Три вопроса, которые нужно задать HR-менеджеру в собеседование

Сегодня компании пытаются найти баланс между удаленной работой и традиционной работой в офисе. Одним из решений может стать концепция (Activity Based Working, ABW), то есть организация работы в зависимости от видов деятельности. В этой статье подробно рассматриваются смыслы, причины возникновения, преимущества и недостатки концепции. Также представлен практический анализ внедрения, который поможет избежать типичных ошибок.

Что такое Activity Based Working (ABW)?

В основе концепции организации работы на основе видов деятельности (ABW) — идея предоставления сотрудникам возможности выполнять рабочие задачи в максимально удобной обстановке.

В офисе примерами такого подхода являются организованные «места тишины», «зоны сотрудничества (коллаборации)», «территории обучения», «социальные зоны» и т. д.

ABW — это объединение (сочетание) рабочих операций с окружающей средой, которое мотивирует на качественное выполнение задач. Концепция по сути близка к системе организации офиса по принципу «горячий стол» или незакрепленный стол. Когда сотрудник, которому нужно рабочее место, может воспользоваться любым столом в офисе.

Причины для внедрения концепции ABW, прежде всего, связаны с экономией. Это и сокращение накладных расходов, и экономия места, и «гибкое» использование площади офиса. (В 2000 году компания Brunnberg использовала концепцию ABW в создании нового дизайна офиса, в 2011 году Рианной Аппель ‐ Меуленбрук, Питером Гроенен и Ингрид Янссен из Технологического университета Эйндховена, Нидерланды была опубликована статья на тему Activity Based Working, в 2014 году компания de Been and Beijer также использовала ABW в обустройстве офиса).

В 2020 году возникла еще одна причина. Она основана на необходимости соблюдать требования о самоизоляции и дистанционной работе, введенных госорганами в связи с пандемией COVID-19.

Преимущества ABW (рассмотрим лишь несколько).

Идеальный формат работы после снятия ограничений, действовавших в период пандемии. Прежде всего, внедрение ABW дает возможность людям выбирать, где они хотят работать в зависимости от конкретной задачи. Это позволяет компаниям сократить количество сотрудников, одновременно находящихся в офисе. Во многих странах в период пандемии, которая привела к кризису в области здравоохранения, введено требование о минимизации числа работников одномоментно находящихся в одном помещении. То есть если вам нужно чтобы коллектив работал в полном составе, то площадь офиса должна быть бОльшей. Концепция ABW позволяет соблюдать ограничительные меры без издержек, связанных с поиском бОльших по размеру площадей.
Преимущество для кандидатов и сотрудников. Гибкий график (Flextime) дает людям возможность в определенной степени регулировать свое рабочее время и определять место, где они хотят работать. Это условие — ценное преимущество компании. Кандидаты, особенно представители молодых поколений Y и Z и, конечно, сотрудники ценят свободу выбора: приходить в офис или работать удаленно в любом удобном месте. Таким образом, внедрение ABW в сочетании с политикой удаленной работы, является несомненным конкурентным преимуществом. Оно важно при подборе новых сотрудников, а также положительно сказывается на сохранении, удержании персонала.
Сотрудники больше общаются и обмениваются знаниями. Исследование, проведенное Центром Делфтского технического университете (Center for People and Buildings, Delft University of Technology), показало, что в офисе, организованном на принципах ABW, люди больше общаются и обмениваются знаниями.
К положительным факторам также отнесены случайные встречи с коллегами и более тесное взаимодействие между различными отделами.
Эффективное использование офисных площадей. Обустройство офиса по принципам ABW позволяет более эффективно использовать рабочее пространство.
Например, у некоторых ваших сотрудников есть личные рабочие места (стол, стул, офисная техника). Они работают 3 дня (понедельник, среда, пятница) в офисе и 2 дня (вторник, четверг) дома. В результате, 2 дня столы не заняты. Согласно концепции ABW, сотрудники без закрепленного рабочего места, которые пришли в офис во вторник и четверг, могут использовать эти пустующие столы пока их «хозяева» работают из дома. То есть вместо того, чтобы закреплять за конкретным сотрудником его рабочее место, используйте его, если оно свободно.
Уменьшение затрат на содержание. Как и удаленная работа, Activity Based Working позволяет организациям сократить количество затрат на содержание стационарных рабочих мест. В частности, можно: выбрать меньший по размеру офис, следовательно снизить арендную плату; уменьшить затраты на неиспользуемую мебель и оборудование; сократить счета за коммунальные услуги.
Повышение продуктивности. Это преимущество стоит в списке последним, потому что оно спорно.

Примером того, что ABW позволяет повысить продуктивность, является амстердамский офис Microsoft.

В 2008 году офис Microsoft NL был переоборудован по принципам ABW. На первом этаже появилось общее рабочее пространство для персонала и посетителей, места для совместной работы и индивидуальные рабочие места, конференц-залы и две аудитории. Также на первом этаже расположилось кафе, крытые и открытые обеденные зоны, комнаты отдыха и капсулы для сна. На остальных пяти этажах офиса расположились открытые и закрытые кабинеты.

Указатели-стрелки на потолке, как в игре, направляют сотрудников через разные рабочие зоны.

Каков результат такого необычного для офиса дизайна? Повышение производительности на 25% (и снижение затрат на аренду недвижимости на 30%).

Недостатки ABW

Для выявления эффектов от внедрения концепции ABW было проведено несколько (тематических) исследований.

К недостатком отнесены:

Привычки. Большинство сотрудников любят свои рабочие места, им нравится возвращаться за свой стол. Еще важнее — общение с близсидящим коллегой. Это привычки, которые давно сложились, их сложно изменить.
Именно привычки подрывают идею ABW о том, что для успешного выполнения конкретной задачи нужна комфортная среда, а не закрепленное рабочее место. Тесное общение с коллегой-соседом, сидящим рядом, также не соответствует идее создания возможностей для бОльшего взаимодействия членов коллектива.
Шум. Если вы работаете в «зоне тишины», а рядом коллега начинает звонить по телефону, то это отвлекает и даже может раздражать. Тоже самое происходит, когда сотрудник находится в «зоне концентрации», а люди постоянно проходят мимо, потому что туалеты или кофемашины расположены рядом. Даже «зоны сотрудничества» для некоторых коллег могут быть слишком шумными, а для соседних зон — серьезным отвлекающим фактором.
Отсутствие взаимодействия. Хотя идея ABW заключается в том, чтобы привлекать коллег к спонтанному сотрудничеству, реальность показывает, что это не всегда так.

На это есть несколько причин.

При «гибком» графике работы коллеги меньше видятся друг с другом, потому что они не ходят в офис каждый день. А когда они приходят в офис, то могут не встретиться с членами своей команды или коллегами, с которыми часто взаимодействуют.

Еще одна причина — дистанцирование или «режим наушников». Люди носят наушники, когда находятся в офисе, чтобы не отвлекаться, сконцентрироваться на задаче. Однако эта профессиональная мотивация, может «отпугивать» других сотрудников, даже мешать им приближаться к своим коллегам.

● Квест «найди коллегу и рабочее место». Любая концепция имеет положительную и отрицательную стороны.

Да, ABW помогает наладить совместную работу и помочь во взаимодействии с разными людьми. В то же время исследования доказывают, что настройка ABW может затруднить поиск нужного коллеги, членов своей команды или, например, кого-то из службы поддержки.

Отсутствие закрепленных рабочих мест позволяет оптимизировать офисное пространство. В этом и есть сложность. Например, когда люди теряют драгоценное время в поисках рабочего места. Еще хуже, если целые команды тратят время на поиски свободного места, который подойдет для проведения мозгового штурма, спринта.

Как внедрить ABW и избежать ошибок

Компания Morgan Lovell на основе исследования нескольких успешных практик составила подробное пошаговое руководство (чек-лист) по внедрению ABW, в котором есть ряд практических советов.

Перечислим некоторые (полный чек-лист на сайте компании):

1. Соберите информацию

Для многих организаций внедрение работы на основе видов деятельности станет значительным изменением корпоративной культуры. Поэтому перед стартом необходимо собрать информацию, ответить на вопросы:

Чего вы хотите достичь: улучшить совместную работу или нужен и важен сам факт инноваций?
Как офисное пространство используется/ не используется в настоящее время?
Спросите ключевых партнеров, что они думают об этом проекте?
Узнайте мнения коллег, проведите опрос сотрудников.

Мы уже говорили, что для людей важны привычки. Поэтому переход от классического формата работы к ABW для некоторых сотрудников может стать настоящим стрессом.

Чего обычно боятся сотрудники:

Изменений
Потери репутации
Использования устаревших и неисправных информационных технологий.

Оцените, что беспокоит сотрудников прежде, чем начнёте внедрение ABW. Собранная информация позволит заранее решить проблемы и снять «боли» сотрудников.

Любое крупное изменение связано с финансовыми вложениями, а значит требует экономического обоснования. Это необходимо, чтобы убедить коллег, руководителей, менеджеров и всех сотрудников в правильности принятого решения.

В экономическое обоснование можно включить, например:

Стоимость аренды квадратного метра (в оригинале фута) офиса, требуемой площади на одного сотрудника.
План размещения рабочих мест в случае роста компании.
Показатели повышения качества рекрутинга и удержания сотрудников.
Снижение энергопотребления.

2. Создайте команду

Возможно, это произойдет еще до того, как вы начнете собирать подготовительную информацию. В любом случае, чтобы успешно внедрить проект ABW необходима отличная команда.

Возглавить ее должен проект-менеджер (project manager). Желательно, чтобы он был не ниже синьора (senior) из HR или финансового департамента, отдела.
Проектная команда должна стать миксом из СЕО, руководителей и обычных сотрудников разных отделов: HR, собственности, ИТ, финансов, управления делами, безопасности.
В некоторых странах, в соответствии с требованиями законодательства, в команду нужно будет включить представителя профсоюза. Потому что переход от традиционной модели к ABW является большим организационным изменением.
Команде также нужен внешний эксперт. В очень крупных компаниях могут работать узкопрофильные специалисты-эксперты, которые смогут оценить качество процесса по внедрению инноваций. Но в большинстве случаев компании, которая переходит на Activity Based Working, нужен консультант по стратегии на рабочем месте. Желательно, чтобы у него был опыт в области сбора данных, дизайне интерьеров, управлении изменениями, бизнес-кейсах ABW и т.д.
В проектной команде обязательно должен быть дизайнер и представитель строительной компании, которая сможет воплотить дизайнпроект помещения в реальность.

3. Решите ряд вопросов до старта проекта.

Заранее продумайте и спланируйте бюджет. Статьи должны включать затраты на опросы персонала, проектирование, заработную плату консультанта по стратегии на рабочем месте и другие затраты.
Используйте современные, проверенные технологии. Успешное внедрение ABW зависит от надежных технологий. Убедитесь, что ваш Wi-Fi, ноутбуки, облачные системы, системы для видеоконференцсвязи и другие инструменты, которые используют сотрудники, достаточно удобны и эффективны. Возможно им требуется обновление.
Определите потребности инженерной инфраструктуры: отопления, освещения, вентиляции.
Внесите изменения в документы и регламенты, зафиксируйте изменения политики трудовой деятельности. Работа на основе видов деятельности — это больше, чем простая переделка офиса. Концепция ABW предполагает изменение общекорпоративных стандартов. Для этого потребуется корректировка кадровой политики, регламента удаленной работы, ИТ-политики, офисных правил и многого другого.

4. Дизайн — ключ к успеху.

Помните, что идея ABW состоит в том, чтобы организовать в офисе зонирование для качественного выполнения различных рабочих операций. Неудивительно, что дизайн рабочего пространства будет иметь решающее значение. Даже если вы будете сотрудничать с опытным дизайнером и / или консультантом по стратегии рабочего места, вам нужно обратить особое внимание и учесть следующее:

Площадь пространства. Проведите аудит и убедитесь, что вы верно оцениваете потребности в пространстве. Учитывайте данные о том, сколько людей нужно разместить, кто может одинаково эффективно работать удаленно или в офисе, а кому нужно чаще находиться в офисе и т.д.
Хранение. Вероятно, что вам потребуется гораздо меньше полок и шкафов. Несмотря на это, нужно определить какая система хранения вам нужна.
Мебель. Она играет важную роль в организации рабочего процесса, следовательно требует серьезного выбора. Нужно ли объяснять, что мебель в «зоне сотрудничества, коллаборации» должна отличаться от мебели «зоны тишины» или «зоны телефонных звонков»?

5. Планируйте текущую работу, совмещая ее с процессом ремонта и внедрения концепции.

Вы не сможете в один миг внедрить ABW. Процесс потребует времени, но он не должен сказаться на текущей работе и результате. Нужно учитывать:

Графики, праздничные дни, обязательства ключевых заинтересованных сторон. Навряд ли управляющий директор оценит, что его отпуск прерывается, потому что ему нужно было что-то подписать, но об этом забыли.
Переезд. Как он будет организован из старого в новый офис? Придется ли арендовать новое помещение, пока ведется ремонт и как совместить рабочий процесс и отделку помещений?
Сроки выполнения. Чтобы все шло по плану, определите дедлайны этапов внедрения в начале проекта.
Общение, тренировки, тренинги. Как только решение о внедрении ABW принято, нужно как можно больше общаться с коллегами. Пара тренировок-тренингов по использованию новых способов работы никому не повредят. Нужно, чтобы сотрудники поняли суть концепции и смогли извлечь максимум пользы от новых способов и форматов работы. Тренировки могут касаться различных рабочих настроек, конкретных правил, ИТ-безопасности. В ходе занятий нужно разъяснять способы использования инструментов для совместной работы и новую корпоративную культуру .

Заключение

Работа, организованная на основе видов деятельности (Activity Based Working), как и любая другая концепция имеет свои преимущества и недостатки. Однако при правильном планировании и грамотной реализации проекта, плюсов будет больше, чем минусов. Потому что ABW позволяет компаниям находить баланс между удаленной и офисной работой, дает возможность сотрудникам и кандидатам выбирать гибкий график, помогает компании оперативно адаптироваться к изменяющимся обстоятельствам.

Источник: edwvb.blogspot.com

Работа на основе видов деятельности (Activity Based Working, ABW): что нужно знать HR-специалисту