отвечать за достоверность расчета численности специалистов по управлению персоналом, выполненного с использованием «Типовых норм…» — уж очень много в них норм времени, вызывающих серьезные сомнения, к тому же некоторые категоричные утверждения в этом документе, например, то, что «общая трудоемкость нерегламентированных работ при расчете численности специалистов по управлению персоналом не может превышать 10% от общей трудоемкости работ», и то, что «необходимы регламентированные перерывы на отдых и личные надобности продолжительностью 10 мин. за 2 ч работы (40 минут за 8 часов работы)» заставляют также сомневаться в корректности содержания документа с методической точки зрения. Неудивительно — «Типовые нормы..» —  не что иное, как перелицованные «Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров» 1991 года, изданные почти 30 лет назад.

Способ 4. Расчет с помощью калькулятора для расчета численности

Описание инструмента можно найти в статье Калькулятор для расчета численности службы персонала

Калькулятор позволяет:

  • рассчитать объем работы для службы персонала;
  • определить должностной состав — выбрать исполнителей для разных работ;
  • рассчитать количество специалистов, их загрузку, а также «стоимость» подразделения — узнать, в какую сумму обойдется предприятию содержание службы персонала.

При расчете объема работы сотрудников службы управления персоналом используются нормы времени на выполнение отдельных операций, определяемые экспертным путем и рассчитываемые по формуле

Hв=(3*Тmin + 2Тmax)/5

где  Тmin  — минимальное время, определенное экспертом на выполнение операции, Тmax — максимальное время выполнения операции, определенное экспертом.

Подробно о логике и правилах использования калькулятора для расчета численности можно прочитать в статьях Расчет численности калькулятором  и Калькулятор для расчета численности 2.0

Что изучить примерный образец расчета численности службы персонала с помощью калькулятора, нажмите скачать, универсальная версия калькулятора для расчета численности в редакции 2020. Защита всех листов калькулятора снимается без пароля, вы можете самостоятельно проверить используемые для расчета алгоритмы. 

Некоторые трудности может вызывать оценка трудозатрат на подбор персонала — логику их оценки и инструмент для расчета трудоемкости проекта по подбору персонала можно изучить в статье Сколько стоит подбор персонала — считаем трудозатраты и расходы.

Мнение: расчет численности с помощью калькулятора позволяет с высокой степенью точности рассчитать объем работы, используя при этом все правила «классического» нормирования труда. Расчеты легко проверить, они просты и понятны даже неспециалисту.

Способ 5. «Гибридный» — с использованием калькулятора для расчета численности и отдельных норм из «Типовых нормативов времени на работы по управлению персоналом в государственных (муниципальных) учреждениях»

Практика показала, что использование в калькуляторе для расчета численности норм времени, взятых из сборников нормативов, дает неплохие результаты. Практики применения в калькуляторе норм времени из «Типовых нормативов по управлению персоналом…» еще не было, когда попробую — выложу соответствующий калькулятор. В любом случае я бы рекомендовал использовать способ 5 вместо 3 — удобнее пользоваться готовой формой, чем с «нуля» готовить шаблоны для расчетов в Excel.

В заключение

Есть еще шестой способ — я встречал его в одной из публикаций электронного журнала «Кадровое дело» — на основании мнений читателей-экспертов был разработан калькулятор, рассчитывающий численность службы персонала с использованием двух показателей — отраслевой принадлежности компании и ее штатной численности.

На мой взгляд, зависимость между принадлежностью компании к определенной отрасли и численностью службы персонала не очевидна. К примеру, объем работы специалистов по управлению персоналом в сети продовольственных магазинов и сети бутиков с примерно одинаковым штатом будет существенно различаться, несмотря на то, что обе компании можно формально отнести к сфере розничной торговли.

Пояснений и описания алгоритмов, по которым определялось количество специалистов по управлению персоналом я в описании этого калькулятора не нашел, поэтому не стал включать этот способ в этот обзор, ограничившись пятью описанными выше способами.

Буду рад дополнить обзор новыми способами расчета численности и отзывами коллег, надеюсь, методические материалы  и инструменты из этой статьи пригодятся вам в работе.

Рассчитывать численность работников любых специальностей несложно, важно понимать общие принципы нормирования труда и расчета численности.

Желаю всем успехов и верных расчетов!


Источник: hr-praktika.ru

Похожая запись

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *