11 необычных способов повысить эффективность совещаний
- Начните и закончите совещание шуткой
Чтобы с первых минут расположить сотрудников к себе, снять напряжение, лучше всего начать совещание с безобидной шутки, которая легко вызовет улыбку на лицах сотрудников. Они также пожелают поделиться забавными случаями, с которыми им удалось пересечься.
Этот совсем простой прием благоприятствует тому, что каждый чувствует свою значимость. Отношения в коллективе улучшаются, и каждый старается внести ощутимый вклад в общее дело.
- Займитесь дыхательной гимнастикой
Как бы там ни было случаются эпизоды, которые провоцируют стрессовые ситуации, поэтому каждое совещание начинается с пятиминутной дыхательной гимнастики. Такие упражнения способствуют снятию напряжения, помогут сконцентрироваться полностью на теме совещания.
Важно также не затягивать проведение совещания. Если отсутствует внутреннее чувство времени, следует заранее завести будильник с указанием максимального возможного временного интервала, сигнал которого будет оповещать, что сборы следует завершать.
- Возьмите M&Ms
Часть сотрудников иногда не могут сфокусировать и удерживать внимание продолжительное время. Поможет решить такую проблему философия M&Ms, направленной на внедрение техники активного слушания.
Каждому сотруднику следует предложить пачку M&Ms, решили одну глобальную техническую задача, значит, позволено съесть конфету.
- Охарактеризуйте себя одним словом
Каждое совещание начинается с описания сотрудника самого себя одним словом. Интересный прием, способствующий успешному старту решения производственных задач, при которых каждый ощущает важность своей персоны, поэтому старается это наглядно доказать креативными идеями.
- Больше зелени
Иногда производственные споры заходят в тупик. Чтобы обсуждение начать с чистого листа, активизироваться аналитику и умственную деятельность, все сотрудники перемещаются в оранжерею или офисную комнату, где много зелени. Смена обстановки сможет обеспечить быстрый выход неразрешенной проблемы.
- Устраивайте внеплановые проверки
Любой руководитель заинтересован в высоком профессионализме своих подчиненных, поэтому периодически следует устраивать проверки в виде экзаменов или организации совместных прений, во время которых каждый обязан демонстрировать свои знания. При выявлении проблем не следует критиковать сотрудников, лучше организовать курсы, устраняющие выявленное незнание.
- Устройте викторину
Если заинтересовать сотрудников материальными подарками, которые они получат, если первыми ответят на вопрос викторины, каждый будет не только первым стремиться ответить, но и все запомнить с предыдущих совещаний, поскольку вопросы должны касаться ранее обсуждаемых проблем. Таким образом, повышается концентрация внимания.
- Добавьте юмора
Сухость и чрезмерная серьезность, которые сопровождают руководителя во время чтения доклада, угнетают подчиненных. Если кое-какие высказывания комментировать с юморными нотками, то доклад воспринимается легко, кроме этого, успешно запоминается всеми сотрудниками.
- Предложите делать записи
Перед совещанием важно разложить каждому блокнот и ручку. Это уже настроит каждого сотрудника на внимательное прослушивание и тезисное конспектирование. На второй план отойдут сотовые телефоны.
- Добавьте музыку
Если на лице сотрудников отображается усталость, совсем не мешает предпринять действия, повышающие их активность. А для этого вполне достаточно попросить их спеть песню. И, может быть, в первый раз это покажется нелепым, но уже в дальнейшем такую «разрядку» сотрудники будут приветствовать.
- Перенесите совещание на свежий воздух
Если на улице чудесная погода, а в офисе душно и жарко, совещание лучше провести на свежем воздухе. Дополнительная порция кислорода и непринужденная обстановка поспособствуют эффективному проведению совещания.
