Контроль исполнения документов
Контроль за исполнением документов и принятых решений — одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.
Контроль по существу решения вопроса или выполнения поручения осуществляет руководитель организации (или структурного подразделения) или специально уполномоченное лицо. По своей сути такой контроль — это оценка того, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос или выполнено поручение.
Контроль за сроками исполнения документов в крупной организации осуществляется подразделением или группой контроля, входящими в службу документационного обеспечения управления (ДОУ), в небольшой организации — секретариатом или секретарем.
Основными задачами группы контроля (или сотрудника, осуществляющего контроль) исполнения документов являются:
— отслеживание хода и фиксация фактического исполнения входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих важное значение, а также исполнения зафиксированных указаний руководства;
— обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процесса и результатов исполнения, доведение этих сведений до руководства в удобном формализованном виде;
— выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины <3>.
———————————
<3> Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: ИНФРА-М, 2002. — 592 с.
В ряде случаев, по решению руководства организации, контроль исполнения документов может быть возложен и на сотрудника, не состоящего в штате службы ДОУ. Это довольно распространенная практика при подготовке распорядительных документов, когда контроль исполнения может быть возложен на любого из сотрудников или взят руководителем на себя. Но централизация контроля исполнения документов при этом является важным фактором его эффективной постановки <4>.
———————————
<4> Там же.
Контроль исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:
— постановку документов на контроль;
— проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;
— предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
— снятие документов с контроля;
— учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.
Словарь кадрового делопроизводства. Контроль (от франц. controle — проверка) — 1) составная часть управления экономическими объектами и процессами, заключающаяся в наблюдении за объектом с целью проверки соответствия наблюдаемого состояния объекта желаемому и необходимому состоянию, предусмотренному законами, положениями, инструкциями, другими нормативными актами, а также программами, планами, договорами, проектами, соглашениями; 2) контроль над объектом, реальная власть, сосредоточение прав управления объектом в одних руках.
Контроль исполнения документов — это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.
Реквизит 19 (отметка о контроле) — это реквизит документа, свидетельствующий о постановке документа на контроль.
Начало операций по контролю, то есть постановка документов на контроль, совпадает с моментом регистрации поступивших или созданных в организации документов. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, его имеет право поставить на контроль служба ДОУ сразу при регистрации. Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок.
Во время постановки документа на контроль, на его верхнем поле проставляется отметка о контроле (реквизит 19). Такая же отметка проставляется в регистрационной форме.
Отметку о контроле (реквизит 19) за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль» <5>. Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.
———————————
<5> ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — Введ. 2003-07-01. — М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. — Пункт 3.19.
Отметка о контроле проставляется в верхнем правом углу первого листа документа.
Пример оформления реквизита «Отметка о контроле»
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ┌──────────┐ │
│ │ Контроль │ │
│ └──────────┘ │
│ Федеральное архивное агентство │
│ │
│ Приказ │
│ │
│ 15.04.2004 N 1│
│ г. Москва │
│ │
│ Об утверждении структуры │
│ Федерального архивного агентства │
│ │
│ На основании Постановления Правительства Российской Федерации│
│от 7 апреля 2004 г. N 177 «Вопросы Федерального архивного агентства» │
│ │
│ Приказываю: │
│ │
│ 1. Утвердить прилагаемую структуру Федерального архивного агентства,│
│согласованную с министром культуры и массовых коммуникаций Российской│
│Федерации. │
│ 2.2. Поручить А.Н. Артизову и О.Р. Отводной к 16 апреля 2004 г.│
│подготовить проект штатного расписания Федерального архивного агентства. │
│ │
│ Руководитель Подпись В.П. Козлов│
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Рис. 1
Исполнение документа должно контролироваться с момента постановки на контроль, после осуществления которой документ должен быть передан исполнителю(ям). При этом желательно, чтобы группа контроля или сотрудник, ответственный за контроль, провели проверку своевременности доведения документа до конкретного исполнителя.
В течение срока исполнения документа должны осуществляться предварительные проверки и регулирование хода исполнения, результаты которых, как правило, также фиксируются в регистрационно-контрольной карточке. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители.
Проверки могут проводиться в устной или письменной форме. В последнем случае службой контроля готовятся письменные напоминания. Они могут быть посвящены как конкретному заданию, так и отдельному документу или исполнителю. Возможна также подготовка и рассылка напоминаний, содержащих сведения о документах, находящихся в одном или нескольких структурных подразделениях.
Сроки осуществления предварительных проверок хода исполнения документов должны быть закреплены в регламенте организации (или при его отсутствии в инструкции по делопроизводству).
Словарь кадрового делопроизводства. Срок исполнения документа — это срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.
Типовой срок исполнения документа — срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом.
Индивидуальный срок исполнения документа — это срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.
Снятие документа с контроля осуществляет руководитель, установивший контроль, или по его поручению служба ДОУ, снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28).
Словарь кадрового делопроизводства. Реквизит 28 (отметка об исполнении документа и направлении его в дело) — реквизит документа, содержащий сведения о характере исполнения документа и месте его хранения в архиве учреждения. Включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «в дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.
Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (рис. 2) подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Например:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Отправлен факс от 09.09.2004 N 12 │
│ В дело N 05-10 │
│ │
│ Личная подпись │
│ Дата │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Пример оформления реквизита «Отметка об исполнении
документа и направлении его в дело»
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Надеюсь на сотрудничество в области формирования «Справочника│
│муниципальных архивов». │
│ │
│ Генеральный директор Подпись А.Г. Цицин│
│ │
│ И.Н. Мелещеня │
│ 956-21-01 │
│ │
│ Отправлено письмо от 16.08.2004 N 602 │
│ В дело N 05-08 │
│ │
│ Подпись │
│ │
│ 17.08.2004 │
│ │
│ ┌───────────────────┐ │
│ │Канцелярия │ │
│ │N 507 от 11.08.2004│ │
│ └───────────────────┘ │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Рис. 2
Реквизит «отметка об исполнении документа и направлении его в дело» оформляется от поля без абзацного отступа, схема его расположения приведена на рис. 3.
Расположение реквизита «Отметка об исполнении документа
и направлении его в дело»
┌──────┬─────────────────────────────────────────────────────────┬──┐
│ 20 │
│ │ │ │
│ │
────┬─┤ ├─ — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — ─┤ │
/│\│ 21 22 25 │
20 │ │ │ │ │
\│/│ │
────┼─┤ ├─ — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — ─┤ │
/│\│ 23 24 26 │
│ │ │ 27 │ │
│ │ │
│ │ │ │ │
40 │ │ │
│ │ ─┬─┼─ — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — ─┤ │
│ │ /│\ 28 30 29 │
│ │16 │ │ │ │
\│/│ \│/ │
────┼─┤ ─┴─┴─ — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — ─┘ │
20 /│\│ │
│ │ │
\│/│ │
────┴─┼───────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ 210 │
│<——————————————————————>│
Рис. 3
20 — текст документа; 21 — отметка о наличии приложения; 22 — подпись; 23 — гриф согласования документа; 24 — визы согласования документа; 25 — оттиск печати; 26 — отметка о заверении копии; 27 — отметка об исполнителе; 28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 — отметка о поступлении документа в организацию; 30 — идентификатор электронной копии документа.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку. Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения. Если контрольная служба устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствуют заданию, то она вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения.
Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов должны учитываться и периодически обобщаться, то есть анализироваться. Как правило, сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно и представляются в виде сводок со структурой, закрепленной в организации.
На основе результатов анализа разрабатываются и принимаются меры по ускорению исполнения документов, повышению качества исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.
Существует две формы контроля за исполнением документов (способа их ведения):
— ручная сроковая картотека (или контрольно-справочная картотека);
— автоматизированная система контроля исполнения документов.
Форма контроля выбирается исходя из возможностей организации, однако в настоящее время чаще используется автоматизированная.
При ведении контроля за исполнением документов с помощью сроковой картотеки, то есть в ручном режиме, используются регистрационные карточки и картотечный ящик с 32 подвижными (картонными или пластмассовыми) разделителями. Тридцать один разделитель обозначает числа месяца, т.е. 31 день. В них расставляют регистрационно-контрольные карточки в соответствии со срокам исполнения, то есть каждую карточку кладут в разделитель с обозначением числа, на которое документ должен быть исполнен. За 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых падает на следующий месяц. В последних числах месяца (за 2 — 3 дня) эти карточки будут расставлены по числам нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченным сроком исполнения. Они стоят здесь до тех пор, пока не будет указан новый, продленный срок исполнения. Таким образом, по сроковой картотеке легко можно узнать, что на какой день должно быть исполнено.
При осуществлении контроля за исполнением документов сотрудник, ответственный за его проведение, вынимает из картотеки карточки на задания текущего дня (текущий контроль) и карточки на задания, срок исполнения которых истекает через 5 дней, а также 10 и 20 дней текущего месяца (предупредительный контроль), и проверяет ход исполнения. При этом может быть личный опрос, опрос по телефону. Полученная информация о ходе исполнения задания заносится на оборотную сторону регистрационно-контрольной карточки (рис. 4).
Форма регистрационно-контрольной карточки сроковой
картотеки
Срок исполнения обводится кружком
/
┌───────────────────────────────/───────────────────────────────────────────────────────┐
│ ┌──┐ │
│ 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 │13│ 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 │
│ └──┘ │
├───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│Корреспондент (автор) │
├───────────────────────┬───────────────────┬───────────────────────┬───────────────────┤
│ Дата получения │ Входящий N │ Дата документа │ N документа │
├───────────────────────┴───────────────────┴───────────────────────┴───────────────────┤
│Заголовок (о чем) │
├───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│Резолюция │
├───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│Исполнитель (указываются фамилия и инициалы) │
└───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
лицевая сторона
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Ход исполнения │
│ │
│ —————— │
│ N дела │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
оборотная сторона
Рис. 4
После снятия документа с контроля регистрационно-контрольная карточка вынимается из сроковой картотеки и переставляется в справочную, так как она содержит более полные сведения о документе (ход и характер исполнения документа). Карточка, находившаяся в справочной картотеке, изымается и используется при необходимости в других справочных картотеках.
В настоящее время наиболее рациональным является автоматизированный контроль за исполнением документов, который ведется с помощью персональных компьютеров и специализированного программного обеспечения, позволяющего автоматически получать всевозможные сводки и отчеты.
Для документов, которые ставят на контроль, устанавливаются сроки их исполнения. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными.
Можно сказать, что для периодически создаваемых документов (для документов наиболее часто создаваемых в масштабах всего государства, отдельных направлений деятельности или конкретной организации) устанавливаются типовые сроки их исполнения. Типовые сроки установлены законодательно в указах президента, правительственных нормативных актах, ведомственных подзаконных актах. Например, в Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденном Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452, определены следующие типовые сроки:
— поручения Президента Российской Федерации, Председателя Правительства и заместителя Председателя Правительства, содержащие указание «срочно», «незамедлительно» (или аналогичное), подлежат исполнению в течение 3 дней с даты подписания поручения;
— указания Президента Российской Федерации, Председателя Правительства и заместителя Председателя Правительства с отметкой «оперативно» предусматривают 10-дневный срок исполнения поручения;
— если срок исполнения в поручении Президента Российской Федерации, Председателя Правительства и заместителя Председателя Правительства не указан, оно подлежит исполнению в течение одного месяца с даты его подписания;
— запросы, поступающие в соответствии с законодательством Российской Федерации из правоохранительных органов, исполняются в федеральном органе исполнительной власти в указанный в запросе срок, а если срок не установлен — в течение 30 дней;
— обращения граждан рассматриваются в федеральном органе исполнительной власти в течение 30 дней с даты поступления. При необходимости срок рассмотрения письменного обращения может быть продлен заместителем руководителя федерального органа исполнительной власти, но не более чем на 30 дней, с одновременным информированием заявителя и указанием причин продления.
Часть типовых сроков исполнения зафиксирована в Приложении N 10 Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), например:
— письма предприятий (объединений), учреждений, организаций — 10 дней;
— протокол разногласий: составление и направление в 10-дневный срок; рассмотрение в 20-дневный срок.
Кроме этого, в рамках конкретной организации могут быть установлены типовые сроки исполнения и для документов, не нашедших отражения в нормативных актах. После их включения в табель форм документов или инструкцию по делопроизводству, они также становятся типовыми для всех сотрудников организации.
Индивидуальные сроки исполнения должны указываться в тексте документа или резолюции при получении входящего документа только в том случае, если этот срок отличается от установленного руководством организации или автором документа или отсутствует в перечне типовых сроков.
Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций — с даты их поступления.
Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке:
— типовые сроки — принятием нового акта;
— индивидуальные — руководителями, которые их установили.
Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящая организация, организация — автор документа и органы госнадзора.
Источник :hr-portal.ru
