Командировка: оформляем документы
Практически ни одна компания в своей деятельности не обходится без командировок. Их, как и любой другой процесс, необходимо документировать. Вроде бы все документы унифицированы, однако иногда на практике оформление командировочных документов вызывает затруднения. Какие документы, связанные с этим, и в каких случаях необходимо оформить, вы узнаете из статьи.
Понятие командировки
На основании ст. 166 ТК РФ служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При этом служебные поездки лиц, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.
Особенности направления работников в служебные командировки установлены Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение). И первым делом нам нужно разобраться, что считать местом постоянной работы. Ответ на этот вопрос дан в п. 3 Положения: местом постоянной работы следует считать место расположения организации (обособленного структурного подразделения организации), работа в которой обусловлена трудовым договором.
К сведению. До сих пор не отменена Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 «О служебных командировках в пределах СССР» (далее — Инструкция), которая действует в части, не противоречащей ТК РФ и Положению.
В связи с данным определением места постоянной работы часто возникает вопрос: считается ли командировкой направление работника в организацию, расположенную на соседней улице? Мы спрашивали об этом чиновников Роструда в 2011 г., и они ответили <1>, что такую поездку нельзя признать служебной командировкой, так как п. 1 Инструкции уточняет, что командировкой является служебная поездка в другую местность.
———————————
<1> «Отдел кадров коммерческой организации», N 10, 2011.
Кому командировка «противопоказана»?
Трудовым кодексом предусмотрены ограничения по направлению в командировки работников отдельных категорий, и работодателю следует знать это. Так, на основании ч. 3 ст. 203 ТК РФ работники в период действия ученического договора не могут направляться в служебные командировки, не связанные с ученичеством. Кроме этого, запрещено направлять в командировки:
— беременных женщин (ст. 259 ТК РФ);
— несовершеннолетних работников, за исключением творческих (ст. 268 ТК РФ);
— инвалидов, если это противоречит их индивидуальной программе реабилитации (ст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 N 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации»).
А некоторых работников можно направить в поездку для выполнения служебного задания только при соблюдении двух условий:
1) имеется письменное согласие работника на служебную поездку (при этом он ознакомлен со своим правом отказаться от командировки);
2) командировка не запрещена.
К таким категориям относятся в силу ст. ст. 259 и 264 ТК РФ:
— женщины, имеющие детей до трех лет;
— матери и отцы, воспитывающие детей до пяти лет без супруга (супруги);
— опекуны (попечители) несовершеннолетних;
— работники, имеющие детей-инвалидов;
— работники, осуществляющие уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением.
Примечание. Женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от направления в служебную командировку (ст. 259 ТК РФ).
Здесь может возникнуть вопрос: как ознакомить работника с правом отказаться от командировки? Какой-то специальной формы трудовым законодательством не предусмотрено, поэтому работодатель может сделать это двумя способами. Первый — добавить в унифицированную форму приказа о направлении в командировку строку «Ознакомлен(а) с правом отказаться от направления в командировку», где работник поставит свою подпись, подтверждающую факт ознакомления с данным правом. Второй — составить отдельный документ, в котором работник так же своей подписью подтвердит факт ознакомления с предоставленным трудовым законодательством правом. Приведем пример.
Общество с ограниченной Маркетологу отдела развития
ответственностью «Пятница» И. И. Иванову
(ООО «Пятница»)
УВЕДОМЛЕНИЕ
11-02/12
от 06.11.2012 N ———
Уважаемый Иван Иванович!
Просим Вас дать согласие на направление в служебную командировку в ОАО «Среда» с 12.11.2012 по 14.11.2010, находящееся в г. Нижнем Новгороде.
Уведомляем Вас о том, что как работник, имеющий ребенка-инвалида, Вы имеете право отказаться от направления в служебную командировку на основании ст. 259 ТК РФ.
Начальник отдела кадров Волкова О. Р. Волкова
Согласен на направление в командировку.
С правом отказаться от командировки на основании ст. 259 ТК РФ ознакомлен.
Маркетолог Иванов, 06.11.2012
Для других категорий работников ограничения по командировкам не установлены. Отметим, что хотя законодательством предусмотрена командировка только работников, то есть лиц, с которыми заключен трудовой договор, некоторые работодатели направляют в командировку сотрудников, выполняющих работы в компании по гражданско-правовому договору. В таком случае служебная поездка не подлежит документированию.
Продолжительность служебной поездки
Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4 Положения). А это значит, что служебная поездка может быть однодневной или растянуться на более длительный период — неделю, месяц и более.
Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки — дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24.00 включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00.00 и позднее — последующие сутки. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.
Примечание. Если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.
Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем.
Оформляем документы
Служебное задание. Оформление командировочных документов начинается с составления служебного задания — форма Т-10а. Как правило, этот документ оформляет непосредственный руководитель командируемого. В нем указываются:
— информация о работнике (фамилия, имя, отчество, структурное подразделение и должность);
— место командировки (государство, город и название компании);
— срок командировки (в том числе даты начала и окончания командировки);
— наименование организации, которая оплачивает расходы работника во время командировки;
— основание для командирования.
На служебном задании должны стоять подписи сразу трех лиц: руководителя структурного подразделения, руководителя организации, командируемого. Отметим, что именно в этом документе по возвращении из командировки работник дает краткий отчет о выполнении задания.
Приведем пример оформления служебного задания ниже.
Унифицированная форма Т-10а
┌────────┐
│ Код │
├────────┤
Общество с ограниченной ответственностью Форма по ОКУД │ 0301025│
«Пятница» ├────────┤
———————————————— по ОКПО │12345678│
наименование организации └────────┘
┌─────────┬───────────┐
│ Номер │ Дата │
│документа│составления│
├─────────┼───────────┤
│ 4/12 │ 06.11.2012│
СЛУЖЕБНОЕ ЗАДАНИЕ └─────────┴───────────┘
для направления в командировку и отчет о его выполнении
┌───────────────┐
│Табельный номер│
├───────────────┤
Иванов Иван Иванович │ 007 │
—————————————————————└───────────────┘
фамилия, имя, отчество
| Структурноеподразделе-ние | Должность(специаль -ность, про -фессия) | Командировка | Основание | |||||||
| место назначения | дата | срок (кален-дарные дни) | организация-плательщик | |||||||
| страна,город | организация | начала | окончания | |||||||
| все-го | не счи-таявременинахож-дения впути | |||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | |
| Отделразвития | Маркетолог | Россия,г. НижнийНовгород | ОАО «Среда» | 12.11.2012 | 14.11.2012 | 3 | 2 | ООО «Пятница» | Договороказанияуслуг сОАО «Среда»от10.07.2011N 53 | |
| Содержание задания (цель) | Краткий отчет о выполнении задания |
| 11 | 12 |
| Оказание консультационных услуг по | Были оказаны консультационные услуги по |
| вопросу составления планов | вопросу составления планов |
| производства и реализации продукции | производства и реализации продукции |
Руководитель Начальник
структурного отдела Мухин Д. А. Мухин Иванов
подразделения ——— ——- ———— Работник ———
должность личная расшифровка личная
подпись подписи подпись
Заключение о выполнении задания ___________
Консультационные услуги по составлению
планов были оказаны на высоком уровне
——————————————-
Руководитель Начальник
Руководитель Директор Волков А. А. Волков структурного отдела Мухин Д. А. Мухин
организации ——— ——- ————- подразделения ——— ——- ————
должность личная расшифровка должность личная расшифровка
подпись подписи подпись подписи
10 ноября 12
«—» ———— 20— г.
К сведению. Служебное задание необходимо хранить в организации не менее пяти лет, а при долгосрочных служебных командировках — не менее десяти лет (п. 669 Перечня типовых управленческих архивных документов и сроков их хранения <2>).
———————————
<2> Утвержден Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».
Приказ. На основании подписанного служебного задания издается приказ о направлении в командировку по форме Т-9. Если в командировку направляются несколько сотрудников сразу, приказ оформляется по форме Т-9а.
В приказе отражаются:
— информация о сотруднике (фамилия, имя, отчество, профессия (должность));
— название структурного подразделения, где он работает;
— цель, время и место командировки;
— источник оплаты командировочных расходов (за счет фирмы, направившей сотрудника в командировку, или за счет принимающей стороны).
С приказом, подписанным руководителем организации, необходимо ознакомить работника, который своей подписью в приказе фиксирует этот факт.
Приведем пример оформления приказа ниже.
Унифицированная форма Т-9
┌────────┐
│ Код │
├────────┤
Общество с ограниченной ответственностью Форма по ОКУД │ 0301022│
«Пятница» ├────────┤
———————————————— по ОКПО │45642575│
наименование организации └────────┘
┌─────────┬───────────┐
│ Номер │ Дата │
│документа│составления│
├─────────┼───────────┤
│ 4-к │ 07.11.2012│
ПРИКАЗ └─────────┴───────────┘
(распоряжение)
о направлении работника в командировку
Направить в командировку:
┌───────────────┐
│Табельный номер│
├───────────────┤
Иванова Ивана Ивановича │ 007 │
————————————————-└───────────────┘
фамилия, имя, отчество
отдел развития
——————————————————————
структурное подразделение
маркетолог
——————————————————————
должность (специальность, профессия)
Россия, г. Нижний Новгород, ОАО «Среда»
——————————————————————
место назначения (страна, город, организация)
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
┌─────────────┐
сроком на │ 3 │ календарных дней
└─────────────┘
12 ноября 12 14 ноября 12
с «—» ———- 20— г. по «—» ———— 20— г.
оказания консультативных услуг по вопросу составления
с целью ———————————————————-
планов производства и реализации продукции.
——————————————————————
ООО «Пятница»
Командировка за счет средств ————————————-
указать источник финансирования
Основание (документ, служебное задание от 06.11.2012 N 4/12
номер, дата): —————————————————-
служебное задание, другое основание (указать)
__________________________________________________________________
Директор Волков А. А. Волков
Руководитель организации ———— ——- ———————
должность личная расшифровка подписи
подпись
С приказом (распоряжением) Иванов 07 ноября 12
работник ознакомлен —————— «—» ——— 20— г.
личная подпись
Командировочное удостоверение. Помимо названных документов оформляется служебное удостоверение (форма Т-10), которое удостоверяет время пребывания сотрудника в командировке.
Фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, используемой в хозяйственной деятельности организации, в которую командирован работник, для засвидетельствования такой подписи.
Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре, подписывается работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки.
Унифицированная форма Т-10
┌────────┐
│ Код │
├────────┤
Общество с ограниченной ответственностью Форма по ОКУД │ 0301024│
«Пятница» ├────────┤
———————————————— по ОКПО │12345678│
наименование организации └────────┘
┌─────────┬───────────┐
│ Номер │ Дата │
│документа│составления│
├─────────┼───────────┤
КОМАНДИРОВОЧНОЕ УДОСТОВЕРЕНИЕ │ 4-ку │ 07.11.2012│
└─────────┴───────────┘
┌───────────────┐
│Табельный номер│
├───────────────┤
Иванов Иван Иванович │ 007 │
Работник —————————————-└───────────────┘
фамилия, имя, отчество
отдел развития
——————————————————————
структурного подразделения
маркетолог
——————————————————————
должность (специальность, профессия)
Россию, г. Нижний Новгород, ОАО «Среда»
командируется в —————————————————
место назначения (страна, город, организация)
__________________________________________________________________
оказания консультационных услуг по вопросу составления планов
для —————————————————————
цель командировки
производства и реализации продукции
——————————————————————
2
на ——— календарных дней (не считая времени нахождения в пути)
12 ноября 12 14 ноября 12
с «—» ————- 20— г. по «—» ———- 20— г.
Действительно по предъявлении паспорта или заменяющего его
паспорт 2299 654321
документа ———————————————————
наименование, номер
Директор Волков А. А. Волков
Руководитель —————— ————- ———————
должность личная расшифровка подписи
подпись
—————————————————————-
Оборотная сторона формы N Т-10
Отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункты
назначения, выбытии из них и прибытии в место постоянной работы:
г. Арзамас, г. Нижний Новгород,
ООО «Пятница» ОАО «Среда»
Выбыл из ———————- Прибыл в ———————-
12 ноября 12 13 ноября 12
«—» ——— 20— г. «—» ——— 20— г.
секретарь Орлова бухгалтер Сорокина
———— ——————- ———— ——————-
должность личная подпись должность личная подпись
Е. Д. Орлова О. Т. Сорокина
——————————- ——————————-
расшифровка подписи расшифровка подписи
М. П. М. П.
г. Нижнего Новгорода, г. Арзамас,
ОАО «Среда» ООО «Пятница»
Выбыл из ———————- Прибыл в ———————-
14 ноября 12 14 ноября 12
«—» ——— 20— г. «—» ——— 20— г.
бухгалтер Сорокина секретарь Орлова
———— ——————- ———— ——————-
должность личная подпись должность личная подпись
О. Т. Сорокина Е. Д. Орлова
——————————- ——————————-
расшифровка подписи расшифровка подписи
М. П. М. П.
Выбыл из ______________________ Прибыл в ______________________
«__» _________ 20__ г. «__» _________ 20__ г.
___________ ___________________ ___________ ___________________
должность личная подпись должность личная подпись
_______________________________ _______________________________
расшифровка подписи расшифровка подписи
М. П. М. П.
Выбыл из ______________________ Прибыл в ______________________
«__» _________ 20__ г. «__» _________ 20__ г.
___________ ___________________ ___________ ___________________
должность личная подпись должность личная подпись
_______________________________ _______________________________
расшифровка подписи расшифровка подписи
М. П. М. П.
К сведению. В соответствии с п. 7 Положения, если работник командирован в несколько организаций или организации, расположенные в разных населенных пунктах, отметки в командировочном удостоверении делаются в каждой из компаний, в которые он командирован.
Отметим, что в некоторых случаях оформлять командировочное удостоверение не нужно. Так, направление работника в командировку за пределы территории Российской Федерации производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения, кроме случаев командирования в государства — участники Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы (п. 15 Положения). В таком случае срок пребывания работника в командировке можно установить по отметкам в загранпаспорте.
Обратите внимание! Командировочные удостоверения необходимо хранить в течение пяти лет после возвращения из командировки. Если работник был в командировке в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, срок хранения составляет 75 лет (п. 668 Перечня типовых управленческих архивных документов и сроков их хранения).
Другой случай, когда командировочное удостоверение не нужно, указан в п. 2 Инструкции: командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован.
Журнал учета
На основании п. 8 Положения необходимо вести учет работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы.
Порядок учета таких работников, а также формы журналов учета утверждены Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н, в соответствии с которым работодатель приказом (распоряжением) должен назначить сотрудника, ответственного за ведение журнала выбытия и журнала прибытия, а также за проставление отметок в командировочных удостоверениях.
В журнале учета выбытия содержатся сведения о фамилии, имени и отчестве командированного работника, дате и номере командировочного удостоверения, наименовании организации, в которую командируется работник, пункте назначения.
Источник : hr-portal.ru
