Как внедряют программу адаптации персонала на рабочем месте?

Программа адаптации персонала необходима для того, чтобы во всех компаниях и предприятиях была единая процедура приема сотрудников. Ее основное предназначение – как можно быстрее и проще ввести нового человека в курс дела, представить коллективу и ознакомить с должностными обязанностями. Программа способствует минимизации ошибок, уменьшает первоначальный дискомфорт, создает благоприятное впечатление от компании и повышает уровень квалификации нового сотрудника в первые дни работы.

Внедрение данной программы обязательно с целью избегания проблемы адаптации персонала для таких руководящих должностей:

• генерального директора}
• руководителей}
• начальников подразделений}
• сотрудников отдела кадров, которые должны ознакомить тех, кто является наставником для новичка.

Проблемы адаптации в трудовом коллективе можно избежать, если произвести прием сотрудника на работу грамотно. Программа рассчитана на весь период, пока сотрудник находится на испытательном сроке. Она включает в себя две главные части: общую и индивидуальную.

Общая часть программы

Предполагает ознакомление с деятельностью компании, индивидуальными особенностями, принятыми на данном предприятии и взаимоотношениями в коллективе. Также сотрудника знакомят с правилами приема и увольнения, заработной платой и условиями труда. Всё это дает возможность человеку составить первоначальное мнение об организации. В зависимости от должности, на которую принимают новичка, объем общей части может различаться. Как правило, она проводится в первую неделю работы и состоит из четырех этапов.

Первый этап

Подразумевает объяснение работнику о деятельности фирмы, оказываемых услугах и особенностях отношений в организации. После того, как достигли заключительного согласования и даты выхода на работу, проводится ориентационная беседа. Проводит ее сотрудник, которому поручили эту обязанность, или сам руководитель отдела по набору персонала. Если принятый работник претендует на руководящую должность, то собеседование может провести директорат.

Основные моменты, которые будут обсуждаться на этом этапе – это создание компании, ее история, принципы и методы работы, позиция фирмы на рынках, а также информация о конкурентах и потребителях. Озвучивается общая оценка целей развития организации. Нового работника вводят в курс о распределении основных полномочий и внутренних связях организации.

Второй этап

Это личное знакомство. После того, как все документы оформлены, сотрудника представляют коллективу и показывают кабинеты или цеха. Обход может проводить непосредственный руководитель принятого работника или другой сотрудник по его распоряжению.

Третий этап

Заключается в ознакомлении работника со своим рабочим местом. Непосредственный руководитель показывает рабочий стол, места хранения нормативных документов и других актов и материалов, которые могут понадобиться в процессе работы. Проводится инструктаж и ознакомление с правилами пользования техническими средствами. Новый сотрудник регистрируется в корпоративной сети организации, ему объясняют все возможности, которые доступны. Руководитель дает вводную инструкцию по использованию дисков и других источников хранения информации, знакомит с главными функциями технических средств.

Четвертый этап

Включает в себя ориентационное собеседование с руководителем. Форма беседы – свободная, проводится в течение первой недели. Сотруднику объясняют требования к работе, предоставляют информацию и отвечают на его вопросы.

Индивидуальная часть

Индивидуальная программа адаптации создается непосредственным начальством и контролируется начальником отдела по персоналу. Адаптация в коллективе заключается в детальном ознакомлении с основной деятельностью организации, услугами, которые оказываются. 

Новичку подробно объясняют должностные обязанности и конкретную специфику. Индивидуальная программа проводится в течение периода испытательного срока и подразделяется на две части: введение в должность и выполнение трудовых обязанностей.

Введение в должность

Занимает первый месяц работы. План вхождения составляется непосредственным руководителем после окончания недельного срока работы сотрудника и согласовывается с отделом по кадрам. После этого его доводят до ведома сотрудника, и он ставит визу о прочтении. Целью этого этапа является полное освоение работником своих обязанностей, хорошее знание фирмы и ее структуры. В плане обязательно фиксируется его выполнение. Начальство оценивает уровень профессионализма и степень обучаемости нового работника.

Выполнение трудовых обязанностей

После окончания первого этапа составляют план по оценке выполнения обязанностей. Новый сотрудник сам формирует ежемесячный объем работы и согласовывает его с руководителем. Оценка, которую заслуживает документ, фиксируется в Индивидуальном плане работника.

Если опыт работы в данной сфере небольшой, то к сотруднику будет приставлен наставник с необходимыми знаниями, который сможет обучить новичка и оценить его потенциал. Он будет еженедельно контролировать выполнение трудовых обязанностей работника, давать советы и наставления и представлять отчет вышестоящему руководству.

К задачам наставника на этом этапе можно отнести:

• ознакомить новичка с услугами или товаром, технологией работы или производства}
• рассказать о документообороте и взаимодействии с другими структурными подразделениями}
• ввести в курс о правилах эксплуатации программного обеспечения, которое используется в отделе}
• ознакомить новичка о негласных правилах и традициях, которые сложились в коллективе}
• консультировать нового работника по всем вопросам.

В конце испытательного срока, как правило, за 10 дней, в отдел по работе с кадрами необходимо подать такие документы:

1. Отчет, который сделает новичок о своей проделанной работе.
2. Индивидуальный личный план, в котором будет отображена оценка наставника или руководства, а также предложения по дальнейшей деятельности сотрудника в данной компании. Обязательна виза главного руководителя.

За неделю до окончания испытательного периода все документы, включая рекомендации и заключения начальника отдела по персоналу, передаются генеральному директору.

Мероприятия по адаптации

После того, как принято решение, что работник подходит на конкретную должность, необходимо разработать комплекс мероприятий по его адаптации. Адаптация сотрудников согласовывается с непосредственным руководителем. Она включает в себя следующие этапы:

• четкое планирование целей и задач на период адаптации}
• необходимо подготовить сотруднику его рабочее место в соответствии с нормативными актами}
• проверка и доработка должностной инструкции}
• назначить сотрудника, который будет исполнять роль наставника.

Наставник должен обладать такими качествами:

1. иметь достойный уровень компетентности в данном вопросе}
2. владеть умением доносить информацию до восприятия людей и делиться собственным опытом}
3. выполнять правила работы в организации и придерживаться трудовой дисциплины}
4. обязательно наличие таких черт, как коммуникабельность и терпение.

Если наставник хорошо справляется с порученными ему обязанностями, то новичок будет успешно выполнять задачи, и результат станет заметен. Оценка их взаимодействия должна проводиться не только на итоговых показателях, но и на промежуточных.

Чтобы адаптация персонала прошла успешно, нужно придерживаться методики и располагать следующими документами:

• справочник работника}
• стандарты, которыми регламентируется деятельность наставника по отношению к новичку}
• бланк, где будут указаны цели работника}
• бланк, в котором необходимо отразить оценку профессионализма и соответствия требованиям нового сотрудника}
• положения, которые регламентируют процесс наставничества}
• приказ о том, что сотруднику поручаются обязанности наставника}
• заключительный акт на новичка.

Выполняя обязанности по наставничеству, необходимо не забывать об определенных стандартах:

1. доброжелательно и участливо относиться к новичку}
2. правильно распределять обязанности, распланировать рабочий день так, чтобы времени хватало и на основную работу, и на наставничество}
3. передавать информацию необходимо последовательно, начиная с азов и переходя к более сложным моментам}
4. конфиденциальные данные нужно предоставлять только после окончательного приема нового сотрудника на должность}
5. нужно следить за тем, насколько работник успевает усваивать информацию}
6. необходимо следить, чтобы новый работник не допускал серьезных ошибок в работе, которые могут повлиять на нарушение производственного процесса}
7. необходимо разъяснить все нюансы, которые касаются культуры организации}
8. если новичок абсолютно не справляется с обязанностями и не может овладеть информацией, то нужно своевременно довести это до ведома руководства.

К методам мотивации наставника можно отнести такие:

• В случае, если сотрудник успешно прошел испытательный срок, ему можно выдать вознаграждение. Денежный эквивалент это будет или другое поощрение – решает руководство.
• Если новичок проработал не меньше одного месяца, но не выдержал испытательный период не по вине наставника, то сумма компенсации за проделанную работу будет меньше.
• Если работа наставника неудовлетворительна, то возможно лишение премии.

Если решение положительное, то непосредственный руководитель в устном виде информирует работника о том, что он принят. Под контролем отдела по персоналу сотрудник заполняет личный план служебного и профессионального развития. Он служит основой для учета интересов работника, его мотивации и достижений при аттестации. Дальнейшую работу со всеми документами ведет, а также подготавливает положение об адаптации персонала, отдел по кадрам. Копии прикладываются к личному делу сотрудника.

Аттестация на профессиональную пригодность

Она проводится для того, чтобы окончательно принять решение, подходит ли человек на эту должность, достаточно ли его знаний и способностей, чтобы компетентно выполнять трудовые обязанности. Оценка проводится по методу 360 градусов, то есть сотрудника оценивают с разных аспектов и руководителями разных уровней.

Процедура проходит по определенному алгоритму:

• менеджер по работе с кадрами за две недели выдает бланки, в которых будет зафиксирован результат аттестации}
• обрабатываются полученные данные}
• необходимо сформулировать заключение}
• принятие решения непосредственным руководителем – прием, продление испытательного срока или увольнение}
• необходимо провести беседу по результатам аттестации, в конце которой, после оценки сильных и слабых сторон, нужно озвучить принятое решение работнику.

В том случае, когда человек не справился с задачами и требованиями и не прошел испытательный срок, непосредственное начальство пишет служебную записку на имя главного руководителя о несоответствии компетенции и знаний работника требованиям компании. Сообщить сотруднику о его непринятии на должность необходимо до окончания испытательного срока и под роспись.

---

Источник : hr-portal.ru