Как реализовать проект мечты без опыта и бюджета: история тех, кому это удалось
Месяц назад мы с командой провели фестиваль о вторсырье – GreenFunFest. Это мой первый опыт в качестве основного организатора фестиваля. Его цель – показать финансовый и творческий потенциал вторсырья, разделить понятия «мусор» и «вторсырье», запустить механизм изменения экоповедения самых разных людей, от простых жителей до больших компаний.
В этом материале мы с командой соорганизаторов, Еленой Весняной и Катериной Онистрат, хотим подробно рассказать о нашем опыте создания фестиваля, чтобы помочь тем, у кого есть идеи, но они боятся их реализовывать, потому что нет финансовых ресурсов, команды, опыта или всего вместе, как с самого начала было и у нас.
1. Идея мероприятия
Нередко именно в том, чтобы придумать отличительную идею для фестиваля или любого другого мероприятия, и заключается одна из главных проблем организаторов на старте. Мы же, наоборот, точно знали, о чем будет наш фестиваль, и очень хотели, чтобы он состоялся. В нашем случае проблема была в другом. Так, вторсырье – тема узкая и специфическая. К ней сложно привлечь внимание людей, которые привыкли воспринимать вторсырье как неприятный мусор.
Большую часть нашей команды цепляло то, что люди мало внимания уделяют финансовому и творческому потенциалу этого ресурса, который появляется без особых усилий и окружает нас на каждом шагу. Поэтому мы хотели сделать фестиваль, который показал бы творческий взгляд и сделал бы это иначе, по сравнению с похожими экомероприятиями.
Работая над фестивалем, мы осознали многие нюансы и корректировали концепцию уже «на ходу». Например, то, что казалось нам очевидным, для многих людей было далеко за пределами их интересов или же отбрасывалось потому, что они не верили в то, что в нашей стране кому-то важно сортировать мусор. Вообще, чем раньше вы все это осознаете, тем лучше для проекта. У вас будет время что-то изменить, переформулировать и сделать максимально понятным для широкой публики.
То, что казалось нам очевидным, для многих людей было далеко за пределами их интересов. Вообще, чем раньше вы все это осознаете, тем лучше для проекта. У вас будет время что-то изменить, переформулировать и сделать максимально понятным для широкой публики.
После длительных обсуждений мы придумали, как преподнести нашу идею.
Первый момент, который лежал в основе концепции фестиваля. Наверняка, вы бывали хотя бы на одном из субботников по уборке парков / пляжей в своем городе. И, скорее всего, вам в голову приходила мысль, что точечная и нерегулярная работа отдельных людей малоэффективна в масштабах страны. Если бы этим занимался каждый в Украине, это дало бы более заметный результат.
Второй момент. Видя чью-то работу по уборке одной и той же местности, люди сорят уже с каким-то внутренним сопротивлением, прекращают это делать или даже начинают посильно помогать. Любой с легкостью вовлекается в социальный проект, если убрать пугающие и надоевшие призывы, обвинения в бездействии.
Третий момент. Если вам нужна информация, просто обратитесь к экспертам, к тем, кто уже «глубоко в теме».
В итоге мы решили провести мероприятие, которое объединяло бы все три вышеперечисленных момента, но при этом было «фановым», ненавязчивым и очень практичным. Давало реальные и очень простые лайфхаки по тому, как сортировать вторсырье дома, в городе и в условиях страны.
В рамках фестиваля мы разработали несколько зон, каждая из которых отвечала бы задачам нашей концепции. Это лекторий без пугающих призывов, движ-зона, где сквозь все активности (мастер-классы, перформансы, выставки) ненавязчиво проходила идея сортировки вторсырья и уменьшения вреда экологии своими действиями, зона маркетов, где все вещи были сделаны из вторсырья или же увеличивали комфорт жизни в городе, а также зона фудкортов со здоровой и необычной пищей, фотозона.
2. Название фестиваля
Чтобы не проиграть на старте, нужно выбрать хорошее название. Наш первый вариант – #GarbageFest. Но мы отказались от него, так как оно никак не разделяло понятия «мусор» и «вторсырье», и не отражало ценность последнего в глазах людей. И мы сменили брутальное название на легкое и весеннее – GreenFunFest.
В результате задумка сработала. Для кого-то из участников и посетителей фестиваля он стал handmade-площадкой, кому-то он запомнился как тусовка веганов, кто-то увидел в нем потенциал для объединения тех, кого волнует вопрос экологии и замусоривания. Все это входило в нашу концепцию, ведь для каждого мы старались найти понятные именно для него аргументы.
3. Подбор команды
Как у визионера и основного организатора проекта у меня не было ни одного знакомого, который мог бы помочь тематической информацией. Не было ни одного человека, который был готов оторваться от дел и сделать фестиваль с нуля со мной, человеком без опыта. Не было команды – основы основ любого мероприятия.
Но самый сложный путь начинается с первого шага. Чтобы не отпугнуть людей и все-таки собрать команду, со всеми друзьями я издалека заводила речь о возможности проведения фестиваля. Так благодаря моей подруге я познакомилась с Еленой, которая до нашего мероприятия организовывала фестивали Travel Fest, Дикий Travel и Yoga Days. Она согласилась помочь мне с консультацией, а позже стала частью команды, потому что ей тема вторсырья, как оказалось, тоже близка. Это большой плюс, ведь мы с ней сами по себе являлись целевой аудиторией. «Важно иметь одинаковые ценности и хотя бы немного схожее восприятие мира с членами команды. В противном случае, даже говоря об одних и тех же вещах, вы потратите огромное количество времени, чтобы понять друг друга», – советут Елена.
Важно иметь одинаковые ценности и хотя бы немного схожее восприятие мира с членами команды. В противном случае, даже говоря об одних и тех же вещах, вы потратите огромное количество времени, чтобы понять друг друга.
Затем к нам подключилась Катерина. На момент организации фестиваля она только уволилась из компании, где занимала должность проектного менеджера, организовывая разные крупные конференции. Катерина искала проект, который бы «переключил» ее с офисного режима на что-то более свежее и творческое. Ее организаторский опыт был очень полезен нам.
В конце ноября мы решили делать фестиваль, к середине декабря – «раскачались», а серьезная подготовка началась только после новогодних праздников.
4. Организация работы
На личном опыте мы убедились, насколько важно найти общий язык с командой.
Отношение. Каждый в команде организаторов должен быть включен в тему (хотя позже я поняла, что менеджеры могут заниматься работой, будучи включенными в тему не на 200%, как мне хотелось бы) или, как минимум, заинтересованным. «Процесс подготовки принесет множество непредвиденных ситуаций, и хорошо, если рядом будут люди, которые помогут, а не станут источником новых проблем», – говорит Катерина. Солидарна с ней и Елена: «До своего первого фестиваля я считала, что все люди готовы работать над проектом так, как ты, с утра до ночи, веря в твои идеи. Отсутствие самомотивации у других – вот, что меня сильно удивило. И хотя это не про нашу команду, но, организовывая свой первый проект, нужно быть готовым к такому открытию».
Обязанности. Большинство функций я взяла на себя – составление программы лектория, движ-зоны, подбор участников активностей, работа с партнерами, написание всего контента. Это было логично – я была больше всех вовлечена в идею и могла уделить максимум времени. Елена занималась всей визуализацией и SMM, консультировала меня по каждому вопросу, чтобы сохранить целостность концепции. Катерина вела работу со СМИ, подбирала маркеты, оформляла фотозону. Но это достаточно условное разделение функций, так как каждая из нас выполняла все функции в той или иной мере.
Еще один важный момент – прозрачность работы каждого члена команды. Все должны знать и понимать хотя бы приблизительно, чем занимаются коллеги. Благодаря этому в сложной ситуации любой сможет подключиться и подстраховать.
При распределении обязанностей очень важно, чтобы все люди занимались своим делом и контролировали определенные участки работы. При этом каждый должен изучать то, чем он занимается. Например, мы изучали всех тех, с кем хотели работать. Если это партнер или СМИ – мы вникали в его деятельность, искали его программы/тематики, подходящие нам, знали его аудиторию. А если это, к примеру, маркет – знали, с чем он работает, его ценности. Благодаря этому мы могли сформулировать подходящие предложения.
Еще один важный момент – прозрачность работы каждого члена команды. Все должны знать и понимать хотя бы приблизительно, чем занимаются коллеги. Благодаря этому в сложной ситуации любой сможет подключиться и подстраховать.
Взаимопонимание. Сложность во взаимодействии в команде – разные подходы в восприятии информации. Например, мы столкнулись с тем, что кто-то не приемлет черновые наброски, воспринимая их как финальный образец, а кто-то об этом постоянно забывает. Поэтому уходило много времени на то, чтобы остановить критику набросков вместо того, чтобы уделить его их корректированию. Позже мы научились сокращать временные потери в спорах, хотя полностью и не исправили проблему.
Коммуникация. Если говорить непосредственно о работе, то нужно создать понятную схему коммуникации. Мы работали в Google Docs, к которым у всех членов команды был доступ. Сюда каждый вносил свои результаты за день – так было видно, кто и что сделал для конечного результата. А в последние дни до фестиваля мы жили по принципу – один день равен максимальному результату.
5. Оргвопросы и программа
В целом подготовка прошла довольно легко. Все участники экодвижения в Украине так или иначе знакомы между собой. Поэтому, когда мы находили одного спикера, он подсказывал нам еще нескольких людей.
Здесь важно понимать, что основная подготовка – это 100% общения с людьми, умение убедить их принять участие в вашем мероприятии. Большинство открыто и готово к сотрудничеству, если вы как организаторы стремитесь не просто заполучить человека, но и помочь ему наилучшим образом презентовать свою работу.
Сложности возникли за 1,5 недели до начала – мы «перекраивали» мероприятие. Так, что-то отменялось, требовалась срочная трансформация пары наших зон и сокращение лектория по техническим причинам. Здесь важно расставлять приоритеты и понимать, что действительно стоит ваших усилий. Обращайте внимание на детали. Например, у нас постоянно возникали мелкие препятствия во время включения в программу определенных команд и людей. Сейчас я понимаю, что события складывались таким образом, чтобы оградить нас от глупых усилий и ненужного труда других людей.
6. Партнеры и финансы
Даже не имея бюджета, можно получить деньги для своего проекта. Самый простой путь – привлечь спонсоров из тех, кому интересна ваша аудитория. Так получилось, что у нас не было ни одного спонсора. Но, несмотря на это, мы нашли все нужные ресурсы.
Постоплата. Например, если у вас нет денег, вы можете работать по постоплатам. Мы именно так и поступали. Все партнеры и подрядчики готовы пойти на этот шаг только при одном условии – если видят перед собой адекватного человека, способного ясно и четко объяснить свою идею, детально рассказать о ее реализации, требованиях и дедлайнах. Потенциальный партнер, от дизайнера до владельца площадки для проведения мероприятия, должен вам довериться – это ваша основная задача.
Кстати, нужно быть готовым к тому, что подрядчики выдвинут свои ограничения. Например, площадки для проведения фестиваля могут попросить 50% предоплаты. Но можно договориться и о частичной оплате даже предоплаты. Так было у нас – владельцы нашей локации пошли нам навстречу.
«Живые деньги». Это средства, которые вы получаете от тех, кто хочет прорекламироваться на вашем мероприятии. Например, от авторов активностей, фудкортов и маркетов. Их проекты не настолько велики, чтобы помочь глобально, но предложить вам небольшую и адекватную сумму они в состоянии. Эти деньги можно использовать, если вам нужно рассчитаться с тем или иным подрядчиком до мероприятия.
Все партнеры и подрядчики готовы пойти навстречу только при одном условии – если видят перед собой адекватного человека, способного ясно и четко объяснить свою идею, детально рассказать о ее реализации, требованиях и дедлайнах.
Бартер. Чтобы получить то, что нам было необходимо, пришлось просто договариваться. Так у нас появился, картон и паллеты для обустройства пространства, интерактивные столы для демонстрации карты мест, куда можно сдать вторсырье или батарейки, солнечный коллектор и т.д. Точно так же каждый из новых знакомых помог с активностями – провел мастер-класс, квест и прочие развлечения.
Связи. При желании даже без знакомых можно получить профессиональную консультацию по организации фестиваля. Есть соцсети, где можно найти человека, который занимается тем же, что близко и вам. Люди с охотой делятся опытом, если вы просите совета. На личном опыте убедились: многие даже готовы выделить незнакомому человеку четыре часа на встречу, чтобы объяснить, как провести все на уровне. Если же нам не хватало информации, мы смело подходили к людям на тематических лекциях и семинарах, задавали вопросы об их опыте … и получали ответы.
Подход к делу. У нас не было имени, поэтому к нам часто относились с опаской. Но мы «шерстили» интернет, по максимуму использовали социальные сети, чтобы найти всех нужных нам людей. С каждым потенциальным участником, спикером, партнером мы по возможности встречались лично или проговаривали все детали по телефону. К началу фестиваля нам удалось собрать единомышленников, которые помогли нам в реализации: экоактивисты из общественных организаций, авторы небольших частных проектов, handmade-мастера, владельцы бизнесов.
7. Самопрезентация
То, как вы себя презентуете, зависит от локации и видения концепции мероприятия.
Локация. Важно выбрать локацию, где люди будут чувствовать себя комфортно. При этом не стоит арендовать большое помещение где-то на окраине города, если вы не знаете целевую аудиторию и организовываете все впервые.
Дизайн. Как организатор вы должны полностью понимать суть и цель своего проекта, у вас не должно оставаться ни одного вопроса. Это очень важно. Именно четкое видение концепции подскажет, как будут выглядеть презентационные материалы, ваш фирменный стиль и дизайн, как в интернете вас «прочитает» человек, который зашел на страницу в Facebook.
Посторонние люди, которые не знакомы с вашим глобальным замыслом, не знают, что вы готовите мероприятие днем и ночью – они просто заходят на страницу, видят классную афишу, интересную программу и решают, стоит ли приходить или нет.
Поэтому для проекта нужен хороший дизайнер и SMM-щик и, самое главное, – хорошее ТЗ для них, чтобы они понимали, что именно вы хотите получить.
Как организатор вы должны полностью понимать суть и цель своего проекта, у вас не должно оставаться ни одного вопроса. Именно четкое видение концепции подскажет, как будут выглядеть все материалы.
Взгляд со стороны. Время от времени смотрите на свой проект со стороны. Будьте гостем на своей странице в социальной сети, который еще не знает сути мероприятия. Оцените, легко ли найти программу, дату, локацию, контакты организаторов. Или придется перерыть всю страницу, чтобы получить требуемую информацию.
Все должно читаться легко, понятно и быстро. Эти же стандарты важно перенести и на локацию, и на все остальные материалы. Например, для поиска партнеров (спонсоров, медиа-партнеров) вам нужна яркая и понятная презентация, где прописано кто, что, где и с какой целью организовывает.
8. Время «Ч»
Много сложностей возникло во время самого мероприятия, несмотря на то, что мы проговорили все, что надо сделать. Например, волонтеры вместо пары часов простояли весь день без смены на одной и той же локации (у входа, в лектории и пр.). Звук микрофона смогли наладить только через пару часов после начала лекций, из-за чего часть хороших выступлений просто не была услышана. К тому же, оказалось, что мы арендовали слишком мало стульев и пришлось в срочном порядке добывать их еще, несмотря на то, что в соседнем помещении тоже проходит мероприятие, на котором нужен тот же инвентарь.
Самое важное в реализации любого проекта – знать, чувствовать, понимать, что преград нет, если вы чего-то хотите. Даже если все прошло не так идеально, как хотелось, но вы смогли воплотить в жизнь свою задумку – просто оглянитесь назад. Еще недавно назад все это было просто идеей.
Главное в таких ситуациях – сохранять максимальное спокойствие. Это хороший ключ к доверию людей. Видя спокойного организатора, они знают, что все будет хорошо. Также учитесь видеть, когда кто-то из участников фестиваля придумывает проблему из ничего, особенно, если все условия были оговорены заранее.
Если вы создали комфортные условия для отдыха гостей в целом, то они вам простят и небольшие недоработки. Например, люди поймут остановку лекции на 1 минуту, если вам понадобится выкрутить лампочку над головой спикера.
9. Качественный сервис
Если вы чего-то не учли, не проговорили до фестиваля – это обязательно вылезет боком. Например, если не обозначили в программе мастер-класс или другую активность, не развесили объясняющие таблички возле экспонатов выставки, не сделали заметные указатели для него в самом помещении – скорее всего, люди к этому мастер-классу не дойдут и ничего не узнают об экспонате. Реагируйте оперативно: на месте внесите все изменения в программу, распечатайте ее на отдельных листах, развесьте их на стенах, раздайте людям и обяжите волонтеров проговаривать на входе гостям, что и где находится, иначе рискуете провалить определенные зоны и гости не получат качественную информацию.
Главное в непредвиденных ситуациях – сохранять максимальное спокойствие. Это хороший ключ к доверию людей. Видя спокойного организатора, они знают, что все будет хорошо.
Поработайте до мероприятия с фотографами, особенно, если речь идет о тех, кто работает на волонтерских основах. Это означает, что им нужно сказать, кого и что конкретно сфотографировать. Например, всех спикеров, все активности, все handmade-площадки, лица, эмоции. Потому что вы можете услышать от фотографа-волонтера и такое: «Простите, было настолько интересно, что я даже не добрался до фотоаппарата».
Поблагодарите после мероприятия всех тех, кто принял в нем участие, и своей работой сделал его насыщенным и познавательным. Благодаря этим людям погружение в тему было легким, понятным и ненавязчивым.
10. Вера в себя
Самое важное в реализации любого проекта – знать, чувствовать, понимать, что преград нет, если вы чего-то хотите. Даже если все прошло не так идеально, как хотелось, но вы смогли воплотить в жизнь свою задумку – просто оглянитесь назад. Еще месяц/пару месяцев назад все это было просто идеей.
Также не слушайте критиков, особенно тех, которым, кроме критики, больше нечего предложить. «Уверена, что прислушаюсь к тем людям, которые говорят: «Я хотел провести мероприятие на 10 000 людей и сделал такие и такие шаги, и у меня не вышло». И не приму критику от того, кто просто уверен или высказывает предположение, что у меня ничего не выйдет, и при этом он не имеет подобного опыта», – говорит Елена.
Делайте то, во что верите. Реализовывайте идеи, которые живут в вас, являются вашей личной болью, зажигают вас. Только тогда вы найдете на это время и силы, выложитесь на 200%. Только тогда получаются успешные мероприятия.
Источник : hr-portal.ru
