Делегирование как инструмент управления руководителя
Делегирование – это одно из важнейших качеств эффективно работающего руководителя.
Делегирование означает передачу какого-то задания или проекта от одного лица другому лицу, и согласие этого лица его выполнить.
Делегирование позволяет решить следующие задачи:
* Сокращение рабочей нагрузки, если передадите задания сотруднику, который достаточно квалифицирован, чтобы его выполнить.
* Использование освободившегося времени для решения стратегических задач и концентрации менеджмента на важнейших аспектах работы
* Развитие и оптимальное использование потенциала сотрудников, включая творческий и инновационный
* Расширение опыта подчиненных. Помогает развить существующие и новые навыки подчиненных
* Повышение мотивации подчинённых к трудовой активности
* Повышение уровня доверия и коммуникации между вами и вашим персоналом.
* Экономия средств организации, благодаря правильному распределению задания. Повышение продуктивности благодаря экономному расходу ресурсов. В каких случаях необходимо делегировать
* Когда подчиненный может сделать работу лучше.
* Когда чрезмерная занятость не позволяет руководителю заняться проблемой самому.
* Когда делегирование позволит руководителю высвободить силы и время для важных дел, имеющих первостепенное значение.
Необходимо делегировать:
| всегда | никогда |
| * Мелкие, рутинные дела * Специализированную деятельность, которую ваши сотрудники могут выполнить лучше, чем вы * Подготовительную работу, сбор информации * Постоянные поручения (регулярные отчеты, анализы) * Решение частных вопросов * Замещения вас (конференции, совещания) | * Стратегическое планирование и целеполагание * Постановка целей, окончательное решение по стратегическим вопросам, контроль результатов. * Мотивация сотрудников * Задачи особой важности, личные поручения * Задачи высокой степени риска, необычные, исключительные дела * Актуальные, срочные дела, не оставляющие времени для объяснений или перепроверки * Конфиденциальные задачи или щекотливые обстоятельства (коммерческая тайна) • Политически окрашенные ситуации • Оценка деятельности, дисциплину и взыскания • Организация работ персонала |
Проверяйте каждое дело на возможность делегировать. «Все что могут делать сотрудники, должны делать сотрудники».
Делегирование – это такое поручение задачи, которое соотнесено с возможностями и способностями (а также загруженностью) подчиненных. Делегировать задачу надо не тому, кто хочет, а тому, кто может и способен ее решить.
В рамках делегирования руководитель выполняет роли советчика, консультанта, арбитра и наблюдателя.
Типичные ошибки делегирования
1. Неумение инструктировать /объяснять.
2. Ошибка в выборе делегата.
3. Ориентация не на дело, а на личность. Ворчливость, несдержанность, излишняя эмоциональность.
4. Фиктивное делегирование (делегирование функций, которые подчиненные имеют в силу их должностных обязанностей).
5. Делегирование задания группе сотрудников без определения индивидуальной ответственности.
6. Делегирование одной и той же задачи двум сотрудникам, не знающим об этом.
7. Боязнь уронить авторитет.
8. Перепоручение функции руководства.
9. Делегирование отдельными распоряжениями (Необходимо делегировать задачу целиком).
Правила и принципы успешного делегирования
1. Делегирование происходит на этапе планирования (делегируйте заблаговременно).
2. Делегирование учитывает особенности и возможности сотрудника.
3. Делегирование сопровождается мотивацией и стимулированием.
4. Делегирование предполагает желание сотрудника взяться за задачу.
5. Однородные задачи делегируются преимущественно одному и тому же сотруднику.
6. При делегировании вместе с задачей передается компетенция, ответственность и полномочия.
7. При делегировании необходимо объяснить смысл и цель задачи.
8. Делегирование не предполагает поручение одной задачи двум сотрудникам одновременно.
9. Делегирование задачи или работы целиком, а не в виде частичных изолированных заданий.
10. Делегирование предполагает перепроверку понимания сотрудником задачи и инструкций.
11. Делегирование сопровождается предоставлением всей необходимой информации.
12. Делегирование не сопоставимо с постоянным вмешательством в процесс выполнения задачи.
13. Делегирование сопровождается предоставлением поддержки и совета
14. Делегирование предполагает промежуточный контроль исполнения через установленные отрезки времени.
15. Делегирование заканчивается контролем конечных результатов и моментальным информированием сотрудника о результатах контроля.
16. Конструктивно хвалите успехи и критикуйте недостатки в выполняемой работе
Делегируйте задание по следующему алгоритму:
| 1. Назначьте личную встречу с подчиненным, которому собираетесь делегировать задание | Сотрудничество – это важный момент в делегировании. Поэтому вы должны встретиться лично.Хорошо подготовить |
| 2. Четко опишите, задание, проект или функцию. | Определите цель задания, и как оно вписывается в общую картину.Определите ответственность сотрудника.Определите, кто еще будет вовлечен в выполнение задания, и опишите их роли.Определите реальные сроки выполнения задания.Предоставьте информацию, в которой может возникнуть необходимость. |
| 3. Оговорите стандарты выполнения, мерки успеха и уровень ответственности. | Установите контрольные точки для качества времени и цены.Объясните сотруднику, что выполнение задания должно соответствовать установленным стандартам. |
| 4. Определите ресурсы, и какие из них доступны. | Определите материалы и физические ресурсы, необходимые для задания и убедитесь в их доступности.Если необходимо, подберите дополнительный персонал.Узнайте у сотрудника, какая помощь ему понадобится в выполнении задания. |
| 5. Определите, есть ли необходимость в тренинге или наставничестве и как их лучше провести. | Если сотрудникам необходимо развить какие-то новые навыки, согласуйте план тренинга.Обсудите необходимость наставничества и составьте расписание, приемлемое для обеих сторон. |
| 6. Определите уровень полномочий, который вы будете делегировать. | Принимать и воплощать решения без предварительной консультации с вами.Принимать решения и уведомлять вас прежде, чем они будут выполнены.Давать рекомендации при принятии окончательного решения.Предоставлять вам несколько альтернатив, чтобы вы сделали выбор.Обеспечивать вас информацией необходимой для принятия решения (с участием сотрудника). |
| 7. Согласуйте параметры окончательного исполнения и обратной связи. | Установите систему регулярных отчетов (например, встречи раз в неделю или раз в месяц, отчеты раз в месяц).Согласуйте параметры обратной связи, заранее обговорите, когда и как она будет осуществляться.Согласуйте, каким образом вы должны быть вовлечены в выполнение задания, если она окажется под угрозой или возникнут непредвиденные проблемы. |
Итак, Делегирование – не способ уйти от ответственности, а форма разделения управленческого труда, позволяющая повысить его эффективность. Делегирование облегчает работу руководителя, но не снимает с него обязанности принимать окончательные решения, — обязанности, которая и делает его руководителем.
