Три вопроса, которые нужно задать HR-менеджеру в собеседование

Организационный дизайн – это не только наука, но отчасти и искусство. Процесс создания системы, в которой люди вместе трудятся над достижением общей цели – он сложен, и не существует единственного способа сделать все правильно. В этой статье будет раскрыто, что такое организационный дизайн, какие характеристики его определяют, как он разрабатывается и как можно оценить организационный дизайн с точки зрения эффективности организации. Вперед!

Что такое организационный дизайн. Определение.

Начнем с технического определения: организационный дизайн – это реализация и поддержание стратегического плана компании, организационный дизайн определяется стратегией. Это означает, что не существует лучших практик организационного дизайна. Организационный дизайн – создание лучшего соответствия организационной структуры стратегическим решениям компании.

Организационный дизайн определяется стратегией компании, ее видением, миссией и целями. Это приводит к тому, что компания использует организационную структуру как инструмент реализации стратегии в конкурентной рыночной борьбе.

Например, компания А действует на устоявшемся рынке и стремится сохранить свои позиции. Эта компания будет использовать стратегию лидерства за счет снижения издержек с фокусом на продуктивности. С точки зрения организационного дизайна эта компания будет придерживаться сильной централизованной системы правления, строгого контроля и стандартизированных процедур.Компания В – инновационная и быстрорастущая организация с упором на накоплении нового опыта. У этой компании будет более изменчивый и гибкий дизайн, гораздо менее централизованная структура, низкий уровень контроля. Сотрудники работают с клиентами напрямую и получают вознаграждение за креативность и рискованные решения.В компании А неудачные рискованные решения наказуемы, в то время как в компании В они будут поощряться и получать оценку, а выводы из провального проекта станут ступенькой к успешности следующего.

5 параметров организационного дизайна

Один из наиболее сложных вопросов организационного дизайна – что именно он конструирует. Очевидный ответ – организацию. Но что проектируется внутри организации? Здесь в дело вступают 5 основных параметров.Наша отправная точка – книга Goold & Campbell «Проектирование эффективных организаций» . Goold и Campbell предлагают пять основных параметров организационного дизайна. Организационный дизайн – результат непрерывной борьбы между этими 5 элементами-параметрами. И по каждому из них есть свой способ оценки организации.

Специализация – описывает границы, поощряющие развитие высокоспециализированных навыков. Оценить это параметр можно по наличию достаточно надежной защиты для корпоративной культуры структур, которые должны отличаться от остальной организации – от влияния общеорганизационной культуры.
Связанность – концентрация сходной деятельности в одном юните. Это может быть отдельное подразделение, функция, управляющая структура, дочерняя компания, сервисное подразделение, сквозное подразделение, отдел снабжения, проектная команда. Оценить этот параметр можно по наличию трудностей в координации между департаментами в тех случаях, когда обычные связи между людьми не срабатывают. Тогда для облегчения управления ответственность должна быть возложена на один юнит.
Знания и компетенции – обязанности возлагают на тех людей и команды, которые наилучшим образом подходят для их исполнения. Это означает, что задачи должны выполняться исполнителями высоких уровней только в случае необходимости использовать соответствующие знания и конкурентные преимущества. Если включение руководителя этих преимуществ не дает, задача должна решаться на более низком уровне. То есть, исполнительный директор не вовлекается в принятие каждого решения – особенно в те решения, которые требуют включения специалистов с более специфическими знаниями. Исполнительный директор держит общую картину и выстраивать баланс сложных решений, влияющих на стратегию и организацию в целом.
Контроль и обязательства – баланс между эффективным контролем и формированием вовлеченности и обязательств. Между ними должен быть баланс. Оценка организации по этому параметру рассматривает связь процесса управления с ответственностью подразделения, рентабельностью его реализации и мотивацией сотрудников. Исполнительный директор не согласовывает покупку клавиатуры за 30 долларов – это сильно демотивирует, а контроль за такими небольшими суммами должен быть возложен на сотрудников более низкого уровня.
Инновационность и пластичность – организационные структуры должны быть достаточно гибкими для приспособления к постоянно изменяющемуся окружению. Оценить это можно по тому, как организационных дизайн помогает развитию новых стратегий и подстраиванию под бедующие изменения. Далее в статье мы рассмотрим конкретные случаи организаций, которые не смогли адаптироваться к быстрым изменениям и тем самым причинили ущерб внутренним процессам и прибыли.

Эти пять принципов зависят от разных факторов внутренней и внешней среды организации. Ранее мы говорили о стратегии. Упомянутая компания А нацелена на поддержание своей доли рынка и оптимизацию маржинальности. Эта компания выиграет от использования высокой специализации для повышения эффективности, снижения связанности, контроль и ответственность в организации будут завязаны на более высокие позиции, а организационная структура будет более жесткой.Эти пять параметров позволяют организационному дизайнеру выстроить организацию в соответствии с ключевыми факторами, определяющими эффективность функционирования ее структуры.

Пять ключевых факторов, влияющих на организационный дизайн

Стратегия. Стратегия определяет приоритеты организации. Это наиболее значимый фактор, влияющий на организационную структуру и дизайн.
Внешняя среда. Среда, в которой действует компания, влияет на стратегию, но также и определяет, как организация себя позиционирует. В быстро изменяющемся окружении компания должна быть более гибкой или способной к адаптации, а в стабильной среде организация может сосредоточиться на оптимизации в пользу эффективности.
Технологии. Информационные технологии – ключевой инструмент принятия решений. Состояние информационной структуры компании влияет и на ее организационную структуру. В компании, где IT-система полноценно реализована и решения принимаются на основе данных, организационная структура и дизайн – в том числе иерархический контроль – будут отличаться от организационного дизайна в организации, где большая часть данных собирается в разрозненные Excel-таблицы.
Размер и стадия жизненного цикла тоже влияют на структуру и организационный дизайн. Перед компанией из 20 человек стоят совсем другие вызовы в части дизайна, чем те, с которыми сталкивается корпорация на 200 тысяч человек.
Культура. Организационная культура – другой ключевой элемент, влияющий на структуру и дизайн. И наоборот, организационный дизайн определяет культуру.

Если организация выстроена так чтобы соответствовать своим целям, то она будет эффективна. Организационная эффективность включает в себя получение ресурсов, за которые компания борется (то есть, компания имеет возможности быть конкурентной), рентабельность (оптимизация ресурсов, требуемых для достижения цели, выстроенные операционные процессы с низкими потерями) и успешность — достижение стратегических целей.В следующей части мы пройдемся по всем пяти факторам, чтобы раскрыть их влияние на организационный дизайн.

1. Стратегия.

Стратегия организации – самая важная стартовая точка для определения организационного дизайна и структуры компании. Процесс выстраивания стратегии лежит за пределами этой статьи – но у нас есть отдельная отличная статья на тему HR-стратегии, на случае, если вам будет интересно.Michael E. Porter предположил, что организации могут конкурировать или за счет снижения стоимости, или за счет уникальных предложений (продуктов или услуг) по более высокой цене. Следующий шаг – определить широту рынка организации. Конкурирует ли она за большой спектр клиентов – или только за определенный сегмент рынка.Таким образом мы приходим к модели стратегий конкуренции по Портеру в котором определены 4 ключевые стратегии: лидерство с минимизацией издержек, лидерство с дифференциацией, фокусировка с минимизацией издержек, фокусировка с дифференциацией.

Разные стратегии приводят к разному организационному дизайну. Например, возьмем компанию, занимающуюся производством и продажей премиального виски. Она сфокусирована на специфическом сегменте рынка (богатые клиенты, которые пьют именно виски), и придерживается стратегии дифференциации, включающую формирование сильного бренда.В этой компании производство может быть отдельной бизнес-единицей, сосредоточенной на одной вещи – производство специфического технологичного продукта для продажи. В продуктовом департаменте есть своя специфика, но реальные инновации происходят в специализированных продуктовых командах, которые сочетают разработку и маркетинг и реализовывают их в тесном контакте с клиентами для развития новых свойств и продуктов, которые нужны рынку. Аналогично, есть бизнес-единицы продаж и маркетинга. Под ними есть разные сотрудничающие горизонтально связанные подразделения – например, брендинг и финансирование, цифровой маркетинг, связи с общественностью, видео/мультимедиа. Эти подразделения много взаимодействуют друг с другом и завязаны на рынок, что приводит к высокой степени координации. Большая часть ответственности лежит непосредственно на специалистах, а многие маркетинговые кампании, не смотря на наличие формальных правил, разрабатываются в децентрализованных проектных командах, собранных из разных подразделений, которые часто общаются между собой, так как рынок компании – очень нишевый, и отдел маркетинга должен быть хорошо скоординирован.Сравним со низкозатратной стратегией лидерства с минимизацией издержек. Для примера возьмем компанию по производству мыла. Они производят сотни видов мыла – и хотя они проводят какие-то маркетинговые работы и продажу для торговых сетей, основная часть их продукции производится под чужим брендом. Структуры этой компании сильно изолированы и вряд ли изменятся.Если посмотреть в этой конфигурации на 5 базовых параметров организационного дизайна, то получается 1) высокая специализация между производством и продажами, 2) низкая потребность в высокой связности, 3 и 4) экспертиза и контроль находятся на довольно высоком уровне иерархии и 5) низкая потребность в совместной работе департаментов. В самом деле, когда запускается новая линия мыла, достаточно спустить спецификацию производственникам, провести несколько тестов – и компания может гнать продукцию в течение многих лет.

2. Внешняя среда

Окружение тоже влияет на организационную структуру и дизайн. Индустрия, сырье, рынок (в том числе труда), влияние государства и социокультурных факторов в той или иной степени меняют структуру организации.Самый важный фактор – устойчивость среды. Она определяется по двум измерениям:

Измерение простота-сложность относится к тому, сколько разных внешних факторов влияют на организацию и конкуренцию. Для больших компаний, таких как AT&T и British Telecom, значимы все факторы, которые были перечислены выше. А семейный магазинчик хозтоваров в пригороде будет работать в условиях низкой сложности среды.
Измерение стабильность-изменчивость относится к динамическим элементам окружающей среды. Большие потребительские бренды, такие как Макдональдс, находятся под влиянием интернет-медиа. Они очень заметны на таких платформах, как Твиттер, Инстаграм или ТикТок, и даже один твит или пост могут нанести бренду серьезный ущерб. С другой стороны, общественные организации остаются неизменными в течение времени, например, публичные библиотеки США с 1970х до 2000х, которые получали финансирование от города, округа, штата и федерального правительства.

Высокостабильное и однородная среда оправдывает стандартизированные и мало изменяющиеся процессы организации. Пример – фабрика мыла или производство контейнеров. С другой стороны, нестабильное и сложное окружение требует от организации постоянной адаптации, как, например, среди производителей микрочипов или аэрокосмических корпораций.

3. Технологии

Технологии оказывают на организационный дизайн огромное влияние. Мы видим это во время COVID-кризиса, когда многие компании без усилий перешли на цифровые технологии и даже закрыли свои офисы.100% сотрудников WordPress, популярной блог-платформы, работают удаленно. Это возможно благодаря широкому использованию технологий и технологическому сотрудничеству.Информационные технологии так же помогают организациям стать менее централизованными, улучшить горизонтальные связи через Интранет и установить внешнее сотрудничество через Экстранет. По факту, Slack, самый широко используемый инструмент для совместной работы, позволяет внутренним и внешним участникам присоединиться к одной команде через разные внутренние и внешние каналы, тем самым обеспечивая быстрое общение.

4. Размер и стадия жизненного цикла

Размер – еще один важный фактор организационного дизайна. Маленькие организации обычно отзывчивые, гибкие, органичные и предприимчивые. Большие организации создают ценность через эффективность, глобальный охват и бренд, более стабильный рынок – и уделяют больше внимания менеджерам. Это приводит к различиям в организационной структуре. Когда организации растут, они проходят разные стадии развития. Знание, на какой стадии находится организация, позволяет избежать расхождений между целями и стратегией организации и ее организационной структурой. Кроме того, это помогает определить, с каким кризисом организация может столкнуться в ближайшее время.

5. Культура

Каждая организация имеет свою собственную уникальную культуру, основанную на ценностях и убеждениях, мнениях и установках, чувствах, историях и героях, символах, языках и привычках. Преставление о культуре лучше всего сведено в модель конкурирующих ценностей.Эта модель предполагает, что существует определенное число конкурирующих ценностей: гибкость – стабильность и внутренний и внешний фокус. Эти ценности противостоят друг другу – невозможно быть одновременно стабильным и гибким или в один момент сфокусированным и внутрь, и наружу.Разные типы культур ведут к разным организационным структурам. Организации с внутренним фокусом будут более склонны к построению совместной работы, а те, которые сфокусированы наружу, будут включать больше проектных групп и бизнес-подразделений, напрямую взаимодействующих с клиентами.Аналогично, стабильные компании имеют строго определенные бизнес-юниты, а гибкие – больше ориентированных на рынок горизонтальных единиц, которые используют специалистов разных направлений для создания ценности для клиента.

Организационная эффективность

После создания организационной структуры, соответствующей пяти факторам, о которых мы упоминали ранее, результатом будет эффективная организация. Это означает, что организация способна достичь своей миссии и целей.

Организационную эффективность померить сложно. Однако, когда мы хорошо ее понимаем, сигналы в организации могут дать нам информацию о необходимых улучшениях. Посвятим завершение этой статьи трем подходам к измерению организационной эффективности.Три подхода соответствуют разным фазам производственного процесса. Это модель Вход – Процесс – Выход. И организационная эффективность можно измерить на каждой стадии.

Первый показатель организационной эффективности – ресурсный подход. Этот подход рассматривает входные данные и оценивает эффективность организации через оценку эффективности получения ресурсов, необходимых для высокой производительности.
Процессный подход рассматривает производственный процесс и оценивает эффективность через оценку экономической эффективности и здоровья компании. В пример можно привести сильную культуру, доверительные коммуникации, быстрое принятие решений, непосредственное взаимодействие между организацией и ее составными частями.
Третий показатель оценивается через целевой подход. Этот подход оценивает эффективность организации через оценку эффективности достижения целей. Самое важное здесь – сфокусироваться на операционных целях, так как их легче выделить и измерить.

Кейс

Чтобы проиллюстрировать статью, позвольте поделиться примером компании по производству зернового кофе. Эта компания иногда испытывает трудности с поставками кофейных зерен для производства. Из-за этого возникают проблемы с выпуском продукции, компания не достигает квартальных планов, запускается расследование.Выясняется, что проблема кроется в несоответствии фиксированной организационной структуры нестабильности политического ландшафта в странах-поставщиках кофе. Дальнейшее исследование процессов принятия решений показывает, что решение об изменении цепочки поставки принимается на уровне ГД-2, что приводит к задержкам – причине невыполнения квартального плана продаж.Чтобы исправить это, организация принимает решение спустить ответственность за выбор цепочки поставок и закупки ниже в иерархии. Это приводит к более быстрому принятию решений, что повышает гибкость организации при реагировании на изменения внешней среды.В этом кейсе мы видим проявления снижения эффективности на всех трех уровнях — Входе, Процессе и Выходе. В идеале вы захотите увидеть такие симптомы на стадии входа или процесса, до того, как они повлияют на результат. Это можно сделать путем внедрения мер безопасности и создания системы раннего предупреждения.Заключение.В данной статье, посвященной организационному дизайну, мы рассмотрели пять ключевых параметров: специализация, связанность, знания и компетенции, контроль и обязательства, инновационность и пластичность. На эти параметры влияет ряд факторов: организационная стратегия, внешняя среда, технологичность, размер и стадия жизненного цикла организации, а также корпоративная культура. Эти факторы оказывают влияние на разные параметры дизайна.Конфигурация параметров определяет, как будет выглядеть организация. Организация с высоким уровнем скоординированности будет иметь тесные связи, но в ущерб специализированности. Организации, в которых контроль процессов находится на высоком уровне организационной иерархии, будут проигрывать в инновациях и скорости внедрения.В итоге, организационный дизайн и структура компании связаны с принятием сбалансированных решений, которые дают организации конкурентные преимущества и направлены на достижение ее целей.

Источник : edwvb.blogspot.com

Полный путеводитель по организационному дизайну