Как разработать систему KPI «с нуля»

Как, все-таки, разработать реально работающую систему KPI в компании? Методик много, есть отдельные примеры, а вот найти алгоритм разработки реальной системы KPI, практически, невозможно. Предлагаем алгоритм разработки системы KPI «с нуля» (когда еще ничего нет), заканчивая финальным результатом — работающей системой.

В этой статье я постараюсь дать алгоритм создания системы KPI в компании в целом. На примере проектной IT-компании, реализующей крупные и технически сложные проекты.

Начну с главного. Вопросы, которые обычно возникают, следующие:

1. Где взять эти самые KPI, и какие они должны быть? Будут ли эти KPI достижимы, и как это определить?
   
2. Какие KPI важны, а какие нет?
   
3. Как с помощью KPI увязать ключевые сферы деятельности компании, да так, чтобы KPI для маркетинга не противоречили KPI для продаж?
   
4. Какую методологию реализации проекта использовать? Допустим, выбрали методологию Balanced Scorecard (BSC) — Сбалансированную систему показателей. Что нужно делать далее?
5. С чего начать такой проект, и чем он должен закончиться? И т. д.

Вопросов масса. Ответов, как обычно, в разы меньше.

Если в компании есть стратегия развития бизнеса, стратегические цели — основа для стратегических KPI, которые несложно декомпозировать на отдельные подразделения компании. В данной статье этот случай рассматривать не будем.

Практический пример на основе методологии Balanced Scorecard (BSC)

Пример приведу на основе вышесказанного, с учетом упомянутой методологии и в виде последовательности практических действий. Допустим, вы начинаете с верхушки «Финансы» и вас беспокоит показатель «маржинальность». Понятно, что способов повысить маржинальность проектов очень много, поэтому нет смысла перечислять все эти способы. Нужно выбрать способы, присущие вашей компании, а также выявить причины недостаточной маржинальности.

Итак, очень условный план — только для примера:

• KPI-1. Повысить маржинальность проектов не менее, чем на 7% за период времени не более, чем 6 месяцев.
  Допустим, ключевые причины недостаточной маржинальности проектов следующие (условно):
  • Высокие затраты по проектам, в связи с невыполнением проектов в сроки.
  • Большинство проектов сами по себе не имеют достаточной маржинальности. Далее — мы часто «вылетаем» из сроков и бюджета, и маржинальность становится еще меньше.
  • Нет возможности выбирать более прибыльные проекты из имеющего портфеля проектов. Проектов и так мало, а портфеля потенциальных проектов почти нет.
  • Высокая стоимость закупок оборудования под проекты, что не добавляет маржинальности.
  • Нет уникальных (почти уникальных или высококачественных) услуг, за счет которых компания может «брать за проекты» дополнительные деньги. И т. д.

Отсюда «вырастают» KPI следующего уровня для ряда служб компании. А именно (снова — условно):

• KPI-1-1 (для Технической дирекции и руководителей проектов (РП)): выполнение проектов в сроки и в рамках бюджета проекта. Выполнен KPI по проекту — РП получил бонус. Нет — нужно разбираться, почему, а, возможно, и менять РП.
  
• KPI-1-2 (для Блока маркетинга): вычислить отрасли, сегменты и ниши, более платежеспособные, чем те, с которыми сегодня работает компания. Подготовить презентацию и обосновать свои предложения. В течение <такого-то срока>.
  
• KPI-1-3 (для Блока продаж): сформировать портфель проектов объемом не менее <такого-то>, в течение не менее <такого-то срока> (в плотном взаимодействии с маркетингом, чтобы не терять время). Чтобы была возможность выбора проектов для реализации.
  
• KPI-1-4 (для Блока закупок) пока нет. Первоначально можно поставить задачу — проработать и дать предложения, как уменьшить стоимость закупаемого оборудования под проекты. И т. д.

Далее, KPI «верхнего уровня» спускаются руководителям подразделений. Они, в свою очередь, декомпозируют их на своих подчиненных сотрудников.

Комментарий. Разумеется, этот пример очень условный. В жизни гораздо сложнее. Но я хотел показать 2 момента. Первый — как только KPI выставлен, он «попадает» в работу: ответственные менеджеры и сотрудники сопротивляются, начинается диалог, выявляются реальные причины того, что не получается, появляются предложения и т. д. Часто в результате этого KPI приходят к статусу «достижимы». Второй — это пример, как, начиная с «Финансов» (или отдельного ключевого показателя) строить систему KPI по всем сферам.

Что дальше? А дальше нужно брать следующий фрагмент (показатель или небольшую сферу), логически связанный с первым фрагментом, и прорабатывать его. Постепенно, система KPI начнет вырисовываться и становиться все более полной, а главное — понятной.

Основной вывод, который необходимо сделать: построение системы KPI компании — это не просто «выделение» и назначение KPI ответственным сотрудникам. Система KPI — это система, которая объединяет деятельность различных служб компании, нацеливает их на реализацию целей и задач компании, а также отражает эффективность деятельности сотрудников, менеджеров, подразделений и компании в целом.

Заключение

Напомню авторскую логику реализации проектов по разработке стратегий развития бизнеса (рис. 2):

• Замысел.
• Стратегическая цель (Целевое Состояние «B»).
• Стратегия.
• План Конкретных Активных Действий (тактика).
• Дерево целей.
• Новые/уточненные Центры ответственности.
• Новая/уточненная организационная структура (согласно Центрам ответственности).
• KPI.
• Система мотивации.
• <…>
• Внутренние проекты.
• Достижение результата.

Источник : hrliga.com