Как написать письмо с отказом, чтобы улучшить HR-бренд: рассказывает и показывает Додо Пицца
Письмо с отказом — не самая приятная вещь, на которую можно наткнуться в почте. Но отказать можно так, что кандидат не только не уйдет в депрессию на веки вечные, но и настроится на дальнейшее сотрудничество [а хорошие отношения с потенциальными кандидатами — ой, как важны].
Если вы так еще не умеете, советуем прочитать нашу общую статью с коллегами из Додо Пиццы, Надеждой Башмаковой, HR-маркетологом, и Дарьей Мамлыгиной, IT-рекрутером.
Почему Додо Пицца? Это не только крупнейшая сеть пиццерий в России, но и компания, в которой люди действительно хотят работать. В случае отказа более 80% кандидатов готовы рассмотреть вакансии компании снова, а около 30% — возвращаются через какое-то время [статистика Додо Пиццы по IT-подбору]. Похоже, что ребята умеют отказывать. Давайте узнаем, как они это делают.
Обратная связь всем, без исключений
Представьте: вы в поиске работы. Вас приглашают на собеседование, которое успешно [как вам кажется] проходите. Вам улыбаются и машут, обещают написать в течение 3 дней, но две недели — тишина. Неприятненько. Надо бы рассказать об этой непутевой компании знакомым, и коллегам заодно.
Прежде чем пропасть или молчать, подумайте — а не испортит ли это отношение кандидатов к компании.
Как фидбек влияет на HR-бренд
- Компании, которые дают быстрый и качественный фидбек, сохраняют лояльность кандидатов. Есть вероятность, что они порекомендуют вашу компанию своим друзьям и знакомым, даже если сами получили отказ. В противном случае, вы можете нарваться на шквал негатива.
- Своевременный и четкий отказ может сохранить желание кандидата работать у вас. Возможно, он прокачает скиллы и попробует силы еще раз. В нашей практике есть примеры, когда кандидаты повторно откликались на вакансию через некоторое время. Прокачавшись в компетенциях, они проходили собеседование успешно, потому что сохраняли мотивацию и заинтересованность на протяжении всего пути.
- Продуктовый бренд и бренд работодателя — взаимосвязаны. Если сохраните положительное отношение кандидата к компании, можете получить нового клиента. Например, некоторые кандидаты не пробовали нашу пиццу до интервью, а после — стали постоянными покупателями.
Каналы обратной связи
Мы в Додо Пицца ориентируемся на канал, в котором больше всего общались с кандидатом [телефон, почта, мессенджер]. Давайте рассмотрим каждый по отдельности.
- Почта. У нас есть разделение вакансий по двум направлениям: IT и бизнес. В IT 90% отказов идут через почту. В таком формате удобно писать максимально развернутый и индивидуальный фидбек. А в случае отказа — прописывать hard skills, которых кандидату не хватило.
- Мессенджер. Мы стараемся не отказывать через мессенджеры.
Как правило именно там идет основная коммуникация и не хочется портить ее отказом. Если через время мы вернемся к кандидату, лучше чтобы там была позитивная нота, а не переписка про отказ. - Телефон. Если у вас есть время и желание проговорить все до деталей, можно позвонить. Учтите, что устный разговор легко забывается, а вот к письму всегда можно вернуться.
Как написать письмо с отказом
Для себя мы установили несколько правил:
- Пишем, что нам понравилось в кандидате.
- Причину отказа прописываем максимально четко и понятно: каких компетенций кандидату не хватило и какие ошибки были на собеседовании/в тестовом.
- Прикрепляем полезную полезную литературу для прокачки.
- Предлагаем поддерживать контакт через соцсети.
- Указываем информацию о компании: ссылки на митапы, youtube-канал, соцсети.
- Обязательно держим позитивный тон письма.
Получается такое письмо:
[…], привет!
Хочу поделиться фидбеком после встречи.
Нам понравилось, как ты отвечал на вопросы связанные с С# и Frontend.
Однако, для нас критичны знания по проектированию и SOLID и уровнь работы с SQL.
Поэтому, к сожалению, пока мы не готовы двигаться дальше.
Хотим посоветовать тебе пару книг и статей по теме. Ты найдешь их здесь [ссылка]. Надеюсь, они принесут тебе пользу и в будущем мы пообщаемся снова!
Спасибо, что уделил нам время. Нам было приятно с тобой познакомиться.
Предлагаю оставаться на связи, мне всегда можно написать в телеграм @___
До скорой встречи!
Почта, телефон и индивидуальный фидбек — это вы хорошо написали. Но что делать, если я один, а кандидатов много?
Нам помогают в такой ситуации:
- Шаблоны с отказами. Стоит один раз проработать хороший шаблон и в дальнейшем пользоваться им. Это экономит кучу времени!
- Форма обратной связи по итогам собеседования для участвующих в интервью [на ее основе HR может заполнить свой шаблон]. Состоит из 3 пунктов:
1. Чем тебе понравился кандидат?
2. Каких навыков ему не хватает?
3. Рекомендации: что изучить и почитать. Если это потоковая вакансия, можно создать общий список с полезной литературой. - Выделенные слоты в календаре под задачу «Обратная связь кандидатам». Например, один час в четверг.
- Если совсем нет времени, а кандидатов очень много — массовый шаблон для тех, кто не подошел. Лучше так, чем оставить человека совсем без ответа.
Лайфхак: как понять, что кандидаты реально думают о вас?
Мы внедрили обратную связь для кандидатов, которым отказали. Выглядит это так: один раз в неделю отправляем анкеты кандидатам, которым отказали, с просьбой оценить процесс подбора. Мы убиваем двух зайцев: получаем фидбек о нашей работе и ловим тех, кого могли пропустить.
Подытожим
- То, как и в какой форме мы взаимодействуем с кандидатом — напрямую влияет на HR Бренд.
- Если подготовить шаблоны заранее — давать обратную связь проще и быстрее.
- Доброжелательный отказ воспринимается лучше.
Источник: blog.potok.io
