Повысить эффективность бизнеса – важная задача каждой компании. Один из инструментов сделать это – передать неприоритетные направления бизнеса на аутсорсинг.

Это помогает сконцентрироваться на стратегических задачах, снизить издержки и получить бесперебойную и качественную работу отделов.

Но это работает не во всех случаях. В этой статье мы рассмотрим, когда компании выгодно использовать аутсорсинг, а когда в нем нет смысла.

Выгода

Аутсорсинг бизнес-процессов интересен в трех случаях:

  • Все процессы внутри компании уже выстроены, и перевод на аутсорсинг части функций может повысить их эффективность;
  • Компания внедряет новый процесс, но не основной для ее деятельности и не хочет или не может тратить на его контроль много ресурсов;
  • Компания отдает на аутсорсинг все, кроме бизнес-процессов, составляющих ее конкурентное преимущество

Соответственно, внешним специалистам можно передать различные функции, например, бухгалтерию, рекрутмент, колл-центры, ресепшен, административную поддержку, рекламу, маркетинг, IT-разработку. И это могут быть как бизнес-функции внутри подразделений, так и целые бизнес-процессы на производстве, в логистическом блоке, в продвижении и продаже продукции.

Олег Ткаченко, директор направления Hays Talent Solutions международной рекрутинговой компании Hays

«Компания, активно выходящая на российский рынок (да-да и в пандемию компании думают о будущем и перспективах!) естественно концентрируется на его развитии, на построении системы управления продажами. Резко увеличивается количество документооборота и, соответственно, компании нужно как-то решать вопрос, как обеспечить правильное и системное управление растущими потоками документов. Практика показывает, что одним из решений может быть подключение провайдера, который специализируется на этой функции и способен самостоятельно организовать для клиента сервисный центр по управлению документами, наладить службу сканирования и архивирования, прописать KPI`s для специалистов и, в целом, сделать этот процесс понятным и прозрачным для клиента».

Кому выгодно?

Исходя из нашего опыта, выгоднее всего аутсорсинг для малого и среднего бизнеса. В крупных компаниях, как правило, есть целые отделы, которые занимаются различными задачами, есть свои подрядчики, и аутсорсинг как таковой им не нужен. При этом, если компания очень крупная, то иногда функции отдела передают на аутсорсинг, а в штате компании оставляют одного специалиста, который будет координировать работу аутсорсеров и решать оперативные вопросы.

Все же при принятии решения об аутсорсинге стоит исходить из ваших целей, а не размера компании. Самые частые цели у компаний – это снизить издержки, сфокусироваться на приоритетных задачах и получить качественную работу и экспертизу внешних специалистов. Давайте рассмотрим подробнее эти цели и выгоду аутсорсинга для достижения каждой из них.

СИТУАЦИЯ 1. ВЫ ХОТИТЕ СНИЗИТЬ ИЗДЕРЖКИ

Как аутсорсинг снижает издержки?

Во-первых, аутсорсинг — это сокращение фонда оплаты труда. Сотрудники на аутсорсинге сами оплачивают налоги, и работодатель экономит до 40% суммы, которую составляют налоговые и страховые отчисления государству. Также нет необходимости оплачивать больничные и отпуска. Сотрудник на аутсорсе не заболеет и не уволится в один день. Также сюда включается экономия на оборудовании рабочего места и арендной плате за него. 

Как понять, что аутсорсинг снизит издержки в вашем случае?

Чтобы понять, что вам будет выгодно использовать аутсорсинг, нужно, в первую очередь, проанализировать, сколько сейчас времени, финансовых и других ресурсов вы тратите на процессы, а затем сравнить предложения по аутсорсингу.

Например, если вы думаете об аутсорсинге заработной платы, то в первую очередь надо посмотреть на численность сотрудников. Если у вас в компании работают меньше 50 человек, то такой вид аутсорсинга будет выгоден вам экономически. Дело в том, что в малом бизнесе всеми участками бухгалтерского учета занят обычно один сотрудник. Чтобы разгрузить его и отдать ему ведение более сложных участков (например, задачи по оптимизации налогообложения), можно передать часть учетных функций на сторону.

Важным моментом при подсчете издержек является внимание к косвенным расходам. Например, компания хочет отдать на аутсорсинг функцию управления поставщиками. Провайдер такой компании, фактически, возьмет на себя роль подписанта договоров с многочисленными поставщиками, администрирования их и оплаты их же услуг, консолидируя все расходы в едином, регулярном счете для поставщика. 

При таком подходе компания экономит:

— временные ресурсы отдела закупок. Учитывая, что у крупной компании, в любой из функций, могут быть сотни поставщиков ( и каждый со своим контрактом и спецификой), компания может сэкономить массу рабочих часов своих сотрудников

— экономит на контроле функций. Провайдер, как правило, консолидируя и автоматизируя процессы, предоставляет клиенту прозрачную картинку по этой функции. Клиенту дополнительно не нужно проверять и перепроверять деятельность провайдера, так как она вся отражена, например, в IT системе, которая была внедрена провайдером для управления этой функции

— экономия на рекрутменте и обучении специалистов. Провайдер, беря функцию на аутсорсинг, обязуется обеспечивать ее бесперебойность (в рамках рабочих процессов). Это значит, все вопросы по выводу на работу специалистов-исполнителей провайдер также берет на себя все вопросы по их подбору и оформлению.

СИТУАЦИЯ 2. ВЫ ХОТИТЕ СФОКУСИРОВАТЬСЯ НА ОСНОВНЫХ ФУНКЦИЯХ БИЗНЕСА

Опять же, не для всех компаний важно снижать финансовые издержки. Для кого-то самое главное – это отдать неприоритетные функции эксперту, поскольку они отнимают много ресурсов и внимания. В этом случае основная цель – сфокусироваться на основных задачах и получить экспертизу в управлении функцией, а также экономию затрат. Во-первых, вы можете купить уже готовые решения, инфраструктуру, специалистов и не тратиться на обучение. Во-вторых, аутсорсинг про прозрачность, поскольку по итогу оценивается результат, а не процесс. В-третьих, поменять аутсорсера проще, чем штатного сотрудника.

Например, вам необходимо пройти проверку кадровых документов компании, которая недавно вошла в состав холдинга. Аутсорсинг также поможет, если отделы компании, как бухгалтерия, юристы, маркетинг не справляется с нагрузкой, вызванной резким ростом числа контрагентов. Передача этих процессов подрядчику позволит сэкономить время, силы и деньги на поиск высококвалифицированного персонала. В том числе не придется заниматься оформлением в сотрудников штат, уплатой взносов, расчетом налогов и т. д.

СИТУАЦИЯ 3. ВАМ НУЖНА ВНЕШНЯЯ ЭКСПЕРТИЗА

Например, вы осуществляете юридическую поддержку персонала при постоянном изменении требований или формируете кадровый резерв в условиях текучки персонала.

В этих случаях проще привлечь профессионалов со стороны, которые смогут поделиться знаниями и подскажут, с какими проблемами вы столкнетесь в работе и как их можно не только решить, но и предотвратить.

Когда невыгодно использовать аутсорсинг?

Во-первых, когда у вас есть ресурсы – финансовые и временные, на управление определенными функциями.

Во-вторых, когда передаваемая функция довольно сложная и с ней могут справиться только редкие специалисты.

В-третьих, когда у вас внутри еще не выстроены внутренние бизнес-процессы и вам сложно будет описать внешнему провайдеру, как что работает. В этом случае, аутсорсеру понадобится много времени, чтобы разобраться в ваших процессах.

На самом деле, ситуаций, когда аутсорсинг поможет решить ваши задачи, намного больше. Чтобы вам было удобнее сориентироваться, нужен ли вам аутсорсинг или нет, ниже резюме статьи. Также вы можете получить консультацию нашего специалиста, который подскажет, стоит ли вам задуматься об аутсорсинге или нет.

РЕЗЮМЕ

Аутсорсинг выгоден, когда:

1) Вы хотите направить свои ресурсы на основные задачи бизнеса и передать остальные процессы провайдеру с экспертизой

2) Вы запускаете новый проект или процесс, и вам не хватает собственной экспертизы для его контроля

3) Вам не хватает временных и кадровых ресурсов для работы на проекте

Важное – прежде чем оформлять договор на аутсорсинг, посчитайте, во сколько сейчас вам обходится определенный проект или процесс, а затем сравните затраты на аутсорсинг. Вы можете сделать это как сами, так и обратиться к аутсорсеру за консультацией.

Аутсорсинг не выгоден, когда:

1) Вы хотите передать на аутсорсинг функцию, с которой могут справиться только редкие специалисты

2) У вас не выстроены внутренние процессы

3) У вас есть собственные ресурсы – финансовые, временные, трудовые

4) Вы уже передали на аутсорсинг много функций – в таких случаях иногда издержки могут возрастать


Источник : hays.ru

Похожая запись