«ДЕЛА ДАВНО МИНУВШИХ ДНЕЙ…» ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ, ИЛИ УСЛУГИ АРХИВОВ

«Чего нет в документах, того нет на свете», — гласит латинская пословица. Возможно, желанием оставить о себе память объясняется стремление человека подтвердить факт своего существования письменно, на бумаге.

Одним из первых отечественных создателей хранилища документов можно считать Ивана Грозного, который основал так называемый Царский архив. Многие бумаги тех лет дошли до наших дней, несмотря на пожар 1626 г. Первым историческим архивом в России был Московский архив коллегии иностранных дел — становление архивного дела связанно с развитием системы хранения внешнеполитической документации. Если говорить о научных архивах, то здесь первый по праву Санкт-Петербургский филиал Архива Российской академии наук, который был основан в 1728 г. и соответственно уже отметил свое 275-летие. Когда-то это учреждение называли центром документации. В его ведении находятся архивы Ломоносова, Миклухо-Маклая, Иоффе, Павлова и т. д. Лишь в 1936 г. было создано Московское отделение, которое с 1963 г. считают головным.
Уверены, что уж вам-то никогда не придется обращаться в архив, — глубоко заблуждаетесь. Например, почти любое научное исследование предполагает работу с архивными документами, но это частные случаи. Скажем, такое событие, как оформление пенсии, тоже может вас заставить сделать запрос в архив (допустим, для подтверждения стажа). Другое дело, что уровень организаций в подобных случаях будет совсем разным. Поэтому, прежде чем начать разговор об услугах архивов, следует разобраться в некоторых терминах.

Архив и архивный документ
Что мы называем архивным документом? В проекте Федерального закона № 399 027-З «Об архивном деле в Российской Федерации» ему дано четкое определение: «Архивный документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать, подлежащая хранению в силу ее значимости для граждан, общества и государства». Различают документы по личному составу («архивные документы, создаваемые в процессе трудовых отношений граждан с работодателем») и документы Архивного фонда РФ («архивный документ, прошедший экспертизу его ценности, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению»). Также выделяют особо ценные и уникальные документы, находящиеся на специальном режиме учета, хранения и использования.
В зависимости от степени его ценности документ может быть на постоянном хранении (в государственных архивах, музеях, библиотеках), а также на временном и депозитарном. Архивные документы могут находиться в государственной, муниципальной или частной собственности. Сроки временного хранения тоже определяют по-разному. Самому длительному подлежат записи актов гражданского состояния (100 лет). Документы по личному составу хранят 75 лет, патентные и научные — 20 и 15 лет соответственно. Самый короткий срок у видеоматериалов — три года.
Отечественная сеть архивов представляет собой следующее:
• одиннадцать федеральных архивов;
• региональные государственные архивы;
• муниципальные, городские или архивы местных образований;
• федеральные ведомства, которые обладают правом постоянного хранения (МИД, ФСБ, Госстандарт и т. п.).
В России основная масса граждан абсолютно не представляют, где надо искать документы, связанные с собственной жизнью и деятельностью. Существует сеть федеральных государственных архивов, которые охватывают всю страну. Но и на каждом предприятии был архив, поэтому прежде всего надо обращаться в близлежащие хранилища и только в определенных случаях посылать запросы в Москву. Документы предприятий, как правило, поступали в государственные архивы областей. Можно отслеживать судьбу документов по ведомствам.
Если вы решили обратиться в архив, то должны знать, что в Федеральном законе отмечено и следующее: «Государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации РАН бесплатно обеспечивают пользователю условия, необходимые для поиска и изучения архивных документов. При наличии справочно-поисковых средств такие услуги могут быть платными». У каждого гражданина есть не только право получать любую информацию, но и некоторые обязанности. Все это отражено в архивном законодательстве: существуют «Правила работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации».
Итак, чтобы попасть в архив, вы сначала должны написать заявление, в котором необходимо указать фамилию, имя, отчество, ученое звание, ученую степень, тему и хронологические рамки исследования. Можно представить письмо направляющей организации. Обычно руководство архива дает разрешение на работу сроком на год. Все посетители знакомятся с правилами и заполняют анкету определенного образца. После того как разрешение получено, пользователи читальных залов вправе рассчитывать не только на любую информацию, но и на консультации специалистов архивов. Также можно заказывать или самостоятельно изготавливать копии архивных документов, но с согласия руководства, потому что иногда при копировании наносят ущерб физическому состоянию документов. Например, некоторые дела нельзя оставлять незащищенными от солнечного или электрического света. Кроме того, запрещено писать на листах бумаги, положенных поверх документов. Иначе говоря, имея дело с уникальными источниками, вы несете ответственность за их сохранность.
Какие услуги может предложить архив? Когда возникает потребность общества в ретроспективной информации? Вы можете сделать запросы социально-правового и имущественного характера, получить генеалогическую и биографическую справки, сделать тематический запрос, а также рассчитывать на сведения о розыске граждан.

Перечень бесплатных услуг архивов
Основной костяк обращений в Государственный архив Российской Федерации — это запросы граждан, именуемые социально-правовыми. Этот блок можно назвать бесплатными услугами государственного архива.
Во-первых, подбор документов для оформления пенсий. Любое изменение в пенсионном законодательстве вызывает поток обращений.
Например, на Украине стали прибавлять к пенсии за государственные награды. Но не все граждане сохраняют документы, свидетельствующие о том, что таковые были получены, следовательно, число запросов достаточно велико. Однако в архиве хранят только указы Верховного Совета, поэтому поиск возможен исключительно по дате. Чтобы получить исчерпывающую информацию, в данном случае лучше обращаться в Комиссию по госнаградам, которая располагает именными картотеками и наградными делами.
Во-вторых, существует направление работы архивов, связанное с деятельностью «Фонда взаимопонимания и примирения». Оно предполагает рассмотрение запросов граждан, пострадавших во время Второй мировой войны, угнанных тогда в Германию и рассчитывающих на получение компенсаций за принудительный труд. Как отмечают сотрудники архивов, в последние годы ситуация стабилизировалась, и общее число обращений в год достигает 15 тыс.
Был период, когда их насчитывалось и 25–30 тыс. — это вызывало определенное напряжение в работе. Кроме того, часть запросов поступает из стран ближнего зарубежья.
В-третьих, на постоянное хранение в Государственный архив РФ (ГАРФ) передают дела репрессированных и реабилитированных граждан, чьи потомки могут ознакомиться с личными делами своих родственников — архивы выполняют справочную работу. Действует несколько законов, связанных с обеспечением прав репрессированных.
Наконец, совершенно пиковая ситуация с запросами граждан, бежавших с территории Чечни, где документов и учреждений не сохранилось. До сих пор не существует окончательного правительственного решения, которое помогало бы этим людям оформлять свои социальные льготы. Поэтому все чаще возникает необходимость обращения в архив.
Исходя из вышесказанного можно сделать только один вывод: прежде чем увольняться с предприятия, следует проверить наличие всех нужных печатей, подписей и т. п. и на всякий случай взять копию лицевого счета. Возможно, это хоть каким-то образом застрахует вас в дальнейшем от необходимости столкновения с бюрократической машиной.
Правда, в архивы обращаются не только для решения каких-либо социальных вопросов. В Конституции РФ оговорено, что каждый гражданин имеет право пользоваться культурным наследием.
Читальный зал Государственного архива РФ открыт. Здесь принимают всех посетителей по направлению института или по личному заявлению. Если необходимая информация найдена, то заполняют бланк заказа и делают ксерокопию (платная услуга — 15 руб. за лист). Кстати, за документы объемом до пяти листов не взимают платы, потому что процедура оформления запроса занимает достаточно времени и небольшие документы проще копировать бесплатно.
Чтобы оформить заказ, необходимо обратиться в приемную Госархива, где есть образец анкеты. Однако пишут со всей страны, и требовать единообразия трудно, поэтому допустима произвольная форма: «Прошу подтвердить факт…», — и далее излагают свою информацию.

Платные услуги ГАРФ
Существуют работы, выполнение которых не бесплатно, и это имеет смысл. Например, много запросов поступает от организаций, обращающихся с просьбой подтвердить право собственности на землю, здание, и ответы на них уже являются платной услугой. В специальном приказе Росархива говорится о том, что взимается «стоимость, не возмещающая затраты».
Кроме того, документы архивов часто используют для съемок фильмов исторического плана. Но в каждом отдельном случае заключают договор и учитывают массу деталей. Например, сумма в контракте, безусловно, будет меняться в зависимости от того, обращается в архив телеканал «Культура» или компания ВВС .
Такое направление использования, как публикация исторических источников и документов, позволяет архивам зарабатывать деньги — ряд проектов финансируют более чем серьезно.Так, Государственный архив РФ и Гуверовский институт Стенфордского университета планируют выпустить в конце 2004 — начале 2005 года шеститомное издание на русском и английском языках, посвященное истории ГУЛАГа. Совместно с германскими коллегами готовят четырехтомник документов советской военной администрации. Специалисты наших архивов участвуют в подготовке огромного количества энциклопедий и справочников.

Выставочная деятельность архивов
Вход на экспозиции Выставочного зала федеральных архивов бесплатный. Это стало возможным благодаря сформировавшимся в последние несколько лет программам, поддерживающим патриотическую деятельность, историческую память, — это позволяет финансировать выставки. Привлечены также и спонсорские деньги. В перспективе здесь запланировано проведение выставок, посвященных Первой мировой войне, Екатерине Великой, семье императора Павла I (в экспозиции, которая откроется 15 декабря, примут участие порядка 12 музеев).
Архивы часто организуют подобные мероприятия. Так, Российский государственный архив литературы и искусства (РГАЛИ) проводил выставку «Русский авангард из собрания Российского государственного архива литературы и искусства» в Государственной Третьяковской галерее.
Выездные выставки позволяют увидеть редкие документы широкому кругу посетителей, тем более что уникальные экспонаты не всегда могут быть доступными в читальных залах, так как требуют особых условий хранения и использования.
Если говорить о выставках, то есть правила экспонирования документов, утвержденные специальным письмом. При заключении договора от партнеров требуется выполнение этих условий. Например, фотографии не любят света. Существует совершенно определенная метода: экспонируют альбом, что дает возможность перелистывать страницы, тем самым фотографии защищены от длительного воздействия света. Для отдельных фотодокументов изготавливают паспарту или специальные подложки, чтобы не потерять плоскостное изображение.

Деятельность частных фирм
До сих пор мы говорили о деятельности государственных архивов. Когда же может возникнуть необходимость обращения к частным фирмам? Допустим, вы не располагаете временем или хотите доверить всю работу по поиску документов специалисту, или самостоятельно занимаетесь генеалогическими изысканиями, тогда вы можете заказать платную услугу:
• составление запроса — 5–20 у. е.
(в зависимости от степени сложности);
• справки и консультации — 50 у. е.;
• генеалогические исследования — 100–300 у. е.;
• составление родословной, построение генеалогического древа — 300–1000 у. е.
Однако при этом следует помнить, что конечной инстанцией обращения все равно останется государственный архив. Специалисты частных фирм не располагают таким количеством информации (например, в ГАРФ около 6 млн. единиц хранения, в РГАЛИ — приблизительно 1,5 млн.). Другое дело, что они сумеют грамотно составить любой запрос и возьмут на себя все хлопоты по сбору документов.

Редакция благодарит А. А. Литвина, длительное время возглавлявшего отдел использования ГАРФ, ныне курирующего выставочную деятельность, за предоставленную информацию и фотоматериалы.

Источник: hr-portal.ru