Альтернативный табель рабочего времени

Многие организации в целях контроля отработанного сотрудниками времени применяют автоматизированные системы. Такие блага научно-технического прогресса способны предоставить руководству информацию не только о времени прихода-ухода сотрудников на работу и с работы, но и о количестве часов, проведенных ими на своем трудовом месте. Могут ли так называемые «автоматизированные проходные» заменить традиционный табель учета рабочего времени?

Несомненно, каждая организация решает сама, надо ли ей отслеживать, находятся сотрудники на своем рабочем месте или нет и какой в этом случае выбрать способ организации контроля над персоналом. В последнее время наибольшей популярностью стали пользоваться различные турникеты на проходной и электронные чипы в разных частях офиса. Разумеется, основное предназначение подобных автоматизированных систем вовсе не слежка за сотрудниками, – они являются одним из элементов системы безопасности. Однако информация с микрочипа, который находится в карточке-ключе, запросто может быть передана сотрудникам бухгалтерии и использоваться в целях начисления зарплаты исходя из фактически отработанного времени. А если учет может проводиться на основании более точных данных, то нужен ли в этом случае традиционный способ – составление табеля учета рабочего времени?

Табель всему голова

Использование информации из турникетных «распечаток» в учете рабочего времени вовсе не освобождает бухгалтеров от ведения соответствующего табеля. И причин тому более чем достаточно.

Прежде всего, данный документ является частью статистической отчетности, ведь обязанность организаций по заполнению унифицированных форм Т-13 «Табель учета рабочего времени» или же Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» (утверждены постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1) никто не отменял. Именно в таких документах фиксируются сведения о времени прихода и ухода сотрудников, а также о прогулах и больничных. Мало того, бухгалтер должен обозначить причины неявок на работу, а уже на основании вышеописанной информации рассчитывать сотрудникам зарплату. Эксперты журнала «Московский бухгалтер» также напомнили, что согласно «Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения», форма Т-12 должна храниться в бухгалтерии на протяжении трех лет.

Конечно, бухгалтеру удобнее вести учет отработанного времени, используя электронный помощник. Однако если в компанию придут с проверкой налоговики, вряд ли их удовлетворит представленная «распечатка». И, надо отметить, вполне правомерно, ведь законодательство обязывает каждую организацию заполнять такие документы, а значит, для отчетности перед ревизорами необходим именно табель учета рабочего времени. В противном случае фирму могут ожидать проблемы.

Кроме того, даже с точки зрения банального удобства применение «распечатки» автоматизированных проходных не всегда может заменить пусть и устаревший, но определенно более надежный и простой способ учета рабочего времени по бумажному носителю. Например, традиционная система «работает» при компьютерных сбоях или отключениях электричества, чем не могут похвастаться владельцы электронных турникетов. Помимо того, ведение табеля не требует никаких затрат.

Что же касается организации работы внутри самой бухгалтерии, то не стоит забывать о следующем. Если одного из сотрудников не назначить приказом или не прописать его обязанность по учету рабочего времени в должностной инструкции, то он может попросту отказаться от подобной работы.

На практике же турникетные «распечатки» довольно часто используются руководством организаций в целях борьбы с опозданиями и прогулами. В частности, администрация «запугивает» персонал штрафными санкциями на основании снятой с турникетов информации. И несмотря на то, что трудовое законодательство подобные методы воспитания прогульщиков и регулярно опаздывающих сотрудников не поддерживает, такой способ профилактики трудовой дисциплины действует даже без фактического исполнения. Ведь знание, что за несоблюдение регламента можно быть наказанным рублем, как правило, делает персонал более сознательным.

Источник: hr-portal.ru