Штатный бухгалтер или услуги HR-провайдера: что выгоднее?

В условиях кризиса компании всерьез ищут способы экономии и оптимизации затрат. Именно поэтому популярность аутсорсинга расчета зарплаты для уменьшения рисков, снижения затрат и сохранения конфиденциальности возросла. Выгодно ли сотрудничать с аутсорсинговой компанией? На сколько дороже обходится штатный сотрудник? Об этом и о том нам расскажет Юлия Журавель, руководитель отдела расчета заработных плат компании Smart Solutions. Cравним расходы на выполнение функции штатными специалистами и специалистами провайдера, чтобы понять, стоит ли переводить на аутсорсинг расчет зарплаты.  

Стоимость штатного бухгалтера

Стоимость штатного сотрудника для работодателя складывается из трех основных типов прямых и косвенных затрат:

1. Расходы на полное содержание работника (зарплата, налоги).
2. HR-издержки (стоимость подбора, адаптации, обучения, мотивации).
3. Расходы на компенсацию ошибок в работе специалиста и фискальных рисков.

Если суммы по первой и второй составляющим затрат можно приблизительно понять, то последняя статья расходов непредсказуема и варьируется от нуля до больших сумм.

При аутсорсинге зарплаты провайдер покрывает допущенные по своей вине убытки за счет собственной страховки — вся ответственность лежит на нем.

Итак, оклад бухгалтера по расчету заработной платы для непроизводственного предприятия со штатом около 100-150 человек, составляет в среднем в 18 000 гривен в месяц, 216 000 в год. Так же работодатель с этой суммы заплатит ЕСВ в бюджет в размере 22% или около 47 000 гривен в год. Совокупно затраты работодателя на одного бухгалтера по расчету зарплаты в среднем составляют 22 000 гривен ежемесячно и 264 000 ежегодно.

Не забываем про оплату труда работника, замещающего коллегу в отпуске и на больничном. Работодатель дополнительно тратит как минимум полтора оклада каждого сотрудника в год (при 24 днях отпуска и двух-трех неделях на больничном). Курсы повышения квалификации бухгалтера-расчетчика стоят от 5 000 гривен, семинары – в среднем по 2 000. Предположим, наш специалист проходит 2 курса и 3 семинара в год. Итого – 16 000 гривен.

Суммы выплат в рамках программы материальной мотивации зависят от способа премирования, принятого в компании. Часто бухгалтера-расчетчика премируют ежеквартально или по итогам года фиксированным процентом от оклада за своевременную сдачу отчетности, отсутствие штрафных санкций. Посчитаем вилку для двух вариантов.

1. Премирование по итогам года в размере двух окладов — 36 000 гривен.
2. Ежемесячная премия по результатам выполнения плана. Допустим, если за месяц сотрудник сделал не менее 90% от объема запланированных работ, он получает премию в размере 30% оклада – 5400 грн. за месяц или 16200 грн. за квартал. В год затраты на материальную мотивацию составляют с учетом ЕСВ около 79 000 гривен.

Рассмотрим нематериальную мотивацию. Средняя стоимость полиса ДМС на одного работника в Киеве сегодня составляет около 12 000 гривен в год. Можно посчитать, во сколько компании обходятся другие опции соцпакета: софинансирование фитнеса или проезда к месту отдыха, оплаты мобильной связи, питания и прочего. Учтите затраты на одного сотрудника по специальным мероприятиям – праздникам, выездным сессиям, тимбилдингам и прочему. Существует также целый спектр нерегулярных расходов: выплата единовременных пособий на рождение ребенка, смерть родственников и т.д. К единоразовым затратам относятся оборудование рабочего места мебелью и оргтехникой, покупка лицензированного ПО и его техподдержка.

И последнее – стоимость аренды площади, которую занимает в офисе штатный расчетчик. Разделите стоимость аренды на квадратные метры, что арендуете, и умножьте на квадратные метры, что занимает сотрудник (в практике не более 4 м).

В странах ЕС на сотрудника, работающего за компьютером, должно приходиться не менее 10 кв. м. площади. Не удивительно, что аутсорсинг зарплаты там так развит.

Итак, по предварительным оценкам, содержание в штате непроизводственной компании одного бухгалтера-расчетчика обходится работодателю как минимум в 359 000 гривен в год.

Стоимость услуг HR-провайдера

Аутсорсинг зарплаты можно разделить на базовые (те, что оказываются постоянно, регулярно, по графику) и дополнительные (эпизодические, единоразовые или адаптированные под нужды заказчика). Клиент имеет возможность сформировать для себя пакет услуг так, чтобы помимо базовых в него входили интересующие дополнительные опции. В таком случае стоимость последних будет ниже. Единственное условие – обозначить перечень всех нужных дополнительных услуг еще на этапе переговоров по переходу на аутсорсинг, чтобы мы могли оценить объем работ и учесть допуслуги в своем коммерческом предложении.

К базовым услугам относятся расчет зарплаты и аванса, а также подготовка отчетности в госорганы (ЕСВ,1ДФ, ФСС). Заказывая их, клиент ежемесячно получает:

• расчетно-платежную ведомость суммы к выплате (информацию для выплаты зарплат);
• суммы налогов к выплате;
• расчетные листы, подготовленные в любой удобной форме (для e-mail рассылки, для размещения на портале в личных кабинетах каждого сотрудника; на бумаге или в общем файле для HR-службы)

К дополнительным услугам относятся межрасчеты — выплаты при увольнении, оплата отпускных и премиальных. Объем работ по подготовке межрасчетов обычно стандартный, поэтому у нас они идут по фиксированной стоимости. Это позволяет еще на этапе составления договора включить в пакет услуг нужное заказчику количество межрасчетов. Крупным клиентам мы предлагаем договориться о подготовке межрасчетов по определенным дням, к примеру, вторникам и средам.

В таком случае мы получаем предсказуемую загруженность своих специалистов, а клиент – льготный тариф.

При желании при подписании контракта в пакет предоставляемых услуг можно также включить кастомизированные (адаптированные под нужды заказчика) отчеты, которые он хочет получать регулярно. Например, ежемесячный отчет о затратах в разрезе определенных видов выплат по подразделениям или анализ ФОТ.

Мы также оказываем дополнительные услуги, объем которых сложно предугадать и оценить заранее. Например, консультативная поддержка при визите налоговой инспекции. Такая поддержка оказывается в разных вариантах: при возникновении вопросов у представителей проверяющего органа наш специалист подготовит разъяснительное письмо, может присутствовать в офисе клиента при визите инспекторов. Каждый случай индивидуален, поэтому оплата почасовая и зависит от объема работ.

Впрочем, при формировании пакета оказываемых услуг можно включить туда, скажем, консультативное сопровождение одной налоговой проверки в год, продолжительностью не более восьми часов.

На стоимость ауторсинга РЗП влияют:

1. Количество сотрудников в штате.
2. Число юрлиц.
3. Сложность расчета (сменного режима работы или присутствия в заработной плате премиальной части и различных надбавок);

Итак, тарифные ставки. В нашем случае стоимость базовых услуг (расчет зарплаты и аванса, подготовка отчетности в госорганы, включая сдачу отчетов) для одного юрлица с числом сотрудников до 50 человек фиксирована – от 6 000 до 10 000 гривен в месяц.

Чем меньше численность персонала предприятия, тем выше стоимость услуг в расчете на одного сотрудника, и наоборот.

Малый бизнес теряет ресурсы, если за всю финансовую часть отвечает один главный бухгалтер. Таким компаниям мы советуем передать расчет зарплаты на аутсорсинг, а оставшиеся немногочисленные, хотя и более высокоуровневые обязанности передать другому сотруднику по совместительству.

В компаниях с численностью персонала от 50 до 150 человек, где функцию расчета зарплаты выполняет не специализированный расчетчик, а один из бухгалтеров, ее также можно передать на аутсорсинг, высвободив рабочее время этого сотрудника. По стоимости аутсорсинг практически идентичен реализации функции in-house.

Среднего размера компании, где работают несколько сотен человек, и расчетом зарплаты занимаются отдельные расчетчики, при передаче функции на аутсорсинг сэкономят на стоимости содержания штатных сотрудников. В компаниях в среднем один расчетчик может считать зарплату для 500 сотрудников. Это его максимальная, стопроцентная загрузка. Если в компании работают 700 человек, расчетчиков нужно два. В таком случае на каждого приходится по 350 работников, и загруженность падает до 70%. Остальные 30% рабочего времени компания оплачивает специалисту просто так.

Источник: smart-hr.com.ua