Как внести изменения в трудовую книжку, где имеются два одинаковых номера записи
Работа по оформлению трудовой книжки является очень ответственной и требует внимательности, аккуратности и точного следования правилам, приказам и инструкциям. Ошибки, появившиеся при выполнении записей в трудовой, могут иметь серьезные последствия для работника и сотрудников, отвечающих за документацию. Поэтому нужно знать, как внести изменения в трудовую книжку, где одинаковые два номера записи.
Общий порядок исправлений
Необходимо помнить, что ничего не следует перечеркивать, скоблить или закрашивать. Все неправильные записи надо зарегистрировать как недействительные в соответствии с указаниями, приведенными в правилах, приказах и инструкциях.
Запись, внесенную раньше, разрешается зачеркивать только в четырех следующих строках:
- дата рождения,
- имя,
- отчество,
- фамилия.
Во всех других разделах зачеркивания строго запрещаются (п. 1.2 Инструкции, п. 30 Правил).
В целях исправления допущенных ошибок вы можете написать в трудовой «Запись за №… недействительна» и после этого сделать правильную запись.
Например, если необходимо изменить какую-либо запись о приеме в организацию, то следом за последней записью, занесенной в этот раздел, нужно написать следующий номер, а также дату выполнения данной записи, а в третьей графе написать: «Запись под номером … недействительна».
Затем надо сделать корректную запись о трудоустройстве, а в четвертой графе повторить реквизиты документа работодателя, который является основополагающим для принятия работника на указанную должность (распоряжение или приказ).
Необходимо поставить печать организации, заверяя надпись о признании какой-либо записи недействительной. Здесь также должна стоять подпись владельца трудовой книжки о том, что он ознакомлен с внесенными исправлениями.
Одинаковый номер – разные записи
Бывают случаи, когда две записи в трудовой имеют одинаковый номер, но одна из них верна, а другая нет.
Пример 1
В трудовой сотрудника сделано 48 записей. Потом выясняется, что существуют две записи, выполненные под номером 35, и одна из них неверна.
Как можно оформить исправление последовательности записей в трудовой книжке в этом случае?
Допускается внести исправительную запись с номером 49 (так как последняя существующая запись была сделана под номером 48): «Считать запись №35 недействительной». Но в этой ситуации останется неясным, какую именно из двух 35-х записей следует считать неправильной.
Если у двух записей под одинаковыми номерами стоят разные даты, то можно написать так: «Запись №35 от 25 апреля 1998 года недействительна». Если же у двух записей совпадают не только номера, но и даты, то сотрудник, отвечающий за ведение трудовых книжек, может добавить к номеру неправильной записи букву «а» и затем написать: «Считать запись №35-а недействительной».
Иногда кадровики советуют вообще ничего не трогать и не исправлять, если сбой в нумерации произошел давно, и рекомендуют исправлять (признавать недействительной) только последнюю сделанную запись, потому что полагают, что Пенсионный фонд обращает основное внимание только на содержание записей.
Возможно, что сбой нумерации в записях трудовой будет считаться небольшой ошибкой при проведении государственной проверки или рассмотрении в Пенсионном фонде и не повлияет на подтверждение стажа работника.
Но возможен и другой вариант, когда такая ошибка, не исправленная в соответствии с инструкциями, приказами и правилами, повлечет серьезные последствия как для сотрудников отдела кадров (в случае государственной проверки), так и для владельца трудовой книжки при обращении в Пенсионный фонд.
Пример 2
Сотрудник отдела кадров невнимательно просмотрел трудовую и произвел запись о приеме П. Петрова на работу в ЗАО «Пламя» под номером 3, но не заметил вовремя записи на следующей странице (с номерами 3 и 4) о трудоустройстве и увольнении, сделанные в другой компании. Поэтому в документе появились две записи под номером 3:
№1. Принят на должность менеджера в ТОО «Факел».
№2. Уволен из ТОО «Факел».
№3. Принят на должность старшего специалиста в ЗАО «Пламя» (неправильная запись).
№3. Принят на должность экспедитора в ООО «Искра».
№4. Уволен из ООО «Искра».
Как исправить допущенную ошибку?
Единственный выход – признать, что ошибочно внесенная запись в трудовую книжку является недействительной, и повторить ее с правильным номером и в правильном месте.
Оформить это можно так, как указано выше, то есть внести запись 5:
№5. «Запись под номером 3 недействительна. Принять на должность старшего специалиста в ЗАО «Пламя».
Для отличия неверной записи (ведь здесь две записи под номером три) можно указать ее дату или добавить к неверной записи букву «а». Иначе получится, что аннулируются обе записи.
В случае внесения исправлений рекомендуется предоставить владельцу трудовой книжки архивную справку, чтобы избавить его от долгих поисков при возникновении проблем с Пенсионным фондом.
Пример 3
В трудовой есть две различные записи с одним и тем же номером, находящиеся в середине всех записей (то есть в документе есть другие записи до и после ошибочной):
№3 от 01.12.1999 – принята на должность младшего крановщика.
№4 от 05.09.2003 – переведена на должность бульдозериста.
№5 от 12.04.2007 – уволена.
№5 от 01.09.2009 – принята по совместительству на должность экскаваторщика.
№6 от 10.01.2011 – переведена по совместительству на должность старшего бульдозериста.
№7 от 26.12.2012 – уволена по совместительству.
В данном случае в общем списке есть две записи с номером 5, причем они внесены под разными датами. Это облегчает оформление исправительной надписи о признании одной из записей недействительной.
Следует написать в конце списка:
№8. Запись под номером 5 от 01.09.2009 недействительна. Принять по совместительству на должность менеджера (в соответствующей графе указать дату 01.09.2009).
Общая схема исправления ошибки везде примерно одинакова: в конце списка внести новую запись под соответствующим порядковым номером, где следует признать недействительной ошибочную запись, присвоить ошибочной записи литеру «а» или указать ее дату, если она отличается от даты правильной записи.
Две одинаковые записи с одним и тем же номером
Довольно часто возникают ситуации, когда по невнимательности или по ошибке сотрудники отдела кадров вносят две записи под одним и тем же номером, которые практически идентичны (иногда они находятся на разных страницах).
Некоторые кадровики могут посоветовать зачеркнуть неправильный номер и написать рядом верный номер, написать «исправленному верить» и поставить подпись и печать. Необходимо знать, что такие действия являются нарушением Инструкции по заполнению трудовых книжек (Постановление №69).
Если существуют неточные или некорректные записи в тех разделах трудовой, которые содержат информацию о выполняемой работе, надо учитывать тот факт, что любое зачеркивание категорически запрещено. Записи можно изменить после их регистрации в качестве недействительных. После выполнения этого условия вы можете добавить корректные записи (п.30 Правил).
В соответствии с положениями Инструкции, исправительные записи должны выполняться в следующем порядке:
- указать номер, следующий за последней записью в трудовой}
- отметить дату исправления}
- написать: «Запись под номером … недействительна»}
- сделать правильную запись, присвоив ей новый порядковый номер.
На практике же могут возникать самые разнообразные ситуации.
Пример 4
Сотрудник отдела кадров начал вносить в трудовую запись о приеме на работу, но отвлекся и неправильно написал дату. Тут же спохватился и зачеркнул номер и дату (то есть полной записи нет), написал «Исправленному верить», а затем под тем же номером записал правильную дату и сделала запись о приеме. Через год он оформил увольнение в записи со следующим номером.
Но в новой компании отдел кадров отказался регистрировать трудоустройство и отправил работника на старое место с требованием исправить допущенную ошибку. Работник обратился к руководителю старой организации с заявлением о неквалифицированных действиях того сотрудника.
Всего этого можно было избежать, строго выполняя требования.
Вот так выглядели записи в указанной трудовой:
№7. 24.08.2010 (зачеркнуто). «Исправленному верить».
№7. 25.08.2010. Принят на должность экспедитора в ТОО «Волна».
№8. 16.09.2011. Уволен.
Таким образом, блок ТОО «Волна» уже был закрыт полностью подписями и всеми печатями, а в трудовой оказалось два номера 7, а также зачеркивание и надпись «исправленному верить», которые являются грубым нарушением Правил.
Что надо было сделать сразу же после ошибочного написания даты? Наиболее правомочны были бы следующие действия:
- после ошибочной даты в графе 1 надо было поставить следующий порядковый номер (№8)}
- в графе 2 указать дату внесения записи}
- в графе 3 надо было написать: «Запись за номером 7 недействительна»}
- затем воспроизвести неправильно сделанную запись уже без ошибок}
- в графе 4 указать номер приказа (распоряжения), на основании которого внесена запись}
- запись об увольнении должна быть сделана под следующим номером – №9.
Но это не было сделано своевременно и привело к проблемам как для отдела кадров, так и для работника, которому принадлежит документ. Как же теперь поступить?
Надо исправлять сделанную ошибку, даже если блок записей ТОО «Волна» уже закрыт полностью подписями и всеми печатями.
Теперь надо произвести следующие действия:
- поставить №9 и в третьей графе написать «Запись за номером 7 и 8 недействительна»}
- заново сделать запись о трудоустройстве: «25.08.2010. Принят на должность экспедитора в ТОО «Волна»}
- поставить №9 и внести запись об увольнении}
- заверить этот блок подписью и официальной печатью компании.
Необходимо внимательно и регулярно читать записи в трудовой и вовремя обеспечивать исправление допущенных ошибок, не затягивая надолго этот процесс. Впоследствии это может привести к самым серьезным неприятностям, например, потере стажа или даже признанию документа недействительным.
Своевременное исправление неверных записей, сделанное надлежащим образом, защитит сотрудников отдела кадров от последующих разбирательств и поможет владельцу трудовой книжки избежать многих проблем при обращении в Пенсионный фонд.
Источник : hr-portal.ru
