Как сокращают расходы на административный персонал
Нынешний кризис, пожалуй, в наибольшей степени и прежде всего затронул административный персонал компаний. Административные директора столкнулись с массой проблем. Чтобы помочь решить эти проблемы, международное кадровое агентство Kelly Services и ведущий консультант в области коммерческой недвижимости CB Richard Ellis (CBRE) пригласили административных директоров и первых лиц административных служб крупных международных и российских компаний на обсуждение темы «Пути оптимизации административно-хозяйственных издержек компании». Мероприятие проходило в формате бизнес-завтрака в июле 2009 г. в отеле Marriot Courtyard (Москва). Главной темой дискуссии стало повышение эффективности административной службы компании за счет оптимизации основных статей бюджета.
Функциональный состав: новые требования
Любая компания испытывает потребность в административных работниках, имея либо отдельную административно-хозяйственную службу, либо ряд отделов (департаментов, управлений), ведающих определенным кругом вопросов (работа секретарей, водителей, курьеров и т.п.). Открывая мероприятие, Ирина Кондратова, коммерческий директор Kelly Services по направлениям массового подбора персонала и представительств на территории компаний-клиентов, остановилась на основных задачах административных директоров — повышении эффективности работы за счет оптимизации основных статей бюджета.
Сокращение численности работников привело к перераспределению функций, формированию новых требований к функциональному составу административной службы компаний (руководящему и линейному персоналу). О кардинальных изменениях, произошедших на рынке труда с августа 2008 г. по настоящее время, рассказала Анастасия Байкова, руководитель направления консалтинговых решений группы компаний HeadHunter. Было отмечено, что дефицит специалистов сменился переизбытком, и эта тенденция оказалась особенно заметной в отношении административного персонала: количество вакансий сократилось на 35%, а количество соискателей в зависимости от специализации увеличилось на 30 — 60%. Согласно озвученным данным HeadHunter, в сфере административного персонала на 67 тыс. резюме приходится 20 тыс. вакансий, таким образом, спрос превышает предложение более чем в 3 раза. Предполагается, что к осени ситуация должна измениться, уже наблюдается небольшой рост вакансий примерно на 4 — 5%, причем, как отметила спикер, вакансии открываются как раз на те позиции, по которым прошло сокращение в первую волну кризиса.
Необходимость снижения затрат на персонал привела к тому, что прежние объемы работы теперь выполняет меньшее число сотрудников. У административного персонала компании появляются новые обязанности. Например, в большинстве компаний работу административного директора выполняет офис-менеджер или руководитель секретариата (или наоборот). По результатам опроса HeadHunter, первые лица административных служб в средних коммерческих структурах занимаются, как правило, организацией работы офиса, документооборотом, осуществляют контроль за курьерской службой и взаимодействие с клиентами по их обращениям (жалобам). В крупных компаниях теперь нередко в ведение административного директора добавлены также финансы (бухгалтерия), IT — и HR-службы. То есть административный директор становится на порядок выше, чем руководитель секретариата или офис-менеджер, практически вторым лицом компании с широким кругом обязанностей и большими полномочиями. Заработная плата может исчисляться десятками тысяч долларов. Новые требования к административному персоналу открывают достаточно большие перспективы развития.
Сократить и… нанять!
Участники мероприятия представили различные программы снижения издержек компании в условиях кризиса. Развернулась своего рода дискуссия об оптимизации затрат на административный персонал. Компания Kelly Services представила свою программу оптимизации административно-хозяйственных издержек, а именно с помощью использования временного персонала из кадровых агентств, частных агентств занятости. В выступлениях Марии Безвановой, территориального директора отделений по массовому подбору персонала Kelly Services, и Ильи Ильина, руководителя отделения по аутсорсингу услуг KellyOCG, были приведены убедительные примеры из мировой и российской практики. Такое решение, с одной стороны, позволяет не держать на работе лишних работников на случай, если кто-то заболел или ушел в отпуск. С другой стороны, временный персонал удобно использовать в период сезонных и проектных колебаний, тогда, когда требуется дополнительная помощь постоянным сотрудникам, — данный способ позволяет избежать возникновения переработок. Например, в автомобильной отрасли, как правило, наблюдаются всплески потребительского спроса — тогда появляется потребность в дополнительном персонале. Плюсы использования временного персонала заключаются также в том, что можно избежать выплат при увольнении постоянных сотрудников. Временный персонал можно приглашать на те сроки и в том количестве, в котором удобно компании. Данный способ оптимизации основных статей бюджета позволяет снизить затраты, по оценкам Kelly Services, на 15%. Временные сотрудники в Великобритании уже составляют 4,5% работающих по найму, в России же их всего 0,1%. Конечно, чтобы принять решение о необходимости привлечения временного административного персонала, необходимо провести предварительный анализ: выявить наличие неключевых функций, состав затрат на тот или иной участок работы, выявить сезонные переработки (например, такие всегда бывают в работе бухгалтерии при подготовке отчетности), уровень текучести и пр.
Вопрос о найме временного персонала вызвал живой отклик во время бизнес-завтрака, участники встречи смогли увидеть и некоторые подводные камни: временному сотруднику понадобится время на адаптацию, всегда присутствует риск, что он захочет работать в компании на постоянной основе. Главная проблема заключается в том, что до сих пор законодательно этот вопрос не урегулирован.
Экономим на курьерах и командировках
Что удобнее и выгоднее — иметь в штате своих собственных курьеров или передать эту функцию сторонней компании? На этот вопрос постаралась ответить Ольга Чеснокова, руководитель клиентской службы Компании «DIMEX-Москва» (оператор в области экспресс-доставки корреспонденции, посылок и грузов). Был дан обзор рынка курьерской службы, рекомендованы критерии оценки качества их услуг, рассмотрены такие способы оптимизации издержек курьерской службы, как заключение корпоративных договоров, увеличение срока доставки или использование смешанной доставки. По мнению спикера, снизить расходы компании можно также за счет использования нескольких провайдеров и автоматизации процесса заполнения накладных.
Дискуссию о том, насколько реально с помощью правильного выбора поставщика услуг в сфере административной деятельности, продолжила и дополнила Ольга Багатурия, директор по маркетингу агентства «ДАВС». Административному персоналу нередко приходится заниматься организацией служебных поездок. Основное, на что стоит обратить внимание при выборе тревел-провайдера, — это возможность получения квалифицированных консультаций о возможностях экономии на совершаемых поездках. О. Багатурия осветила технологию управления бюджетными средствами на организацию деловых поездок и мероприятий, остановилась на основных этапах оптимизации затрат по этой статье расходов. Перед тем как начинать снижение затрат, «ДАВС» рекомендует проанализировать частоту совершаемых командировок, выявить их основные направления, центры затрат, создать статистику и сформировать. Так, компании, которые постоянно отправляют своих сотрудников в командировки, могут сэкономить средства на комплексные поездки. Существуют издержки, которые компания не может избежать (затраты на паспортно-визовое обслуживание), но также есть сегменты, на которых можно сэкономить при совершении служебной поездки, например при покупке авиабилетов. Также следует совершить мониторинг провайдеров, который позволит выбрать наиболее дешевого поставщика. Желательно концентрировать объемы на одном провайдере и заключить с ним договор, тогда компания может получить скидки, право приобретения билетов по заниженным тарифам (иногда даже билеты бизнес-класса по цене эконом-класса), уменьшение штрафных санкций, VIP-карты. Использование постоянного поставщика упрощает финансовую отчетность, позволяет сэкономить на курьерской доставке, дает возможность получать различные бонусы. По мнению «ДАВС», время, затраченное на анализ издержек и мониторинг провайдеров, в дальнейшем выгодно окупится.
В офисе стало просторно? Арендуем другой
Сокращение численности сотрудников стало причиной снижения спроса на офисную недвижимость, поскольку уменьшалась потребность в занимаемых персоналом помещениях. Существенные изменения, произошедшие на рынке офисной недвижимости за последний год, осветила Евгения Ганина, консультант по офисной недвижимости компании CB Richard Ellis. Одной из основных забот административного директора является заключение договора об аренде помещения. Е. Ганина рассказала о том, как в период кризиса не упустить возможность и улучшить условия аренды. Так, если в IV квартале 2008 г. наблюдался дефицит офисных помещений при высоких арендных ставках, то сейчас рынок перенасыщен помещениями под офис и наметилась тенденция снижения ставок аренды. По данным CBRE, в течение первого квартала средние запрашиваемые ставки аренды на помещения класса A снизились на 30%, на помещения класса B — на 40%. Настоящее время считается одним из наиболее благоприятных моментов для заключения договоров с новыми арендодателями на более выгодных условиях. По прогнозам компании, увеличение доли свободных площадей будет продолжаться в течение 2009 г., однако будет более плавным.
Есть новые возможности!
Программы участников мероприятия осветили не новые, но реальные и эффективные способы оптимизации основных административно-хозяйственных расходов компании. Приглашенные директора активно высказывались и делились своим опытом. Выступающие отмечали, как важно в период экономической нестабильности анализировать и общую ситуацию на рынке, и собственные статьи затрат, выявляя источники снижения издержек. Опыт компаний, выступивших на бизнес-завтраке, показывает, что в условиях кризиса крайне важно не упустить возможность и любую ситуацию на рынке использовать для улучшения эффективности своей деятельности.
Источник : hr-portal.ru
