Как внести недостающую запись в трудовую книжку, если в ней уже сделана запись об увольнении?
На днях я оформляла документы на увольнение кондитера и, как полагается, в последний день ее работы стала выдавать трудовую книжку. А она не стала расписываться, вернула обратно. Говорит, что пока в ее трудовой книжке не будет записи о присвоении ей 3 разряда кондитера, она забирать ее не будет! На фабрике я работаю недавно. И вот оказалось, что работнице действительно год назад был присвоен новый разряд, но запись в трудовую книжку об этом моя предшественница не внесла. Ситуация осложняется тем, что я уже сделала запись об увольнении, поставила печать и свою подпись. Неужели теперь придется это все отменять и потом вписывать заново?
Ситуация, конечно, неприятная, но такое может случиться с каждым, даже очень опытным кадровиком. От ошибок, к сожалению, никто не застрахован. Поэтому давайте не будем тратить время на переживания, а разберемся в сложившейся ситуации и исправим допущенную ошибку так, чтобы и работник остался доволен, и вы, как лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, выполнили свою обязанность.
Как должно быть?
В первую очередь следует помнить, что при ведении и заполнении трудовых книжек и вкладышей в них, а также дубликатов трудовых книжек следует руководствоваться Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее — Правила), утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», и Инструкцией по заполнению трудовых книжек (далее — Инструкция), утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.
ВАЖНО!
Запись о квалификации должна вноситься в трудовую книжку работника не позднее недельного срока
Так, согласно п. 3.1 Инструкции, если работнику в период работы был присвоен новый разряд (класс, категория и т. п.), то об этом необходимо произвести соответствующую запись в трудовую книжку.
В п. 10 Правил указано, что запись о квалификации должна вноситься в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока и точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).
Для внесения записи о присвоении разряда в графе 1 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата присвоения нового разряда, в графе 3 делается запись о присвоении разряда, в графе 4 указывается дата и номер приказа (распоряжения) работодателя.
НЕЛЬЗЯ!
Зачеркивать записи в трудовой книжке (за исключением записей на титульном листе)
Несмотря на то что порядок ведения и заполнения трудовых книжек довольно подробно регламентирован в указанных нормативных актах, на практике ошибки происходят нередко. Случается, что сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек, уже оформив запись об увольнении, поставив в трудовой книжке свою подпись и печать работодателя, выясняет, что в течение работы у этого работодателя не была сделана необходимая запись.
Возникает вопрос, как исправить допущенную ошибку?
Отметим, что ни Правилами, ни Инструкцией порядок внесения пропущенной записи не определен. В этих документах отражен лишь порядок признания записей, внесенных с ошибками (неправильных или неточных), недействительными, и порядок изменения записи об увольнении работника (переводе на другую работу) в случае признания действий работодателя незаконными (признание увольнения (перевода) незаконным).
Тем не менее пропущенную запись необходимо обязательно внести в трудовую книжку. При этом важно не допустить новых ошибок.
Так быть не должно!
Работник кадровой службы, обнаружив, что пропустил необходимую запись в трудовой книжке, должен ее внести. К сожалению, на практике при этом нередко допускаются новые ошибки.
Ошибка 1
Запись об увольнении признается недействительной. Затем вносится запись о присвоении работнику соответствующего разряда и после этого уже повторно запись об увольнении работника, которую инспектор по кадрам заверяет своей подписью и печатью работодателя (пример 1).
ПОДРОБНЕЕ
Об отмене в трудовой книжке записей для внесения пропущенной см. «Электронную систему кадровика» «Типичные ошибки».
Получить бесплатный доступ на один день можно по тел.: 8 (495) 937-9082
Однако такой способ исправления допущенной ошибки недопустим. Обратите внимание: недействительной может быть признана только запись, в которой допущена неточность или ошибка. Однако запись об увольнении внесена в трудовую книжку по всем правилам на законном основании и без ошибок. А значит, нет юридических оснований для признания записи об увольнении недействительной (п. 30 Правил).
Ошибка 2
Запись об увольнении зачеркивается, после чего вносится запись о присвоении работнику нового разряда и повторно делается запись об увольнении работника, которую инспектор по кадрам заверяет своей подписью и печатью работодателя (пример 2).
Согласно п. 30 Правил и п. 1.2 Инструкции зачеркивание записей в трудовой книжке (за исключением титульного листа) не допускается.
Ошибка 3
Некоторые кадровики и вовсе полагают, что внесение в трудовые книжки пропущенных записей после того, как сделана запись об увольнении, в принципе невозможно, поскольку порядок действий в подобных ситуациях не предусмотрен ни в Инструкции, ни в Правилах.
Это, конечно же, не так. Внести в трудовую книжку пропущенную запись можно и нужно даже тогда, когда вы уже «закрыли» все записи своей подписью и печатью.
ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ
Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя (п. 45 Правил)
Как исправить?
Мы разобрались, что запись об увольнении нельзя ни отменять, ни зачеркивать. И ошибку нужно обязательно исправить. Потому как невнесение необходимой записи, например о присвоении работнику квалификационного разряда, является нарушением правил ведения трудовых книжек.
ВАЖНО!
Печать организации и подписи ответственного за ведение трудовых книжек и самого работника заверяют не только саму запись об увольнении работника, а все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы у работодателя
Итак, запись об увольнении в трудовую книжку внесена, все записи заверены подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью работодателя. Значит, начинать исправлять ошибки и вносить пропущенную запись нужно «с начала», т. е. указав в третьей графе трудовой книжки наименование организации.
Чтобы внести пропущенную запись о присвоении нового разряда после записи об увольнении, необходимо в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки произвести следующие действия.
Шаг 1.Указываем наименование организации
В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в виде заголовка указываем полное наименование организации и в случае наличия ее сокращенное наименование.
Шаг 2.Ставим порядковый номер и дату внесения записи
Под заголовком в графе 1 ставим порядковый номер вносимой записи, а в графе 2 — дату внесения пропущенной записи.
Шаг 3.Вносим пропущенную запись
В графу 3 вносим пропущенную запись о присвоении нового разряда. Так как был нарушен порядок и сроки внесения такой записи, то здесь же, в графе 3, необходимо указать и дату «пропущенного события». В графе 4 указываем дату и номер приказа (распоряжения) работодателя.
Шаг 4.Заверяем пропущенную запись подписью и печатью
После внесения пропущенной записи необходимо по аналогии с внесением записи об увольнении заверить ее подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации и подписью самого работника (пример 3).
Конечно, нам привычно, когда запись об увольнении замыкает все записи о трудовой деятельности работника, но в жизни случаются ситуации, в которых приходится «нарушать» правила. Главное при этом — не допустить новых ошибок!
Источник : hr-portal.ru
