Как вести кадровую работу в филиале
Обособленные структурные подразделения в различных регионах страны значительно увеличивают «жизненное пространство» компании. В то же время являются головной болью кадровой службы основной организации. Как соблюсти сроки оформления документов в обособленных подразделениях? Необходимо ли филиалу свое штатное расписание? Кто должен подписывать кадровые документы представительства? Давайте разберемся.
Выбираем способ делопроизводства
В процессе деятельности у большинства крупных компаний возникает необходимость представлять свои интересы в других регионах. Эту функцию выполняют обособленные структурные подразделения, расположенные вне места нахождения основной компании, – филиалы или представительства. Разница между этими подразделениями в следующем: представительство лишь представляет и защищает интересы организации, а филиал, кроме того, осуществляет все (или часть) производственных (профильных) функций организации.
У компании, имеющей представительства или филиалы, процесс организации кадрового делопроизводства может развиваться по-разному: в централизованном или децентрализованном порядке. То есть головная организация может взять все документообеспечение филиала на себя или предоставить филиалу право вести свою кадровую документацию самостоятельно. Законодательство не содержит четких рекомендаций на этот счет, поэтому руководитель головной компании вправе решить этот вопрос самостоятельно.
Если у организации один-два филиала с небольшим штатом сотрудников, то целесообразнее поручить одному из работников (в виде совмещения должностей) ведение кадровой документации подразделения для последующей передачи в головной офис. При выборе способа ведения кадровой документации следует учитывать количество работников филиала, а также организационные и финансовые возможности компании.
Если у организации много обособленных подразделений в разных регионах страны, то целесообразно делегировать право ведения кадровых документов филиалам. Для этого в структурном подразделении может быть создана штатная единица кадрового специалиста или создана своя кадровая служба, если штат филиала достаточно большой. При этом важно уделить внимание оформлению этого сотрудника. На практике встречаются случаи, когда полномочия человека, ответственного за работу с кадровой документацией, не всегда должным образом оформлены. Например, отсутствует приказ о возложении на него обязанностей кадровика, или в его должностной инструкции ничего не говорится о выполнении подобной функции. Такого рода нарушения недопустимы.
Нужно ли для филиала отдельное штатное расписание?
Филиалы и представительства не являются самостоятельными юридическими лицами, как мы говорили, они представляют собой лишь обособленное (находящееся в другом месте) структурное подразделение компании. Головная организация должна обеспечить филиал всеми необходимыми организационными документами – положением о защите персональных данных, положением о командировках, положением об аттестации и др. Основной документ, который должен обеспечить единство оформления документов по личному составу – инструкция по кадровому делопроизводству*. Поэтому штатное расписание для головной организации и филиала должно быть одно. Штатное расписание юридического лица утверждается приказом его первого руководителя (директора, генерального директора). После утверждения из штатного расписания делается выписка, заверяется и передается в филиал компании.
Работники головного офиса знакомятся с оригиналом документа, а работники филиала – с копией, хранящейся в филиале. Обратите внимание, что правом заверения копий обязательных документов может обладать начальник отдела кадров компании, а директор филиала может не иметь такого права. В филиалах и представительствах может заключаться свой коллективный договор, распространяющийся только на работников этого подразделения.
Определяем круг полномочий руководителя филиала
Так как филиалы и представительства не является юридическими лицами, их руководители назначаются головной организацией и действуют на основании доверенности (ст. 55 ГК РФ).
Круг полномочий руководителя обособленного структурного подразделения определяется в документе, выданном головной организацией. Также они могут упоминаться и в локальном нормативном акте?– Положении о филиале. Итак, такие полномочия руководителя филиала, как право заключать трудовой договор с работниками, право подписывать кадровые документы, напрямую зависят от выбранного при создании филиала способа ведения делопроизводства (подробнее см. комментарий).
Комментарий юриста
Наталья Мухина,
«Управляющая компания АГРО-Инвест»:
– После принятия решения о создании филиала часто возникает вопрос о делегировании руководителю филиала права самостоятельно заключать трудовые договоры с работниками и вносить записи в трудовые книжки. При составлении доверенности о передаче полномочий по управлению обособленным подразделением следует удостовериться в том, что учредительные документы головной организации позволяют это сделать и не содержат ограничений или запретов. В случае если каких-либо ограничений на передачу полномочий руководителям филиалов, в том числе и в плане заключения трудовых договоров не установлено, в доверенности должно быть прямо указано, что руководитель филиала имеет право заключать трудовые договоры с работниками филиала, вносить записи в трудовые книжки работников и подписывать все необходимые кадровые документы.
Записи в трудовых книжках
В трудовом договоре и в трудовой книжке работника должно быть указано, что он принимается на работу в определенное структурное подразделение компании (ст. 57 ТК РФ) (см. образец ниже).
Печать организации или печать филиала?
Много вопросов (даже у специалистов с большим опытом кадровой работы) возникает по поводу печати филиала. Дело в том, что печать подразделения не является аналогом печати организации и не может ее заменить. Печать организации должна содержать полное наименование юридического лица и указание на его местонахождение. В свою очередь, печать подразделения помимо указанной информации также должна содержать наименование обособленного подразделения и его местонахождение. Таким образом, печать организации на документе подтверждает факт подлинности и создания документа конкретной организацией, а печать подразделения – факт подлинности и создания документа определенным обособленным подразделением организации.
Правила ведения и хранения трудовых книжек** не предусматривают возможности заверения записей в трудовых книжках какими-либо печатями, кроме печати работодателя, то есть основной печати организации. Таким образом, можно изготовить несколько печатей организации (по количеству филиалов и представительств компании) для использования в обособленных подразделениях. При этом круг лиц, имеющих право использовать эти печати, должен быть определен приказом руководителя организации.
Как быть с сотрудниками ликвидируемого филиала?
Если прекращается деятельность филиала, а сама организация продолжает работать, то расторжение трудовых договоров с работниками производится по правилам, предусмотренным для случаев ликвидации организации (ч. четвертая ст. 81 ТК РФ).
Работодатель не обязан предлагать работнику вакантные должности. Однако такая обязанность работодателя может быть закреплена в трудовом договоре или в коллективном договоре.
При расторжении трудового договора с работником филиала помимо причитающейся зарплаты им необходимо выплатить компенсацию за неиспользованные отпуска, выходное пособие в размере среднего месячного заработка, а также сохранить средний месячный заработок на период трудоустройства, но не свыше трех месяцев со дня увольнения (cт. 127, 178 ТК РФ).
Следует помнить о том, что при организации самостоятельной удаленной кадровой службы или при ведении кадрового делопроизводства в головной организации вне зависимости от выбранного способа взаимоотношений с филиалом, трудовые отношения с работниками должны быть оформлены по установленным правилам: все определенные законодательством сроки создания документов, подписания и ознакомления с ними работников должны быть соблюдены. Дела должны быть сформированы в соответствии с установленными правилами и переданы в головную организацию или на архивное хранение по месту расположения филиала.
Источник : hr-portal.ru
