Конец света уже скоро, или Как пройдет ваш новогодний корпоратив?

Лето еще не закончилось, а многие компании уже выбрали концепции своих новогодних праздников. В этой статье мы расскажем о том, как достойно подготовить свою компанию к встрече 2013-го и ни о чем не забыть, пока на улице еще плюсовая температура.

Готовь корпоратив летом…

За сколько месяцев в вашей компании начинают готовиться к главному празднику года? В последние годы в этом отношении уже успели сложиться определенные тенденции.

— Компании с коллективом от 500 человек и больше начинают проводить тендеры уже с начала июня. Подходящих площадок не так уж и много. Например, на мероприятия с банкетной рассадкой компании с коллективом от полутора тысяч человек могут рассматривать совсем немного площадок: «Экспоцентр», «ВВЦ», «Тотем», «Олимпийский», Stadium Live, Arena Moscow. Также для большого количества человек можно предложить «Форум Холл», «Амбер Плаза» и «Мосфильм». Но ведь даты все выбирают одни и те же, самые популярные – четверги и пятницы во второй половине декабря, — рассказывает бизнес-директор event-агентства C4group Марьяна Давыдова. —  У компаний с меньшим количеством сотрудников выбор площадок больше, поэтому они могут позволить себе начинать подготовку  к празднику в сентябре.

В этом году появилась еще одна популярная дата, вокруг которой складывается особый ажиотаж, — 21 декабря. Именно на этот день, если судить по календарю майя, приходится  конец света, и многие хотят «отметить» его особенно эффектно. Кстати, в Мексике на федеральном уровне готовят ряд крупных мероприятий, чтобы оставить довольными туристов, которые хотят встретить новую Эру на родине майя. Обещают самый дорогой в истории салют и ежедневный карнавал в течение всего декабря.

Взгляд со стороны

Выбор площадки становится одним из ключевых вопросов ранней подготовки к Новому году и нередко ажиотаж вокруг тех или иных мест зашкаливает. Менеджер по специальным проектам клуба Arma Music Hall Ирина Рейнгольд рассказала о том, как площадки со своей стороны готовятся к Новому году.

— Начиная с середины июля, event-агентства и крупные компании обращаются к нам с запросами на проведение новогодних корпоративных мероприятий. В середине сентября мы планируем совместно с Партнерами провести презентацию концептуально новой площадки  — Arma Music Hall с дегустацией новогоднего меню, пригласив на данное мероприятие менеджеров ведущих event-агентств и hr-директоров крупных компаний.

Благодаря вместительности, удобному расположению и высокому уровню сервиса  нашей площадки мы очень востребованы, в связи с этим наиболее крупные контракты мы планируем подписать уже к середине сентября. 

С каждым годом клиенты московских площадок проявляют все больше требований к условиям проведения новогоднего корпоратива, а значит, и к выбранным площадкам. Что касается наполнения программ, особой популярностью пользуются эксклюзивные выступления зарубежных артистов.

— В данный момент мы готовим новогоднее корпоративное мероприятие в стиле «РокДрайв» для одной известной компании, в роли хэдлайнера рассматриваем Хью Лори, The White Stripes, Yeah Yeah Yeahs и Marina and the Diamonds, — рассказывает бизнес-директор C4group Марьяна Давыдова. — В офисе ставим ставки – на ком из звезд остановится клиент. Но радует то, что вместе с клиентом мы идём до конца: если Рок-н-Ролл, то всё действительно смело и действительно ярко. Это не просто стилизация, а настоящее впечатление и WOW-эффект.

Секреты новогоднего корпоратива

Организовать правильный праздник для нескольких сотен людей – занятие не из легких, тем более, если приходиться делать это не чаще одного раза в год. Именно поэтому помощь или консультация настоящих специалистов по организации мероприятий никогда не бывает лишней. Марьяна Давыдова согласилась поделиться секретами идеального корпоративного Нового года.

— Естественно, при организации праздника нужно учесть массу деталей. Даже список алкоголя непросто составить самостоятельно, это занимает массу времени. Чтобы провести кастинг ведущего, важно сначала выбрать удачных кандидатов… Но самое главное – это программа вечера. Если вы выберете площадку и потратитесь только на банкет, алкоголь и ведущего, то результатом будет лишь сытость гостей на следующее утро. Слишком хлопотно проводить мероприятие, которое на один вечер объединяет всех сотрудников компании с одной единственной задачей – покормить. Поэтому у event-агентства всегда есть работа. Мы готовим креативную концепцию, пишем подробную программу для мероприятий, в которой есть сюжет, связанный с будущим годом, с существующими успехами, такую, в которой могут участвовать гости, и наблюдать те, кто не участвует. Разрабатываем и сопровождаем интерактивное вовлечение до проекта – видеоприглашение, задания для участников, подготовка гостей к шоу с помощью режиссеров, танцоров и других специалистов, если это подразумевает программа… В нашу работу входит разработка сайтов с конкурсами и анонсами, посвященными празднику, и многое другое, что мы делаем, чтобы увеличить эффект до, во время и после мероприятия.

Каждый год становятся популярными новые концепции, однако неизменно среди лидеров стилистика Восточного гороскопа, которая позволяет проявить особенно большой размах фантазии. Наверняка на этот раз многие корпоративные праздники так или иначе коснутся темы Змеи – хозяйки наступающего 2013 года. Есть и другие «вечные» темы – «Рок-н-ролльная вечеринка», «Вперед в будущее», «Новый год на Таймс Сквер», «Чикаго», «Стиляги» и другие.

— В последнее время мы предлагаем нашим Клиентам новый формат — фуршет, рассадка «театром» и шоу от известного мюзикла или программа «12 мюзиклов» с антрактом, подарки, — рассказывает Марьяна Давыдова. — Это не банкет, а новый формат, который обходится достаточно недорого и при этом оставляет массу эмоций и впечатлений.

Бюджет

Во сколько обходится новогодний корпоратив московским компаниям? Минимальные затраты на одного человека составят примерно 6 000 рублей. В эту сумму входит среднего уровня банкет с алкоголем (3 500 рублей, приведенная граница ориентировочная и зависит от общего количества гостей) и развлекательная программа (2 500 рублей). Не стоит забывать и о негласном правиле организаторов мероприятий: корпоративный праздник в средней категории должен иметь одинаковые бюджеты на питание и на программу. Если же стоимость развлекательной программы выше стоимости банкета, это говорит о нацеленности на получение отдачи от праздника. Такое мероприятие останется в памяти и будет воодушевлять на новые достижения.

Кроме питания, в бюджет входит техническое оснащение (немалая сумма, если на площадке нет своего звука и света), ведущий, артисты, организация развлекательных опций, персонал — в том числе фотограф, диджей, врач, хостесс, которые работают уже по новогодним ставкам, а также гонорар агентства, которое занимается написанием сценария и координирует проект в течение всего периода – от подачи заявки на участие в тендере и до сдачи последнего отчета.

14 главных вопросов

Подготовка к Новому году в вашей компании уже в самом разгаре или вы только собираетесь ее начать? В любом случае не лишним станет чек-лист от Марии Борзенковой, руководителя отдела проектов event-агентства C4group — 14 главных вопросов, которые стоит задать площадке при выборе места проведения новогоднего праздника. Составьте для себя файл с ответами от каждой площадки, расставьте приоритеты и оцените площадки по всем параметрам. Пусть работа над идеальным корпоративным праздником начнется уже сейчас!   

1.      Какова площадь? Сколько ярусов? Сколько гостей можно разместить в одном пространстве в формате банкет/фуршет?

2.      Есть ли стоимость аренды? Что входит?

3.      Стоимость на персону за фуршет/банкет? Входит ли в стоимость 10% — обслуживание. Включены ли безалкогольные напитки?

4.      Какова средняя стоимость за алкоголь на персону?

5.      Если привозить свой алкоголь – есть ли пробковый сбор?

6.      Есть ли своя сцена? Размер? Звуковое оборудование? Мощность? Световое оборудование?

7.      Наличие туалетов, их количество.

8.      Наличие электричества, мощность.

9.      Сколько есть гримерных комнат, какова их площадь?

10.  Наличие охраны и службы клининга?

11.  На какое время для монтажа и демонтажа мы можем рассчитывать?

12.  Есть ли эксклюзив на кейтеринг или техническое обеспечение?

13.  Возможна ли организация подвеса?

14.  На какие скидки можно рассчитывать? 

Источник : hr-portal.ru