Что у вас не так с тайм-менеджментом?
Восемь советов, которые помогут успевать больше и работать с меньшим напряжением.
Вы чувствуете, что постоянно перегружены работой? Часто задерживаетесь в офисе? Срываете сроки? Если это так, возможно, вы один из многих, кто не в состоянии правильно распоряжаться своим временем. Как избежать ловушки времени и делать больше? Давайте посмотрим, что мешает вам быть эффективным.
- Вы не организуете список задач
Как вы начинаете свой рабочий день? У вас есть список задач, которые необходимо выполнить в течение дня? Такой список поможет вам сэкономить массу времени. Вы не будете постоянно отвлекаться, переключаясь с одной задачи на другую, но сможете разделить рабочий день на небольшие отрезки в соответствии с делами. Это и будет вашим рабочим расписанием. Что позволит вам стать гораздо продуктивнее в долгосрочной перспективе. Ведь вы сможете управлять задачами, которые предстоят в ближайшие дни.
Совет. Включайте даже самые маленькие задачи в общий ежедневный список. Это поможет вам сосредоточиться на работе.
- Вы не расставляете приоритеты
Составление списка задач не очень эффективно, если не установлены приоритеты их выполнения. Вы сможете лучше управлять своим временем, если расположите задачи не в случайном порядке, а в порядке убывания значимости. Перенесите наиболее важные задачи, которые приближаются к крайнему сроку, в верхнюю часть списка. Используйте метки, обозначая наиболее важные, чтобы не переключать внимание на другие менее важные дела.
Совет. Расставляйте приоритеты для своих задач в зависимости от срока их выполнения, а не от усилий, которые для этого потребуются.
- Вы заняты, но не продуктивны
Большие временные затраты не означают, что проделан большой объем работы. Возможно, вы тратите много времени на обсуждение и постановку задач. Неэффективно затевать обсуждения по электронной почте или назначать встречи один на один с членами команды, если есть программное обеспечение для коллективной работы. Будьте в курсе событий, используя технологии, и автоматизируйте процессы там, где это возможно, чтобы сэкономить драгоценное время.
Совет. Автоматизируйте процессы везде, где это возможно, используя информационные технологии.
- Вы беретесь за несколько задач одновременно
Ошибка, которую почти все мы допускаем, — это думать, что многозадачность поможет сделать больше в ограниченное время. На самом деле происходит обратное. Пытаясь жонглировать разными задачами, вы теряете фокус в гораздо большей степени, чем можете себе позволить. Вы путаете свой мозг. Исследования показали, что человеческий мозг не предназначен для многозадачности, и вы должны воздержаться от этого. Расставьте приоритеты и создайте расписание, чтобы сосредоточиться на самых важных задачах.
Совет. Избавьте свой мозг от путаницы, сосредотачивайтесь на одной задаче в течение ограниченного отрезка времени.
- У вас нет плана «Б»
Часто события развиваются не так, как задумывалось: основное мероприятие не дает желаемых результатов для развития проекта или ключевой ресурс оказался недоступным. У вас есть план «Б» для корректировки негативных сценариев? Чаще всего таких планов нет.
Запуск нового проекта без запасного плана означает, что вы не имеете представления о том, сколько времени займет его реализация. Если случается непредвиденное, вам приходится все начинать сначала. Но, если вы оценили риск и подготовили план «Б» для важных этапов (которые, скорее всего, будут сопряжены с некоторыми препятствиями), тогда вы сможете сэкономить время, даже если дело пойдет не так!
Совет. Всегда готовьте план «Б» для каждой важной задачи / этапа проекта.
- Вы слишком много держите в уме
Возможно, одна из причин того, почему вы не следуете расписанию, это отсутствие привычки вести записи. Возможно, вас время от времени посещают идеи интересных проектов, и вы бережете эти идеи для обсуждения. Однако во время встречи вы не можете вспомнить ключевые детали и должным образом объяснить вашу мысль. Такие маленькие ошибки могут стоить вам больших денег. Начинайте все записывать.
Совет. Делайте онлайн-заметки в одном месте, чтобы синхронизировать их на нескольких устройствах и иметь возможность обращаться к ним в любое время.
- Вы не отдыхаете
Напряженная работа без перерывов отупляет. Даже машины изнашиваются, если используются непрерывно в течение длительного времени. Рабочий стресс делает вас менее продуктивным. Может показаться, что это пустая трата времени — отвлекаться на перерыв, когда времени и так мало. Но небольшая передышка просто необходима для перезагрузки мозга. Задача, на которую вы потратили бы несколько часов, после отдыха займет половину времени.
Совет. Каждый день уделяйте время, чтобы развеяться и разгрузить мозг.
- Вы не анализируете, как тратите время
Вы можете сказать, какой из офисных задач вам приходится заниматься больше всего? Попробуйте провести замер. Вы поймете, что действие, которое требует не больше пары часов, может отнимать и три, и четыре часа. Как вы сможете управлять временем, если не знаете, на что его тратите?
Совет. Ведите хронометраж работы с помощью таймера, чтобы увидеть, сколько времени занимают разные задачи и планировать их выполнение.
Источник : e-xecutive.ru
