Контроль и забота о сотрудниках удаленно: Вита Баршникова об опыте Skyeng

Вита Баршникова, HR-директор в Skyeng, компании где 90% партнеров и сотрудников работают удаленно, делится опытом — как выстроить процессы на удаленке. Эта наша новая реальность, и если работа из дома все еще не приносит желаемого результата, а только изматывает, то вот несколько простых советов, как избежать выгорания и сделать процессы прозрачными прямо здесь и сейчас.

Все базовые правила менеджмента на удаленке возводятся в квадрат, и по значимости, и по влиянию на процессы. Теперь личное влияние и харизма, чувство локтя и внутренние коммуникации в курилке и на кофе-поинте сводятся практически к нулю. В нашей зоне влияния в реальном времени остается только менеджмент и самодисциплина.

Навык самодисциплины стоило прокачивать до перехода на удаленку, сейчас уже каждый довольствуется плодами этой прокачки. Но с менеджментом нужно и можно работать прямо сейчас.

Прозрачные планы каждого сотрудника на квартал/ месяц/ неделю/ день

Если вы прямо сейчас не знаете, как посмотреть планы линейного сотрудника на неделю, и не видите, как они связаны с целями отдела на месяц – система недостаточно прозрачна и контролируема для удаленки.

В идеале Jira или Asana или любой другой таск-менеджер уже должен быть настроен.

Если нет – не стоит это делать сейчас. Это долгий процесс. Возьмите самые простые инструменты, пусть несколько, но те, которые можно применить здесь и сейчас: начните с Trello-доски для отдела, где у каждого сотрудника будет столбец с его именем. Карточки — даты конкретных дней. Чек-листы внутри карточек — задачи на сегодня. Планы на месяц можно собрать в Google docs (красивый шаблон).

Время на внедрение: не больше 30 минут + 1 час на настройку и обучение  для тех, кто никогда не пользовался Trello-досками.

Контроль сотрудников на удаленке

На удаленке гораздо лучше видна эффективность сотрудника: есть только результат без влияния эмоций, харизмы и личного общения. Поэтому сотрудника на удаленной работе правильно не контролировать. Контролировать нужно его результат.

И в такой плоскости из философского вопроса это превращается в практическую задачу на уровне базового менеджмента. Определяем точку А, устанавливаем точку B, убеждаемся, что цель измерима, достижима и имеет конкретный срок. Договариваемся о точках контроля и правилах. Например, сотрудник сам должен присылать отчеты по задаче каждую пятницу до 19.00. Или фиксировать их в трекере задач. Правила и инструменты могут быть любыми, важно договориться на берегу и чётко следовать им.

Как это работает в Skyeng

Еженедельно. Встреча отдела проходит каждую пятницу, личные встречи с каждым членом команды в фиксированное время еженедельно.
Ежемесячно. Каждый руководитель пишет отчет по работе отдела.
Ежедневно. Для проектных команд и команд разработки есть ежедневные утренние встречи на 15-30 минут, чтобы быстро синхронизироваться по задачам на день и включиться в работу.

Так же пользуемся ботом GeekBot, который приходит в Slack к каждому сотруднику и задает вопросы о ключевых результатах и планах, собирает эти сообщения в отчеты и публикует в общем канале. Бот максимально прост для внедрения.

Как бороться с выгоранием

На удаленке размывается граница дом-офис и важно ее выстраивать заново: четко следовать своему расписанию. Договориться с собой, что будет вас поддерживать. У каждого это что-то свое. Я, например, после 22.00 не захожу в рабочие каналы, а во время обеда обязательно 10-15 минут гуляю с собакой.

К решению проблемы выгорания мы подключаем сертифицированных коучей: к ним может обратиться каждый руководитель, если чувствует, что ему тяжело и он начинает выгорать. Звучит как излишество, но для нас это база. Экономически оправданная. Один час коучинга стоит гораздо дешевле, чем замена выгоревшего руководителя и гораздо экологичнее по отношению к команде.

Как распознавать конфликты в удаленной команде

Не убирайте личное общение. Все созвоны обязательно проходят с видео. Такое общение даже более насыщенное, чем в офисе, потому что нет иллюзии постоянной доступности. У вас есть только час и нужно успеть поднять и решить максимум вопросов.

В Skyeng опрос об эмоциональной составляющей есть в чек-листе каждой еженедельной встречи с сотрудником. Он открывает или закрывает встречу.

90% рабочих конфликтов основываются на не прозрачных и не проговоренных ожиданиях друг от друга людей или отделов или на противоречащих KPI там, где они должны быть синергичными. И то, и другое более чем решаемо онлайн. Более того, эмоциональный фон онлайн будет немного сниженным, что решению конфликта только способствует.

Некоторые компании уже возвращаются в офисы, некоторые продлили удаленную работу до осени и даже до конца года. Удаленная работа оказалась для многих в новинку, и заодно помогла найти слабые места в коммуникациях и процессах, и главное — усовершенствовать их. Как мы знаем, совершенству нет предела, поэтому мы в Skyeng уже 7 лет обновляем, оптимизируем и «полируем» работу на удаленке. Берите на заметку наши советы и делитесь своими в комментариях.

Источник: blog.potok.io