Командировки: оформляем документы
В статье автор продолжит рассматривать нюансы отправления сотрудников в командировки. Вы узнаете, как определяется срок командировки, что делать, если работник заболел, особенности командирования за границу. Особое внимание будет уделено исчислению среднего заработка командированному сотруднику.
Особенности порядка направления работников в служебные командировки на территории РФ и иностранных государств прописаны в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение о командировках).
Срок командирования
Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4 Положения о командировках). Московские налоговики в Письме УФНС России по г. Москве от 11.06.2009 N 16-12/059796 обратили внимание на то, что в настоящее время максимальный срок продолжительности служебной командировки не ограничен.
Днем выезда в командировку считается дата отправки транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки — дата прибытия транспортного средства в место постоянной работы. Между тем при отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с ноля часов и позднее — последующие сутки. Однако в случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, то учитывают и время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта. Аналогичным образом определяют день приезда работника в место постоянной работы (п. 4 Положения о командировках).
Пример 1. Рассмотрим, какой день следует считать началом командировки при условии, что:
- время отправления поезда — 17.03.2010 в 00:15;
- железнодорожный вокзал находится в черте города, из которого сотрудник отправляется в командировку;
- время проезда от места постоянной работы командированного сотрудника до железнодорожного вокзала — 40 мин.
В связи с тем что железнодорожный вокзал находится в черте города, из которого сотрудник отправляется в поездку, то днем начала командировки является день отправления поезда, т. е. 17.03.2010.
Отметим, что вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем (п. 4 Положения о командировках).
Служебные командировки в табеле учета рабочего времени отмечают буквенным кодом «К» либо цифровым кодом «06» <1>.
<1> Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
Оплата труда
Особенности исчисления среднего заработка
При направлении в командировку для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы сотрудник получает не вознаграждение за выполнение трудовых обязанностей, а сумму среднего заработка, гарантированного ему в соответствии со ст. 167 ТК РФ.
При этом за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения его в пути (в т. ч. за время вынужденной остановки в пути) сохраняется средний заработок за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации (п. 9 Положения о командировках). Как видите, средний заработок сохраняется за сотрудником не за все время служебной поездки, а только за те пропущенные рабочие дни, которые были установлены графиком.
Между тем лицу, работающему по совместительству, при командировании сохраняется средний заработок у того работодателя, который направил его в командировку. Причем в случае направления такого работника в командировку одновременно по основной работе и работе, выполняемой на условиях совместительства, средний заработок сохраняется у обоих работодателей. При этом возмещаемые расходы по командировке распределяются между командирующими работодателями по соглашению между ними (п. 9 Положения о командировках).
Порядок исчисления средней заработной платы (среднего заработка) для всех случаев определения ее размера, предусмотренных Трудовым кодексом, утвержден Постановлением Правительства от 24.12.2007 N 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы» (далее — Положение об особенностях исчисления среднего заработка).
В данном случае средний дневной заработок определяют следующим образом (п. 9 Положения об особенностях исчисления среднего заработка):
Средний Сумма начисленной заработной платы в расчетном периоде <2>
дневной = ———————————————————-.
заработок Количество отработанных дней
<2> Включая премии и вознаграждения, учитываемые в соответствии с особенностями, прописанными в п. 15 Положения об особенностях исчисления среднего заработка. При повышении в организации тарифных ставок, окладов, денежного вознаграждения средний заработок работников повышается в порядке, указанном в п. 16 данного документа.
При этом средний заработок работника рассчитывают по следующей формуле (п. 9 Положения об особенностях исчисления среднего заработка):
Средний = Средний дневной x Количество дней (календарных, рабочих).
заработок заработок в периоде, подлежащем оплате
Пример 2. Работник направлен в командировку с 15.03.2010 по 22.03.2010. Рассчитаем положенный сотруднику за время нахождения в командировки средний заработок при условии, что:
- по основному месту работы сотруднику установлена 40-часовая пятидневная рабочая неделя;
- расчетный период — с 01.03.2009 по 28.02.2010;
- количество отработанных дней в расчетном периоде — 210;
- сумма начисленной заработной платы в расчетном периоде — 168 000 руб.
Рассчитаем положенную сотруднику сумму среднего заработка:
Средний дневной заработок = 168 000 руб. / 210 дн. = 800 руб.
В связи с тем что по основному месту работы сотруднику установлена 40-часовая пятидневная рабочая неделя, количество дней в периоде, подлежащем оплате, составит 6 дн. (15, 16, 17, 18, 19 и 22 марта).
Средний заработок = 800 руб. x 6 дн. = 4800 руб.
В результате за период нахождения работника в командировке сотруднику будет выплачен средний заработок в размере 4800 руб.
При суммированном учете рабочего времени при определении среднего заработка работника используется средний часовой заработок (п. 13 Положения об особенностях исчисления среднего заработка):
Средний Сумма начисленной заработной платы в расчетном периоде
часовой = ——————————————————.
заработок Количество отработанных часов
Средний = Средний часовой x Количество рабочих часов по графику.
заработок заработок в периоде, подлежащем оплате
Пример 3. Работник направлен в командировку с 23.03.2010 по 26.03.2010. Рассчитаем положенный сотруднику за время нахождения в командировке средний заработок при условии, что:
- по основному месту работы сотруднику установлен суммированный учет рабочего времени;
- в соответствии с графиком сотрудник должен был отработать 25 ч;
- расчетный период — с 01.03.2009 по 28.02.2010;
- количество отработанных часов в расчетном периоде — 1800 ч;
- сумма начисленной заработной платы в расчетном периоде — 180 000 руб.
Рассчитаем положенную сотруднику сумму среднего заработка:
Средний часовой заработок = 180 000 руб. / 1800 ч = 100 руб.
В связи с тем что по основному месту работы сотруднику установлен суммированный учет рабочего времени, в соответствии с графиком количество времени в периоде, подлежащем оплате, составит 25 ч.
Средний заработок = 100 руб. x 25 ч = 2500 руб.
В результате за период нахождения работника в командировке сотруднику будет выплачен средний заработок в размере 2500 руб.
Командировка за границу
При направлении работников в командировку за пределы Российской Федерации им также выплачивается средний заработок. При этом такие суммы относят к доходам от источников в РФ вне зависимости от срока командирования <3>.
<3> Письма Минфина России от 14.08.2009 N 03-04-05-01/631 и от 21.04.2009 N 03-04-06-01/101.
Между тем размер ставки НДФЛ (13% или 30%) зависит от статуса физического лица (резидент или не резидент). Здесь следует помнить, что налоговыми резидентами признаются физические лица, фактически находящиеся в РФ не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев. При этом время нахождения в России не прерывается на периоды выезда сотрудника за границу для краткосрочного (менее шести месяцев) лечения или обучения (п. 2 ст. 207 НК РФ). В данном случае следует учитывать любой непрерывный 12-месячный период, включая время, начавшееся в одном календарном году и продолжающееся в другом году <4>.
<4> Письма Минфина России от 29.10.2009 N 03-04-05-01/779 и от 17.07.2009 N 03-04-06-01/176.
К сведению. Временно пребывающий в Россию иностранный гражданин также может быть направлен в служебную командировку вне пределов субъекта, на территории которого ему было выдано разрешение на работу. В данном случае срок командирования не может превышать 10 календарных дней в течение всего периода действия выданного ему разрешения на работу. Между тем для временно проживающих в Российской Федерации иностранных граждан при направлении их в служебную командировку общая продолжительность трудовой деятельности вне пределов субъекта, на территории которого ему разрешено временное проживание, не может превышать 40 календарных дней в течение 12 календарных месяцев. Указанные правила прописаны в Постановлении Правительства от 17.02.2007 N 97 «Об установлении случаев осуществления трудовой деятельности иностранным гражданином или лицом без гражданства, временно пребывающими (проживающими) в РФ, вне пределов субъекта РФ, на территории которого им выдано разрешение на работу (разрешено временное проживание)».
Доплата до должностного оклада
Зачастую организациями, в случае если рассчитанный средний заработок работника за дни нахождения в командировке оказывается ниже его должностного оклада, производится доплата до должностного оклада. Возникает вопрос правомерности отнесения суммы такой доплаты на уменьшение базы по налогу на прибыль. Так вот, чиновники считают, что если доплаты до оклада работникам предусмотрены локальным нормативным актом, то затраты по начислению подобных выплат могут быть учтены в составе расходов на оплату труда в целях налогообложения прибыли. Указанная точка зрения прозвучала в следующих Письмах Минфина России: от 03.04.2009 N 03-03-06/2/77, от 02.04.2009 N 03-03-06/1/208, от 12.02.2009 N 03-03-06/1/62. Данные суммы облагаются НДФЛ и взносами на обязательное социальное страхование в обычном порядке.
Однако представители Роструда думают иначе. Так, в Письме от 05.02.2007 N 275-6-0 прозвучало, что в отдельных случаях «текущая» заработная плата может быть выше среднего заработка, исчисленного в установленном порядке, однако выплата работнику, направленному в служебную командировку, заработной платы за дни нахождения в командировке будет противоречить положениям Трудового кодекса. Таким образом, за дни нахождения работника в служебной командировке ему следует выплачивать средний заработок, определяемый в установленном порядке.
Между тем московские налоговики считают, что если исходить из положений локального нормативного акта организации, время нахождения работника в командировке будет оплачено из расчета оклада, а размер среднего заработка окажется выше оклада, то фактически будет снижен уровень установленных гарантий, закрепленных ст. 9 ТК РФ. Данный вывод следует из разъяснений УФНС России по г. Москве от 15.01.2009 N 19-12/001854.1.
Сдельная система оплаты труда
Возникает еще одна проблема: как производится оплата труда командированных сотрудников, если в месте командирования они выполняют работы, оплачиваемые по сдельной системе оплаты труда? При поиске ответа на данный вопрос обратимся к комментариям Минздравсоцразвития <5>.
<5> Взято с сайта Минздравсоцразвития, раздел «Типовые вопросы и ответы по применению трудового законодательства» (http://www. minzdravsoc. ru).
Итак, в соответствии со ст. 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируется сохранение среднего заработка за все рабочие дни по графику, установленному по месту постоянной работы. На практике при выполнении работниками в месте командирования работ, оплачиваемых по сдельной или сдельно-премиальной системе, заработная плата выплачивается в соответствии с выполненной работой по нормам и расценкам места командировки без сохранения заработной платы по месту основной работы. При этом средняя заработная плата по месту постоянной работы выплачивается командированным работникам только за время нахождения их в пути. Между тем если фактический заработок окажется ниже среднего заработка работника, ему сохраняется средний заработок за все время командировки.
Работа в выходной день
Согласно п. 5 Положения о командировках оплата труда работника в случае привлечения его к работе в выходные или нерабочие праздничные дни производится в соответствии с трудовым законодательством.
Труд в выходные дни относится к работе в условиях, отклоняющихся от нормальных. Поэтому указанным сотрудникам должны быть произведены соответствующие дополнительные выплаты (ст. 149 ТК РФ). При этом размер минимального вознаграждения за работу в выходные и нерабочие праздничные дни прописан в ст. 153 ТК РФ (см. таблицу 1).
Таблица 1
Оплата труда в выходные и нерабочие праздничные дни
Категория работников
Размер выплат
Сдельщики
Не менее двойной сдельной расценки
Лица, труд которых
оплачивается по дневным
и часовым тарифным
ставкам
Не менее двойной дневной или часовой тарифной
ставки
Лица, получающие оклад
(должностной оклад)
Если работа производилась в пределах месячной
нормы рабочего времени:
не менее одинарной дневной или часовой ставки
(части оклада (должностного оклада) за день или
час работы) сверх оклада (должностного оклада)
Если работа производилась сверх месячной нормы
рабочего времени:
не менее двойной дневной или часовой ставки
(части оклада (должностного оклада) за день или
час работы) сверх оклада (должностного оклада)
Минфин России в Письме от 04.02.2009 N 03-03-06/1/39 отметил, что затраты, связанные с выплатой компенсации работникам за дни отъезда в командировку и дни прибытия из командировки, приходящиеся на выходные дни, могут быть учтены в составе расходов на оплату труда на основании п. 3 ст. 255 НК РФ. Правда, для этого правила внутреннего распорядка, утвержденные руководителем организации, должны предусматривать режим работы в выходные и праздничные дни.
Если же говорить о суточных, то указанные расходы, связанные с проживанием вне места жительства, возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни (п. 11 Положения о командировках).
Кстати, по желанию работника, работавшего в выходной или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит (ст. 153 ТК РФ). Причем Роструд в Письме от 03.07.2009 N 1936-6-1 отметил, что вне зависимости от количества отработанных в выходной день часов работнику должен быть предоставлен полный день отдыха.
Пример 4.
Генеральному директору ООО «Стиль»
Муравьеву Д. А.
от юрисконсульта Гурьева И. И.
Заявление
О предоставлении другого дня отдыха
Прошу предоставить 15.03.2010 день отдыха в связи с тем, что день отправки в командировку, 28.02.2010, являлся выходным днем.
10.03.2010 Гурьев
Если сотрудник заболел
Работнику в случае его временной нетрудоспособности выплачиваются следующие расходы (п. 25 Положения о командировках):
- по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении);
- суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства;
- пособие по временной нетрудоспособности.
Здесь стоит отметить, что гражданам, находящимся вне места регистрации по месту жительства (по месту пребывания, временного проживания), листок нетрудоспособности выдается (продлевается) только с разрешения главного врача медицинской организации либо его заместителя с соответствующей записью в медицинской карте амбулаторного (стационарного) больного и листке нетрудоспособности. Причем при продолжении временной нетрудоспособности листок нетрудоспособности выдается с учетом дней, необходимых для проезда к месту регистрации по месту жительства (по месту пребывания, временного проживания). Такое правило изложено в п. 7 Приказа Минздравсоцразвития России от 01.08.2007 N 514 «О Порядке выдачи медицинскими организациями листков нетрудоспособности» (далее — Порядок выдачи листков нетрудоспособности).
В данном случае в строке «Разрешена выдача (продление) листка нетрудоспособности гражданам, находящимся вне постоянного места жительства» листка нетрудоспособности указывается дата начала и окончания периода нетрудоспособности, ставится подпись главного врача или его заместителя и печать медицинской организации (круглая) (п. 75 Порядка выдачи листков нетрудоспособности).
Источник : hr-portal.ru
