Как не искать 25-й час в сутках, или Все об управлении временем

Правило № 1: вы создаете систему для себя

То, что кто-то из известных предпринимателей не ходит в отпуск по 10 лет и встает в 5 утра, не означает, что такая жизнь сделает вас счастливым и продуктивным человеком. Главное — не форма, а принципы

Начните с собственных ценностей и стратегических целей. Система жизни, планирование своего дня, недели и ближайшего года не ограничивают вашу свободу. Это, наоборот, гарантия того, что вы сможете управлять своей жизнью, а не хаотично реагировать на вызовы.

Как определить свои стратегические цели и методы их измерения? Задайте себе следующие вопросы:

• Что такое успех — 8-часовой рабочий день на руководящей должности в офисе или возможность работать дизайнером из любой точки мира?
• Что ценнее — приобрести недвижимость или поехать в кругосветное путешествие?
• Что вы уже сейчас можете изменить в своем повседневном расписании, чтобы этого достичь?

Правило № 2: время — это ресурс

К тому же едва ли не единственный ресурс в мире, который между всеми людьми распределен поровну. Подумайте о том, как часто вы употребляете фразу «У меня нет времени?». Что именно вы имеете в виду? То, что у вас нет внутренней мотивации? Или, что выполнение взятых на себя обязательств требует больше ресурсов — временных, эмоциональных, материальных — чем у вас есть сейчас? Ответ поможет вам определить стратегию.

Например, если вы хотите выучить английский, а времени на языковые курсы сейчас нет, попробуйте перераспределить ресурсы. Проводите полчаса ежедневно в метро? Послушайте аудиоуроки английского вместо музыки.

Все мы считаем деньги — хотя бы примерно а, может, даже с точностью до гривны знаем, на что их тратим. Отнеситесь так же и ко времени — фиксируйте, как вы его тратите.

Правило № 3: заручитесь поддержкой других

Поделитесь своими ожиданиями и целями.

Например:

Год назад мы начали масштабирование бизнеса и определили свои цели: мы должны открыть 98 заведений в разных странах мира, сделать прозрачными 100% рабочих процедур и стать лучшим работодателем в индустрии гостеприимства. Каждый из 3 000 человек в команде знает о них и понимает, какие возможности открывает их выполнение.

То же и с личной жизнью: объясните в узком кругу родных и важных людей, каких изменений вы ожидаете, какие цели имеете и как это повлияет на вашу ежедневное поведение.

Допустим, вы уже поставили стратегические цели. А что еще нужно изменить в ежедневном расписании, чтобы их достичь? То, кем вы будете через 5 лет, во многом зависит от режима дня уже сейчас. Возьмите лист бумаги и распишите, из чего состоит ваш день. Затем определите пять ключевых блоков в расписании дня.

Блок первый — режим

Выберите удобное время для сна и придерживайтесь режима. Время на восстановление не менее важно, чем время на выполнение рабочих задач. Без полноценного сна вы физически не сможете достичь производительности.

Блок второй — спорт

Любой. Ежедневные упражнения дома, бег или йога. Главное, чтобы это приносило вам удовольствие. Во время тренировок выделяются гормоны, которые делают нас счастливее.

Спорт дисциплинирует. Относитесь к занятиям как к обязательной рутины, а не героическому поступку раз в месяц. Вы же не думаете, что можно не почистить зубы, потому что есть другие дела? Со спортом должно быть так же.

Блок третий — профессиональные обязанности

Если вы уже работаете в офисе, у вас есть график. Если вы на фрилансе, то точно зафиксируйте время, которое планируете тратить на рабочие задачи. Если вы начинаете или развиваете свой бизнес, то не смешивайте рабочее и личное время.

Конечно, иногда ситуация требует немедленной реакции. Иногда идея приходит в 23:00, и нет ничего плохого в том, чтобы зафиксировать ее. Но рабочая коммуникация в нерабочее время должно быть исключением, а не нормой.

Важно: реально оценивайте свои силы, руководствуясь предыдущим опытом. Ощущение постоянного аврала возникает тогда, когда мы на кураже берем на себя слишком много обязательств и обещаем втиснуться в нереальные сроки. Лучше обозначать реальные дедлайны и на 100% следовать им, чем не выполнять обещанного, задерживать других и накапливать чувство вины.

Четвертый блок — время с семьей

Важно понимать: здесь не существует норм. Только вы и ваши близкие можете вместе выбрать наиболее комфортный режим взаимодействия и распределения обязанностей.

Традиционно сложилось, что время, которое женщина тратит на уход за детьми и создание уюта, почти не считается. Но это тоже работа. Структурируйте ее и решите, что и как можно делегировать.

Для нашей семьи, например, комфортный такой вариант: я посвящаю время детям с 7:00 до 9:00 (готовлю для каждого завтрак, проверяю планы на день, помогаю собраться в школу или садик) и максимально тесно общаюсь с детьми с 19:00. Выходные мы обязательно проводим вместе. В будни с младшим сыном остается няня. Также у нас есть помощница по дому.

Тайм-менеджмент — это не попытка успеть все и сразу, это умение расставлять приоритеты и выбирать наиболее эффективный способ использования времени.

Пятый блок — время на себя

Я считаю, что любить себя — это не раз в год выключить телефон и уехать в горы на медитацию. Это систематическое создание условий для собственного комфорта и развития.

Если у вас есть цель выучить еще один иностранный язык, то уже сейчас в расписании должны появиться занятия. Сюда же относятся встречи с психотерапевтами или коучами — все то, что важно для вас. Выделите время на себя, но не испытывайте чувство вины за это. Счастливая женщина сможет гораздо больше дать своей семье.

Какими инструментами тайм-менеджмента воспользоваться

Я использую самые простые: Google-календарь и заметки. Этого достаточно для старта.

Тактическое планирование распределяю на месяц, неделю и день. Каждое задание, которое предусматривает несколько действий, превращаю в проект.

Например:

• Записать детей в кружки по интересам.
• Спланировать путешествие.
• Организовать стратегическую сессию для команды.

Все это я рассматриваю как проекты с определенным алгоритмом действий. Для каждого действия фиксирую время на его выполнение и добавляю к ежедневному расписанию в календаре в один из блоков «Бизнес», «Семья» и другие.

В конце дня выделяю время, чтобы проверить, на сколько процентов я выполнила задуманное. Если что-то пошло не так, важно не обвинять себя, а определить причину и скорректировать план с учетом новых обстоятельств. Такие же результаты я подвожу еженедельно и ежемесячно.

Также помните, что правило Парето работает всегда. 20% усилий дают 80% результата. Поэтому важно не то, сколько усилий мы прикладываем для достижения цели, а то, куда эти усилия направляем. Если у вас что-то систематически не получается, возможно, нужно изменить план. А если вы выполнили запланированное хотя бы на 80%, то все замечательно, двигайтесь дальше.

Источник : work.ua