Административная структура, штатное расписание и должностные инструкции
«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2007, N 4
Административная структура, штатное расписание и должностные инструкции
Для того чтобы восстановить управляемость предприятия, достоверно оценить необходимую численность сотрудников, структуру штатного расписания и должностные инструкции, деятельность предприятия должна быть описана в виде действующих алгоритмов и документально-информационных связей между отделами. Для решения такой задачи применяется разработанный нами способ описания предприятия как совокупности процедурных карт. На основании составленных и выверенных процедурных карт формируется сводная опись документов, процедур и алгоритмов, по которым предприятие осуществляет или должно осуществлять свою деятельность. Данные, содержащиеся в сводной описи, вводятся в систему административного управления предприятием ОРГО, которая разработана нами для решения подобных задач и успешно применена на нескольких предприятиях. Особенностью системы ОРГО является ее универсальность, т.к. процедурные карты описывают не содержание деятельности, но способ ее организации. Поэтому система управления ОРГО успешно используется как на промышленных предприятиях, так и в аудиторских, управляющих компаниях, банках. Ниже приводится описание основных шагов, необходимых для решения подобных задач.
Построение штатного расписания и должностных инструкций
Работа выполняется в несколько шагов:
1. Определение списка бизнес-процессов, определение инициаторов, кураторов и ответственных исполнителей; список может быть представлен, например, в следующем виде:
| Название бизнес-процесса | Подготовка поставок для производства |
| Инициатор | Начальник производства |
| Куратор выполнения | Финансовый директор |
| Ответственное лицо | Начальник отдела снабжения |
| Подразделения — участники бизнес-процесса | ПДО, ОМТО, ФО, бухгалтерия |
2. Составление схемы бизнес-процесса, на которой показаны подразделения предприятия и информационные связи между ними:
Подготовка поставок для производства
┌────────────────┐
│ Объем │
│ предполагаемых │
│поставок + смета│
└──────┬─────────┘
│
┌────┐ ┌────────────┐ ┌─────────┐ │ ┌──────────┐
│Сбыт├──┬──>│Производство├──┬─>│ Отдел ├──┴─>│Финансовый│
│ │ │ │ │ │ │снабжения│ │ отдел │
└────┘ │ └────────────┘ │ └─────────┘ └────┬─────┘
│ │ │
┌─────┴──────────┐ ┌─────┴──────┐ │ ┌───────────┐
│Данные о заказах│ │ Потребность│ │ │ Проект │
│ │ │производства│ ├──┤финансового│
└────────────────┘ └────────────┘ │ │ плана │
│ └───────────┘
│
\│/
┌───────────┐
│Генеральный│
│ директор │
└───────────┘
3. Построение процедурных карт для каждого блока бизнес-процесса, на которых изображены траектории документов (внешних и внутренних) и действия в связи с этими документами на рабочих местах:
Процедурная карта определения потребности производства
┌──────────────┐ ┌────────────────┐
│Номенклатурный│ │Сводка │
│план (1) │ │незавершенного │
│ │ │производства (2)│
└──────┬───────┘ └───────┬────────┘
│ │
│ │
┌─────┐ │ ┌────────────┐ │ ┌─────────────┐
│Отдел├──────┴─────>│ Плановый │<────┴───┤Начальник ПДО│
│сбыта│ │ отдел │ │ │
└─────┘ └─┬──────┬───┘ └─────────────┘
│ │
┌─────────────────────┴──┐ │ ┌──────────────────┐
│Расчет состава изделий и│ │ │Потребность │
│определение потребности│ ├──────────┤производства │
│производства по данным│ │ │по номенклатурному│
│сводки │ │ │плану (3) │
└────────────────────────┘ │ └──────────────────┘
│
│
\│/
4. Формирование таблицы рабочих мест по данным описания бизнес-процессов и процедурным картам может иметь, например, такой вид:
| Место | Бизнес — процесс | Процедурная карта | Документ | Действие | Должность | Исполнитель |
| Плановый отдел | Подготовка поставок | Определение потребности производства | Номенклатурный план | Расчет состава изделий | Инженер | Петров В.В. |
| Плановый отдел | Подготовка поставок | Определение потребности производства | Сводка незавершенного производства | Проверка достоверности | Экономист | Иванов А.А. |
| Плановый отдел | Подготовка поставок | Определение потребности производства | Потребность производства | Расчет | Инженер | Петров В.В. |
| Плановый отдел | Подготовка поставок | Определение потребности производства | Потребность производства | Утверждение и передача в ФО | Начальник отдела | Сидоров П.П. |
5. Таблица штатного расписания и функций строится по данным таблицы рабочих мест:
| Место | Бизнес-процесс | Должность | Исполнитель | Действия | Документы |
| Плановый отдел | Подготовка поставок | Инженер | Петров В.В. | Расчет состава изделий | Номенклат. план |
| Расчет потребности | Потребность | ||||
| Экономист | Иванов А.А. | Проверка достоверности | Сводка незав. производства |
6. Таблица должностных инструкций является дополнением к таблице штатного расписания; таблица может иметь, например, такой вид:
| Место | Бизнес-процесс | Должность | Должностная инструкция |
| Плановый отдел | Подготовка поставок | Инженер | Расчет состава изделий по данным АСУП, контроль состояния справочников, регистрация ошибок в кодах изделий и передача данных в отдел сбыта, расчет потребности производства по данным незавершенного производства |
| Экономист | Контроль своевременности поступления данных о незавершенном производстве, сверка данных о движении материалов со складов и в производстве |
Источник: hr-portal.ru
