9 правил электронного письма, которое прочитают
«Ой, ну что такого нового вы расскажете о том, как писать электронные письма?»
А давайте проверим!
Как показывает опыт, при всей простоте задачи – сесть и написать рабочее письмо – не всегда удается сделать текст эффективным.
Правило 1. Сделайте акцент на необходимости ответа в теме.
Попросите ответить в теме сообщения. Конечно, если ответ действительно нужен, и желательно срочно. Если использовать прием в каждом письме – получатели перестанут на него реагировать как на сигнал повышенной важности.
Правило 2. Меняйте тему письма.
Бывает, что письмо пересылают туда-сюда, предмет обсуждения меняется, а тема остается прежней. Попробуйте в этой цепочке найти ответ на интересующий вопрос. Например, вчера вы обсуждали цены на товар, позавчера – ассортимент, сегодня – сроки доставки. И на каждом этапе было по 10 писем. Сейчас вам нужно найти ответ поставщика на конкретный вопрос, и вы помните, что он ответил, только вы не записали: копаться в ворохе сообщений можно до вечера. Поэтому и нужно менять тему. Пусть это хлопотно, зато легко найти информацию.
Правило 3. Не пренебрегайте приветствием.
Исследования показывают, что, если в письме нет имени (а оно адресовано конкретному человеку), то у получателя возникает ощущение, что послание направлено массовой аудитории. Соответственно, стимулов ответить меньше.
Правило 4. Пишите сразу о цели письма, не ходите вокруг да около.
Пусть в первых же строках (после приветствия) будет выражена суть.
Правило 5. Придерживайтесь золотой середины в плане длины текста
Спецы говорят, что оптимальная длина текста – от 50-ти до 125-ти слов. Если слов больше, чем 500 – уровень «отвечаемости» снижается с 50% (для сообщения в пределах 125 слов) до 44%.
Если уж пишете много, то пишите больше 500 слов, но старайтесь уложиться в объем до 2000 слов, потому что по достижении этого предела шансы на получение ответа резко снижаются.
Правило 6. Пишите очень простым языком.
Вот прямо школьным. Американцы подсчитали, что идеальный язык – тот, на котором говорят в 3-м классе школы (это возраст 8-9 лет). Шансы получить ответ в случае такого языка – на 36% выше, чем если послание написано языком студента колледжа, и на 17% выше, чем если используется язык студента вуза. О как.
Правило 7. Используйте эмоции.
Интересно, что эмоции рекомендуется использовать сдержанные. На 10-15% ответов больше получают письма, в которых выражена эмоция – но средняя. Сравнивали с письмами эмоционально нейтральными и такими, где эмоции зашкаливают (даже употребляется крепкое словцо).
Правило 8. Используйте форматирование.
Жирное начертание, курсив, выделение цветом – все это уместно. Вопрос лишь в количестве. Если выделять все и сразу, форматирование теряет смысл.
Используйте приемы с выделениями нечасто и по делу. Например, красным цветом выделяйте дедлайны. Используйте списки и подзаголовки, чтобы структурировать материал.
Правило 9. Будьте ранней пташкой.
Больше всего откликов получают письма, отправленные в диапазоне от 6 до 7 часов утра (проследили реакцию на 500 тыс. писем). А все потому, что поток писем в это время – минимальный, легче не потеряться.
