Как вернуть работнику трудовую книжку
В случае увольнения работника работодатель обязан вовремя выдать ему трудовую книжку. Однако не всегда удается вручить документ сразу. Что делать в таком случае? Какое наказание грозит работодателю, задержавшему выдачу трудовой книжки? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в статье.
Процедура расторжения трудовых отношений с работником общеизвестна. Прежде всего на основании документов, подтверждающих законность увольнения сотрудника (например, заявления), руководитель компании издает приказ (распоряжение) по форме N Т-8. Затем производятся соответствующие записи в личной карточке работника по форме N Т-2 или N Т-2ГС (МС), его лицевом счете по форме N Т-54 или N Т-54а, а также трудовой книжке. Расчет выплат увольняемому работнику отражается в записке-расчете по форме N Т-61 <1>. В завершение ему выдают на руки трудовую книжку, сделав соответствующую отметку в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них по форме, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69. Однако на этом этапе увольнения порой случаются непредвиденные ситуации. Поговорим о них.
———————————
<1> Унифицированные формы поименованных документов утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». — Примеч. ред.
Успеть в день увольнения
Трудовую книжку нужно вручить сотруднику в последний день работы. Об этом говорится в ч. 3 п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — Правила ведения трудовых книжек), и ч. 5 ст. 80 Трудового кодекса.
Днем прекращения трудового договора (увольнения) во всех случаях является последний день работы сотрудника, за исключением тех ситуаций, при которых он фактически не трудился, но за ним сохранялось место работы в соответствии с Трудовым кодексом или федеральными законами.
Однако у кадровой службы предприятия не всегда есть возможность выдать трудовую книжку в день увольнения. Почему? Причины могут быть различными. Среди них:
— конфликт с работодателем;
— неверная запись в трудовой книжке;
— отсутствие сотрудника на рабочем месте в день увольнения;
— смерть работника и т.д.
Какой бы ни была причина задержки выдачи трудовой книжки, работодатель должен предпринять некоторые шаги во избежание нарушения трудового законодательства.
Вернуть любым способом
Первое, что должен сделать работодатель, если работник не забрал трудовую книжку в день увольнения, — направить ему уведомление с предложением явиться в отдел кадров за трудовой книжкой. Такое правило установлено в ч. 6 ст. 84.1 Трудового кодекса.
Отправляем ценные письма
Трудовую книжку можно выслать сотруднику по почте, но только с его письменного согласия (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ и п. 36 Правил ведения трудовых книжек). Предложение об отправке документа ценным письмом с описью вложения можно включить в текст уведомления. Документ составляется в произвольной форме и может выглядеть примерно так, как показано на с. 74.
Образец уведомления
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Общество с ограниченной ответственностью «Ольха» │
│ │
│Исх. N 65 │
│от 15.10.2008 │
│ │
│ Листьеву Петру Сергеевичу│
│ г. Тула, ул. Льва Толстого, д. 102, кв. 54│
│ │
│ ООО «Ольха» уведомляет вас о том, что в соответствии со ст. 84.1│
│Трудового кодекса Российской Федерации при прекращении трудового договора│
│работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в день увольнения│
│(последний день работы). │
│ В связи с тем что в день вашего увольнения трудовая книжка не была│
│выдана по причине вашего отсутствия на рабочем месте, просим явиться в│
│отдел кадров ООО «Ольха» по адресу: г. Тула, ул. Первомайская, д. 12. │
│ Сообщаем также, что со дня направления настоящего уведомления│
│работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой│
│книжки. │
│ В случае если вы не можете явиться за трудовой книжкой лично, мы│
│вышлем документ по почте при получении вашего письменного согласия. │
│ │
│ Начальник отдела кадров │
│ ООО «Ольха» Шишкина Е.В. Шишкина│
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Если работник не возражает, что трудовую книжку ему отправят по почте, он должен выслать на имя работодателя соответствующее письмо (заказное письмо, телеграмму и т.п.). Документ составляется произвольно (см. на с. 75).
Образец ответного письма работодателю
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Начальнику отдела кадров ООО «Ольха»│
│ Шишкиной Е.В.│
│ от Листьева П.С.│
│ │
│ Уважаемая Евгения Викторовна! Получил ваше уведомление и сообщаю│
│следующее. Устроившись на новое место работы, я по просьбе директора в│
│срочном порядке выехал в Воронежскую область на открытие объекта, поэтому│
│приехать за трудовой книжкой не смогу. │
│ Прошу выслать мне трудовую книжку ценным письмом по адресу: 396820,│
│Воронежская обл., Хохольский р-н, с. Рудкино, Листьеву Петру Сергеевичу│
│до востребования. │
│ │
│ 20 октября 2008 г. Листьев │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Пересылка трудовых книжек по почте осуществляется почтовыми организациями РФ в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 N 221.
К сожалению, законодательство не дает четких указаний, как поступить, если работник увольняется заочно. Ведь на некоторых документах, таких как приказ, книга учета движения трудовых книжек и т.п., он должен поставить подпись. Видимо, вместе с трудовой книжкой работнику можно отправить и второй экземпляр приказа об увольнении, чтобы он расписался на нем и переслал обратно. Однако это возможно, если расторжение трудовых отношений произошло по обоюдному согласию и с работником можно договориться. Если бывший сотрудник на контакт не идет и на приглашение явиться в отдел кадров не реагирует, все документы, кроме трудовой книжки, высылают ему по почте с уведомлением о вручении и составляют акт о невозможности получить его подпись.
Передаем через представителя
Передать трудовую книжку уволенному работнику можно через его представителя, который должен подтвердить свои полномочия доверенностью. В документе указывают сведения о поручителе и доверенном лице, такие как фамилии, имена и отчества, паспортные данные, адреса мест жительства.
В тексте должно быть прописано, на совершение каких действий уполномочен представитель. В данном случае — на получение трудовой книжки в кадровой службе предприятия. Важно, чтобы доверенность не была просрочена. Как правило, документ заверяют у нотариуса, который поможет в составлении документа. Доверенность может быть такой, как показано на с. 76.
Образец доверенности
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Доверенность │
│ │
│ Город Тула, шестнадцатое октября две тысячи восьмого года │
│ │
│ Я, Листьев Петр Сергеевич, 1980 года рождения, паспорт серии 45 02 N│
│356245, выданный Привокзальным ОВД г. Тулы 15.05.1994, проживающий по│
│адресу: г. Тула, ул. Льва Толстого, д. 102, кв. 54, доверяю Листьевой│
│Алевтине Осиповне, 1985 года рождения, паспорт серии 48 01 N 587542,│
│выданный ОВД Советского района г. Тулы 10.02.2006, проживающей по адресу:│
│г. Тула, ул. Льва Толстого, д. 102, кв. 54: │
│ 1) получить в отделе кадров общества с ограниченной ответственностью│
│»Ольха» мою трудовую книжку; │
│ 2) выполнить иные действия, связанные с данным поручением. │
│ │
│ Доверенность выдана сроком на шесть месяцев. │
│ │
│ Листьев Петр Сергеевич │
│ Доверитель: ———————- │
│ от имени Российской Федерации: │
│ г. Тула │
│ Шестнадцатое октября две тысячи восьмого года │
│ │
│ Настоящая доверенность удостоверена мной, Лесовским Романом│
│Игоревичем, нотариусом Советского района г. Тулы. │
│ Доверенность подписана гражданином Листьевым Петром Сергеевичем в│
│моем присутствии. │
│ Личность доверителя установлена, дееспособность проверена. │
│ │
│ Нотариус Лесовский Р.И. Лесовский│
│ │
│ М.П. │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Кстати, удостоверить полномочия представителя может не только нотариус, но и лица, указанные в п. 3 ст. 185 Гражданского кодекса. К нотариально заверенным доверенностям относятся:
— доверенности военнослужащих и других лиц, находящихся на излечении в госпиталях, санаториях и прочих военно-лечебных учреждениях, удостоверенные начальником такого учреждения, его заместителем по медицинской части, старшим или дежурным врачом;
— доверенности военнослужащих, а в пунктах дислокации воинских частей, соединений, учреждений и военно-учебных заведений, где нет нотариальных контор и других органов, совершающих нотариальные действия, также доверенности рабочих и служащих, членов их семей и членов семей военнослужащих, удостоверенные командиром (начальником) этих части, соединения, учреждения или заведения;
— доверенности лиц, находящихся в местах лишения свободы, удостоверенные начальником соответствующего места лишения свободы;
— доверенности совершеннолетних дееспособных граждан, находящихся в учреждениях социальной защиты населения, удостоверенные администрацией этих учреждений или руководителем (его заместителем) соответствующего органа социальной защиты населения.
Если работника не стало
В Трудовом кодексе одним из оснований прекращения трудового договора указана смерть работника (п. 6 ст. 83 ТК РФ). В этих обстоятельствах трудовую книжку выдают под роспись одному из родственников сотрудника. Об этом сказано в п. 37 Правил ведения трудовых книжек.
Родственник должен предъявить документ, удостоверяющий личность, например паспорт. Также он подтверждает наличие родственных связей с работником. Допустим, показывает свидетельство о браке. Кроме того, он должен принести в отдел кадров предприятия свидетельство о смерти.
Затем родственник пишет расписку о получении трудовой книжки в произвольной форме, которую подшивают к личному делу работника (см. на с. 78).
Образец расписки
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Расписка │
│ │
│ Я, Соловьева Валерия Николаевна, 1942 года рождения, паспорт серии 41│
│03 N 158796 выдан ОВД Зареченского района г. Тулы 16.04.2002, проживающая│
│по адресу: г. Тула, ул. Токарева, д. 18, кв. 52, получила в отделе кадров│
│ООО «Ольха» трудовую книжку моего мужа Соловьева Владимира Дмитриевича,│
│умершего 15 октября 2008 г. │
│ Претензий к оформлению трудовой книжки не имею. │
│ │
│ Личность получателя документов удостоверена. │
│ В.Н. Соловьева предъявила паспорт серии 41 03 N 158796, выданный ОВД│
│Зареченского района г. Тулы 16.04.2002, и свидетельство о смерти В.Д.│
│Соловьева от 15.10.2008 I-PE N 308914, выданное отделением ЗАГС│
│Зареченского района г. Тулы. │
│ │
│ Начальник отдела кадров │
│ ООО «Ольха» Шишкина Е.В. Шишкина│
│ │
│ 20 октября 2008 г.│
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
По желанию родственника трудовая книжка может быть выслана по почте по его письменному запросу.
Мы отдаем — а он не берет
В случае конфликта с работодателем работники нередко отказываются получать при увольнении трудовую книжку, мотивируя это тем, что, по их мнению, в ней сделана некорректная запись. Как правило, они требуют разобраться в ситуации и изменить формулировку.
Независимо от того, по какой причине сотрудник не хочет забирать трудовую книжку, его отказ нужно зафиксировать. Например, составить акт в присутствии свидетелей из числа незаинтересованных работников предприятия. Они в случае судебных разбирательств подтвердят, что работник действительно отказался получить трудовую книжку. Акт позволит снять с работодателя ответственность за то, что он не вручил сотруднику трудовую книжку в срок. Документ составляется в произвольной форме (см. на с. 79).
Образец акта
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Общество с ограниченной ответственностью «Ольха» │
│ │
│ Акт N 3 │
│ об отказе работника получить трудовую книжку │
│ в день увольнения │
│ │
│15 октября 2008 г. г. Тула│
│ │
│ Настоящий акт составлен в том, что работник технического отдела ООО│
│»Ольха» главный геодезист П.С. Листьев отказался от получения трудовой│
│книжки в связи с увольнением, а также от ознакомления под роспись с│
│приказом о его увольнении. │
│ Содержание приказа об увольнении N 205-к от 15.10.2008 объявлено П.С.│
│Листьеву устно его непосредственным руководителем, начальником│
│технического отдела Р.С. Дубовым, в присутствии начальника отдела кадров│
│Е.В. Шишкиной, вахтера И.Т. Яблочкиной и старшего электрика О.Д. Корнева,│
│что подтверждается их подписями. │
│ Работник П.С. Листьев информирован о том, что уведомление о│
│необходимости явиться за трудовой книжкой отправлено ему по почте 15│
│октября 2008 г. │
│ │
│ Приложение: │
│ копия почтового уведомления от 15.10.2008 N 123546 │
│ │
│ Акт составил: │
│ начальник отдела кадров Шишкина Е.В. Шишкина│
│ │
│ Факт отказа работника П.С. Листьева от получения трудовой книжки и от│
│ознакомления под роспись с приказом об увольнении подтверждаю: │
│ │
│ начальник технического отдела Дубов Р.С. Дубов│
│ │
│ вахтер Яблочкина И.Т. Яблочкина│
│ │
│ старший электрик Корнев О.Д. Корнев│
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Судьба невостребованных документов
Иногда, несмотря на все усилия, так и не удается вручить трудовую книжку уволенному работнику. Однако выбрасывать невостребованные документы нельзя.
Трудовые книжки работников хранятся на предприятии в соответствии с порядком, предусмотренным для документов строгой отчетности, в специально приспособленных для этого помещениях. В качестве дополнительной защиты желательно содержать их в несгораемых сейфах.
Трудовые книжки и их дубликаты, которые работники не получили при увольнении, должны храниться у работодателя до востребования в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством Российской Федерации об архивном деле. Об этом говорится в п. 43 Правил ведения трудовых книжек в редакции Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132. До внесения изменения работодателям предписывалось хранить трудовые книжки в отделе кадров в течение двух лет и по истечении этого срока передавать в архив.
Срок хранения невостребованных документов определен в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном руководителем Федеральной архивной службы от 06.10.2000. Согласно этому документу трудовые книжки должны храниться в архиве не менее 50 лет.
Задерживать трудовую книжку себе дороже
Штраф
Если работодатель не выдаст трудовую книжку в установленный законом срок, он может быть привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ. Штраф для организации составит от 30 000 до 50 000 руб. Кроме того, к административной ответственности может быть привлечено и должностное лицо компании, ответственное за выдачу трудовой книжки. Штраф в этом случае — от 1000 до 5000 руб. (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).
Возмещение ущерба
Работник может потребовать возмещения материального ущерба, если работодатель задерживает выдачу трудовой книжки или сделал в ней неверную запись. Ведь из-за отсутствия документа (неверной записи) он не может трудоустроиться.
В этом случае днем увольнения работника будет считаться день выдачи трудовой книжки. За время, пока работодатель медлил с оформлением этого документа, сотруднику положено возместить не полученный им заработок. Об этом говорится в ст. 234 Трудового кодекса и ч. 4 п. 35 Правил ведения трудовых книжек. О новом дне увольнения издается приказ по форме N Т-8. На основании этого документа в трудовую книжку вносится запись об увольнении работника и ставится соответствующая дата. Ранее внесенная в трудовую книжку запись признается недействительной.
Выплата, которая полагается уволенному работнику за дни вынужденного прогула в связи с несвоевременной выдачей трудовой книжки, рассчитывается исходя из среднего заработка. Об этом говорится в п. 62 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации». Расчет среднего заработка производится по нормам, установленным в Положении об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 <2>.
———————————
<2> Подробнее о расчете средней заработной платы читайте в статье «Новый порядок исчисления среднего заработка» // Зарплата, 2008, N 3. — Примеч. ред.
Налогообложение и бухучет выплат за несвоевременную выдачу
трудовой книжки
НДФЛ. В соответствии со ст. 210 Налогового кодекса при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме. Перечень выплат, освобождаемых от налогообложения, содержится в ст. 217 НК РФ.
Суммы среднего заработка за период вынужденного прогула в связи с несвоевременной выдачей трудовой книжки не включены в указанный перечень. Следовательно, они подлежат обложению НДФЛ в установленном порядке. Такие выводы содержатся в Письме Минфина России от 25.07.2008 N 03-04-06-01/233.
ЕСН, ОПС. На суммы среднего заработка также нужно начислить ЕСН и пенсионные взносы согласно ст. 236 НК РФ и п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15.12.2001 N 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации». Подпункт 2 п. 1 ст. 238 НК РФ содержит исчерпывающий перечень видов компенсационных выплат, не подлежащих налогообложению единым социальным налогом. Компенсационные выплаты в размере заработка за время вынужденного прогула в связи с несвоевременной выдачей трудовой книжки в данный перечень не включены. Подобный вывод сделан в Письме Минфина России от 24.01.2007 N 03-04-06-02/6.
Взносы на травматизм. Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний начисляют на доходы работников. Соответственно, их нужно начислить и на сумму среднего заработка (п. 2 ст. 20 Федерального закона от 16.07.1999 N 165-ФЗ «Об основах обязательного социального страхования»).
Налог на прибыль. На основании п. 14 ст. 255 НК РФ к расходам на оплату труда в целях налогообложения прибыли относятся выплаты, произведенные за период вынужденного прогула, в случаях, предусмотренных законодательством. Таким образом, учитывая положения ст. 394 ТК РФ, расходы по выплате среднего заработка в подобной ситуации признаются такими расходами. Налогоплательщики, применяющие в налоговом учете метод начисления, могут отразить указанные расходы в налоговой базе по налогу на прибыль организации в тот момент, когда средний заработок фактически был начислен (Письмо Минфина России от 27.10.2005 N 03-05-02-04/191).
Если компания применяет кассовый метод, расходы отражаются в налоговой базе по налогу на прибыль в момент погашения задолженности (пп. 1 п. 3 ст. 273 НК РФ).
Бухучет. Сумма возмещения работнику заработка, не полученного им за период вынужденного прогула, признается в бухгалтерском учете организации расходом по обычным видам деятельности в составе затрат на оплату труда (п. п. 5 и 8 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99). Сумма среднего заработка учитывается по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и дебету счетов учета расходов.
Примечание. На заметку
Трудовая книжка, отправленная по почте, при невозможности ее вручения адресату (его законному представителю) хранится в почтовом отделении в течение месяца. Однако срок хранения почтовых отправлений может быть продлен по заявлению отправителя или адресата (его законного представителя). Такие нормы установлены в п. 35 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 N 221.
По истечении установленного срока хранения регистрируемые почтовые отправления, не полученные адресатом (его законным представителем), возвращаются отправителю за его счет по обратному адресу, если иное не предусмотрено договором между оператором почтовой связи и пользователем. При отказе отправителя получить и оплатить пересылку возвращенного почтового отправления оно передается на временное хранение в число невостребованных.
Источник : hr-portal.ru
