Комплексная информационная система развития персонала
Квалифицированный персонал является одним из ключевых факторов успешного развития любой компании. Особое значение приобретает обеспечение человеческими ресурсами в периоды активного роста и развития компании. Последние несколько лет отмечены ростом в большинстве секторов российской экономики, и в этих условиях компаниям становится все труднее привлекать готовых специалистов с рынка труда. Растущий спрос на рынке труда приводит к повышению затрат на оплату труда и другие формы компенсаций привлекаемым сотрудникам. Но даже, если удается нанять сотрудника требуемой квалификации далеко не всегда человек, пришедший со стороны, «вписывается» в организацию, ведь у каждой компании свои требования к персоналу, уникальный климат и стиль ведения дел. Реальным выходом из проблемы кадрового дефицита может стать целенаправленная работа по развитию персонала в соответствии со стратегией компании. Под развитием мы будем понимать определение требований к сотрудникам необходимых для успешной работы в настоящее время и в перспективе, оценку и обучение персонала в соответствии с этими требованиями, отслеживание и закрепление результатов обучения.
В настоящее время специалистами по управлению персоналом применяется большое количество разнообразных подходов к развитию персонала, разработанных в основном западными компаниями и адаптированными для российских условий.
Общая схема этих подходов хорошо известна:
1. Построение профиля требований к должности. При этом содержание профиля может варьироваться от перечня узкопрофессиональных знания и навыки в соответствии с существующими бизнес-процессами, до базовых управленческих компетенций, отвечающих долгосрочной стратегии компании.
2. Проведение оценки в соответствии с профилем. В зависимости от целей оценки используются различные методы: профессиональное тестирование, аттестационная комиссия, ассессмент и др.
3. Определение соответствия сотрудника требованием профиля должности, выявление и анализ несоответствия (Gap-анализ).
4. Планирование действий по преодолению несоответствия квалификации/компетенций сотрудников требованиям к должности (сочетание различных видов обучения, включая аудиторное, дистанционное и обучение на рабочем месте). Поддержка и закрепление результатов обучения.
5. Измерение результатов, оценка эффективности развития персонала – определение изменения степени соответствия сотрудников требованиям к должности, измерение бизнес-показателей работы компании, подразделения, сотрудника.
Однако, зачатую практическое применение эти подходов вызывает затруднения, связанные с отсутствием в компаниях налаженных технологий и процедур планирования и проведения мероприятий по развитию персонала. Но даже, если все необходимые кадровые процедуры спроектированы, возникает вопрос трудоемкости их поддержания и администрирования. Эффективным решением позволяющим сформировать в компании гибкие и надежно работающие процедуры развития персонала, отвечающие долгосрочной стратегии и оперативным задачам компании, является информационная система «Развитие персонала», которая позволяет полностью автоматизировать процессы профилирования должностей, оценки и обучения персонала с использованием широкого выбора HR-технологий. Данная система может быть интегрирована с существующей корпоративной системой кадрового учета или кадрового модуля ERP-системы.
Бизнес-процессы, автоматизируемые системой
Основными бизнес процессами, автоматизируемыми системой являются:
1. Создание профилей должностей в соответствии с существующей или проектируемой организационной структурой
2. Ведение «библиотеки компетенций» – пополняемого перечня требований к квалификации/компетенциям сотрудников
3. Планирование, проектирование и проведение различных процедур оценки персонала
4. Планирование и проведения корпоративного обучения.
Важной особенностью системы является поддержание HR-портала, позволяющего получать в ходе решения задач оценки и обучения обратную связь от сотрудников компании, а также предоставлять им доступ к дополнительным сервисам, таким как дистанционное обучение, тестирование, общение.
HR-портал представляет собой Интранет сайт, доступный всем сотрудникам организации, выполняющий следующие задачи:
§ внутренний PR (размещение информации о компании, новости, документы)
§ управление знаниями (ведение баз знаний, библиотек документов, возможность размещения документов самими сотрудниками, универсальный поиск источников знаний)
§ сбор информации от сотрудников (заполнение оценочных форм, опросы, заполнение анкет по результатам обучения, и др.)
§ тестирование
§ общение (асинхронное – в электронных форумах и в конференциях, синхронное – видеоконференции, «виртуальный класс»)
§ расширяемый доступ к дополнительным информационным сервисам, специфичным для организации
Рис.1 Основные компоненты системы и их взаимодействие
Основные функции
Описание и моделирование организационной структуры
На этапе внедрения системы производится интеграция с системой кадрового учета, которая позволяет загрузить информацию об организационной структуре и сотрудниках. Загрузка данных осуществляется автоматически через определенные пользователями системы периоды времени. После загрузки сведений о сотрудниках каждому из них присваивается имя и пароль для доступа к возможностям портала, предусматривающий возможность разграничения прав доступа.
Последующие операции в системе – оценка персонала, планирование обучения могут осуществляться как над фактической структурой организации так и над различными сценариями изменения организационной структуры, создаваемыми на основе фактических или прогнозных данных. Например, можно рассмотреть модели изменения организационной структуры для сценариев сокращения персонала, перемещения сотрудников из «кадрового резерва» на руководящие позиции, объединения подразделений и т.п.
Описанные выше функции, выполняются с помощью следующих модулей Системы:
1. Шлюз с внешних систем — позволяет загрузить сведения об организационной структуре и сотрудниках из корпоративной системы кадрового учета или кадрового модуля ERP системы
2. Модуль «Организационная структура» — позволяет на основе фактической структуры организации создать различные модели ее изменения для последующего анализа
Формирование профилей и требований
Система позволяет автоматизировать:
1. Описание компетенций. В системе формируется база данных профессиональных требований и компетенций с их описанием и шкалированием.
2. Описание профилей. На основе создаваемой базы компетенций могут строиться профили должностей. Профиль должности описывается набором компетенций с заданными уровнями значениями шкалы. Профили группируются по должностным уровням, профессиональным специализациям и типам деятельности, что существенно облегчает работу специалистов по управлению персоналом при изменении (создании новых) должностных позиций и анализе результатов оценки.
Для выполнения описанных операций используется модуль «Профили и компетенции».
Планирование и проведение процедуры оценки
1. С помощью системы формируется описание планируемой процедуры оценки, включая:
— определение списка сотрудников, подлежащих оценке
— выбор методов проведения оценки из заданных в системе (оценка руководителем, комиссией, коллегами, подчиненными, экспертами, самооценка, тестирование) или вводимых пользователем дополнительно.
— подготовка форматов документов, используемых в процессе оценки
2. Организация процедуры оценки. После описания процедуры оценки программное обеспечение позволяет сформировать план оценки, включая сроки, время и участников (оцениваемых и оценивающих) . При этом всем участникам оценки автоматически рассылается информация, необходимая для их участия в процедуре оценки. Система позволяет готовить печатные документы, в соответствии с выбранной процедурой оценки. Встроенный редактор отчетов позволяет редактировать шаблоны любых выходных печатных форм без привлечения ИТ-специалистов.
3. Обработка результатов оценки. Результаты оценки могут попадать в систему одним из трех способов:
— через интерфейс HR-портала – в этом случае форма заполняется лицом, производящим оценку, в компьютерной сети через модуль «Оценка»
— автоматическим сканированием оценочных форм.
— ручным вводом информации из бумажных оценочных форм
После обработки результатов становится доступной аналитика – расширяемый набор отчетов, позволяющих взглянуть на результаты оценки в разрезе компетенций, сотрудников, подразделений, и многих других.
Планирование обучения
В системе поддерживается автоматизированная подготовка учебных планов по результатам оценки.
Для планирования обучения система позволяет вести базу данных учебных программ, связывая информацию о них с библиотекой компетенций. Эти учебные программы могут проводится как внешними провайдерами обучения, так и учебным центром компании. Система также позволяет создавать электронные учебные курсы, доступные через Портал в дистанционном режиме.
Для выполнения описанных операций используются следующие модули системы: Модуль «Учебный центр» (для формирования учебных планов), Модуль «База Знаний» (для создания электронных учебных курсов), HR-портал
Проведение обучения
В системе автоматизированы основные бизнес-процессы корпоративного учебного центра, в т.ч.:
1. Планирование учебных мероприятий – составления графика обучения, обработка заявок (в том числе поступающих через Портал), учет и проверка ограниченных ресурсов (аудиторий, оборудования), уведомление участников, учет бюджетных ограничений
2. Документооборот в процессе обучения – подготовка приказов, отчетов и других документов
3. Контроль над процессом электронного дистанционного обучения и тестирования через Портал
4. Анализ эффективности обучения – сбор и обработка оценок обучавшихся, анализ результатов обучения, проводившегося в электронной форме. Анализ эффективности учебных программ по итогам повторной оценки.
Используемые модули системы: Модуль «Учебный центр», Модуль «Электронное обучение», HR-портал
Разумеется, предлагаемая система «Развития персонала» не может заменить человека, определяющего цели и параметры ее работы — она всего лишь инструмент в руках профессионала по управлению персоналом, однако, инструмент очень мощный. При этом система может гибко настраиваться и адаптироваться для решения задач различного типа, начиная от комплексных, связанных с долгосрочным развитием персонала всей организации и заканчивая локальными, например подготовкой работников по наиболее востребованной в настоящее время специальности.
Источник : hr-portal.ru
