Конец года: о чем не забыть специалисту по кадрам

К концу года объем работы у специалиста по кадрам только увеличивается. Чтобы успеть сделать все дела и с чувством выполненного долга отдохнуть в новогодние каникулы, нужно тщательно спланировать все задачи до 31 декабря и приступить к их выполнению уже сейчас. Итак, что же нужно успеть сделать.

Утвердить график отпусков
График отпусков – не только инструмент, который оптимизирует процесс предоставления отпусков, но и обязанность работодателя. При проверке инспектор труда обращает внимание на наличие и правильность составления графика и при выявлении нарушений привлекает работодателя к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ (Апелляционное определение Московского городского суда от 22.06.2016 г. по делу № 33-24131/2016).

График отпусков работодатель обязан утвердить не позднее, чем за две недели до наступления года, на который он составляется (ст. 123 ТК РФ). Так, график отпусков на 2018 г. должен быть составлен и утвержден до 16 декабря 2017 г.

Для определения продолжительности отпуска необходимо учесть стаж работы сотрудника в компании (ст. 121 ТК РФ). Если в течение года отпускной стаж не прерывался, в графике отпусков нужно предусмотреть 28 дней ежегодного основного отпуска (ст. 115 ТК РФ), а также необходимое количество дней ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска (ст. 120 ТК РФ).

Обязательная форма для графика отпусков законодательством не предусмотрена. Работодатели могут использовать как обязательную до 01.01.2013 г. унифицированную форму № Т-7 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1), так и форму, разработанную в компании. Однако в этом случае необходимо помнить про обязательные реквизиты (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ).

Обновить штатное расписание
В трудовом договоре работодатель обязан указывать должность, профессию или специальность работника в соответствии с данными штатного расписания (ст. 57 ТК РФ). По мнению Роструда, такое соответствие должно быть строгим. Принимать работника на должность, которой нет в штатном расписании, нельзя (Письмо от 21.01.2014 г. № ПГ/13229-6-1).

Поэтому любые изменения должны быть зафиксированы. Их можно вносить в штатное расписание в любое время приказом работодателя, специальных сроков для этого законом не установлено. Однако работодатели часто утверждают новое штатное расписание в конце года.

Для составления и утверждения штатного расписания можно использовать унифицированную форму № Т-3 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1) либо форму, разработанную и утвержденную в компании.

Утвердить план и приказ по воинскому учету
Ведение воинского учета обязательно для всех. До конца декабря каждая компания должна утвердить план работы по воинскому учету на следующий год и приказ об ответственном за ведение этого направления. В приказе, кроме Ф.И.О. и должности ответственного, необходимо указать данные его заместителя.

Обязательные формы указанных документов приведены в Методических рекомендациях Генерального штаба (Приложение № 4 и Приложение № 17). Если документы не будут соответствовать данным формам, военкомат вернет их на доработку.

Перед предоставлением приказа и плана работы в военкомат необходимо получить обновленную справку о бронировании в местных органах власти.

Подготовить статистическую отчетность
Компании обязаны предоставлять отчетность органам статистики (ст. 8 Федерального закона от 29.11.2007 г. № 282-ФЗ «Об официальном статистическом учете и системе государственной статистики в Российской Федерации»). Тем, кто этого не делает, грозят штрафы согласно ст. 13.19 КоАП РФ.

Формы, по которым нужно предоставлять отчетность, утверждены Приказом Росстата от 24.09.2014 г. № 580:

До 20 января предоставляются сведения о численности и заработной плате работников по форме 1-Т. Отражаются наименование вида экономической деятельности, среднесписочная численность работников, фонд зарплаты внешних совместителей и работников списочного состава, а также начисленные им выплаты.
До 15 числа предоставляются сведения о численности и заработной плате работников по форме П-4:
если средняя численность работников превышает 15 человек — ежемесячно после отчетного периода;
если средняя численность работников меньше 15 человек, включая работающих по совместительству, — ежеквартально после отчетного периода.
Не позднее 8 числа после отчетного квартала предоставляются сведения по форме П-4 (НЗ) о неполной занятости и движении работников:
работавших неполное время или находившихся в простое;
принятых, уволенных и планируемых к увольнению;
получивших отпуска без сохранения зарплаты по их просьбе.
Также работодателям необходимо один раз в два года 28 ноября предоставлять отчетность в соответствии с Приказом Росстата от 05.07.2016 г. № 325 (Приложение № 3) по форме 1-Т (проф) «Сведения о численности и потребности организаций в работниках по профессиональным группам». Это касается всех организаций, кроме финансовых, государственного управления и обеспечения военной безопасности, а также общественных объединений и экстерриториальных организаций.

Изучить план проверок госорганов на следующий год
Чтобы проверка компании государственными органами не стала сюрпризом, проконтролируйте, нет ли ее в списках плановых проверок на сайте Генпрокуратуры РФ. Кадровикам нужно особое внимание уделить возможностям проверок инспекции труда и службы занятости.

Если компанию планируют проверить, проведите кадровый аудит, чтобы привести все документы в соответствие требованиям законодательства и избежать санкций.

Провести кадровый аудит
Независимо от того, планируются ли проверки, в конце года следует провести кадровый аудит. Это позволит не только своевременно исправить недочеты в ведении кадрового делопроизводства, но и улучшить бизнес-процессы в оформлении трудовых отношений.

В первую очередь проверьте:

Наличие и актуальность локальных нормативных актов:
правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ);
локальный акт об оплате труда (например, Положение об оплате труда (ст.135 ТК РФ));
локальный акт о защите персональных данных (ст. 87 ТК РФ);
график отпусков (ст. 123 ТК РФ);
штатное расписание (Письмо Роструда от 15.05.2014 г. № ПГ/4653-6-1);
должностные инструкции (не являются обязательными локальными нормативными актами, но их применение удобно для поддержания дисциплины);
другие локальные нормативные акты (например, если работники ездят в командировки, то обязательным будет Положение о командировках (ст. 168 ТК РФ)).
Если какие-либо локальные акты отсутствуют или неактуальны, то разработайте и утвердите их или актуализируйте.
Все ли сотрудники ознакомлены с локальными актами (ст. 68 ТК РФ). Получите подписи от тех сотрудников, которые еще не ознакомлены.
Содержание трудового договора на соответствие законодательству и локальным актам. При выявлении несоответствий заключите дополнительные соглашения.
Наличие срочных трудовых договоров (ст. 59 ТК РФ) со сроком действия до 31 декабря. Уведомьте работников о прекращении их трудовых договоров, иначе они превратятся в договоры на неопределённый срок.
Также проверьте наличие и правильность оформления следующих документов:

приказы о приеме, увольнении, переводе;
приказы о предоставлении отпусков и заявления к ним;
табели учета рабочего времени;
личные карточки Т-2;
документы по трудовым книжкам:
приказ о назначении лица, ответственного за ведение трудовых книжек;
книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним;
трудовые книжки;
приказы о направлении в командировку (при наличии командировок);
приказы о применении дисциплинарных взысканий и основания к ним (при наличии взысканий);
приказы о привлечении к материальной ответственности и основания к ним (при наличии);
гражданско-правовые договоры (при проверке им уделяют особенно пристальное внимание).
Проверьте, все ли оформлено в отношении беременных и находящихся в отпуске по уходу за ребенком сотрудниц, осуществляется ли квотирование в отношении инвалидов и молодёжи и т.д.

Подготовить документы к сдаче в архив
Обычно это делают уже в следующем году. Однако еще в конце года можно определить состав документов, которые нужно будет направить в архив, руководствуясь Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления (утв. Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 г. № 526).

Сдавать в архив нужно документы со сроком хранения более 10 лет через год после завершения по ним дел в делопроизводстве. Сроки хранения документов можно определить, используя Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 г. № 558.

Подготовить внутренний отчет отдела кадров
Чаще всего внутренняя кадровая отчетность включает следующие отчеты:

количество приемов и увольнений;
текучесть кадров;
наиболее эффективные инструменты подбора персонала.
Если в компании такие отчеты делаются чаще раза в год, сведите все данные в один отчет. Если руководство не требует составления отчетности (обычно такое бывает в небольших компаниях), все равно подготовьте эту информацию. Такой отчет может охарактеризовать работу отдела в лучшем свете. Отразите в нем основные показатели, такие как количество кадровых операций: число приемов, увольнений, переводов, оформленных отпусков и командировок, количество оформленных или доработанных локальных актов, количество успешно решенных трудовых конфликтов и т.д.

Составить номенклатуру отдела кадров
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 г. № 526. Для этого нужно проанализировать направления работы отдела и готовящиеся виды документов. По результатам анализа внести изменения в номенклатуру дел, добавив или удалив нужные разделы и строчки.

Если же в составе формируемых документов и дел ничего не изменилось, новую номенклатуру дел на 2018 год все же следует утвердить.

Источник : hr-portal.ru