Внутренний контроль или как сделать вашу компанию непотопляемой. Часть 3: порядок в танковых частях
Внутренний контроль или как сделать вашу компанию непотопляемой. Часть 3: порядок в танковых частях
Формализация
Очень важно правильно выбрать степень формализации всего, что связано с жизнедеятельностью системы внутреннего контроля так, чтобы это не переросло в бюрократизацию. До определенной черты формализация упорядочивает работу, но если зайти немного дальше, она будет тормозить бизнес-процессы. В то же время, в крупных компаниях с большим количеством сотрудников такая система может работать только при определенной степени формализации всех процессов, которые подлежат контролю.
Инструкции и процедуры
Еще одна функция внутреннего контроля — упорядочивание деятельности организации. Для этого создаются инструкции и процедуры. Но перед тем как их писать, необходимо проанализировать бизнес-процессы, перераспределить обязанности, пересмотреть организационную структуру. У каждого бизнес-процесса есть цель — определенный результат на выходе. Инструкции и процедуры должны создаваться не путем простого описания того, что уже сложилось, а исходить из тех целей, которые стоят перед каждым конкретным бизнес-процессом. А еще работа с инструкциями и процедурами — это постоянный мониторинг отклонений того, что происходит на практике от того, что прописано в документах. При этом, если в одних случаях нужно «возвращать практику» к инструкциям, поскольку сотрудники живые люди и им свойственно ошибаться, то в других ситуациях — наоборот, адаптировать инструкции и процедуры к изменениям в процессах. Такая непрерывная последовательность – «мониторинг – решение – мониторинг — …» является прерогативой внутренних аудиторов.
Экономия затрат
Если говорить об экономии на затратах, что сейчас в значительной мере актуально для каждой компании, те организации, в которых есть действенные системы внутреннего контроля, оказались в более выигрышной ситуации. Затратами является все, что имеет непосредственное отношение к бизнес-процессам – это и ресурсы, и расходы на организацию бизнес-процесса. Система внутреннего контроля в каждом бизнес-процессе регламентирует те из них, которые требуют как превентивного контроля, так и мониторинга отклонения от запланированных величин. Цель – сделать затраты максимально предсказуемыми. На практике, планы по расходам не соблюдаются точно так же, как и другие планы, и это создает неопределенность их конечного уровня. Однако внедрение элементов контроля сводит такую неопределенность к допустимому минимуму.
Как видно из описанного выше – преимуществ у компаний, имеющих систему внутреннего контроля, по сравнению с теми, где ее нет, достаточно много. В результате ее функционирования, организация приобретает: упорядоченные процессы, где каждый знает зону своей ответственности; прозрачную отчетность; а также, благодаря оценке рисков и внедрению корректирующих мероприятий, — возможность экономить средства. Ну а все вместе делает компанию хорошо отлаженным механизмом, который как непотопляемый крейсер, легко лавирует в изменяющемся море бизнеса.
