Кейс о том, как Potok в Балтику внедрялся и ее показатели улучшал

Коротко о главном
Недавно наша команда внедрила potok в компании Балтика. Как результат, процесс подбора стал измеримо не только быстрее, но и качественнее: от заявки на вакансию до выхода кандидата на работу. По данным на апрель 2020 года:

Скорость подбора = 86% (количество закрытых вакансий в нормативный срок делим на количество всех закрытых вакансий за этот период),
Качество подбора = 90% (количество сотрудников, которые проработали менее 6 месяцев, делим на всех сотрудников, которые были приняты 6 месяцев назад).
Важно то, что установленная система — это стандартные модули, подстроенные под процессы компании. А значит, мы всегда можем:

1) Сделать быстрое внедрение (сроки исчисляются в неделях);

2) Бесплатно внести любые изменения в рамках лицензии.

Рады поделиться нашим кейсом с вами и рассказать, как компании Балтика удалось достичь таких результатов.

О Балтике
Балтика — часть международной компании Carlsberg Group и один из лидеров рынка пива в России. “Балтика”, “Жигулевское”, “Carlsberg”, “Zatecky Gus” и еще 30+ известных алкогольных и безалкогольных брендов производятся на заводах компании.

Продукция продается в 70+ странах мира. Балтика является официальным поставщиком мероприятий международного масштаба, например, Олимпиады в Сочи 2014 года, а также спонсором сборной России по хоккею.

С 2008 года компания Балтика является частью датской пивоваренной корпорации Carlsberg Group — второй по доле на мировом рынке производителей пива. На 2020 год Carlsberg Group производит более 500 брендов алкогольных и безалкогольных напитков и поставляет продукцию в более чем в 150 стран.

Почему понадобилась ATS
В Балтике более 9 тысяч сотрудников, и только в 2019 году было закрыто 1869 вакансий. Автоматизация процессов для такой крупной производственной компании — задача первой необходимости.

До potok Балтика работала в E-Staff 10 лет, но его функционал не покрывал все потребности компании. В начале 2018 года наша команда вышла на Балтику и предложила попробовать систему, оценить ее преимущества. Спустя короткий срок мы уже обсуждали внедрение системы.

Особенность проекта
Большая часть сотрудников (около 5000 человек) работает вне офиса и имеет ограниченный доступ к компьютеру. Поэтому требовалось именно облачное решение.

Задачи и ожидания
Компания хотела создать единое рабочее пространство, доступное в любое время в любом месте. Функции, которые обязательно должны присутствовать в системе:

Доступ для всех, кто работает с вакансией: рекрутер, заказчик, нанимающий менеджер и т. д.;
Различные права доступа для пользователей системы;
Настройка и контроль всех этапов подбора, перемещение по ним кандидатов;
Коммуникация с кандидатами в системе, создание шаблонов писем;
Интеграция с календарем, назначение собеседований и встреч;
Интеграция с HH.ru и другими джоб-бордами;
HR-аналитика (KPI по подбору, источники, конверсия, время закрытия вакансий, анализ загрузки рекрутеров);
Прикрепление файлов к письмам, а также выгрузка данных в Excel;
Наличие автодействий.
Кроме того, Балтика имеет определенные KPI по качеству и скорости подбора. Поэтому, ожидания от внедрения системы были измеримыми:

Скорость подбора = 85%;
Качество подбора = 85%.
Как изменился подбор в Балтике с Potok
Для Балтики мы установили базовый продукт, настроили его под пожелания компании и расширили возможности дополнительными модулями.

В базовом пакете potok стандартный набор функций. Если же вы хотите прокачать свой potok – просто добавляете нужные модули: например, анкету кандидата, интеграцию с кадровой системой или даже оценку кандидатов с помощью искусственного интеллекта. Чтобы узнать обо всех модулях potok — напишите нам [email protected].

Например, компания Балтика подключила себе:

Интеграцию с карьерным сайтом — вакансия дублируется на карьерный сайт (career.baltika.ru) из potok, отклики падают прямо в систему;
Интеграцию с штатной кадровой системой — данные из вашей кадровой системы передаются в potok и обратно;
Автодействия — уведомления и письма, которые отправляются сразу после события (например, при переводе кандидата на другой этап).
Расскажем про наши любимые примеры решенных задач:

Коммуникация по вакансии
Проблема: 5000 сотрудников работают в Службе продаж и почти не бывают в офисе. Подать заявку или согласовать кандидата можно было только с рабочего компьютера. Процесс затягивался, а для Службы продаж отсутствие сотрудника, закрепленного за территорией, критично.

Сейчас: Сотрудники заходят в potok в любом месте и с любого устройства, чтобы: заполнить заявку на вакансию, проследить за процессом подбора, ответить на сообщение, оставить комментарий и так далее.

Прозрачность и доступность данных
Проблема: Аналитика велась в таблицах Excel. Они не всегда правильно заполнялись, поэтому был риск получить некорректные данные.

Сейчас: Аналитика по подбору в одной вкладке potok. Процесс абсолютно прозрачен — можно посмотреть, где узкие места, и работать над ними, улучшая показатели до бесконечности.

Данные аналитики компании Балтика:

Интеграция с джоб-сайтами
Проблема: Рекрутеры заполняли вакансии на джоб-сайтах руками. Мало того, что они тратили на это время, так и от ошибок никто не застрахован.

Сейчас: Вакансии из potok’a автоматически подтягиваются на все указанные джоб-сайты, а отклики на вакансии прилетают сразу в систему.

Карьерный сайт — career.baltika.ru
В марте 2020 года Балтика запустила карьерный сайт. Он сразу показал отличные результаты: расходы на джоб-сайты уменьшились, а узнаваемость бренда повысилась. При этом сайт нигде не продвигался. Вакансии, которые размещены только на карьерном сайте, легко гуглятся в поисковике.

Проблема: Размещение вакансии на карьерном сайте или просмотр откликов — только через админку сайта.

Сейчас: Карьерный сайт компании интегрирован с potok — вакансии дублируются на сайт, а отклики падают в систему с пометкой источника (откуда пришел кандидат).

Карьерный сайт Балтики:

Шаблоны писем
Проблема: Единых шаблонов писем просто не было, поэтому рекрутеры каждый раз писали письма “в произвольной форме”.

Сейчас: Шаблоны всегда под рукой в potok. При отправке письма рекрутер выбирает подходящий и отправляет кандидату/заказчику.

Пример шаблона письма в potok:

Результаты
Платформа potok смогла не только оправдать ожидания наших коллег из Балтики, но и показать лучшие результаты:

Скорость подбора = 86% (вместо 85%);
Качество подбора = 90% (вместо 85%).
Балтика не собирается на этом останавливаться, поэтому продолжает совершенствовать свою систему potok. В будущем компания планирует повысить узнаваемость бренда и уйти от постинга на джоб-борды.

Источник : blog.potok.io