Защищайте личные данные
Защита личных данных становиться серьезным вопросом для всех сфер социальной активности в Украине. Вам, наверное, уже не раз приходилось подписывать документы о том, что «вы не против использования Ваших личных данных…». Для жителей пост-советского пространства такая щепетильность в этих вопросах кажется излишней. Но, как мы уже привыкли, все хорошее в регулировании правовых аспектов общественных отношений приходит к нам из стран Западной Европы или США. Поэтому нужно в этом разобраться и вникнуть во все нюансы заранее, чтобы уметь правильно строить взаимоотношения с клиентами, сотрудниками, партнерами. Даже если сегодня это кажется странным, завтра – это станет необходимым.
Предлагаю вам ознакомиться с требованиями, практикующимися в Европе по вопросам сохранности данных сотрудников компаний. Для нашей компании это станет важным, когда действие такого рода требований будет касаться также и работ, связанных с тестированием персонала или подбором персонала.
Эта статья содержит рекомендации эксперта в этой области, главного юридического сотрудника и сотрудника по контролю над управлением персональными данными Арно Гуахона (Arnaud Gouachon) из «PeopleDoc».
ПОДГОТОВЬТЕСЬ К GDPR (GENERAL DATA PROTECTION REGULATION)
Обеспечение соответствия с международными законами и законодательными требованиями является сложной задачей, особенно для тех организаций, которые работают в различных странах и регионах. GDPR является лишь еще одним из многих сводом норм и правил, но и они имеют серьезные последствия для всех, кто работает в ЕС. Несоответствие требованиям – это не вариант, нарушение правил может привести к значительным финансовым затратам — штрафами до 20 миллионов евро или четырьмя процентами годового оборота.
GDPR защищает личные данные жителей ЕС, даже если они не являются гражданами ЕС, при этом под действие требований подпадает любая компания, работающая в ЕС. Даже если компания не создана в Европе, но у нее есть сотрудники, проживающие в Европейском экономическом пространстве, компания должны соблюдать GDPR — как и любые сторонние поставщики, которые обрабатывают личные данные сотрудников для нее (к данному списку также относятся компании, занимающиеся подбором персонала). Документ также обеспечивает широкий спектр процессов конфиденциальности данных, которые будут влиять на многие организационные и процедурные изменения внутри компаний. Кадровым отделам потребуется время и ресурсы для учета каждого нового требования к управлению личными данными, и компании могут не только нести штрафы за несоблюдение требований, но и работники смогут подать иск против работодателей и сторонних поставщиков и потребовать возмещения убытков.
Конечно, помощь под рукой. Помимо вебинаров от различных европейских специализированных компаний, есть много рекомендаций и советов, которые помогут объяснить, что именно представляет собой GDPR, в каких случаях оно применяется, и какие шаги компании необходимо предпринять для его соблюдения. Например, онлайн-служба HR Compliance Assist, предоставляет информацию о ключевых областях, таких как конфиденциальность данных, обеспечение сохранности электронных записей для своих клиентов. Кроме этого есть также много источников помощи и рекомендаций, которые стоит изучить. Например, к ним относятся «Управление Уполномоченного по информации» (ICO), CIPD или Personnel Today/XpertHR.
ПОМОЩЬ В ПОЛИТИКЕ ХРАНЕНИЯ ЗАПИСЕЙ
Еще одна серьезная проблема, с которой сталкиваются компании [работающие в Европе], — это управление хранением документов для записей, связанных с сотрудниками. Это может включать в себя почти любую часть персональных данных, из файлов персонала, информацию о заработной плате и записи о бонусах, даже проверку чеков. Это сложный процесс управления, поскольку правила не только отличаются друг от друга между странами, но конкретный документ в каждой стране может иметь свои собственные индивидуальные требования к хранению.
УБЕДИТЕСЬ, ЧТО ТЕХНОЛОГИЯ ПОДДЕРЖИВАЕТ ВАС
Специалисты, занимающиеся подбором персонала, тестированием персонала и в целом отвечающие за функцию HR в компании играют важную роль, как в понимании, так и в обеспечении соблюдения каждого правила. Конечно, важным первым шагом является понимание соответствующего законодательства, но HR также необходимо оценить влияние, которое это будет иметь, не в последнюю очередь на способ хранения и управления информацией. В этот момент правильные инструменты становятся жизненно важными. Без них соблюдение становится минным полем, особенно для глобальных организаций.
Но хорошей новостью является то, что лучшие в своем классе технологии и IT-решения доступны для поддержки соответствия требованиям к безопасности данных — везде, где вы работаете. Существуют современные, гибкие и комплексные платформы, способные оптимизировать и автоматизировать ключевые процессы, а также предоставить персоналу жизненно необходимое время для решения других задач.
Источник: ucg.in.ua
