Как вшить вкладыш в трудовую книжку
Оформление вкладыша в трудовую книжку следует производить, когда в одном из ее разделов закончилось место для записей. Для этого ответственному специалисту по кадрам необходимо знать, как вшить вкладыш в трудовую книжку.
Бланки вкладыша должны быть установленного образца и изготовлены только Объединением «}ГОЗНАК»}. Запас этих бланков постоянно должен быть в наличии у работодателя.
Вкладыш трудовой книжки —} это отдельный документ, но он не является действительным без наличия самой трудовой книжки. Вкладыши оформляются по мере необходимости, и их количество может быть неограниченным.
Обычно такие бланки хранятся в бухгалтерии организации и для их получения специалисту по кадрам нужно составить заявку. В соответствии с этой заявкой бухгалтерия выдает специалисту по кадрам необходимое количество бланков вкладышей, которые следует зарегистрировать во всех полагающихся учетных документах.
В трудовую книжку следует вшить вкладыш, поставить оттиск соответствующего штампа «Выдан вкладыш» и указать его реквизиты.
Рекомендуемая последовательность при оформлении вкладыша
Перед тем, как приступить к процедуре вшивания вкладыша, специалисту по кадрам будет целесообразно произвести его заполнение. Сейчас объясним, почему.
Предположим, что специалист по кадрам будет выполнять оформление вкладыша в следующей последовательности:
- получит бланк вкладыша в бухгалтерии,
- зарегистрирует его в своей учетной книге,
- вошьет его в трудовую книжку соответствующего работника,
- поставит в этой трудовой книжке предусмотренный штамп «Выдан вкладыш»,
- впишет реквизиты вкладыша в этот штамп,
- заполнит титульный лист вкладыша,
- впишет в необходимый раздел вкладыша сведения о работе или о награждениях данного работника.
Хорошо, если специалист по кадрам произведет заполнение вкладыша без единой ошибки. Но в любом случае не следует сбрасывать со счетов человеческий фактор. Этого специалиста могут отвлечь от его работы, обратившиеся по каким-то вопросам сотрудники организации или неожиданный телефонный звонок, что может привести к совершению ошибок при заполнении вкладыша.
Поскольку ошибочно внесенные записи в новый бланк вкладыша не подлежат исправлению, то данный бланк будет считаться испорченным, и потребуется его замена на другой бланк. Что необходимо будет сделать специалисту, допустившему ошибку? В нашем случае следует:
- выпороть вкладыш из трудовой книжки,
- составить акт об испорченном бланке вкладыша,
- внести запись в трудовую книжку о недействительности штампа «Выдан вкладыш» с реквизитами испорченного бланка,
- внести исправление в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них,
- уничтожить испорченный бланк,
- составить заявку на получение нового бланка вкладыша,
- получить новый бланк вкладыша в бухгалтерии.
Затем процедуру оформления вкладыша необходимо будет повторить.
Следует учесть, что титульный лист трудовой книжки, где обычно ставится штамп о выданном вкладыше, не содержит дополнительного места для внесения исправлений и проставления новых штампов. Поэтому будет правильнее заполнить бланк вкладыша прежде, чем регистрировать, вшивать его и ставить штамп с реквизитами вкладыша в трудовую книжку.
Как вшивается вкладыш в трудовую книжку?
Правилами не установлено, куда вшивать вкладыш в трудовую книжку, также нет никаких указаний по поводу качества ниток, которые при этом будут использованы.
На практике вкладыш вшивают в конце трудовой книжки (между обложкой и последней страницей) толстой иглой с плотными нитками. Удобно будет развернуть вкладыш ровно посередине и вначале проколоть дырки шилом, а затем по готовым отверстиям пришить вкладыш к твердой обложке трудовой книжки несколькими стежками. Когда будет ясно, что вкладыш хорошо вшит, следует закрепить нитку, чтобы она со временем не ослабла и не распустилась.
Также можно вшивать вкладыш и при помощи швейной машинки с широким шагом стежка. Однако не в каждой организации есть такое оборудование. Главное условие при вшивании вкладыша – это то, чтобы он не мог случайно оторваться и выпасть из трудовой книжки, то есть, чтобы полностью была исключена вероятность его утери.
Источник : hr-portal.ru
