Как рассчитать трудозатраты службы персонала
Что такое калькулятор трудозатрат службы персонала
Это несложная таблица в MS Excel, которая позволяет рассчитывать трудозатраты специалиста по управлению персоналом или службы персонала в целом.
Калькулятор был разработан для предприятия, руководитель которого был крайне недоволен тем, что два сотрудника службы персонала, работающие в компании около трех месяцев и имеющие в работе чуть менее 60 вакансий рабочих и руководителей, никак не могут начать плановую работу по разработке систем мотивации и подготовку программ обучения для сотрудников.
Необходимо было разобраться, что является причиной невыполнения планов — хроническая перегруженность специалистов работой по подбору, недостаток квалификации или нерациональное использование рабочего времени.
Причина была очевидна, но для ее демонстрации и дальнейшего планирования работы службы персонала понадобился калькулятор, о котором я сейчас расскажу.
Какую информацию выводит калькулятор трудозатрат
Калькулятор позволяет рассчитать трудозатраты специалистов по управлению персоналом за месяц на основании нормативов и объемов выполняемых работ, сравнить загрузку с нормой рабочего времени, оценить степень перегруженности или недогруженности, распределить трудозатраты по сферам ответственности, оценить соотношение различных работ.
Кликните на рисунок, чтобы увеличить.
Кому полезен HR-калькулятор
Руководителю — для того, чтобы понимать, с каким объемом работы может справиться служба персонала, выполнимы ли поставленные задачи, каких результатов и в какие сроки можно ожидать.
Директорам и специалистам по управлению персоналом — для того, чтобы правильно рассчитывать свои силы и не брать на себя заведомо невыполнимые обязательства.
Почему специалистам по управлению персоналом нужен калькулятор трудозатрат
По очень простой причине — в отличие от представителей других профессий большинство нанимателей ожидает от специалистов по управлению персоналом настоящих подвигов.
Если дословно цитировать описания вакансий, то менеджер/директор по персоналу:
«Повышает лояльность и вовлеченность персонала».
«Выстраивает кадровую политику/стратегию и контролирует ее реализацию».
«Развивает систему оценки и управления талантами».
«Выстраивает и обеспечивает эффективную коммуникацию между сотрудниками и подразделениями».
«Формирует корпоративный имидж и HR-бренд».
«Развивает корпоративную культуру».
«Обеспечивает развитие карьеры, создает условия для развития и идентификации наиболее талантливых сотрудников».
«Создает эффективную систему обмена информацией в компании».
«Контролирует рентабельность персонала».
«Формирует эффективную организационную структуру».
» Оптимизирует численность персонала».
«Быстро и эффективно разрешает конфликтные ситуации».
«Внедряет мотивационные программы материальной и нематериальной мотивации, программы удержания профессиональных производственных и административных кадров».
В общем, HR «администрирует все HR-процессы», «строит структуру HR «с нуля» и постоянно «разрабатывает, анализирует, структурирует, внедряет, контролирует, организует, создает и обеспечивает».
Справедливости ради нужно отметить, наниматели не забывают и про такие прозаические обязанности, как ведение кадрового делопроизводства и подбор персонала, но объем этих работ мало кто рассчитывает.
Объем занятости HR-специалистов в части бюджетирования затрат на персонал, разработки систем мотивации и организации обучения может существенно отличаться в разных компаниях, поэтому часто бывает непредсказуем.
Подводя итог, можно сказать, что издержками профессии специалиста по управлению персоналом часто являются несколько завышенные ожидания нанимателей по отношению к результатам работы службы персонала и расплывчатые представления о том, что он будет делать для достижения поставленных целей.
Чтобы избегать взаимного разочарования HR-специалистов и нанимателей, стоит формировать и согласовывать реалистичные планы, в которых результаты работы HR-специалистов описаны реалистичнее, чем абстрактные «оптимизация» и «формирование».
Решению этой задачи и может помочь HR-калькулятор.
Что рассчитывает калькулятор трудозатрат службы персонала
Работа HR-специалиста, независимо от его статуса, абсолютно ничем не отличается от работы любого другого менеджера, в какой бы сфере он не работал.
«Повышение, развитие, построение, оптимизация, формирование, организация и обеспечение» неосязаемых материй и процессов на деле являются обычной организационно-распорядительной деятельностью, в основе которой лежит подготовка, согласование, утверждение и исполнение документов.
Поэтому основной объем работы HR описывается очень просто.
Это переписка по электронной почте и/или внутренним мессенджерам, переговоры по телефону и очные встречи с соискателями и сотрудниками, совещания с руководителями и переговоры с внешними организациями, работу с которыми ведет кадровая служба.
Это подготовка, согласование и утверждение документов, а также аналитическая работа — создание стандартных документов с помощью кадровых программ или корпоративных информационных систем, подготовка писем, инструкций, приказов, положений, регламентов и т.д. в MS Word, расчеты в MS Excel, презентации в Power Point или подготовки схем в MS Vsio, обработка данных в онлайн-базах резюме.
Разница в работе директора по персоналу компании с многотысячным штатом и единственного менеджера по персоналу небольшой компании заключается лишь в том, что первый меньше «работает руками», больше времени затрачивая на взаимодействие с подразделениями предприятия, постановку задач подчиненным и контроль результатов их работы.
Калькулятор позволяет рассчитывать трудозатраты на выполнение типовых работ, относящихся к различным сферам ответственности HR вне зависимости от занимаемой должности. Отличия будут видны в том, как много времени тратит специалист кадровой службы на выполнение тех или иных видов работ.
Перечень статей расходов рабочего времени HR-спецциалиста
При разработке калькулятора была предпринята попытка учесть все сферы деятельности, «съедающие» рабочее время HR-специалиста.
Получился следующий список типовых сфер ответственности кадровой службы, который по необходимости может быть изменен.
Кадровое делопроизводство.
Разработка внутренних документов.
Мотивация персонала.
Заработная плата.
Корпоративное обучение.
Штатное расписание и организационная структура.
Подбор персонала.
Трудовые споры.
Аттестация и оценка персонала.
Корпоративные мероприятия.
Управленческое консультирование.
Кадровая аналитика.
Служебные переговоры и переписка.
Совещания.
Как пользоваться калькулятором трудозатрат службы персонала
В столбец «Количество» введите планируемые или фактические объемы работ, обращая внимание на то, какие единицы измерения используются.
Измените, если необходимо, значения нормативов на выполнение работ (в часах) в доступных для изменения ячейках столбца «Нормативы» (по умолчанию в нем стоят примерные значения).
В правом верхнем углу увидите результаты расчета.
В первой ячейке отразится общее количество рабочих часов, в следующей зеленым будет показан «недогруз» сотрудника, красным — «перегруз».
В предпоследней и последней ячейках выводится дефицит или запас рабочего времени, в последней — % переработки или недогруженности.
До того, чтобы увидеть данные в сводной таблице и на диаграмме после сделанных изменений, наводим курсор на таблицу, нажимаем на правую кнопку мыши, выбираем в выпадающем меню «обновить», смотрим и любуемся результатом.
Для тех, кто хочет произвольно редактировать калькулятор «под себя», пароль для снятия защиты листа — 111.
В заключение
В этой версии калькулятора отсутствует блок расчета норматива на подбор персонала, описанного в статье Подбор персонала своими силами — считаем себестоимость, хотя сам норматив на подбор по умолчанию взят именно оттуда.
Понятно, что перечень услуг консалтинговой компании отличается от текущей работы службы персонала, но наш список можно считать почти полным.
Применение калькулятора не является единственным способом приведения должностного состава и численности подразделения в соответствии его целям и объему работ, будь то HR-служба или любая другая.
Подробнее узнать о профессиональных методах решения таких задач вы можете в разделе Штатное расписание и структура организации.
Всем удачи и успехов в работе!
Источник: hr-praktika.ru
